内容管理101:发现最佳方法和技术

让我们从基础开始:内容到底是什么?这个问题的答案并不像看起来那么简单:事实上，在他的书中，内容管理圣经专家Bob Boiko花了几章来讨论这个话题。简而言之，内容是由人工编辑创建的信息，目的是供其他人发布和消费。例如，像这样的一篇文章是内容，但通过电子商务网站进行的购买列表等原始数据流不是内容。内容也不仅仅局限于文字——视频、图像和音频文件(如播客)都是常见的内容类型，社交媒体帖子也是如此。想象一下典型的公司会产生多少内容。

内容管理是在创建、发布和存档生命周期中组织内容的过程。它以不同的形式存在了几千年，从像亚历山大图书馆这样的古代图书馆开始，图书管理员在那里组织和储存纸莎草卷轴供学者使用。除了为公众使用而设计的图书馆外，公司还经常维护自己的内容，例如由报纸上的旧文章组成的“停尸房文件”，记者可以在写故事时引用这些文章。

内容管理的关键组件:幸运的是，内容管理已经民主化，包括许多低成本/开放源码系统，这些系统具有令人惊讶的强大功能。无论您使用一体化系统还是不同工具和流程的组合，内容管理都有七个典型组件:

1. 组织:为内容创建类别和分类法。例如，你可以根据主题(例如，关于数字趋势的内容)或类型(例如，视频)或两者来组织。
2. 分类:一旦创建了这些类别和分类法，就需要决定单个内容块应该放在哪里。
3. 储存:然后，内容需要根据其预期用途以特定的格式和位置存储。企业服务器可能适用于为内部团队设计的图像，但您可能需要将针对全国销售团队的演示文稿存储在特殊的、有密码保护的在线系统中。
4. 工作流程:内容创建过程需要遵守组织建立的任何治理规则。例如，一家公司可能会让营销人员写一篇博客文章，将其发送给设计师创建图像，然后让经理在发布到公司网站之前对其进行审核。
5. 版本控制:在整个工作流过程中，内容经常被编辑，因此，如果您需要恢复到以前的草稿或出于某些目的使用它，例如为不同客户类型设计的演示文稿的版本，可能会有多个版本需要维护和组织。
6. 出版:在此阶段，内容通过所需的渠道交付给用户，这些渠道通常包括网站或博客、内部网、电子邮件或第三方平台(例如YouTube、Instagram、Facebook或Twitter等社交媒体工具)。当然，像印刷新闻通讯这样的非数字渠道仍然存在。
7. 存档:将不再使用的旧内容移动到存档以进行长期存储，或者将其删除的过程。

为了在内容管理方面取得成功，您需要开发一个内容管理策略:一组指导原则和目标，用于实现内容管理。在下一节中，我们将讨论创建内容管理策略时需要遵循的基本步骤。

为了创建内容管理策略，您需要关注您的需求和资源。欧宝体育app官方888有五个关键领域值得探索:

1. 了解自己:首先确定组织进行内容管理的动机以及希望获得什么。也许你正在寻找加速发行过程的方法;也许你在质量控制方面遇到了问题，想在编辑过程中加入一些额外的审查。或者，也许你有很多现有的内容，如果它们更有条理，你可以更好地利用它们。一切都是公平的游戏!
2. 设置范围:创建内容管理解决方案可能是一项需要大量时间和金钱的主要活动，因此请确保根据最高优先级建立合理的范围。例如，如果你的主要问题是质量控制，你可能想关注工作流程;如果您更关心重用现有内容，那么一个更好的归档系统可能是优先考虑的。您还可以考虑为特定类型的内容创建端到端解决方案作为开始。例如，考虑关注博客文章，而不是组织生成的其他类型的内容。
3. 招募团队:为了使内容管理成功，您必须参与关键利益相关者从头开始。首先，它们可以帮助你想到任何潜在的陷阱或挑战，并确保你的最终解决方案能够解决这些问题。其次，他们可能会使用您开发的内容管理系统或工具，如果他们觉得自己能够提供一些输入，他们将更有可能接受您的内容管理系统或工具。
4. 展望未来:我们很容易陷入只解决今天的问题而不为未来做计划的陷阱。所以要确保你的内容管理策略能够长期有效。随着业务的增长，你制作的内容量会随着时间的推移而增加吗?你会增加新的团队成员吗?也许你还需要支持新的渠道;例如，如果你改变你的主要沟通工具，从使用网站到使用移动应用程序。
5. 采取行动:通过清楚地了解您的需求、范围、资源和未来的增长，您可以为您计划的解决方案创建一个路线图，并开始将其欧宝体育app官方888付诸实施。对于许多人来说，选择和实现内容管理系统将在此过程中发挥重要作用。

