如何有效地撰写和回应建设项目意见书

在建筑中，索取资料(RFI)寻求对计划、图纸、规格和协议的澄清。的建设RFI是一个正式的书面过程，其中各方，如承包商和设计师，澄清施工文件中的信息空白。

虽然这个过程听起来很简单，但rfi经常成为延迟、费用、冲突甚至法律索赔的来源。因此，所有参与者建设项目理解rfi是如何工作的以及如何正确地使用它们都是利害攸关的。

构建rfi在构建过程的不同阶段发挥作用。在投标过程中，承包商可以提交RFI，以更全面地了解项目的细节，并对报价进行微调。

然而，更常见的是，承包商或分包商将在施工进行时提交施工RFI，以要求设计师或工程师澄清图纸或规格。承包商或供应商也可以使用RFI来记录对指定材料的关注，寻求有关业主预期用途的更多信息，或建议更改或替换组件。

及时和完整的答复rfi有助于建设项目按时完成并在预算范围内。提供及时的响应还有助于确保建筑商按照规范建造大厦。

建设类rfi通常出现在以下三种情况之一:

• 当某人需要进一步的信息或澄清时
• 当某人提出替换或修改时
• 当有人发现问题或缺陷时

根据…2012年的研究在《建筑工程与管理》杂志上，有十几种主要类型的建筑rfi。其中包括:

• 设计协调:这些rfi涉及组织、沟通和协调项目参与者之间的设计和相关文档。
• 施工协调:这类RFI包括组织和协调施工相关程序、时间表和安全项目的请求。
• 可施工性问题:当施工文件阐明了承包商认为不可行的细节或设计时，这些rfi就会出现。
• 时间和阶段:这种类型的rfi发生在建造者由于资源或劳动力的限制而需要改变建造活动的顺序时。
• 设计变更:这些rfi寻求修改设计以促进施工或修复施工错误。
• 设计说明:有了这种类型的RFI，请求者寻求更多关于设计的信息，以便更好地理解其细节以及它们与项目的关系。
• 方法或过程的改变:当承包商想要改变特定的建筑或安装技术时，就会出现这种类型的RFI。
• 删除范围:这些rfi试图从项目中删除工作。
• 不完整的计划或规格:这种类型的RFI指出了计划和规范中的错误或遗漏。
• 材料变化:对于这种类型的RFI，请求者寻求使用不同于构造文档指定的材料。
• 现场条件:当建筑商发现施工文件中对现场条件的描述与实际现场条件之间存在差异时，就会出现这些rfi。
• 实用程序冲突:当公用事业线路(如水管或电线)阻碍按原计划进行施工时，使用这种类型的RFI。
• 价值工程:这类RFI寻求为降低成本、提高效率或提高质量而进行改变。
• 其他问题:此类别涵盖了可能出现的任何其他类型的RFI，例如与保证、认证和检查、处罚和非设计文档相关的请求。

虽然没有人喜欢更多的文书工作，但rfi在施工过程中至关重要，因为它们影响安全、质量、预算、风险和责任。

如何处理施工rfi会对您的项目是否按时并在预算范围内完成产生重大影响。一个2013年全球研究Navigant建设论坛发布了1300个重大建设项目的100万份rfi，结果发现:响应时间中位数为9.7天;审查和答复rfi的平均费用为1,080美元;每个项目的平均rfi数量为796个。

rfi可以帮助您正确地构建结构，并交付高质量的项目和客户满意度。如果您没有完整而及时地回复rfi，这种疏忽可能会导致昂贵的重建工作，从而导致过错方(即承包商、建筑师或业主)的主要费用。没有哪一方愿意承担额外的费用。

正确地编写和响应rfi甚至可能意味着生与死的区别:rfi确保建筑商使用合适的材料，确保他们以指定的方式完成工作，并确保建筑物和工作现场的安全。例如，1981年堪萨斯城凯悦酒店(Hyatt Regency)内的人行道倒塌，造成114人死亡。最终发现，建筑师和钢铁制造商之间关于设计变更审查的沟通不足是导致施工错误的原因。

rfi作为项目参与者正确完成工作的文档。如果以后有争议，rfi可以支持疏忽或欺诈的索赔。施工诉讼既昂贵又耗时，因此谨慎处理rfi非常重要。

您应该以一种有助于架构师、工程师或其他收件人尽快为您提供有用答案的方式编写RFI。标准化格式，清楚地陈述你的问题，并提供有关问题的上下文信息，包括图片。

确保你的施工RFI包括以下元素:

