什么是异步通信?
异步通信是不需要立即响应的数据的间歇传输。
人们可以使用异步通信进行通信，而不必亲自到场。例如，以下场景可以作为异步通信的实例:您发送电子邮件;该电子邮件的收件人查看该消息，然后在稍后的时间进行回复。
异步通信在远程工作中扮演着巨大的角色——事实上，专家称其为成功远程工作的未来。由于其灵活的性质，这种类型的沟通有助于人们保持生产力，同时也保持适当的工作与生活平衡。ob欧宝娱乐app手机下载如果你的工作不需要你永远在线，你就能更好地控制自己的时间。
这种类型的交流对远程工作者和员工特别有帮助分布式团队，因为她们可以根据家庭责任安排自己的工作职责，而不是死板的办公时间。异步通信使人们能够在他们有足够的时间思考手头的信息或问题之后，在他们准备好并且有能力的时候做出回应。
异步通信示例
互联网彻底改变了异步通信，并使其有效。以下是一些异步交流的例子:
- 电子邮件
- 通讯应用程序
- 状态更新(在项目、团队或组织级别)
- 每周公告(新员工介绍、全公司公告等)
- 站着说话胜过聊天应用(Slack等)，尤其是对于分布式软件开发团队
- 内部网(Yammer等)
异步通信的好处
异步通信有很多好处。它提高了生产力、沟通和文ob欧宝娱乐app手机下载档的质量，以及整个团队成员的士气，还允许更灵活的调度。
异步通信的优点
以下是异步通信的诸多优势:
- 增加灵活性:使用异步通信方法的人不需要立即回复他们收到的任何消息、电子邮件或聊天。
- 更周到的沟通:有了更多的时间来思考如何回应和考虑所有可能的情况，你就能更彻底、诚实和有洞察力地沟通。
- 更好的文件和透明度:通过自动存档你的通信，异步通信方法允许你保存评论、消息、电子邮件等。这样，您就可以在未来的任何时间点访问文档，从而进一步消除通信冗余并提高工作效率。ob欧宝娱乐app手机下载
- 快乐的员工:当人们对自己的工作时间有更多的控制和选择工作时间的能力时，他们通常会更快乐。这种自主权使员工能够根据自己的生活方式安排自己的时间。当经理和同事不要求或期望立即回复时，员工可以专注于自己的工作，并在方便的时候回复。此外，更快乐的员工压力更小，因此往往享有更好的身心健康。
- 提高生产率:ob欧宝娱乐app手机下载因为团队成员不需要把注意力集中在回复电子邮件或聊天上，他们有更多的时间做更复杂、更有价值的工作。你的团队成员也能够在更短的时间内完成更多的工作，这使得他们能够在更重要的工作上花费更多的时间。因为他们专注于重要的工作，而不是埋头于邮件中，所以工作效率提高了。ob欧宝娱乐app手机下载
- 更好的规划:压力更小，干扰更少，人们就能更周到地计划自己的工作日，把更多的时间分配给重要的工作。
- 时区问题更少:异步通信为不同地域的员工提供了公平的竞争环境。现在，人们可以随时发送、查看和回复消息，这使得公司更容易留住员工并扩大招聘范围。
- 增加自主权和代理权:当一个人能够根据自己的需要来安排自己的日程时，他们会感到更有权力和掌控力。而且，当他们对自己的生活有更多的控制权时，他们会更忠诚，在公司呆的时间更长，工作质量也更高。
异步通信的挑战
尽管实现异步通信方法有许多优点，但也存在一些挑战。这包括更长的解决时间，更多的误解，更少的头脑风暴会议。
异步通信的缺点
以下是异步通信的缺点:
- 误解的风险增加:如果人们在不同的时间进行交流而不进行面对面的交谈，他们就会减少提问和完全理解请求的机会。
- 情感情境缺失:当你不面对面交流时，你就失去了个人联系和肢体语言的元素，这些元素提供了更大的情感背景。
- 更长的分辨率时间:可能需要一些额外的来回沟通来解决问题。为了应对这个挑战，您可以安排一个同步的电话或会议来消除任何混淆或误解。