内容管理系统(通常缩写为CMS)是一种软件工具，允许用户执行关键的内容管理功能，例如创作和编辑内容。有一些工具支持从端到端完整的内容管理过程，通常侧重于通过该工具发布数字内容。

请注意，内容管理系统不同于内容管理框架，尽管它们可以允许您执行许多相同的操作。虽然内容管理系统通常是一种开箱即用的解决方案，具有大多数用户需要的关键特性，但框架更像是一种底层技术，可确保内容的不同组件相互兼容，并可编程以实现各种流程的自动化。虽然最终可以设置框架来完成内容管理系统所做的许多事情，但它需要相当数量的编码，并且最适合那些可以访问编码资源的公司，以及那些具有特殊需求的公司，这些需求不是现成的解决方案所能很好地满足的。欧宝体育app官方888

因为内容管理系统是一种更标准的选择，所以我们将重点介绍如何更好地理解这些系统。有许多不同类型的内容管理解决方案，我们根据它们管理的内容类型进行组织:

在线内容:许多内容管理系统的设计是为了帮助促进在网站上发布内容的创建过程。具体类型的在线内容管理系统包括:

• 网页内容管理:使用这些系统来创建、管理和发布网站页面，所有这些都不需要作者和编辑用HTML编码。
• 数字资产管理:允许用户组织和存储数字资产，如照片、视频或音频文件。您可以将其与web内容管理系统或其他内容管理系统结合使用。
• 组件内容管理:这些系统也称为XML内容管理，本质上允许集中存储可用于组成网页的单个资产，因此可以在多个地方显示相同的组件而无需复制。例如，您可以将公司徽标放在不同的页面上，但将其存储在一个地方。

新兴内容格式:专门的内容管理系统开始出现，以帮助公司处理以下流行的新类型内容:

• 移动内容管理:这些系统允许企业用户安全地从手机和平板电脑等设备访问内容文件，并且通常侧重于存储功能而不是发布功能。
• 视频内容管理:由于文件大小较大，视频带来了特殊的挑战，这可能会导致某些内容管理系统出现问题并导致性能下降。视频内容管理系统针对存储、组织和传送这些巨大的文件进行了优化，并且可以包含方便的功能，例如查看自动创建的故事板或与不同类型的设备一起工作的播放器软件的能力。
• 社交媒体管理:这些工具提供了一种方便的方式，使创建社交媒体内容更加高效和有组织。虽然社交媒体平台显然包含自己的创作和交付能力，但社交媒体管理系统可以添加工作流和支持多作者、调度和重用内容等功能。

来源:Hootsuite

遗产内容:虽然数字内容可能已经爆炸，但这并不意味着旧类型的文件和文档已经消失。许多公司还需要支持以下方面:

• 企业内容管理:大型公司尤其可以从企业内容管理系统中受益，这些系统可以保存从文档到演示文稿到电子邮件的所有内容。关键的优先事项可能包括维护安全和自动存档文件等问题，以确保员工的笔记本电脑出现故障时不会丢失文件。
• 记录或文件管理:即使是好的旧纸质文件对许多企业来说也是优先考虑的。正确的解决方案可能不是软件工具，而是与能够存储历史文件并按需交付的供应商建立关系，或者协助扫描历史文件并创建数字存档。

