随着远程工作人员的增加，以及越来越多的组织严重依赖跨职能协作来交付企业当前主要趋势中的项目，有效协作是一个日益增长的挑战——也是一个关键的业务需求。
根据2018年10月Forrester咨询公司代表Smartsheet进行的一项委托研究，通过协同工作管理实现最高业务目标在美国，近80%的组织同意“团队协作对于成功规划和交付与最高业务目标相关的项目至关重要。”78%的人认为跨部门合作对于“实现最高业务目标”至关重要。
然而，尽管有这些业务需求，当涉及到跨组织和组织之间的协作时，业务所依赖的执行工作的工具提供了不同的功能。在选择一个真正协作的工作执行平台时，需要注意以下三点。
1.“仅查看”不是协作性的
协作不仅发生在内部员工之间——项目干系人跨越公司界限，与包括客户和其他外部战略合作伙伴在内的团队合作也并不罕见。然而，一些协作工作管理工具通过限制外部用户的功能，可能会带来不必要的挑战。
例如，一些平台只允许外部用户拥有“仅查看”特权，从而阻止他们在工具中注释、编辑或创建任务，这是很常见的。这浪费了时间，造成了挫折，并为项目引入了不必要的复杂性和风险，因为涉众必须找到这些限制的变通办法。
为了解决这一挑战，Smartsheet工作执行平台提供了一个选项，允许内部和外部用户查看和编辑项目计划和其他信息，甚至可以根据所授予的权限管理或共享工作表。这确保了每个人都能够访问信息并执行快速有效地推进项目所需的任务。
2.合作不应该花费更多
即使您的协作工具提供了不仅仅是查看信息的功能，也可能有附加条件——具体来说，每个用户的成本。许多工具在向其他用户扩展编辑和其他特权时收取许可费用。如果您的团队与众多供应商、承包商和客户合作，协作成本可能会迅速增长——与外部合作伙伴合作的不可预见的机会甚至可能使您超出预算。
此外，为外部用户寻求和处理额外许可费用的批准所需的时间会降低企业的敏捷性并减缓项目的势头。使用Smartsheet，无许可证的合作者可以为项目做出贡献，而无需额外的费用，因此您可以避免额外的费用，并保持工作向前推进。
3.确保安全协作
在竞争激烈的市场中，保密性是许多项目的关键。因此，对于一些人来说，基于“需要知道”的基础而参与进来并不罕见，在这种情况下，他们只需要在项目生命周期的特定时间查看相关任务和信息。
但是限制特定利益相关者获取信息的需求可能与一些协作技术不一致。许多工具将共享视为全有或全无，这意味着添加的用户可以访问所有信息，也可以完全不访问。在其他平台上，一旦配置了用户的角色，就很难更改。但是，安全协作通常需要更细粒度的方法，允许正确的人在正确的时间访问正确的信息。
Smartsheet Dynamic View是一个高级附加组件，它甚至超越了传统的权限方法，在整个项目生命周期中自动调整权限级别。这意味着您可以根据项目阶段允许特定的个人访问所需的信息，而不是将权限视为静态设置。这有助于保持必要的细节安全，而不会抑制涉众对项目关键信息的需求。
您可能已经在使用工作执行平台来管理项目。但是，如果您的平台不能让您在不增加额外成本的情况下与内部和外部涉众协作，也不能控制每个涉众可以访问的信息，那么您可能需要重新考虑可用的工具。您很有可能会抑制项目中的协作或损害数据安全性——同时降低项目成功的机会。
