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IT项目负责人如何解决IT PMO工作流

编者按:在Smartsheet，我们的ob电竞体育平台激励我们每一天。这篇客座文章来自胡安·巴尔加斯，PMP他是IT项目负责人拉,是智能表产品认证ob欧宝娱乐app手机下载．

我的信息技术(IT)职业生涯是一段非常谦卑的旅程。在Sabra浸油公司作为一家领先的预制食品供应商，我最初是一名技术支持顾问。ob欧宝娱乐app手机下载在技术支持部门工作使我更好地理解客户遇到的问题的本质和细微差别。

在Sabra的头三年，我为公司各个层面的全球业务提供支持，并帮助解决各种问题，从记住密码到访问电子邮件，为我们的远程员工、工厂生产工人、试图达成交易的销售人员和高管提供帮助。ob欧宝娱乐app手机下载

当Sabra需要项目管理时，特别是在它功能，我们采用了Smartsheet。作为IT项目协调员(现在是IT项目负责人)，我使用该平台来解决日常项目问题。然后，当我们的技术团队需要更容易访问的信息，并希望我们的操作中心枢纽，这是Smartsheet救援。

以下是Sabra跨职能IT部门在多个地点使用Smartsheet进行协作的一些方法。

使用Smartsheet处理IT项目

作为IT项目管理办公室(PMO)的一员，我管理组织内的所有IT通信;这可能包括为公司引入新工具和功能的项目中断和沟通活动。坦率地说，结盟很重要。如果您的软件工具不能将工作流和信息集中起来，并方便地访问内置的版本控制，那么从您的合作伙伴那里获得一致性将非常具有挑战性(并且令人沮丧)。

我们的IT部门由20多名专业人士组成，他们分成多个团队来支持Sabra的全球运营。我所在的技术解决方案团队负责后方的工作。这包括网络、基础设施、数据中心、灾难恢复、IT服务台和服务交付——技术服务的全部内容。

企业计算机管理

我用Smartsheet管理的第一个项目是实现我们的JAMS计算机管理解决方案。这是一件大事，因为我们迫切需要对公司内所有计算机进行管理控制。当时，一个技术解决方案团队成员要花整整一天的时间来设置一台计算机。

你可以想象，这是一个低效的系统，需要变得更有效。在我们将项目计划与Smartsheet同步后，我们能够将这项任务减少到一个小时，只有5到10分钟的活动时间。

通过单点登录保持更安全

此外，Smartsheet对我们来说至关重要单点登录，特别是在我们的组织中推动快速采用。从安全角度来看，如果用户需要采取太多步骤才能完成某项操作，他们可能会寻找解决方法。这些步骤变得过多了，特别是因为IT部门必须平衡广泛的企业应用程序和服务组合。你不希望所有的用户都把密码写在便利贴上。

管理网络升级所需的时间更少

我们需要一种更好地管理网络升级的方法。这些是正在进行的、基于解决方案的小型项目，随着时间的推移而积累。当我们升级到Cisco Meraki(一种通过云控制路由、安全性和Wi-Fi的方法)时，我们很快意识到该平台有许多可移动的部分，我们需要将其与现有的业务网络并行设置，以避免服务中断。

管理这个连续的项目过去需要一个完整的团队，包括一个合同服务提供商和至少三个来自我们IT部门的人，他们将专注于解决与网络相关的问题。

使用Smartsheet，只需要一名it团队成员来管理项目，再加上一名员工来回填以防万一。这个人管理全球无线网络及其所有的复杂性、细分、vlan划分和路由，以确保设备连接到正确的SSID，并到达正确的节点。在Smartsheet中运行这个过程帮助我们改变了我们的网络，并确保我们能够更透明地分配责任。这对我们来说是另一场重大胜利。

更顺畅的变更管理流程

它变更管理工作流程往往会变得相当复杂，除非您投资于一个可以立即开箱即用的系统，这需要额外的费用。也就是说，确实没有一种建设性的、快速的方法来实现变更管理。我们遇到的挑战变成了使用Smartsheet的机会:人们在没有经过流程的情况下进行更改。

与IT客户合作的新方式

IT PMO最大的挑战之一是让我们的外部合作伙伴理解和访问我们用来做日常决策的信息。使用Smartsheet，我创建了一个随叫随到的轮换报告，我们提供给供应商合作伙伴。它给他们提供了一张地图，上面显示了在任何一个月的某一周，随叫随到的联系人是谁。

每个星期一的午夜，我们都会自动发送一封电子邮件，其中包括谁随叫随到，他们的联系电话，他们随叫随到的天数，以及联系他们的最佳方式。我对这个系统感到非常自豪，因为没有人要求我背诵当前的随叫随到时间表。相反，我只是让他们检查他们的电子邮件或快速浏览一下我们的随叫随到指示板，这是我们在Smartsheet中构建的。