也有专门的工具，如数字资产管理系统专注于过程的一部分。管理品牌内容不仅仅是简单地存储资产。归根结底，它是在创建数字资产的过程中提高效率，并保护对数字资产的访问，同时最大限度地在整个组织中使用它们。一个数字资产管理系统的设计就是为了做到这一点。内部和外部团队之间的协作是当今成功的内容管理策略的关键。

虽然在组织内维护数字内容的单一来源很重要，但同样重要的是，您还能够轻松地将该内容与外部内容的许多地方连接起来。无论是你的网站，广告活动，合作伙伴沟通或之间的任何地方，授予权限和分享的能力CDN的链接是保持一致性的必要条件吗品牌体验通过有效地管理制作它的内容。

康普的区域营销专家Caitlin Pinkerton表示:“(数字资产管理)非常有利于合作。这是与我们的合作伙伴和团队成员在一个中心位置共享内容和资源的好方法。欧宝体育app官方888它使事情变得非常容易和有组织，并帮助我们的团队更加自给自足，这反过来又节省了时间，使我们整体效率更高。”

正如我们所看到的，有许多内容管理系统需要进行分类。下面的建议可以帮助你弄清楚你需要什么。

• 你想要管理什么样的内容?显然，如果您有很多视频，您可能希望研究视频内容管理系统，而典型的企业内容管理系统可能只适用于主要拥有文档和演示文稿的人。
• 你有多少内容?您拥有的内容越多，您可能需要的系统就越健壮。组织和存储如此多的内容也是一个令人头痛的挑战，这使得强大的存档功能成为必须。
• 有多少人参与其中?多个涉众可以使强大的工作流功能成为必须，如果他们的团队位于世界各地，事情会变得更加复杂。一个简单的，对用户友好的工具，比如Wordpress，对于一个小团队在一个地方维护的网站来说可能工作得很好，但对于一个复杂的全球网站来说，它就不是一个好的解决方案了。
• 一致性和问责制有多重要?如果您希望确保多个用户保持相同的外观和用户体验，那么您将需要找到具有综合模板和治理功能的工具。审计跟踪创建(记录哪些用户进行了哪些更改)对某些组织可能很有帮助。
• 您的IT资源可用性如何?欧宝体育app官方888如果一家公司有一个熟悉HTML的现场编码员，那么它可能不需要端到端web内容管理系统，但对于一群技术含量较低的营销人员来说，这种方法根本行不通，因为他们需要自己推出一个网站，并希望知道所见即所得(WYSIWYG)是有效的。
• 我需要哪种类型的治理系统?想到的治理正如这句话的结尾“责任止于此”。它需要成为内容管理方法的一个组成部分。也许您想要一个本地化的治理系统，在这个系统中，审批和发布内容的能力尽可能靠近单个创建者，或者您正在寻找一个集中式治理系统的纪律，这对于确保品牌遵从性和避免重复工作非常有用。许多内容管理系统的设置允许联邦治理系统多个本地管理人员可以批准和发布内容，但标准和风格指南等关键策略是集中设置的。

既然您已经了解了内容管理系统和可用的不同类型，我们将更深入地了解它们的工作原理。许多这样的系统将内容管理的基本组件组合到一个单一的软件平台中，这意味着它们允许您在整个生命周期中管理和存储内容，允许多个贡献者扮演不同的角色，通过设置模板和审查级别来维护编辑、设计和质量标准，并提供版本控制管理。所有这些都涉及到:

• 组织:通过文件夹系统和/或可搜索的标签和元数据等方法对内容进行分类，轻松找到内容。大多数系统还通过创建或发布日期或作者等常见参数对内容进行索引和检索。
• 创建:这有助于在预设的标准和风格指导下创建内容。例如，一个网页内容管理系统可能允许你直接输入一篇博客文章，但对标题和所需字体有最大字符数限制。
• 利益相关者管理:设置不同的用户角色。例如，管理员可以修改模板和样式，贡献者只能在特定区域内创建内容，编辑可以查看来自多个贡献者的内容并批准发布。
• 编辑:允许用户修改内容，可能具有版本管理和审计跟踪等功能。换句话说，您可以看到谁做了哪些更改，如果需要可以返回到以前的版本。
• 出版:使内容对用户可用。今天，这通常意味着通过数字平台，如网站、社交媒体平台或电子邮件。
• 短期存储:保持内容可用于编辑和重用，例如提供可用于不同站点页面的图像资产数据库。
• 存档:为不再使用的内容提供长期存储，以便您可以出于研究或历史目的访问它，但避免混淆短期存储，从而提高效率和易用性。
• 管理和维护:允许管理员用户对系统进行任何必要的更改，例如更新模板、提高性能或修复发布过程中的错误。

