如何知道是时候投资项目管理软件了?
当您的管理过程产生的工作多于它们所简化的工作时，您应该考虑投资于项目管理软件。如果你的工作分散在太多的应用程序上，你花了太多的时间在会议上，项目管理软件可以帮助你。
一些情况表明需要更好的工具，包括以下情况:
- 您的团队花费大量时间通过会议或电子邮件向其他人更新他们的状态。
- 您发现自己无法使数据保持最新状态，也无法跨多个平台访问数据。
- 您的团队不断错过最后期限，并且无法预测常见的障碍。
- 您花费了太多时间组织数据和手动生成报告。
许多小公司开始使用他们已经知道的工具进行有组织的项目管理。像Microsoft Excel这样的电子表格工具在某些情况下是很好的，但随着组织的发展，它的流程和需求也会随之增长。Excel不能提供许多大公司需要的工具，比如内置报表、实时更新和可伸缩性。
萨尔瓦多·奥尔多里卡，首席执行官西班牙集团他解释了专用项目管理软件相对于静态系统(如Excel)的优势:“考虑所有有专用解决方案的Excel流程。在它们中，您的所有数据都可以在一个位置获得，并且将所有项目信息放在一个位置非常方便。您的所有任务都可以计划并标记为完成，您过去和即将到来的日历事件可以作为参考，您的客户数据、项目资源和费用也是如此。欧宝体育app官方888您可以自动向客户发送发票。您可以快速访问您的数据，并且将所有数据放在一个地方意味着您只需点击几下即可轻松与团队共享数据。不需要在电子表格文件之间切换来查找数据。”
项目管理软件是专门为这些用例构建的，当涉及到协作、状态报告和跟踪，以及将小型操作扩展到更大、更复杂的设置时，它会更加强大。许多公司还报告说，项目管理软件在向远程工作过渡的过程中是必不可少的，有了它，就有了更多的异步通信。
在项目管理软件中寻找什么
寻找项目管理软件，在您当前的方法中弥合差距并解决问题。正确的工具应该与您现有的软件和流程集成，使您的工作更容易，并满足您的预算。
公司总裁Cornelius Fichtner说:“我自己经营一些企业，我作为顾问与客户合作，我培训和指导PM专业人员。百国际和PM播客。“这意味着我有机会广泛使用项目管理软件。我通常关注的主要特性依次是项目计划和调度、沟通特性和文档。如果这些功能做得不好，你组织项目和向团队成员分配任务的能力就会非常有限。”
此外，在寻找PM软件时，考虑以下几点:
- 团队的需求:在您当前的软件工具中，确定您的团队使用最多的特性。不要只根据可用的功能来选择程序;选择一个具有您将实际使用的功能的。“我们需要弄清楚我们现有的项目管理工具在哪里偏离了轨道，使事情变得更加复杂，”David Reid分享道VEM工具。“我们需要一些东西来简化管理、分配和评估资源，从而提高我们的效率，所以我们决定创建一个团队所需的所有功能列表。”欧宝体育app官方888
- 深思熟虑的设计:现代项目管理软件具有周到的用户体验而且使用起来很直观。大多数工具都提供了教程，但您应该能够通过探索该工具轻松访问最基本的功能。
- ob欧宝娱乐app手机下载产品支持:阅读评论并与销售代表聊天，了解该服务提供什么样的支持。他们可能提供的不仅仅是技术支持，比如帮助你设置系统，让你的员工入职，培训他们使用产品。ob欧宝娱乐app手机下载
- 你的预算:大多数项目管理软件工具提供订阅模式，每个用户每月支付费用。大多数提供分层定价，许多提供特定高级层的免费试用，或允许持续访问免费的基本层。您可能会发现，您只需要一次性购买适合您组织的内部部署解决方案。
考虑一下月费和年费与员工使用月费节省的时间成本。大多数订阅服务的费用都低于每人每月50美元，所以如果每个员工都能在使用该产品时节省一到两个小时，那就物有所值了。ob欧宝娱乐app手机下载额外的功能通常花费更多，但是如果您的公司不需要这些功能，那么额外的费用可能是不合理的。
“比较一下每种工具的成本，”公司创始人萨姆·科恩(Sam Cohen)建议金树咨询。“看看软件提供的所有功能，然后看看它的价格。毕竟，最好避免为公司根本不需要的功能付费。” - 可能节省的时间:自动化是项目管理软件提供的最强大的工具之一。使用自动化，您可以使您的工作流更有效，提醒您的团队截止日期，并减少花费在重复任务上的时间。
