在这篇文章中，我想谈谈规模，以及如何考虑扩大PMO环境。
有时人们会挠头问:“你说的规模是什么意思?”规模可以表现为三种不同的形式:用户规模、管理规模和功能规模。
- 用户规模是由大量应用用户完成一系列不同的任务所驱动的
- 管理规模是由于需要同时管理用户和数据的分布式团队。
但在这篇博文中，我们将关注功能范围．
功能规模处理需要操作控制的专门的、可重复的过程。解决功能规模使您能够一致地从中心位置推出业务流程或特定的工作单元。
pmo真正实现功能扩展的唯一方法是在项目生命周期的所有元素之间强制一致性．
如果没有一致性，您将面临极端的挑战——无论这些挑战是在建立组织战略和愿景、实施标准化和一致的项目启动和执行方法，还是在团队协作时表现出来的。在最近我与项目管理组织的领导者进行的一系列采访中，我收集了一些关于在他们的项目生命周期中实现一致性所面临的挑战的见解。
例如，我问一个繁忙的IT-PMO的主管她的头号挑战是什么，她表示她在项目吸收和优先排序方面很挣扎。用她的话说，“每个人自己的项目都是第一项目。”成百上千的内部利益相关者吵着要得到关注，每个人都声称“最优先”，很容易理解她在排除杂音、正确地确定项目优先级方面的困难。
在另一次谈话中，一位IT和PMO的执行副总裁提到，他最大的担忧是缺乏用户采用。其核心是强调团队协作的需要——EVP认为这是公司整个项目生命周期成功的关键。
第三个例子真正触动了我的神经，它与项目组合跟踪有关。上周，另一家公司的PMO主管分享说:“吉姆，报告让我夜不能寐。例如，‘财务状况如何，我们能否达到这些项目的利润增长预期?’”
这些挑战是整个项目生命周期缺乏一致性的症状。让我们仔细看看常见的PMO挑战，以及为什么功能规模如此难以实现。
挑战1 -不断变化的商业环境:这一切都始于不断变化的商业环境。最近，我与一家公司的项目管理办公室(PMO)主管进行了交谈，该公司从事大量IT基础设施工作，年收入约为1.7亿美元。他们最近被一家价值17亿美元的公司收购。这次收购的连锁反应(可以预见的)对PMO的运营和报告主管产生了重大影响。
挑战2 -演进过程:当然，这种收购也意味着已建立的流程需要进行大量修改——即使没有这样的基本更改，在现代业务环境中，流程也会每周进行更改和演进!与我交谈过的另一位PMO刚刚加入了一个没有项目管理标准的组织。现在，他正在处理建立新系统的艰巨任务，同时控制变更管理和PM培训。
挑战3 -刚性工具:这家公司实际上正处于不断发展的过程中。随着业务结构和流程的不断变化，死板的工具很快就会成为阻碍进展的累赘，而不是有用的资源，用户很难将新的工作流转换为不死板的工具。欧宝体育app官方888使问题更加复杂的是，这些适应经常发生在孤立的环境中——你的公司没有清晰的流程，报告和沟通往往会受到影响。
挑战4 -多个项目和项目组合管理工具:与选择单一的、严格的工具的公司相反，一些组织允许个体团队采用对他们有意义的工具。但是由于不同的团队使用不同的工具工作，跨团队跟踪项目就变得不可能了。最终，许多去中心化工具的结果是PMO没有报告结果的方法，不能交付真正的战略价值。
挑战5 -对程序状态的可视性差:底线是这些因素都导致了对项目状态的可见性的严重缺乏，从而导致了糟糕的决策和业务性能。最终，PMO的领导人都在努力回答这个问题:“我们能做到吗?”
所以，通常采取的方法是——为什么它失败了?
通常的方法是标准化所有的东西——所有的过程、方法和工具。
然而，驱动这种标准化的工具通常是昂贵和严格的——需要复杂的培训。此外，这些工具常常不能跟上前面提到的组织和过程变化的步伐。最后，用户会反对标准化，因为标准化似乎并不像它被吹捧的那么好。当用户觉得自己被困在僵硬或复杂的系统中时，团队就会进行无声的反抗——采用影子过程和工具。
解决方案:一致性——关键之处!
我们的方法采用了一种稍微不同的方法来克服这些挑战。这种方法基于项目生命周期中关键组件的一致性——只在重要的地方应用一致性!
这是什么意思呢?这里有一些例子。
- 创建一个标准预算模板，其中包含项目代码和会计代码的受控数据输入—在重要的地方应用标准。然而，我们将一致性与用户灵活性结合起来，这允许项目经理用自由形式的文本更新描述或添加更多列来跟踪不同的变量。
- 设置具有标准任务和子任务的设施构建模板，同时提供更新和更改与这些任务相关的日期、更改任务描述，甚至添加新任务或子任务的灵活性。
- 自动创建两个客户端上板仪表板，一个用于内部使用，另一个作为客户端的视图，为管理与内部和外部观众通信的内容提供灵活性。
这些例子突出了完全的、严格的标准化和一致性之间的区别。一致性意味着在提供用户灵活性的同时为项目生命周期组件设置护栏，这样您的团队就可以按照他们想要的方式工作，并根据您不断发展的业务调整流程。
完美的平衡:灵活性和控制力
这种组合就是Smartsheet控制中心所提供的平衡——在不牺牲灵活性和易用性的前提下，提供重要的控件和标准。易用性和灵活性是我们80%的用户每30天至少登录一次Smartsheet的原因。这是一个行业领先的基准，我们为此感到自豪，并表明用户不会反对这个灵活的工具。
底线:Smartsheet的PMO控制中心解决方案提供了灵活性和易用性与标准和大规模控制的完美平衡。
结果呢?
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