现在您已经全面了解了内容管理系统的工作原理，接下来让我们进一步了解支持这些关键组件所必需的特性和功能。

集成文件管理:这些功能可以帮助您存储和访问内容。

• 关系数据库:当您的组织中有不同类型的数据时，您可能需要一个关系数据库来方便地存储和访问它们。这些数据库使用一个相互连接的表系统，您可以使用SQL查询访问和修改这些表。
• 格式管理:将内容转换为标准文件格式的能力在许多系统中都很有用;例如，公司可能希望能够将各种各样的图像保存为在线运行良好的特定文件格式，从而避免存储和使用多种不同格式的需要。对于拥有大量纸质文档的公司，格式管理甚至可以扩展到使用扫描和转换旧文件以供电子使用的服务。
• 索引、搜索和检索:根据索引对文件进行分类、根据所需标准进行搜索以及检索所需文件的能力对于任何有效的归档和存储系统都是至关重要的。在不同的系统中，它们的工作方式可能会有很多变化。例如，有些系统可能只允许搜索附加到内容的标记或元数据，而其他系统可以进行完整的关键字搜索。

工作流的特点:这些功能是涉众管理以及编辑和发布过程的关键。

• 用户分配和权限管理:大多数内容管理系统允许您建立一系列具有执行不同任务权限的用户角色，这是支持治理结构的关键。系统通常还允许您将任务分配给用户(例如将已完成的内容发送给审批)，并通过让特定用户在处理内容时“签出”内容来避免编辑冲突。
• 审计跟踪日志:对于许多人从事内容工作的大型组织来说，这些功能特别有价值，它们通常允许您跟踪内容更改的次数、更改的时间、更改的内容以及在其他数据点中更改内容的人员。通过阅读了解更多关于这个主题的信息审计跟踪:谁，什么，什么时候的业务交易．
  
  
  
  
  
• 历史文件版本管理:作为工作流程的一部分，许多系统还保存特定文件的多个版本，以便您可以在需要时恢复。该特性也是审计跟踪的必要组成部分，因为它使您能够查看特定贡献者创建的版本。

管理功能:许多不同的内容管理系统都内置了这些常见功能。

• 帮助功能:与大多数软件工具一样，内容管理系统通常有帮助工具，以及在线论坛或向导等资源，可以指导您完成常见任务。欧宝体育app官方888
• 日历:日历经常被使用，它提供了提前安排发布内容的能力。确保查看其他计划内容发布的时间，以避免在同一天向客户发送多个简报，或者在同一小时内发布多个tweet，然后当天没有其他内容。
• 生命周期规划与管理:这些功能可以帮助在内容的整个生命周期中自动化规则;例如，在发布一天后，将推广的新闻文章移到较低的位置，或者自动删除并存档鼓励人们注册已经过去的事件的页面。

的适用特点:

• 数字版权管理:对于使用大量第三方内容或鼓励他人购买或分享其内容的网站，数字版权管理功能有助于保护版权，并确保内容仅按照设定的政策使用。
• SEO支持:Web内容管理系统通常通过元标题和描述字段等功能来帮助网页改善其在搜索引擎结果中的位置。
• Web体验定制:一些更先进的系统可以根据网站访问者的行为和偏好提供定制的体验;例如，通过显示以前在购物网站上浏览过的商品并推荐类似的商品。

现在我们都清楚了内容管理系统是什么以及它们能做什么，那么它们的优缺点是什么呢?内容管理系统有很多好处，但如果你没有正确地实现它们或选择了错误的系统，肯定也会有负面影响。

