所有关于在线协作工具和选择正确解决方案的5个基本提示

协作软件可以采用多种形式，从简单的即时消息传递到会议和电话，再到视频会议。一些应用程序可能专注于特定的元素，而另一些应用程序则尝试合并多种功能。越来越多的应用程序允许工作人员在同一时间对同一文档进行协作，无论他们在哪里。

维基百科将协作软件定义为“设计用于帮助参与共同任务的人员实现目标的应用软件”。至于好处，报告接着说:“协作工作环境既支持人们的个人工作，也支持人们的合作工作，从而演变成一种新的专业人士，即电子专业人士，他们可以在一起工作，而不受地理位置的限制。”

有许多工具可能属于这一类，但出于本文的目的，我们将在线协作软件定义为作为软件即服务(SaaS)或云交付的软件应用程序、平台或工具，并且在一个平台中包含许多功能，这些功能可以直接内置，也可以与其他应用程序集成。

随着基于云的软件的使用在过去几年中呈指数级增长，在讨论使用协作工具时，有许多术语可以发挥作用。以下是一些要点:

• 协调功能:协调是每个项目和每个团队成员的业务关键部分。正确的协作软件将允许任务、项目、截止日期和分配的协调，以及团队成员接触和对齐任务的能力。
• 企业协作：近年来，企业级、全球性组织的需求推动了协作软件中的创新、特性和功能。大公司过去常常部署庞大的软件解决方案、工具和服务器来处理更大的工作，但一线员工仍在使用个人工具、计划器和电子表格。现在，新一代的解决方案可以让企业的每一个层次都能够接受和使用，这样协作和项目管理就可以顺利地进行，并且可以扩展。
• 异步协作工具:这些工具由服务器管理，并允许通过服务器发送和接收消息。换句话说，这些通信按照服务器设置的时间表进行，而不是实时的。
• 同步协作工具:这个正式名称涵盖了在线通信工具，如Skype、Yammer、b谷歌Chat等。

只要人们在项目上一起工作，员工就会使用协作工具。电话、电报和其他广泛的通信工具在20世纪初改变了现代商业的格局。销售人员不再需要挨家挨户地敲门，或者等顾客走进商店才与潜在顾客建立联系。随着互联网在本世纪后期的发展，员工开始使用电子邮件、即时消息、VoIP(互联网协议语音)和主机，然后是基于服务器的门户网站来跟踪项目和时间。早期参与协作工具的一些组织包括:

• 维基:一个维基是一个用户可编辑的网站，没有指定的所有者或版主。第一个维基网站是WikiWikiWeb由Ward Cunningham于1994年在俄勒冈州波特兰市创立。从那时起，成千上万的维基网站和支持这些网站的软件开始投入使用。最成功的是维基百科，一个任何读者或用户都可以更新的全球知识库。
• 微软:微软于2001年推出了SharePoint，作为内容管理和存储系统，它也与Office产品集成在一起。ob欧宝娱乐app手机下载该软件由服务器提供支持，允许员工和项目成员上传和共享文档、资源、截止日期、笔记等。欧宝体育app官方888今天，SharePoint是基于云计算的，并且这个平台是高度可定制的。
• Lotus Notes:Lotus公司于1989年开发了文字处理协作软件，并于1995年被IBM收购。该平台现在被称为IBM Notes，与SharePoint一样，可以处理内部和外部通信、文档归档和版本控制等，并且可以很容易地定制以满足公司的需求。
• 谷歌:谷歌向拥有Gmail帐户的任何人免费提供了当今强大的协作套件之一。这提供了访问谷歌文档，谷歌驱动器，谷歌表，以及谷歌+和谷歌Hangouts的通信工具。谷歌Docs基于早期的协作工具Writely，于2009年广泛推出，并迅速成为世界上使用最广泛的协作工具套件之一。

展望未来，影响小型和企业级协作工具的趋势包括更广泛地使用云存储、安全性和响应速度。公司的关键是确定他们的业务和员工的需求，因为任何协作解决方案都需要完全的支持才能真正提高生产力。ob欧宝娱乐app手机下载