- 合作:好的项目管理工具通过访问共享文件、仪表板和日历来促进协作。许多提供分层访问，以便团队成员可以根据需要创建或编辑项目。
- 灵活的规划方案:每个项目都是不同的，所以选择一个工具来帮助你为你的团队创建最好的计划。许多项目管理解决方案提供电子表格，甘特图，以及卡片或看板视图来有效地组织和计划您的项目。
如何选择项目管理软件
选择项目管理软件的最佳方法是充分探索您的选择。在竞争对手之间比较你需要的工具和功能，并利用免费试用。考虑每个程序如何随着公司的发展而扩展。
以下是您可以采取的一些步骤，以确定最适合您的团队或组织的PM软件:
- 制作功能列表:检查您当前使用的程序并列出您最依赖的功能。与您的团队协商，确定当前工具的产品中是否存在任何主要的差距，并寻找能够弥合这些差距的工具。考虑到您可能能够将这些工具与您的新项目管理软件集成或替换。
- 研究:调查您的选择并检查类似的功能。使用比较图表来记录提供你想要的功能的产品。ob欧宝娱乐app手机下载与使用不同工具的同行交谈，阅读积极和消极的用户评论。许多公司还将自己的产品与竞争对手进行对比。ob欧宝娱乐app手机下载
Reid指出:“我们从其他项目经理那里寻求建议，同时使用搜索引擎、行业期刊和专业评论。“在那之后，我们把名单缩小到大约五家供应商来测试和选择。我们研究了切换到每个选项的技术和费用。然后，我们对所有入围的软件供应商进行了测试，看看它们是如何工作的。” - 利用可用的试验:使用免费试用或更低、更便宜的版本，看看产品是否适合你的团队。ob欧宝娱乐app手机下载许多产品表ob欧宝娱乐app手机下载面上看起来很棒，但可能难以使用或缺乏组织所需的功能。科恩建议:“免费试用可以让你测试每个工具，看看它根据你公司的工作流程表现如何。
- 与销售代表交谈:了解公司如何与客户互动并提供支持。选择一家拥有知识渊博的员工的公司，在实施和培训的每个阶段提供持续的支持，并在产品的整个生命周期提供技术支持。ob欧宝娱乐app手机下载
- 验证安全协议:确保你选择的任何产品都严格遵守安全准则，以ob欧宝娱乐app手机下载保护你和你客户的数据。
- 尽早开始你的搜索:如果可能的话，在你有一个直接的、关键的需求之前，开始研究项目管理软件，这样你就不会急于做出决定。一些产品可ob欧宝娱乐app手机下载以在一两天内轻松推出，而一些更强大的解决方案可能需要数周的时间来实现和完全定制。
- 让团队参与进来:考虑团队的意见。他们可能在过去使用过各种产品，或者希望为自己的角色提供某些功能。ob欧宝娱乐app手机下载您的团队可能已经想到了在日常工作中帮助他们的工具。
选择项目管理软件时要问的问题
在选择项目管理软件时，有很多问题是很自然的。从成本到功能，我们列出了一些在考虑转换时最好问的问题。
在研究项目管理软件时，问自己以下问题:
- 哪些特性对我的团队有帮助?与您的团队一起确定他们需要和希望拥有的功能列表。他们过去的产品可能非常适合你现在的团队。ob欧宝娱乐app手机下载
“我评估不同软件平台的秘密武器之一是我的自由职业者的经验。我一开始是一名自由职业者，这让我有机会学习到很多不同的软件平台和行业中的管理实践。作为一名首席执行官，我现在缺乏这种视角，但这是我在入职或离职自由职业者时经常问的问题之一，以便了解情况Pixoul。 - 我们希望改进哪些流程?咨询您的团队，并列出受当前软件限制的过程。科恩说:“我的团队面临的主要挑战是日程安排和时间管理。“使用项目管理工具，我们已经能够克服这个问题。我们能够为每个人安排任务，并防止可能导致更大问题的瓶颈。”
- 我们能负担得起什么?确定项目管理软件的预算。考虑当前过程的人工成本，并将其与项目管理软件将带来的时间节省进行比较。许多产品为ob欧宝娱乐app手机下载未授权用户提供免费或低成本的产品层或访问权限。您可能会发现只有您的项目经理和行政级别的员工需要付费许可才能使用您的软件。