优点:

• 高效的团队管理:通过其治理流程和基于角色的涉众支持，内容管理系统可以促进团队协作。它们可以让多人更轻松地处理特定内容，而无需担心版本控制或每个人是否都是最新的，并且可以防止个别用户“流氓”并更改他们不应该更改的内容。
• 统一的设计:大多数内容管理系统内置的样式指南和模板确保您保持一致的外观和感觉。他们是伟大的，使网站保持一个清晰的品牌标识，即使几十人在世界各地贡献内容。
• 系统版本控制:我们都浪费时间怀疑某个文档是否是最新版本——当人们通过电子邮件发送文件并将其存储在本地时，这是一个特别的问题。内容管理系统通过提供始终是最新的单一版本来消除这个问题，在某些情况下还支持审计跟踪，以便您可以看到谁做了哪些更改。
• 降低资讯科技/编码成本及需求:数字内容管理系统旨在允许业务用户创建、编辑和发布内容，而无需了解一行代码。虽然您肯定需要IT支持来设置该系统并进行重大更改，但CMS可以使没有大量IT或编码人员的组织的工作更轻松。

不太好:

• 设计灵活性降低:统一设计标准的另一面是，你不能越界着色。如果您的内容非常多样且独特，那么内容管理系统可能太过局限，您可能希望考虑实现更灵活的内容管理框架。
• 软件膨胀:内容管理的包罗万象的性质可能很快变得复杂，并导致庞大的系统，对用户来说可能过于复杂或影响性能。在某些情况下，组织可能会尝试拼凑多个工具来获得他们需要的确切功能，但最终会出现混乱。
• 困难的训练过程:虽然业务用户可能不需要学习如何编码，但他们肯定必须学习如何使用内容管理系统，而这个过程并不总是那么容易。使用一个流行的系统可以加快这个过程，但是你做的定制越多，你需要的培训就越多。
• 资讯科技效率低于计划:如果你的内容管理系统有bug或者限制太多，你可能会发现你仍然需要大量的编码人员来修复或创建新的模板。也许最坏的情况是，您可能不得不不断地打电话给代理机构或第三方供应商，要求在您的预算之外进行意外的损害控制。

过于关注技术:技术可能会占据主导地位，有些人可能会发现，他们最终得到的网站看起来很漂亮，完全符合品牌标准，但内容却很无聊，因为作者不再觉得自己有真正的创造力。或者，营销团队可能会停止头脑风暴新方法，转而专注于通过内容管理系统支持的既定渠道推动更多内容。选择一个适合你的解决方案是很重要的，而不是让你觉得它实际上是负责任的。

为了帮助您开始评估内容管理系统并确定合适的系统，这里快速概述了一些流行的选项，并按理想使用场景组织。

适用于小型网站:这些免费和低成本的系统应该有所有的铃铛和哨子，小型组织和网站将需要。

• WordPress:作为博主们的首选，WordPress通过相对容易和快速地建立一个漂亮的网站而赢得了大量的追随者。它基于PHP和MySQL，用户可以将其安装在本地服务器上，也可以与第三方云服务一起使用。广泛的预编程模块和帮助资源以及成本(它是开源和免费的)进一步促进了它的流行。欧宝体育app官方888
• Joomla:Joomla也是免费和开源的，它建立在MC框架上，也是用PHP编写的。它不像WordPress那么流行，部分原因是它更难使用，这也意味着现成的组件和附加组件更少。然而，这个工具也比WordPress更灵活，对于那些有更复杂需求的公司来说是一个很好的选择，比如支持多语言和多地区。
• 背景:Drupal是开放内容管理系统领域的第三大参与者。它可能允许最高级别的定制和控制，但代价是更困难的设置。对于有更复杂需求的公司来说，它是一个很好的选择，这些公司想要一个更灵活、更高性能的系统，并且不怕自定义代码。