在线协作软件不仅适用于员工在不同地点工作的公司;对于任何想要提高效率和有效性的企业来说，它也是一个有价值的工具。但是有这么多的选择，您如何为您的组织选择正确的协作工具呢?当您开始您的研究时，检查您的业务以及它需要哪些类型的协作是至关重要的。

使用协作工具授权员工可以提高生产力，帮助保持交付成果的正确性，并改进整个工作流程。ob欧宝娱乐app手机下载无论哪个行业，都有大量的在线选择，所以寻找具有您需要的功能的解决方案。有些产品是ob欧宝娱乐app手机下载为需要虚拟白板和交互式头脑风暴工具的设计师和更有创造力的人设计的，而另一些则是为严重依赖办公生产力工具的企业设计的。尽管如此，还是有一些选项拥有健康的功能组合，能够同时吸引设计师和公司高管。这完全取决于你的特定项目或组织所需要的功能——一些团队需要创建交互式原型的能力，另一些团队需要微博和思维导图功能，还有一些团队需要一个虚拟的3D世界来进行协作。

越来越多地使用协作工具的人包括:

• 远程员工(在家或在路上工作，或在另一个国家或时区工作的人)
• 日益增长的“零工经济”中的承包商、供应商和自由职业者
• 人力资源团队欧宝体育app官方888
• 项目经理
• 敏捷团队经理和成员
• 开发人员

虽然有这么多的选择很好，但选择正确的协作工具可能会让人望而生畏。为了缩小搜索范围，在你的公司做一些调查，更好地了解人们是如何使用在线协作软件的。首先确定它可以用于的项目类型。与将要使用它的人交谈，了解他们如何处理项目中的工作流程和沟通。这个项目包括哪些步骤?有多少人在做这个?有几个部门?将使用什么内容?有些员工更喜欢将讨论存储在一个集中的位置，而其他人可能只希望能够对附加在计划中的特定文件发表评论。

在此研究期间，与项目所有者或经理会面，以了解更多关于风格偏好以及团队成员在一起工作时当前如何互动的信息。他们使用什么通信和跟踪方法?他们在哪里存储项目文件?他们各自喜欢怎样工作?这将为您的公司提供最有利的功能类型。

此外，创建一个公司经常使用的应用程序列表。您需要确保您选择的在线协作软件将与当前使用的软件集成在一起。最重要的是，弄清楚你选择的程序是否真的有助于简化你的团队工作。

现在，您应该准备好评估市场上的协作工具，并牢记您公司的独特需求。为了使您的搜索更容易，我们创建了这五个基本领域的列表，以便在研究在线协作工具时进行评估。

说到协作，沟通就是一切。重要的是，您选择的解决方案能够适应您和团队的沟通方式。有些小组可以通过群发消息完成所有工作，而另一些小组则需要挤在一起打电话，讨论项目挑战。其他团队成员可能更愿意出席会议，以便衡量其他会议参与者的兴趣。

了解以下通信特性将帮助您为团队选择正确的协作软件。

寻找集成消息传递功能

合作工作并不总是意味着两个或更多的人同时工作。通常，创建文档或文件需要由其他团队成员审查。这时，消息传递可以在推动过程中发挥不可思议的作用。正在查看文件的用户应该能够在文件中留下消息。还应该有一个私下或与组共享消息的选项。除了在单个文件上留下消息之外，还应该将对即时消息传递(IM)的支持集成到在线协作工具中。无论是免费的即时通讯软件还是it部门管理的即时通讯软件，发送即时通讯已经成为工作场所常见而有效的沟通方式。找到一个支持您工作场所中使用的IM方法或包含其自己的消息传递形式的解决方案。

确认私人通信是可能的

合作通常发生在两个人之间，他们正在准备一个概念，供小组稍后审查。您选择的在线协作工具应该支持这种类型的通信。两个人一起处理一个文件，并同时使用他们的消息传递首选项(音频、视频或在线聊天)就该文件进行交互式对话，这种能力可以提高工作效率。ob欧宝娱乐app手机下载此外，每个人都有隐私和访问设置是很重要的，可以在需要的时候进行调整——在某些情况下，小组中的每个人都不需要知道谈话的内容。

