文章

ARC American如何通过Smartsheet和GoFormz激活工作流程

公用事业公司和电力承包商优先考虑安全和效率，以保证人们的家庭和企业供电。通常，这些公司使用纸质系统来记录安全检查，处理工作订单和其他任务。由于通讯延迟和记录保存效率低下，外勤小组经常与总部办公室脱节。

弧美国是c.a. Advanced Inc.的子公司，是一家在佛罗里达州、印第安纳州、密歇根州、俄亥俄州和宾夕法尼亚州运营的电力公用事业承包商，在继续扩张的同时，也面临着这些挑战。虽然电力建设和风暴恢复是该公司的专长，但它将电力和能源运营分包给其他公司，以确保快速恢复服务，这样客户就不会在严重风暴扰乱他们的生活后断电。

“我们处理了很多风暴恢复工作，我们去恢复电力，修理坏了的电线杆等等，”ARC美国公司的客户经理特里·布莱恩(Terri Bryan)说。

“随着公司的发展，我们开设了新的办事处，信息在过渡中丢失了。因为所有的表格都是在纸上填写的，有时它们不是很清晰，所以我们要么传真，要么扫描并发送电子邮件，”ARC American的系统管理员Cesar Leon补充道。

为了与现场操作人员持续合作，该公司采用了数字化转型和自动化，这对工作文化产生了重大影响。他们开始改革他们的单位单接收流程，确定需要集中所有工作订单文件，并使处理工资单更有效率。为此，Bryan转向Smartsheet和GoFormz Mobile Forms来分担负载。

数字化转型:前进之路

Smartsheet与GoFormz的集成使ARC American能够简化数据收集并提高信息的准确性。GoFormz是一个移动表单和数据捕获解决方案，团队可以使用它来创建相同的数字版本的纸质表单，用于手机和平板电脑。

利用Smartsheet和GoFormz的集成，可以创建预先填充Smartsheet数据的移动单元表和工作订单，从而减少错误并加快文档完成速度。这种集成还使ARC American能够立即将完成的GoFormz移动表单的pdf文件上传到Smartsheet行- - - - - -集中文档和项目管理的无缝方法。

“我们每天有大约36份工作，每份工作最多可以有6份表格。所以有很多文件管理，我们需要这些文件来计费，”凯撒说。

连接GoFormz和Smartsheet有助于集中记录，简化计费并改善问责制。该团队还看到了文化的转变，因为现在可以按时收到关键文件，而且没有错误。

“文件不会再丢失了。与特定作业相关的任何文档都会自动关联并附加到Smartsheet中的作业行。”

-Cesar Leon, ARC美国公司系统管理员

通过自动化获得更准确的数据

图表显示了GoFormz移动表单如何连接到Smartsheet平台

通过这种集成，数据也可以从Smartsheet流向GoFormz移动表单。塞萨尔解释说:“我们不能总是依靠员工正确地记住他们的工作编号，这对我们完成和记录工作至关重要。”

ARC美国团队在两个平台之间建立了自动数据管道，从而更准确、更有效地捕获数据。这种无缝集成使他们对自己的数据充满信心，减少了手工数据输入，并使团队能够产生更大的影响。

“作业是在Smartsheet中创建的，之后，在GoFormz中，他们只需要选择作业号，它就会填充工单号、PO号、地址、状态和其他信息，并准确显示它们。”

-Cesar Leon, ARC美国公司系统管理员

现场即时访问Smartsheet数据帮助ARC美国员工更好地实时跟踪时间、设备和劳动力支出。“人们不必为某些设备寻找正确的代码，人们不必检查拼写……它一直在帮助我们跟踪信息。”

重塑重复流程

在GoFormz之前，ARC American依靠8页的单元表来记录电气元件和基础设施的安装。这个过于复杂的过程由于他们容易出错的纸质系统而变得更糟。从难以辨认的笔迹到每个单元纸的大量页数，布莱恩知道团队需要将整个过程数字化。

有了可以在平板电脑、智能手机和电脑上填写的数字版本的单位表，ARC American能够大大减少他们对纸张的依赖，同时也简化了他们的数据收集和审查过程。

此外，ARC American还数字化了许多其他工作流程和相应的文件，包括工作订单、时间和设备日志、安全表格、工资时间表和其他人力资源流程。每个GoFormz表单都具有动态功能和逻辑，帮助ARC American团队比以往更有效、更准确地收集必要的信息。通过GoFormz数据源，可以自动填充表单字段，从而减少输入错误。