有利于文件管理:对于更注重内部协作而不是在线发布内容的组织来说，这些选项可能值得考虑。

• SharePoint:正如你所期望的那样，它来自微软，SharePoint完全是商业的，它使在办公环境中存储、共享和管理文件变得容易。这里有一篇文章它提供了如何使用Sharepoint进行文档管理的更多细节。
• 内容:作为一个基于云的企业工作管理平台，Smartsheet使团队能够将几乎任何类型的文件附加到用户友好的电子表格界面-这是一种快速简便的共享和存储内容的方法。您还可以通过Smartsheet轻松通知用户分配的任务。点击这里了解更多关于Smartsheet文档管理的知识。

适用于大型站点和企业:大型跨国公司和大型网站的需求是开源CMS无法满足的。这里有一些选择。

• OpenText ECM:多年来，这家公司已经吞并了许多竞争性的内容和文档管理系统，包括Documentum和Interwoven。无论您是有大量的内容，想要管理移动设备上的内容，还是需要遵守复杂的法规要求，OpenText都可以做到这一切。它可以在云和内部部署的基础上使用。
• 甲骨文WebCenter:科技巨头甲骨文的这套解决方案也可以做到这一切。它可以在一个中心位置管理内容，并跨多个应用程序共享内容，这使得它成为具有强大集中式治理策略的企业的一个很好的选择。甲骨文还专注于提供定制化的网络体验。事实上，该公司喜欢称这些工具为“用户参与应用程序”，而不是网络内容管理系统。

有利于社交:虽然一些网络内容管理工具可能会声称它们提供社交功能，但现实情况是，大多数社交媒体管理人员都希望使用专门为社交而设计的平台。

• Hootsuite:除了猫头鹰的形象，Hootsuite还以其仪表盘视图而闻名，它可以让你同时看到许多不同的信息，通过多个列排列在你的显示器上。web应用程序允许您分配不同的用户角色，安排内容，并创建登陆页面，以便您可以在工具内构建完整的社交活动。Hootsuite在报告功能和与LinkedIn等第三方的互动方面尤其强大。
• 萌芽的社会:这个平台提供了许多与Hootsuite相同的功能，但也有一些不同之处:它将你所有的不同账户合并到一个feed中，而不是单独的列，它还收集了所有与你互动的人的可用信息，并将其存储在一个方便的记录中，以便再次联系。Sprout和Hootsuite都是基于云的。

既然您已经了解了一些常用的内容管理系统工具，那么您该如何选择呢?在制定选择标准和评估不同选择时，有几个关键因素需要牢记在心:

• 我的组织有多大，分布有多分散?考虑需要支持多少用户以及他们的位置。您是否需要全球化和多语言功能?事情越大、越复杂，您需要的解决方案就越健壮。
• 我可以提供什么级别的IT支持?如果您手头没有很多或任何IT人员，您可能希望使用一个流行的开源系统，那里有大量的在线帮助资源和低成本的承包商或代理来支持它。欧宝体育app官方888
• 我的预算是多少?这是一个显而易见的因素，但幸运的是，在预算范围内有很多选择。开源解决方案对于没有太多花费的人来说可能是一个不错的选择，但是对于有企业需求和预算的人来说可能不够健壮和可靠。
• 我有多少内容?对于拥有大量内容的人来说，具有广泛存储和归档功能的解决方案将是关键。与此同时，对于那些没有大量内容，也不需要访问旧内容的公司来说，这些解决方案可能过于繁琐和昂贵。
• 我需要基于云的解决方案吗?在基于云的解决方案和内部部署解决方案之间进行选择可能是另一个重大决定。成本和资源可能是这欧宝体育app官方888里的主要驱动因素:如果您已经拥有可以托管系统的服务器以及设置和维护系统的IT资源，那么内部部署似乎是比每年支付云订阅服务更好的选择。但是，您也可以使用云解决方案更快地启动和运行，并更轻松地管理增长。
• 我所在的行业有特殊要求吗?医疗保健或金融行业的公司可能需要做更多的工作来保持信息的私密性和安全性，并且还可能需要为政府机构和其他利益相关者生成特定类型的报告。在评估内容管理系统时，牢记这些需求是非常重要的。
• 我喜欢系统的用户界面吗?就像美一样，易用性也存在于观察者的眼中。对一个用户来说直观的系统可能对另一个用户来说过于复杂，或者过于限制和简单。确保在做出任何最终决定之前，有一些实际使用该系统的人对其进行评估。

