每个人都听过这样一句话:“要是我每天多一个小时就好了。”通常是我们自己说的。我们这些生活充实的人知道一小时的价值，总是在寻找方法来充分利用我们的时间。好吧，我很高兴和你们分享一个故事，关于我在夏天花了五分钟的故事设置Smartsheet自动操作从那以后，这样做每个工作日都为我节省了一个小时。
手动操作让我夜不能寐
整个夏天，我意识到——在工作之余——我忘记了完成一项别人依赖的任务，所以我需要牺牲个人时间来做这件事。我们都经历过。我们放弃了家庭时间、晚餐、孩子的体育赛事、动感单车课，甚至是一个放松的夜晚，以确保工作过程顺利进行。以我为例，我在从波士顿飞往西雅图的红眼航班上中断了睡眠，把销售工程资源分配给我们的销售代表。欧宝体育app官方888
让我解释一下。我管理着Smartsheet的一个销售工程团队，我的团队有责任为任何需要帮助的代表提供技术销售支持。从基本的产品问答到复杂ob欧宝娱乐app手机下载的概念证明，销售代表可以向我的团队请求帮助，如果他们满足最低要求，他们就会得到帮助。在我乘坐红眼航班的时候，我们的请求过程是这样的:
- 销售代表通过表单请求销售工程师对其销售机会的支持。
- Smartsheet将请求表单数据收集到销售工程任务Backlog队列中。
- 销售工程经理审查请求以确保其有效性，记住以下几点:
- 所提供的信息是否准确完整?
- 交易是最新的吗?
- 请求是否满足最小阈值要求?
- 销售工程经理确认了该代表使用Smartsheet的时间。(我们为仍在培训中的新代表提供额外的支持。)
- 如果缺少任何信息，销售工程经理将通过即时消息、电子邮件或电话联系销售经理和销售代表，讨论缺少什么信息。
- 销售工程经理每天都会收到零星的回复，并手动将答案输入到表单中。
- 一旦输入了数据，请求就完成了，销售工程经理就可以分配资源了。欧宝体育app官方888
由于100多名销售代表的团队需要处理大量的请求，我每天花在管理这个流程上的时间总计超过一个小时，更不用说我的团队在需要时站在会议上对流程进行分类的时间了。
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从空中洞察自动化
那天晚上在飞机上——在4万英尺的高空——我意识到Smartsheet不仅可以代替我管理这个过程，而且比我做得更有效率。
怎么做?我可以使我们的流程自动化，以确保我们从销售团队获得必要的信息，并更快地对请求做出反应。内容自动操作使自动通知、更新请求和批准请求变得容易，而无需一行代码、复杂的公式或it的帮助。
所以，在飞行途中的5分钟里，我在纸上制定了以下规则:
- 发送自动通知:如果机会数量反映为0美元，则通知销售代表(从联系人列表列中)，只有当他们将机会更新为美元值时，他们才会收到分配的资源。
- 发送自动批准请求:如果请求低于我们的最低支持阈值，则向销售代表的经理(从联系人列表列中)发送批准请求，以批准/不批准支持例外。
- 发送自动更新请求:如果请求缺少描述所需内容的任何上下文字段，则向销售代表(联系人列表列)发送更新请求以请求额外信息。
- 为自动操作设置条件规则:如果销售代表的任期在2个月以下(仍在培训中)，忽略以上并接受所有要求。
我们新的自动化流程
上述四项行动基本上消除了我在分配资源给机会之前的所有努力。欧宝体育app官方888新的流程现在运作如下:
- 销售代表就他们的销售机会请求销售工程支持。
- Smartsheet将请求拉入SE分配Backlog队列。
- Smartsheet会自动检查:
- 请求信息完整
- 交易是当前的
- 请求满足最低阈值要求
- Smartsheet确认了培训生例外的代表任期。
- 如果缺少任何信息，Smartsheet将分别与销售经理或销售代表联系以获得批准例外或其他信息。
- 响应被Smartsheet自动填充回表中。
- 现在一切都准备好分配资源了。欧宝体育app官方888
我花了大约5分钟的时间来设置自动操作，以使该流程自行运行。使用Smartsheet代替我执行上述任务，我每天节省了一个小时的手工工作。
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你花了多少时间收发电子邮件、打电话或与客户、员工和同事聊天?你每天处理的管理步骤中有多少是可以自动化的?收集数据、请求更新、请求批准和通知利益相关者都可以通过Smartsheet自动完成，所以我希望您知道如何利用每天多出来的一小时或更多时间来做些什么。
至于我，下次我就睡到红眼了。别告诉我老板…
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