从资源管理中获取归档项目列表

尼尔Egsgard · 05/23/23

以下是当前如何从资源管理中获取存档项目列表的方法。此解决方案不探索桥接或使用API的集成。

“资源管理”不允许导出项目的归档状态或归档日期
1. 这个问题应该得到解决。
2. 这是可能的通过桥接或集成是可能的。
您可以使用Project Portfolio查看归档项目的列表
1. https://rm.smartsheet.com/projects
2. 将“项目状态”设置为“已归档”
3. 没有好的方法来导出这些数据。复制并粘贴到excel中，将每个值放在一行上，因此需要额外的工作才能使粘贴有用。
您可以导出一个带有“项目状态”=“活动”的项目列表。
1. https://rm.smartsheet.com/addmultipleproject
2. 点击“导出项目列表”
您可以使用以下方法确定项目是否已使用该导出进行归档。
1. 概述
  1. 检查项目是否在最近的项目列表导出中，如果没有，则将其标记为存档。
2. 创建一个Smartsheet网格表来接收项目列表
  1. 包括Project List导出中的所有字段。
  2. 包括“Modified”和“Modified by”字段。
  3. 添加这两个字段。
    1. “数据穿梭巴士最近更新”
      1. 日期字段
      2. 记录日期记录被数据穿梭机修改
    2. “存档”
      1. 指示记录是否为归档项目
3. 数据穿梭-加载项目列表到智能表
  1. 创建一个数据穿梭，将项目列表加载到上面的智能表网格中
  2. 数据穿梭必须由只通过数据网格或数据穿梭调整表的用户拥有。
4. 在上面的Smartsheet网格上创建一个自动化
  1. 如果出现以下情况，自动化会更新“最近由数据班车更新”字段:
    1. 上次修改的用户=从上面拥有Data Shuttle的用户
5. 将以下公式放入“存档”字段
  1. =IF([最后由数据穿梭更新]@row <> MAX(COLLECT([最后由数据穿梭更新]:[最后由数据穿梭更新]，[最后由数据穿梭更新]:[最后由数据穿梭更新]，<>""))，"存档"，"否"))