现在，您应该拥有了创建内容管理策略所需的所有信息，并开始选择和实现内容管理系统。但是你怎样才能确保你的倡议会成功呢?这些技巧和最佳实践应该会有所帮助。

一切都是关于人的。虽然只关注所有技术细节很容易，但没有合适的人的支持，任何内容管理系统都无法正常工作。有许多利益相关者可能不太热衷于采用新系统:不懂技术并且害怕学习新系统的人;害怕失去控制的“看门人”;以及不愿遵守任何标准或风格指南的创造性思考者。

尽早让这些人加入对你的成功至关重要，确保他们在新系统中适应自己的角色也是如此。例如，有人经常以“很高兴知道”的方式抄送新内容，当他们发现自己将成为必要的审批者时，他们可能不会太兴奋，因为他们需要尽快审查内容，以避免耽误流程。一旦您的系统建立起来，培训是顺利采用的必要条件。即使是那些从未直接使用过系统的人也可能从培训中受益，这样他们就可以理解他们的团队将遵循的新流程。

一步一步来。当您创建内容管理策略时，您必须考虑大局，并考虑您预见到公司当前和未来的每一个需求。但是，同样的方法在实施时可能不太奏效——尤其是如果你像大多数公司一样，资源有限，时间紧迫的话。欧宝体育app官方888渐进改进的分阶段方法可能比“大爆炸”更有效，因为它将允许您的公司随着时间的推移延长投资，并给团队一个逐渐适应一些主要变化的机会。

测试，测试，再测试:当进度落后时，在测试上省吃俭用的诱惑会很强。然而，带着一个有缺陷和不可靠的系统按时启动并不是一个好结果。确保从一开始就为测试预算足够的时间和资源，并确保在必要时可以灵活地投入更欧宝体育app官方888多时间。

要避免的陷阱:了解最佳实践是很好的，有时发现人们经常犯的常见错误甚至更好。以下是一些需要记住的重要信息:

• “沸腾海洋。”如上所述，分阶段的过程可能会比一次接受太多的过程产生更好的结果。设定一个清晰而现实的范围，不要成为范围蔓延的受害者。
• 走太多的捷径。实现内容管理系统可能是一项重大投资，并且可能存在很大的节约压力。然而，最好听取解决方案供应商和任何其他帮助您实现计划的专业人士的意见，并缩小范围，而不是在推荐的项目上吝啬，或者将任务推给可能不合格或可能超负荷的内部团队。一个经常被忽略的项目是将遗留内容移到新系统中所花费的时间。当处理大量内容时，可以使用自动化工具来帮助最小化任务，但除此之外，它可能是一个非常耗时的手动过程。确保你已经考虑到计划中的每一件事，并相应地进行预算。
• 以为你可以“设定了就忘了”。那么，你的系统已经启动并运行起来了，现在在一个长假之后，你觉得有资格进入另一个项目了吗?再想想!即使有最好的计划，在最初的几个月里，您也不可避免地要了解系统在现实世界中的工作方式，然后您需要进行调整和修复。让它像一个经过良好调整的引擎一样运行需要时间，即使这样，随着业务的变化和内容需求的发展，仍然会有工作要做。确保为持续的评估和系统升级预算时间和资源。欧宝体育app官方888

通过设计一个灵活的平台来满足你的团队的需求，并随着需求的变化而适应，从而使你的员工能够超越自己。

Smartsheet平台可以轻松地从任何地方计划、捕获、管理和报告工作，帮助您的团队更有效地完成更多工作。报告关键指标，并通过汇总报告、仪表板和自动工作流实时了解工作情况，以保持团队的联系和信息。

当团队对要完成的工作有了清晰的认识时，就不知道他们在同样的时间内能完成多少工作。今天就免费试用Smartsheet吧。