- 减少头脑风暴会议:如果你的每个团队成员在不同的时间做出回应，因为他们每个人都有不同的时间表，你将很难举行定期的头脑风暴会议。没有这些会议，你就失去了在新想法、解决方案等方面进行合作的机会。
- 抵制采用新的沟通方式:员工和公司几乎总是抵制变革;有时，人们发现很难完全掌握和实现一个新概念——尤其是像异步通信这样的概念，这对一些组织来说可能是非常陌生的。面对客户的员工尤其难以使用异步通信，因为他们总是需要与客户保持联系。
- 文件减少:使异步通信成功的关键是确保您的团队参与一致的文档。然而，人们并不总是记录他们所做或讨论的一切。如果您的团队成员没有充分利用集中式文档工具的强大功能，他们会发现异步通信更具挑战性。
如何构建非同步文化
要在你的团队成员之间建立一种更加异步的文化，请遵循以下关键步骤:
- 评估公司的需求:在尝试实现各种新工具和技术之前，请花时间分析您试图满足的业务需求。Amira Hankin是高级产品设计师ob欧宝娱乐app手机下载雄蕊这是一家在数据可视化和制图方面拥有专业知识的战略设计公司。她说:“评估公司的需求，以便更好地选择支持你更大目标的工具。”当您研究这些需求时，您应该“有意识地选择工具及其原因”。
- 过度的:在联系团队成员时，在每条消息中包含尽可能多的细节，例如屏幕截图、数据点和幻灯片。绝对清楚你的要求和任何相关的截止日期。
- 给别人回应的时间:异步交流的美妙之处在于，人们可以在对自己的回应进行充分思考后，以自己的节奏做出回应。考虑到这种灵活性，请确保留出几个小时(甚至几天)的时间让人们做出回应。在等待的过程中，要有效利用你的时间，在ob欧宝娱乐app手机下载等待回复的过程中做你能做的一切。
- 确保获得所有必要的文件:等待查看或编辑权限会增加额外的、不必要的响应时间，这是一种已经很慢的通信形式。出于这个原因，请确保每个人都提前获得所有文档的适当权限。
- 提前分享相关信息:在召开会议或电话会议之前，确保每个人都掌握了所有必要的信息，这样他们就能积极地参与到谈话中来。
- 记录所有讨论主题:确保你在会议中记录了所有的讨论主题和行动项目，这样每个人都可以很容易地找到这些信息并刷新他们的记忆。更好的做法是，把会议记录下来(如果可能的话)，这样人们就可以在空闲的时候回顾。
- 关闭通知:在高度集中的工作时间和下班后，确保你关闭了电子邮件、聊天软件和其他形式的通讯通知。在一天中指定特定的时间来回复所有通知，这样你就可以最大限度地提高效率。ob欧宝娱乐app手机下载
- 不断推广这种新型沟通方式:正如前面提到的，实现一种全新的交流形式是具有挑战性的。以身作则，促进团队成员之间的异步沟通，以确保每个人都与这个新流程保持一致。
领导者如何在团队中培养异步沟通
领导者是组织变革背后的驱动力，尤其是当这些变革涉及到团队成员之间的沟通方式时。要创建一个功能齐全的异步组织，请考虑以下几点:
- 取消规定的工作时间，特别是在办公室的工作时间。
- 强调组织内部的信任和责任。
- 设定整个团队对电子邮件、聊天应用程序等的响应时间的期望。
- 实现一个DRI(直接责任人)管理模式．
- 强调透明度和使用通信工具支持它。
- 如果出现紧急需求，有特定的沟通方式。
- 给团队成员一些灵活性，让他们知道不随时待命是可以的。一定要为他们树立这种行为的榜样。
- 促进强有力的、有效的沟通，这是异步沟通的支柱。
- 评估员工的依据是他们的产出，而不是他们在办公桌上花费的时间。
异步通信最佳实践
要完全采用和利用异步通信，请遵循以下最佳实践:
- 意识到大多数事情并不紧急:实现异步通信的一个最重要的方面是认识到几乎所有事情都可以等待应答。不管对方是在5分钟内还是5小时内回复你，他们都不会影响你的工作效率。ob欧宝娱乐app手机下载如果事情真的很紧急，拒绝会议，建议异步沟通方法，并只直接向那些需要紧急情况的员工传达信息。
