确保PMO领导、项目经理以及您的内部和外部客户对组织的PMO保持一致可能是一个具有挑战性的过程。
由于管理项目、项目组合和执行一致的PMO计划操作的传统方法，存在普遍的低效率。这些传统的方法和工具通常包括Excel工作表，微软项目，以及一系列没有正式批准程序的会议和电子邮件。
和低效率一样令人痛苦的是缺乏规划的可见性，这会导致较低的内部问责制，经常导致规划延迟。PMO团队努力预测他们团队未来的需求，并且经常不能回答诸如“目前在管道中有什么?”这样的问题。
有限的可见性直接影响项目的成功——让关键的利益相关者沮丧。你看到这些有什么奇怪的吗以下是关于项目失败的统计数据?
- 50%的项目管理办公室在三年内关闭(项目管理协会)
- PMO执行失败率超过50% (Gartner项目经理2014)
- 68%的利益相关者认为项目管理办公室是官僚主义的(2013年Gartner PPM峰会)
- 只有40%的项目达到进度、预算和质量目标(IBM变更管理调查)
一篇文章在CIO杂志上，他简洁地总结了IT的现状:
“简而言之，当涉及到供应和需求时，it过度关注等式的供应方，或者如何(…软件开发和管理硬件和网络等物理资产)——损害需求方，或者什么(捕获和优先排序需求，根据业务目标分配资源，做交付业务利益的项目)。”欧宝体育app官方888
在这篇文章中，我将仔细研究协作工作管理如何显著降低PMO的低效率，同时为内部利益相关者(您的团队、同行和执行成员)，甚至更重要的是，为您的外部客户提供更高的问责制和项目可见性!最终结果是IT在“做什么”和“如何做”之间取得了更好的平衡，因为这与IT执行有关。
管理PMO运营的4大挑战
让我们从探索最主要的挑战开始，深入研究导致PMO运营中效率低下和缺乏可见性的根本原因。
挑战#1 -可伸缩性:有了跨职能的关注，PMO每年实际上可能管理数千个项目。为您的组织提供大规模管理这些程序的工具，而不必担心系统故障，这是至关重要的。
挑战#2 -跟踪:大多数计划管理流程包括需求管理(例如基本供应和需求)、项目接收和批准、持续任务管理、时间和项目信息更新以及一般日历管理的工作流。在所有这些工作流程中，跟踪内部和面向客户的沟通的状态，快速识别和消除潜在的“障碍”是一个有效的PMO的基础。
挑战#3 -自动化:对于有效的项目批准处理，支持关键任务和团队的自动签到的能力对于消除工作流中的权宜性非常重要。此外，提供一个基于投资组合、规划和/或项目优先级的升级过程是至关重要的。
挑战#4 -报告:最后，在向内部和外部客户实时报告状态的同时，能够衡量您的投资组合、程序和项目的成功程度是很重要的。高层管理人员对数据和状态的查看使领导层能够基于对当前和未决通信的快速审查，做出高质量的数据驱动决策。
到目前为止，公司已经使用手动工具和流程，如Excel和电子邮件来实现这些关键功能，实现昂贵的项目组合管理系统，这些系统很难使用，需要大量的IT支持，并花费数十万美元。最重要的是，这些系统难以适应不同的用户需求，结果往往是由于用户使用率低而失败。
那么，是否有更好的方法来平衡用户对灵活PMO软件的需求，同时支持管理层对控制、一致性和实时可见性的需求?
解决方案:基于协同工作管理的PMO
今天，领先的PMO专业人士利用工作管理自动化的新方法．这种新的协作工作管理方法平衡了PMO操作中灵活性和易用性的需求，以及规划可见性所需的控制和标准化。这将如何影响你的项目、投资组合和项目运作?
PMO的一位主管这样解释:“将我们的PMO处理转移到Smartsheet帮助我们获得了显著的用户采用，因为它在满足关键业务需求方面具有灵活性，同时仍然为我们的管理层提供控制和指导方针，以确保遵守公司标准。此外，我们的内部和外部客户现在有充分的和实时项目实施状态和时间表的可见性。”
让我们来分析一下关于协同工作管理的四个关键要求，你应该考虑实现类似的结果:
- 过程的一致性:每个项目都必须有一个一致的过程，从项目的接收和批准，持续的任务管理，时间和项目信息更新，到管理审查和批准。一致性对PMO很重要，因为它确保了可伸缩性、可见性和透明度，同时为平稳运行的程序提供了必要的检查和平衡。
- 环境敏感自动化:自动化项目、计划和项目组合管理过程因组织而异，因此上下文感知自动化对于满足您的业务需求是至关重要的。协作工作管理解决方案可以通过全面而丰富的基于规则的自动化来帮助简化这些审批。
- 实时可见性:项目报告和仪表板对于理解在任务级别上哪里存在阻碍至关重要。在这些障碍出现的那一刻，了解它们存在的位置可以确保您的组织能够及时做出决策，并减轻对项目的破坏。
- 用户采用:为您的团队提供一个易于使用的平台，该平台提供了对单个项目计划进行调整的灵活性，从而获得更高的用户采用率、更好的程序执行和更快的投资价值。
底线:PMO的协同工作管理通过降低与手工流程相关的风险，同时确保公司计划的遵从性，从而交付业务价值。
结果呢?
- 更好地了解项目团队
- 增强内部和外部客户体验
- 可审计的系统为您的项目，程序和投资组合
- 更快的项目和程序执行，从而改善业务结果
欲了解更多PMO协同工作管理及相关解决方案，联系我们的团队．
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