编者按:在这个充满挑战的时代，与你的团队和组织保持联系显得尤为重要。我们的最新系列“如何领导远程团队”探讨了如何最大限度地利用我们都面临的独特沟通挑战——这样你就可以在变化面前继续前进。你错过了我们系列的第一部分吗?读如何领导远程团队，第一部分:团队接触点．
由于团队和组织寻求快速响应快速变化的业务环境，并继续推进业务关键项目和计划，涉众研讨会仍然是获得反馈和推动共识的重要方式。
涉众研讨会旨在将多个团队的成员聚集在一起，使每个人都在同一页面上。在这些会议中，参与者参与到共同的经验中，以协调目标、设计和想法。然而，当每个人都在远程工作时，举办这些研讨会对主持人来说是一个独特的挑战。
利益相关者研讨会——尤其是在虚拟环境下进行的研讨会——需要一种结构化的体验，内含问责协议和明确的目标。如果你的任务是促进这种研讨会，提高所有利益相关者的声音是很重要的，以确保每个人的观点都被听到和讨论，因为你的工作是达成共识的。
以下是确保虚拟研讨会顺利进行的四个步骤——从确保每个人都知道期望什么到实现你的目标。
步骤1。策划你的参与者名单。
保持远程车间小。虽然面对面的研讨会可以容纳更大的群体，但如果仅限于6到8人，远程会议将更成功。这将为每个人创造更多的时间和空间。如果需要更多的涉众参与，可以考虑运行多个会话。当邀请利益相关者时，要清楚地传达会议的目标和每个人将扮演的角色。这将设定期望，并帮助每个人在研讨会上保持专注。
步骤2。建立明确的目标。
选择两到三个高水平的目标作为议程的一部分，并在研讨会开始时提出。如果你要用演示文稿开始你的研讨会，把这些目标放在你的第一张幻灯片上。然后，在每个研讨会活动开始时，清楚地说明活动要解决的目标，这样涉众就可以看到研讨会活动与实现您所建立的结果之间的联系。
步骤3。鼓励视觉思维。
当涉及到帮助参与者可视化他们的想法时，虚拟利益相关者研讨会提出了一个独特的挑战。视觉上捕捉想法可以帮助参与者比自由形式的对话更专注和专注于任务。向参与者提出一个深思熟虑的问题，并让他们在共享的虚拟文档中写下几句话。当参与者写下他们的回答时，鼓励他们阅读其他人所写的，并在虚拟文档中回应他们的想法。你也可以考虑使用虚拟白板工具来捕捉想法，以便让团队专注于有针对性的头脑风暴。
第四步:保持节奏。
在远程研讨会上，让参与者保持参与和专注可能更具挑战性。参与者已经在他们的电脑上，以便通过视频聊天为研讨会做贡献，所以他们更容易分心(聊天窗口弹出，查看电子邮件等)。除了提前分享对参与者的期望之外，通过保持研讨会的节奏来吸引他们的注意力。虽然你想给与会者足够的时间来思考和讨论特定的话题，但要让会议向前推进。使用“大多数人”原则。当大多数人完成一项活动时，重新组织，讨论，然后继续前进。
你可以让你的项目和计划在这个变化的时期继续前进——即使这需要涉众参与互动研讨会。通过沟通明确的期望，设定具体的目标，并通过虚拟协作工具和富有吸引力的节奏保持每个人的注意力，你可以获得保持工作正常进行所需的输入。
管理大型团队创意会议和远程研讨会?阅读我们系列的第三部分如何领导远程团队，第3部分:小组构思会议．