- 有清晰的流程:帮助人们区分何时应该发送异步邮件或聊天，何时应该安排会议。这样做可以减少人们在回应信息和使用正确的沟通方式时感受到的压力。同样，对于何时以及如何记录相关信息，使用清晰的流程，这样您就不会错过任何细节。
- 有效分配时间:当您等待团队成员的响应时，请从事另一个项目，这样您就不会浪费空闲时间。这样，您还可以绕过任何可能阻碍您的项目，并在等待期间对其他项目进行迭代改进。
- 充分理解非线性工作日:人们每天在不同的时间工作，尤其是当他们生活在不同的时区时，这种情况比以往任何时候都要严重。在实现异步通信时要考虑到这个因素，并考虑调整您的日程安排，以更好地适应您自己的工作时间。ob欧宝娱乐app手机下载尝试不同的工作时间表，并注意异步组织将完全支持这些不同的时间表。
- 利用有用的工具:有效异步通信的另一个关键组件是拥有一个工具，该工具允许您在一个地方记录和存储所有信息，每个人都可以访问他们需要的内容并实时获取更新。找到一个工具，创造这个单一的真相来源，这样每个人都可以留在循环中。
- 获得所有团队成员的全力支持当您将新工具集成到流程中时，“如果没有团队中每个人的支持，就很难实现[这些工具]，”Hankin说。为了缓解这个问题，你要确保自己一直在谈论工具或沟通方式的变化，“无论是单独的谈话，还是与老板的老板讨论如何以及为什么要使用这些工具，”汉金指出。
- 追求进步，而不是完美;习惯异步通信需要一些时间。给人们一些时间，庆祝这种新的沟通方式带来的小胜利，比如一天中更有效率的时间和更灵活的工作时间表。ob欧宝娱乐app手机下载
在你的团队和工作场所异步沟通的最佳实践
为了最大化跨团队(甚至整个组织)异步通信的好处，请将一些最佳实践应用到您的方法中。这里有一些有用的建议要记住:
- 把所有重要的信息都准备好，并提前提供。
- 确保你的写作清晰、准确、周到。
- 为了最大限度地提高工作效ob欧宝娱乐app手机下载率，把你的一天划分出来，这样团队成员就知道你什么时候有空，什么时候不在。
- 把你的电子邮件和通信时间分成每天几次，然后设置自动回复器在此期间，您计划不使用电子邮件。
- 与团队成员分享你的沟通时间和偏好，这样他们就知道你什么时候最能做出回应。
- 发送带有上下文的所有通知、聊天和电子邮件，以便为团队成员提供足够的信息来处理消息。
- 避免不必要的@提及和直接聊天。
- 努力减少对同步通信工具的依赖。试着把这些工具从你的手机中移除，这样你就不会有随时回复信息的压力了。
要了解异步工具如何帮助您的团队提高工作效率，请访问我们的ob欧宝娱乐app手机下载异步通信和协作工具的终极指南．
异步会议的最佳实践
当你采用这些异步形式的交流并开始付诸实践时，你也会开始举行异步会议。要使用这种新型沟通方式来创建最有效的会议，请采用以下最佳实践:
- 事先共享议程，这样与会者就知道讨论的主题，并可以添加注释。
- 使用中央门户并与团队成员共享，这样每个人都可以轻松地上传笔记、日程安排、进度更新和参考文档并进行协作。
- 实现一个使您能够构建工作流的项目管理系统，这样团队成员就可以跟踪他们的工作流程跨多个项目的日常任务．
- 利用异步视频工具，你可以和尽可能多的人分享信息。这样做将使每个人都可以在方便的时候查看视频或重新访问幻灯片。
- 对于会议是否可以以书面形式进行，要诚实。如果你认为会议是必要的，确保有一个具体的会议议程和行动项目。
- 举行一次死后的会议以确定同步会议是否成功，或者是否可以异步处理该会议。
- 鼓励每个人在非同步会议中发言。
- 为会议中应该出现的反馈和输入类型设置指导方针，并在会议进行时保持会议的检查和跟踪。
异步通信模板
异步会议议程模板
什么是同步通信?