• 项目名称及地址
• RFI编号(按项目顺序排列)
• RFI标题(和简短描述)
• 提交RFI的日期和回复的截止日期
• 请求方的姓名、职务、公司和联系信息
• 对请求的描述，从问题开始，包括对相关规范、计划或图纸的参考
• 应诉方的姓名、职务、公司和联系方式
• 回复和回复日期的空间
• 附件的描述，如照片、截图、发票等。
• 必要时，用一节来描述成本或结构的变化

以下是一个已完成的建筑RFI样本:

rfi通常会使发行者和响应者都感到沮丧。您可以通过遵循一些常识性指导方针来减轻甚至避免这种挫败感。

• 为项目和团队建立清晰的RFI流程，并确保所有参与者都遵循该流程。
• 在施工前花足够的时间检查和理解施工文件。在动工前几个月提交rfi，这样可以最大限度地减少最后可能减慢工作速度的rfi。
• 使用标准化的RFI表格并按顺序分配RFI号码。
• 在撰写RFI之前，请查阅项目的合同文件，以确认您的问题的答案是否已经存在。根据Navigant Construction Forum引用的一项研究，超过13%的RFI是“不合理的”，这意味着提交的RFI的答案已经存在于项目的合同文件中。Navigant估计，一个大型项目的各方平均花费11.34万美元来审查和回应这些不必要的rfi。
• 为每个RFI选择一个不同于其他RFI标题的名称。
• 写作清晰简洁。
• 使用中性的语气。不要试图让建筑师或工程师看起来很糟糕。
• 确保RFI问了一个问题。不要用这个过程来表达意见，表达不同意见，或者通知各方未来的变化。
• 每个RFI只问一个问题。
• 提出一个解决方案，理想情况下，至少提供两个选项，这样架构师或工程师只需选择一个。
• 如果可能的话，对RFI的影响提供一个基于时间和金钱的估计。一些专家反对这样做，而是鼓励承包商等到收到对RFI的回应后再展示其影响。这些专家认为，提供这些细节会延迟反应，增加摩擦;事实上，一旦你贴上价格标签，设计师可能就不愿意给你推荐了。
• 指定您需要的所有信息，以便于回复。记得要求提供零件号、颜色名称和安装技术等数据。

的施工RFI流程管理项目问题的提问和回答。承包商或分包商提出RFI并将其发送给架构师或其他合格顾问以回答问题，然后由架构师或其他合格顾问发回响应。

如果提出问题的一方发现答案不充分，他们可以重新提交RFI并寻求进一步澄清。或者，承包商可能会升级问题并寻求会面。

在大型建设工作中，项目经理经常审查RFI并协调施工RFI过程。由于这些大型项目涉及很多人，包括设计、工程和承包团队，所有各方通常都以电子方式处理rfi，并保存这些文档及其响应的记录。每个团队都应该有一个既定的流程来分配RFI职责给团队成员。

RFI响应可能需要一个更改订单(CO)，这是更改工作范围的书面请求-这可能会影响您的预算和进度。如果架构师不确定RFI是否需要变更令，他们可能会发出变更通知电位变化顺序(PCO)。请记住，rfi不同于变更订单(您在变更订单日志中记录变更订单)。

在项目开始时建立有效的构建RFI流程可以减少摩擦、费用和延迟。业主应在建筑合同中指定RFI程序，以确保所有各方都了解这些程序。使用电子工具来改进您的RFI组织，并遵循以下额外的构建RFI最佳实践:

• 涵盖合同中的RFI程序:在合同中，规定rfi的工作流程。定义RFI相关的术语和情况，包括什么构成有效的RFI，以便所有利益相关者有一个共同的理解。确保所有项目参与者，特别是在现场的参与者，执行RFI系统。
  
  为项目创建一个标准的RFI格式。此外，为设计师制定一个回应rfi的时间限制(当概述这个特定的过程时，让设计师选择解释为什么他们可能需要更多的时间)。
  
  
  