科恩表示:“特别是在管理远程员工时，需要担心的许可证更少，这对我们来说是一大优势。” - 这家公司成立有一段时间了吗?对你正在考虑生产其产品的公司做一些调查。ob欧宝娱乐app手机下载一个已经存在了一段时间的公司有很长的时间来完善它的产品和支持，它可能会带来更小的被淘汰的风险。
- 是否有大量的产品更新，它们将如何影响我ob欧宝娱乐app手机下载们?ob欧宝娱乐app手机下载产品更新很棒，通常会修复错误并添加功能。许多公司在他们的网站上发布即将发布的产品更新，并致力于使更新尽可ob欧宝娱乐app手机下载能顺畅。
- 是否有类似公司对这个产品的评价?ob欧宝娱乐app手机下载查看项目管理解决方案是否适用于您的组织的最佳方法之一是查找证明。从你所在行业中类似规模的公司中寻找积极和消极的评价，了解他们的经验。
- 公司是否在产品的整个生命周期内提供支持?ob欧宝娱乐app手机下载如果您计划使用一个产品多年，持续的支持是至关重要的。ob欧宝娱乐app手机下载确保你的顶级竞争者有一段通过更新来支持他们产品的历史。ob欧宝娱乐app手机下载
- 公司是否提供培训和入职培训，以及新产品和新功能的支持?ob欧宝娱乐app手机下载大多数公司都会对你进行软件和主要更新方面的培训，但这是值得验证的。
- 这个产品的特性是ob欧宝娱乐app手机下载否与我的流程一致，或者我是否需要大幅更新我的流程?选择与您当前流程相吻合的软件。也就是说，您可能还会发现采用新软件可以打开新的、有益的流程通道。“随着我们转向远程业务模式，沟通一直是我们面临的最大挑战。我们允许增加灵活性，这意味着员工有不同的工作时间。在项目管理软件的帮助下，我们可以异步地沟通分配给每个团队成员的任务。(项目管理软件)使我们能够简化沟通，帮助跨部门协作。加速工作。
- 这个产品是否与我目前ob欧宝娱乐app手机下载使用的应用程序集成?如果您可以在使用新工具的同时继续使用当前的一些工具，则更容易获得团队的支持。许多项目管理软件解决方案集成了常见的应用程序，如Slack、b谷歌Workspace、Microsoft OneDrive等。
- 完全实现这个软件需要多长时间?根据复杂性的不同，软件可能需要几天到几周的时间才能完全实现。计划好你的团队和项目迁移所需的时间。
- 对于不太懂技术的团队成员来说，用户界面是否直观?设计良好的软件对普通用户来说是直观的。现代项目管理软件的设计考虑到了用户体验。
项目管理软件要求
您的项目管理软件应该满足您尽可能多的需求。通过识别当前流程中的痛点来确定所需的工具和特性。选择具有有助于缓解ob欧宝娱乐app手机下载这些问题的功能的产品。
Anevski描述了他为自己的业务选择项目管理解决方案的方法:“项目管理工具已经成为我们业务的一个重要方面，因为它们允许增加跨部门协作。在寻找理想的工具时，我评估了我们的业务需求，以帮助确定哪个平台最能满足我们的需求。我确定并列出了员工在处理项目时遇到的问题。然后我研究了如何通过软件解决这些问题。我一定要研究不同的工具，并根据它们的功能对它们进行优先排序。”
所有组织都根据其规模、行业和业务性质有不同的需求。然而，大多数公司都需要项目管理软件的一些功能:
- 协作工具:这些工具包括聊天和异步通信工具、实时更新、文件共享和分级帐户访问。协作工具促进了团队成员、客户和其他涉众之间的可见性和沟通。
- 规划工具:这些工具包括图表、电子表格、仪表板和日历，用于安排任务、跟踪状态和创建报告。
- 资源管理工具:此类别包括任务管理、自动化、提醒和通知。资源管理允许您的团队明智地分配他们的劳动并有效地处理项目。
- 时间跟踪工具:这些包括员工的时间表，个人任务的时间跟踪器，以及设置截止日期的能力。时间跟踪记录劳动时间，确保你不会错过截止日期。
团队的需求
团队和公司一样，有不同的需求。选择一种能够反映团队需求的工具，包括您倾向于应用于项目的过程和方法(例如，瀑布，敏捷)。
