确保PMO领导、项目经理以及您的内部和外部客户对您组织的PMO保持一致可能是一个具有挑战性的过程。
由于管理项目、投资组合和执行一致的PMO规划操作的传统方法，存在普遍的低效率。这些传统的方法和工具通常包括Excel工作表，Microsoft Project，以及冗长的会议和电子邮件，没有正式的项目批准流程。
与低效率同样令人痛苦的是普遍缺乏程序可见性，这会导致较低的内部问责制，经常导致程序延迟。PMO团队努力预测他们团队未来的需求，并且经常无法回答诸如“当前管道中有什么?”之类的问题。
有限的可见性直接影响到项目的成功——使关键利益相关者感到沮丧。你看到了有什么奇怪的吗以下是关于项目失败的统计数据？
- 50%的项目管理办公室在三年内关闭(项目管理协会)
- PMO实施失败率超过50% (Gartner Project Manager 2014)
- 68%的利益相关者认为pmo是官僚主义的(2013年Gartner PPM峰会)
- 只有40%的项目满足进度、预算和质量目标(IBM变更管理调查)
一篇文章在CIO杂志上简洁地总结了IT的现状:
“简而言之，当涉及到供求关系时，it过于关注等式的供应方，或者如何……软件开发和管理物理资产(如硬件和网络)——对需求端的损害，或者什么(获取和优先考虑需求，根据业务目标分配资源，并执行交付业务利益的项目)。”欧宝体育app官方888
在这篇文章中，我将深入探讨协同工作管理如何显著降低项目管理办公室的低效率，同时为内部利益相关者(你的团队、同事和执行成员)，甚至更重要的是，为你的外部客户提供更高的问责制和项目可见性!最终结果是在“做什么”和“如何做”之间为IT提供了更好的平衡，因为它与IT执行相关。
管理PMO运营的四大挑战
让我们从探索最大的挑战开始，并深入研究导致PMO运营效率低下和缺乏可见性的根本原因。
挑战1 -可扩展性:有了跨职能的关注，PMO每年可能会管理数千个项目。为您的组织提供工具来大规模地管理这些程序，而不必担心系统故障，这是至关重要的。
挑战2 -跟踪:大多数规划管理过程由需求管理(例如基本供应和需求)、项目导入和批准、正在进行的任务管理、时间和项目信息更新以及一般日历管理的工作流组成。有了所有这些工作流程，跟踪内部和面向客户的沟通状态，快速识别和消除潜在的“障碍”是有效的PMO的基础。
挑战#3 -自动化:对于有效的项目批准处理，支持关键任务和团队的自动终止的能力对于消除工作流程中的临时中断非常重要。此外，提供基于组合、计划和/或项目优先级的升级过程是至关重要的。
挑战4 -报告:最后，在向内部和外部客户实时报告状态的同时，能够衡量您的投资组合、您的计划和您的项目成功是很重要的。对数据和状态的更高层次的、执行性的观察使领导层能够基于对当前和未决通信的快速审查做出高质量的、数据驱动的决策。
到目前为止，公司已经使用手动工具和过程，如Excel和电子邮件来实现这些关键功能，实现昂贵的项目组合管理系统，这些系统难以使用，需要大量的IT支持，并且花费数十万美元。最重要的是，这些系统努力适应不同的用户需求，结果往往由于用户采用率低而失败。
那么，是否有更好的方法来平衡用户对灵活的PMO软件的需求，同时支持管理层对控制、一致性和实时可见性的需求?
解决方案:基于协作工作管理的PMO
今天，领先的PMO专业人士是利用工作管理自动化的新方法。这种新的协作工作管理方法平衡了PMO操作中对灵活性和易用性的需求，以及项目可见性所需的控制和标准化。这将如何影响您的项目、投资组合和规划操作?
PMO的一位主管这样解释道:“将我们的PMO处理转移到Smartsheet已经帮助我们获得了用户采用率的显著提高，因为它在满足关键业务需求方面具有灵活性，同时仍然为我们的管理层提供控制和指导，以确保遵守公司标准。此外，我们的内部和外部客户现在已经充分和实时对实施项目状态和时间表的可见性。
让我们来分析一下围绕协同工作管理的四个关键需求，您应该考虑这些需求来实现类似的结果:
- 过程的一致性:每个项目都必须有一个一致的过程，从项目的接收和批准，持续的任务管理，时间和项目信息的更新，以及管理评审和批准。一致性对项目管理办公室来说很重要，因为它确保了可扩展性、可见性和透明度，同时为项目的顺利运行提供了必要的检查和平衡。
- 环境敏感自动化:自动化项目、计划和投资组合管理过程因组织而异，因此上下文感知的自动化对于满足您的业务需求是至关重要的。协作工作管理解决方案可以通过全面、丰富、基于规则的自动化来帮助简化这些审批。
- 实时可见性:项目报告和指示板对于理解任务级别的障碍是至关重要的。在这些障碍出现的瞬间就知道它们存在的位置，可以确保您的组织及时做出决策，并减少对项目的干扰。
- 用户采用:为您的团队提供一个易于使用的平台，该平台提供了对单个项目计划进行调整的灵活性，从而导致更高的用户采用率，更好的程序执行，以及更快地实现投资价值。
底线:PMO的协作工作管理通过降低与手工流程相关的风险，同时确保公司计划的遵从性，从而交付业务价值。
结果呢?
- 更了解情况的项目团队
- 增强内部和外部客户体验
- 您的项目、程序和投资组合的可审计系统
- 更快的项目和计划执行导致改进的业务结果
要了解更多关于PMO协同工作管理和相关解决方案，联系我们的团队。
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