同步通信它是异步通信的对立面，指的是你通常在面对面的基础上进行的实时和全天候的通信。
当练习同步交流时，人们会立即做出反应，并在飞行中学习新信息。同步通信的示例包括现场会议、实时聊天、电话呼叫等等。
异步和同步团队沟通的区别
同步通信是实时发生的，需要立即响应，而异步通信不是即时发生的，允许不同的响应时间。
许多组织都采用了异步通信，因为它增加了灵活性，使人们能够更好地控制自己的日程安排，从而允许他们决定何时回复电子邮件、聊天或其他通知。该方法还为每个团队成员提供了更多的自主权，这减少了与总是必须在线相关的压力，并最大限度地减少了协调地理位置不同的员工时间表的需要。
另一方面，同步沟通强调最后期限和快速的响应时间，这可能会增加压力，并可能导致倦怠。这种方法还会不断地受到电子邮件、聊天或其他形式的交流的干扰。从定义上讲，同步交流分散了一个人的注意力，这使得人们越来越难以从事深入、专注的工作。
此外，在同步通信中对即时响应的期望降低了这些响应的质量，最终需要更多的讨论和更少的时间来提出最佳解决方案。同步通信倾向于优先考虑连接性，而不是生产力，这就创建了一个并不总是为您的组织产生最佳解决方案的环境。ob欧宝娱乐app手机下载
在异步和同步通信之间取得平衡
尽管异步通信变得越来越流行，但在某些情况下，同步通信更有意义。
同步通信更适合以下情况:
- 肤浅的、不太严肃的工作(例如，回复电子邮件或聊天，安排后勤，或安排状态会议)
- 团队建设、休闲聚会或跨团队和组织的社交活动
- 紧急且需要立即响应的情况(例如，当服务器宕机时)
- 合作或头脑风暴会议
- 团队静修、庆祝活动或共同工作的场合
- 故障排除
- 与外部各方或供应商的首次会议
- 任何情感敏感、需要面对面讨论的话题
异步通信更适合以下情况:
- 需要更多时间和精力的复杂、紧张的工作(例如，研究问题的解决方案，撰写发布计划或活动简报，或制作演示文稿)
- 公司讨论和更新
- 一般反馈
- 团队新成员介绍
- 详细的技术对话
- 项目讨论
异步vs.同步测验或检查表
为了帮助您确定在特定情况下是应该使用异步通信还是同步通信，请参考以下有用的检查清单。
你需要把它记录下来供以后参考吗?(Y / N)
是否需要立即作出反应?(Y / N)
你认为这件事紧急吗?(Y / N)
它是否需要别人深思熟虑的反馈?(Y / N)
它是否需要大量的时间和投入?(Y / N)
这种情况需要面对面的会谈吗?(Y / N)
它是否包含情感敏感的材料或话题?(Y / N)
异步通信如何改变未来的工作
近几个月来，许多公司及其员工都被迫采用了一种新的工作方式，无论他们是否准备好迎接这种变化。现在的问题是:工作还会回到原来的样子吗?
阿米拉·汉金(Amira Hankin)的公司通过整合异步通信工具和实践，选择了完全接受这种新的工作方式，他说:“(我希望)这意味着我们可以在合理的范围内，随时随地工作。”她补充道:“我们已经看到朝九晚五的办公室工作日发生了如此巨大的变化;现在，工作和生活之间的平衡更加平衡了。”这种转变的成功很大程度上要归功于异步通信的好处。
汉金总结道:“最终，没有什么能取代面对面的交流，但现在有很多很棒的工具可以促进更好的远程协作和交流。”
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