团队使用前瞻性项目管理方法，如瀑布或者看板需要一种工具来定义严格的角色，容易地设置截止日期，并自动提醒，以通过定义良好的步骤来推动项目。这些团队也可以从自动化的、常规的报告工具中获益。使用更灵活的方法的团队，例如敏捷或Scrum可能更喜欢能够帮助将大项目分解为团队可以分配给个人的小任务的工具。这些敏捷团队还从集成的通信工具和同事对仪表板的实时更新中受益匪浅。
尽早让您的团队参与进来，以确保快速和完整地采用新软件。征求员工的意见，选择哪种软件，哪些功能是最重要的。您的团队将每天使用它，并对如何利用各种工具有独特的见解。
同样的，如果你试图向你的上级推销项目管理软件的好处，那么尽早开始这个对话。如果你能够向他们介绍你的理念，并通过免费服务或试用展示初步结果，他们便更有可能接受你的理念。
功能需求
除了个别团队的需求之外，项目管理软件应该相对容易学习，随着公司的发展可以很好地扩展，允许基于用户角色的访问，并提供实时更新。
在研究PM软件时，考虑以下功能需求:
- 对外分享能力:项目管理工具应该允许您与不在您公司或没有帐户使用该平台的利益相关者和客户共享报告和仪表板。
- 基于用户角色的访问:您的项目管理软件应该允许基于用户角色的不同访问级别。不是每个人都需要访问敏感的客户信息或编辑工作表中的每个单元格的能力。
- 易于采用:确保您选择的工具易于学习，并且公司为培训您的团队提供支持。采用新工具应该使每个人的工作更容易，而不是更复杂。
- 简单的沟通:一个项目管理工具应该允许在软件内进行简单的交流，以保持对话的上下文和在一个地方。
“在内部，我们优先考虑项目管理软件的通信功能，”菲特纳说。“许多其他功能的竞争环境相当公平，但通信工具的质量差异很大。我们现在在一个地方协调我们的活动并相互沟通。能够在一个地方讨论和管理我们的项目是一件好事。” - 实时更新:当任何人对文档进行更改时，您的工具应该为所有用户实时更新。
- 可伸缩性:您的项目管理工具应该能够随着您的项目和公司的发展而扩大规模。选择一个允许您在需要时添加新用户和更多云存储的工具。
技术要求
项目管理软件应该提供流线型的技术体验。它应该与常见的应用程序很好地集成，在所有主要的操作系统上运行良好，与各种文件类型兼容，并在产品的整个生命周期中提供可用的支持。ob欧宝娱乐app手机下载
在选择项目管理工具时，考虑以下技术能力:
- 自动化和通知:您的工具应该允许您自动执行常见的工作流程，并设置自动通知和提醒。
电子邮件是工作场所沟通的重要组成部分，但项目管理软件可以让你减少收件箱的杂乱。你不必发送后续或提醒邮件，因为你和你的团队可以沟通和查看彼此的进度，并自动发送通知，”Ordorica解释道。 - 浏览器、操作系统和移动设备兼容性:一个好的项目管理工具应该兼容所有常见的互联网浏览器、操作系统和移动平台。他们中的许多人都有自己的移动应用程序，方便从世界任何地方访问。
- 基于云计算的存储:项目管理软件应该为其用户提供云存储，以确保任何人在任何时间、任何地点都可以访问数据。
- 现有软件集成:许多项目管理系统集成了其他常用的应用程序，如Evernote、谷歌Docs、Microsoft Office、Microsoft OneDrive、Slack等。考虑寻找一种解决方案，使您需要对所使用的其他应用程序进行的更改最小化。
- 文件兼容性:选择一个与您已经使用的文件兼容的工具。项目管理软件应该允许你以你想要的方式工作。
- 持续的支持:对新版本的持续支持和帮助是绝对需要的。如果您计划长期使用某个产品，请选择具有经过ob欧宝娱乐app手机下载验证的培训历史和新版本支持的产品。
项目管理软件研究对比图
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在山姆·斯威尼的帮助下Trivvy，我们创建了这个项目管理软件研究比较图表，以便于做笔记和比较各种项目管理软件解决方案的产品。在你的研究过程中，通过回答图表中提出的问题来比较项目管理软件的选择。使用这些比较来为您的团队选择正确的项目管理软件。
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