验证电话会议可以在线和通过电话进行

有很多在线会议选择，比如GoToMeeting、Skype for Business和WebEx，但你不需要用这些服务来补充你的在线协作软件。您选择的解决方案应该提供与会议程序类似的功能。验证是否有同时通话的参与者数量限制(通常是25个)，并查询额外参与者的费用。人们是怎么打电话来开会的?他们需要在自己的计算机上安装一个单独的应用程序，还是将其无缝集成到协作软件中?工作人员需要使用单独的应用程序吗?确定它是否也适用于智能手机。也许您的组织希望保持简单，并使用单独的音频/电话桥接。确定哪种方法最适合您的公司，并确保您选择的在线协作软件支持它。

了解主持视频聊天的要求

许多员工已经习惯使用Skype和谷歌Hangouts在项目上进行协作．参与者通常必须管理屏幕共享，并处理使用免费产品可能带来的质量问题。ob欧宝娱乐app手机下载当有很多人在同一个文件上工作时，每个人同时查看和评论它是很有用的。请记住，视频可能会对网络造成压力。如果此功能对您很重要，请确保您的公司和使用此解决方案的远程工作人员拥有足够带宽的网络来有效地处理它。

将项目对话存储在中心位置

在线协作软件的最新趋势之一是将关于一个项目的所有对话存储在一个中心位置。你可以把它想象成一个商业公告板或Facebook，但没有广告。团队成员为特定项目建立了一个类似的消息中心，而不是邀请人们参加每个人都对特定消息发表评论和额外评论的活动。

在工作场所引入一种新工具有很多好处。它可以提高生产力，帮助员工更聪明ob欧宝娱乐app手机下载地工作，并且在协作工具的情况下，改善沟通并帮助鼓励团队成员建立个人关系。但是有时候，当你着眼于在线协作软件时，添加更多的工具并不一定是一件好事。让每个人都使用相同的程序是必要的，并且消除了支持多个工具或处理每个人使用不同工具的复杂性的需要。

为了帮助在工作场所增加新工具的采用，易用性是至关重要的。人们很忙，没有很多空闲时间从头开始学习新工具。如果一种新工具被证明是复杂的学习或难以使用，人们就会放弃它，使它成为徒劳的努力。然而，如果新的在线协作软件具有人们熟悉的界面，易于快速学习和使用，采用将更加成功。请记住，您选择的工具并不一定要付出很大的前期成本:有时简单的工具是最好的选择。

选择一个界面简ob欧宝娱乐app手机下载单直观的产品

寻找一个具有直观界面的解决方案——一个熟悉且易于操作的解决方案。解决方案也不应该过于复杂或过于简单。它应该符合每个人选择的工作方式。一些团队选择具有仪表板功能的平台，这样他们就可以拖放设计或文档以供审查，或者在一个单一的中央信息中心中获得项目状态和指标的概览视图。此外，解决方案应该集成并支持当前使用的其他程序或方法。如果一个程序不容易使用，组织中的人就不会采用它。

选择具有工作流管理功能的软件

合作工作不会以留下评论结束;它还涉及到工作流程。因此，您选择的在线协作软件应该有助于自动化您的工作流。它应该跟踪文件或文档的位置，谁在何时对其进行了更改，甚至可以通过任务管理功能帮助其在过程中移动。

寻找一个为头脑风暴会议ob欧宝娱乐app手机下载提供数字工作空间的产品

一个好的头脑风暴会议会产生许多非凡的想法。在当今的工作环境中，人们可能在家工作，也可能在全球不同的办公室工作，让每个人都坐在白板前是一项挑战。好消息是，使用合适的在线协作工具，您可以将所有人聚集在虚拟白板上。毕竟，合作的关键是人，而不是地点。

研究提供的移动支持类型

多亏了智能手机、平板电脑和无处不在的wifi，人们离开电脑后并没有停止工作。许多员工希望能够在工作中使用他们的移动设备来检查项目，所以一定要考虑可用的移动支持类型。除了兼容Windows Phone、苹果iOS和Android设备之外，还要了解是否存在任何限制。例如，当使用移动应用程序版本时，团队成员是否只能查看文档上的更改，或者他们还可以添加注释?

