电子邮件通知的自动化工作流程排序

杰克Gustafson

你好，我一直在向我的同事推出一些新的表格/流程，我遇到了一个小障碍，我希望能从你们这些了不起的社区成员那里得到澄清。

场景1:我有一个输入表单，将自动分配请求给用户，我还想发送一个警报，分配给用户。当我在测试设置表单时，警报被设置为“发送给特定的人”(我)，一切都很正常。然后我将提醒改为“单元格中的联系人”，并选择“分配给”用户。不幸的是，他没有收到邮件。我猜测，由于在创建请求时分配给是空白的，因此两个操作(分配人员和提醒单元格中的联系人)必须存在于两个独立的自动化工作流中。我已经通过使用“发送到特定的人”选项并将人的名字硬编码到工作流中来解决这个问题(我相信)。我希望能避免这种情况，但看起来不太可能。

场景2:我有一个团队，将详细信息输入到一个工作表中，一旦他们将一个单元格从No/Blank切换到Yes，那么该行将自动分配给用户，并应通过电子邮件发送给该字段中的人。现在，我怀疑我在这里遇到了同样的问题，即电子邮件通知无法转到字段中的联系人，因为该字段尚未由相同的工作流填充。同样，我将特定人员硬编码到自动化中。

我希望这是有意义的，也许这是一个明确的最佳实践，但我希望避免使用硬编码的名称值，并不得不创建多个工作流来完成多步骤任务。

加勒特亨特

根据我的经验和我刚刚在自己的工作表上进行的测试，当使用Assign People操作时，您无法像使用其他操作一样在其下方添加后续操作。请看下面的例子:

我可以在提醒某人下添加工作流操作，但不能在分配人员时添加

加勒特亨特

@Jake Gustafson您可以创建您想要的自动化。

首先，确保正确设置了自动化的权限设置。如果您要分配任务的人员未共享到工作表，则可能会导致问题。对于我向外部电子邮件发送提醒的自动化，我使用无限制的，并且还没有遇到任何问题。

然后设置自动分配用户。触发器:当添加或更改行时。当'YOUR FIELD'更改为任何值时。为每个被分配的人设定条件，然后确定谁将被分配。

接下来，您将需要创建一个单独的工作流来提醒被分配的人员。触发器:当添加或更改行时。当assign To更改任何值时，向该用户发送警报。

希望这对你有帮助!

杰克Gustafson

谢谢@Garrett亨特。我确实设置了“无限制”自动化权限，所涉及的人员是工作表上的管理员，并共享到整个工作区。所以没有问题。

然后我创建了两个独立的自动化:1)分配用户，然后2)通知分配给的用户。我希望能够将这些组合成一个单一的工作流程，但我从你的经验和反馈中掌握的是，这对我试图使用的警报风格不起作用。

我对我的工作流程做了一些调整，把事情分开，把两个分开，这样我就可以避免尽可能多的硬编码值。

加勒特亨特

根据我的经验和我刚刚在自己的工作表上进行的测试，当使用Assign People操作时，您无法像使用其他操作一样在其下方添加后续操作。请看下面的例子:

我可以在提醒某人下添加工作流操作，但不能在分配人员时添加

杰克Gustafson

是的，我认为我之前没有考虑过事件/操作的顺序，当硬编码给一个特定的人时，因为不管Assign people操作如何，电子邮件通知都会发送给硬编码的人。

有时需要通过交谈来获得完全的理解。我没有完全理解我以前没有这样做(因为我一直在通知特定人员并在相同的工作流程中分配人员)。现在我正试着通知指定人员，我意识到排序的重要性。

杰西卡·托莱多

嗨，Smartsheet社区，

我在通知和自动化方面遇到了问题。我已经适当地添加了自动提醒某人，当一个特定的条件分配给他们。然而，当该条件完成/达到时，它会不断发送通知，请求该人员执行任务，即使在再次满足该条件之后也是如此。我做错了什么?

请帮助!

杰克Gustafson

@Jessica托莱多根据您在这里提供的内容，需要调查的一些事情是确保您的条件考虑到“关闭”操作。所以只发送if Assigned To和Open，而不发送Assigned To和Closed。此外，确保你的触发点是“被触发的时候”，而不是反复提醒对方他们有任务要做。

很难确定，但希望这能帮助你走上正确的道路。

杰西卡·托莱多

@Jake Gustafson这确实奏效了。

谢谢!：)