最近有很多人都在谈论自动化改变商业的前景，但大多数讨论都集中在自动驾驶汽车和机器人上。毫无疑问，这些都是重大的进步，但如果您只关注这些引人注目的例子，您可能会错过一个更大的机会:将数百万信息工作者每天执行的重复工作自动化。
办公室自动化并不新鲜，但迄今为止的努力都集中在一些硬连接到应用程序中的关键流程上。为了使它们启动并运行，业务用户需要涉及IT，这增加了时间和费用。更重要的是，最终的解决方案是为单一用例构建的，使企业中的绝大多数工作不受影响且未自动化。
更大的机会在于将业务用户每天在每个部门执行的各种松散定义、非结构化工作自动化。虽然这在传统上是很难做到的，但这样做可以为员工腾出宝贵的时间，让他们专注于更高价值的工作。
那么我们讨论的是什么过程呢?下面是两个可以从自动化中获益的常见例子。两者通常都涉及创建附件、发送电子邮件和手动跟进。以下是自动化如何改变更新和审批过程:
- 更新:为了编译每周报告，业务用户设置一个自动流程来从员工、供应商或客户收集信息。业务用户每周无需询问就能收到所需的信息——减少了降低效率的电子邮件更新线程和亲自开会。ob欧宝娱乐app手机下载当信息丢失或需要新信息时，自动化流程还会触发通知。
- 批准:例如，当获得购买的签名时，业务用户设置一个自动流程，该流程指定请求何时发送，以及需要批准的确切日期。有了自动化，审批者可以通过电子邮件或推送通知自动得到通知，从而使申请审批的员工不必创建请求和发送提醒。
这些都是简单的任务，但如果重复手动执行，则会占用大量时间。事实上，最近调查调查显示，我们中的许多人每周有超过四分之一的工作时间都花在了单调、重复的任务上。更重要的是，发送和接收电子邮件和数据输入是最耗时的。
自动化这些任务传统上具有挑战性，因为它们非常多样化。一个过程可以包含一个或多个步骤，发生在单个应用程序中，或者需要来自另一个记录系统的数据。如果一个流程被多个员工频繁地重复，并且不随时间而改变，那么让It参与进来是可以的。但大多数日常过程并不属于这一类。
信息工作者需要的是一个允许任何用户(无论技术能力如何)组织和自动化其业务流程的平台。让用户结构化他们的流程，这样他们就可以自动化任务，从而节省时间，并提高他们所接收信息的准确性和及时性。
我们的客户一直在要求这种功能，我们也一直在倾听。我很高兴地说，我们推出了几个强大的新工具让用户自动化他们自己的业务流程参与客户会议9月。我们从批准和更新开始，因为客户告诉我们，这两项操作在消除重复工作方面是最有用的，但它们只是未来几个月即将推出的一波功能中的第一批。我相信这些功能是整个行业即将走向的前沿。
随着这类自动化的普及，cio必须考虑如何实现这些功能并获得最大价值。以下是一些帮助信息工作者实现自动化的建议:
- 在可能的范围内，使用用户熟悉的自动化平台。自上而下强制执行的新应用往往导致用户粘性水平较低。如果您的组织中现有的工具提供了这些功能，请使用它。
- 从小事做起。确定一群能从这些能力中获益最多的员工，并鼓励他们进行试验。在更广泛地推广之前，监视他们的进展并收集最佳实践。
- 教育团队他们可以自动化的过程类型。一个很好的开始是那些重要到足以对生产力产生有意义的影响的任务，但又小到你不会打电话给IT部门或雇佣一个顾问团队来找出解决方案的任务。ob欧宝娱乐app手机下载
- 小心“低代码”工具。有些平台的目标是所谓的公民开发人员——那些了解编码和系统设计的神秘雇员，他们可以在业余时间自动化一个过程。这些公民开发人员极为罕见;为了让你的大多数员工都能工作，选择一个不需要编码的平台。
最后一个想法:你可能已经注意到我在这篇文章中一次都没有提到“人工智能”。这是因为在这条道路上起步并不需要人工智能。一个好的自动化平台并不需要大量的数据科学家来实现。
这并不意味着人工智能在工作流自动化中没有作用。事实上，我们在Smartsheet广泛使用人工智能和机器学习来分析我们的软件是如何使用的，改进功能，并提出建议以最大化其价值。人工智能在未来的工作场所自动化中扮演着非常现实的角色，但这是未来文章的主题。
这篇文章的一个版本曾出现在CIO.com．