确保游戏适用于多个平台

在工作场所发现多个电脑平台并不罕见。设计师可能在mac上工作，而业务团队使用pc。此外，考虑到那些在办公室以外工作的员工(无论是全职工作还是在传统的工作时间之后)，他们在家使用的平台可能与工作时完全不同。您选择的在线协作软件应该在所有平台上无缝工作:mac、pc，甚至Linux(如果这是您环境的一部分)。最初与多个操作系统(OS)兼容的解决方案可能是可扩展的，并支持未来的OS更新。

任何成功项目的关键都是计划。除了在截止日期前完成任务外，它还可以成为团队成员管理工作的有用工具。虽然协作通常是关于实时审查文件、进行更改或添加注释，但它也涉及对可交付成果的责任。当工作人员可以在他们的任务上添加他们的状态更新时，它节省了项目经理的时间，并且每个人都知道项目的状态。如果所有这些都在云端——实时——那么每个人都在同一页面上。

确认可以创建任务列表

为了帮助监控项目的所有活动部分，您选择的在线协作软件应该具有创建任务列表的功能。这不仅仅是一个冗长的待办事项清单。在创建任务列表时，首先分析项目的可交付成果，并分配负责每个项目的任务所有者。寻找一个在线协作工具，它可以将任务分配给个人，以及截止日期和子任务，以及将文件附加到特定任务的功能。

看看它如何管理调度和跟踪多个任务

项目通常有多个活动部件和大量依赖项。这就是日程安排的关键所在。在日历上添加截止日期和任务是一回事，但跟踪和自动化它们的能力可以帮助员工满足截止日期。您选择的在线协作软件应该监控任务和项目里程碑的状态，甚至在截止日期临近或某些事情落后于计划时向团队成员发送自动提醒或警报。

确定是否支持甘特图

对于项目经理来说，甘特图是可视的路线图，可以识别道路上潜在的颠簸，这样他们就可以相应地制定计划。一目了然，甘特图可以显示任务是否按照正确的顺序完成，是否满足最后期限，是否有正确的依赖关系，以及是否有事情落后。根据您用于创建甘特图的工具，它还可以向特定的团队成员发送警报和提醒。当涉及到协作时，甘特图是一个有用的工具，可以查看特定文档的状态以及它在工作流过程中的位置。虽然在线协作软件不是甘特图的同义词，但至少可以查看项目的甘特图，这可以帮助团队成员保持在循环中，以便他们始终了解工作状态。

验证该工具将与您的日历应用程序集成

一旦分配了任务，设定了里程碑和截止日期，查看这些信息的最简单方法之一就是查看日历。没有理由重新发明轮子:寻找使用员工已经习惯使用的标准日历视图的解决方案。此外，寻找分配给团队成员的任务显示在其个人日历中的功能。许多程序集成了现有的日历应用程序，如谷歌、Outlook或iCal，并会自动向这些程序添加约会和会议。

在线协作软件不是一群人在一个文件上工作。它是关于一个团队在一个项目上工作，这个项目有多种类型的文件。根据项目的范围，它可以包括各种文件类型，如PDF、Excel、Word、PNG或JPG(图像)、谷歌Docs、powerpoint、项目文件等。必须有一个在线存储库，团队成员可以在其中存储、访问和编辑所有项目文件。

证明产品的安全特性符合Iob欧宝娱乐app手机下载T要求

在向内部和外部的一组工作人员提供文件时，安全性至关重要。您将希望确保您选择的解决方案至少符合公司IT部门提出的安全需求。此外，如果您希望管理每个用户的访问级别(以查看特定的详细信息或对文件进行更改)，请寻找提供角色管理的选项。这可以用来轻松地分配权限级别。

检查解决方案是否适用于您最常用的文件类型

由于在线协作工具还可以作为项目中所有文件的存储库，因此请确认它支持您使用的所有文件类型。创建一个不同项目中可能使用的所有文件格式的列表，并在研究功能时使用它作为参考。

确认将反馈附加到单个文件的能力

有时，您不想直接在附加文件上添加更改或注释。相反，您可能希望开始一个关于文件内容的讨论，并将注释与它关联起来。这个功能是协作软件的核心，所以寻找一个允许用户在文件夹和文件上发表评论，甚至留言的解决方案。团队成员应该能够使用几乎任何设备(智能手机、平板电脑或台式电脑)留下评论。更好的是，找到一个可以生成报告的工具，让您知道哪些文件引起了最多的讨论。

选择一个与公司使用的应用程序无缝集成的工具

在将一个新工具引入办公室时，重要的是它能很好地与组织中已经部署的其他应用程序和程序良好地工作，或者是深度集成。如果员工仍然可以将他们喜欢的许多工具与新产品结合使用，采用率将会更高。ob欧宝娱乐app手机下载盘点一下公司里已经在使用的应用程序。例如，如果您的组织使用云存储(Box、DropBox、谷歌Drive等)、谷歌Apps和其他生产力程序，您应该仍然能够在新的协作工具中使用它们。ob欧宝娱乐app手机下载

使用在线协作工具来完成项目有很多好处。它使团队成员有机会编辑项目文件，提供反馈，留下评论，并实时地彼此聊天，而不需要一个必须“签出”和“签入”的文件，或者跟踪版本控制。它有助于始终如一地维护一个当前版本，不管谁在开发它，也不管他们什么时候在开发它。虽然这种方法可以节省大量时间并快速推进项目，但如果协作软件不能正确地管理和跟踪更改，它也会带来一些挑战。当评估一个在线协作工具时，寻找这些关键特性来处理版本控制和文件保护。

看看你是否可以添加合作者

无论你的公司是大还是小，在寻找在线协作工具时，你应该问的第一个问题是，使用该产品的合作者数量是否有限制。ob欧宝娱乐app手机下载您还需要知道同时协作的人数是否有限制。在项目上的合作并不仅限于公司内部的人。来自公司外部的许多项目贡献者或团队成员，如合作伙伴、供应商和客户，都需要访问和输入项目计划。了解这些用户是否有任何限制是很重要的。例如，如果对文件进行更改的人不是您组织的一部分，请查明您是否需要为他们使用该工具支付费用。还要确保您可以控制他们可以查看或编辑的内容。您选择的在线协作软件应该考虑到所有用户，无论他们在哪里。

了解它如何处理由不同的人所做的跟踪更改

在真正的协作中，多人同时处理相同的项目计划或文件。当这种情况发生时，两个人可能正在对同一个部分进行编辑。智能协作工具可以让处理文件的每个人看到其他人在哪里做了更改——即使这些更改是同时发生的。当团队成员离线处理文件时又会怎样呢?当它返回到在线环境时，该文件仍然应该表示脱机进行了哪些更改以及由谁进行的更改，并自动同步到最新版本。

确定可以覆盖更改的用户类型

当多个人共同处理项目计划或文件时，可能会发生很多事情。有时，项目所有者可能不同意所做的所有更改，并希望拒绝更改或恢复到以前的版本。也许项目经理想要包含从第三版文件中删除的部分。找到该版本并将其合并回文档应该不是一个复杂的过程。当覆盖更改时，寻找一个锁特性，这样最终版本才是真正的最终版本。

现在，您已经更好地了解了在为您的组织选择在线协作工具时如何进行研究以及应该寻找什么，然后开始您的搜索，确定哪些特性是最重要的。不要单独列出这个清单。毕竟，这个软件是用来帮助人们一起工作的。所以，让其他人参与决策，询问他们的流程，什么会让他们更容易与他人合作，以及他们目前使用的应用程序和文件类型。一旦你有了这个列表，按重要性对特征进行排序。这将帮助你优先考虑你的需求，这将在你做研究时很好地为你服务。

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