  丹尼尔·霍根(Daniel Hogan)是一名建筑专家，为英国建筑协会提供法医分析和建筑缺陷咨询哈德逊国际集团。他说，需要额外时间来完整回复RFI的设计师仍然可以迅速回复，以便告知其他各方何时可以得到完整的回复。未来的答案将作为施工文件的附录出现。
• 使用数字工具管理rfi:使用数字工具来存储、跟踪和监控射频识别可以加快通信和信息共享。您可以将项目的所有rfi存储在一个中心位置，在团队成员之间同时共享它们，并允许设计和工程团队成员就响应进行协作。这些应用程序使您能够创建审计跟踪，以显示某人提交RFI的时间、谁收到了RFI以及此人采取了什么操作。
  
  
  
  Navigant Construction Forum的执行董事兼首席执行官Jim Zack表示:“项目仪表板可以跟踪关键指标，rfi的数量也可以在其中詹姆斯扎克咨询公司。如果rfi的数量增加或保持不变，软件可以分析rfi，以确定它们是否涉及项目的更一般的组件(例如，电气，管道等)，还是涉及结构的更特殊的部分。一旦您弄清楚了大多数rfi的关注点，那么您就可以将您的精力用于解决导致这一趋势的问题。
• 按重要性对rfi进行分类:考虑建立一个按重要性或紧迫性对rfi进行排序的系统。一个2016年RFI案例研究建设联合学校发现，实施这样一个系统有可能减少高优先级rfi的响应时间。
  
  同样，确保您有一个系统来升级未解决的rfi，特别是当它们堆积起来时。为了增加这种待办事项的可见性，您可以在项目状态更新中包含未完成的rfi的数量。
• 培养人际关系:霍根建议努力培养项目参与者之间的人际关系，以防止出现敌对情况。
  
  他强调，设计、工程和施工团队的所有成员都应该通过面对面的会议、电话和偶尔的午餐来建立个人关系。他说:“人际关系对取得好的结果至关重要。”
  
  他强调，尽管这种相互交换可能会有所帮助，但一些rfi仍然是不可避免的，因为非正式的口头协议没有份量。

如果您是建筑师、工程师或其他专家，您应该迅速、合作、完整地响应rfi——这样做有助于项目，并与承包商和分包商建立良好的关系。不回应RFI是一个很大的错误。

在前面引用的Navigant研究中，22%的rfi从未收到回复。有时，建筑师不回应，因为他们认为施工文件充分解决了问题。然而，不回复rfi可能会产生法律责任。所以，一定要回应，即使只是指出你在原始计划中提供了特定答案的地方。

仔细阅读RFI，这样你就能完全理解这个问题。让你的回答清晰而具体。提供一个解决方案，并给出一个例子，如果可能的话。包括图纸、照片或任何有用的补充信息(例如指向制造商产品页面的链接)。ob欧宝娱乐app手机下载当然，记得要保持你的语气礼貌和专业。

虽然大多数rfi都是合法的，但一些建筑专家注意到，rfi的滥用有所增加。当承包商利用rfi建立未来的法律索赔并最终提高利润时，就会发生这些滥用行为。

“rfi经常导致索赔或更改订单，”Zack解释说。“经验丰富的承包商现在正在用显微镜检查rfi的答案。”这些建设者可能会声称项目规范没有涵盖某些工作。而且，虽然各方确实讨论了这个问题，但项目的那一部分并没有继续进行，从而加剧了延误和更改订单的情况。

当索赔和变更订单增加时，rfi的数量激增。根据Navigant建筑论坛的说法，一旦这种情况发生，承包商就会开始使用rfi，而不是传统的渠道建设服从，进度更新，电话呼叫，或替换请求-几乎所有的项目沟通。当设计人员被rfi的增加所淹没时，他们可能无法按时回答。

总的来说，这些额外的rfi可以创建一个书面记录，以支持承包商对延迟和变更的金钱索赔。据Navigant报道，这些承包商希望将大量的rfi提交给法院或仲裁员，这样他们就可以在竞标项目时辩称结构设计不完整。这种费用可能导致对费用或损害赔偿的增加提出索赔。

对于业主、设计师和大多数承包商来说，减少rfi是他们的首要目标。有很多方法可以做到这一点，包括仔细选择项目交付方法和项目参与者。

• 业主减少建筑工程融资的方法:
  • Zack建议在项目计划中留出充足的时间，让建筑师和工程师完成高质量的设计。当业主向其他各方施压以降低成本时，项目时间表可能会被大大压缩。一个不充分的时间表会削弱设计师执行彻底、详细计划的能力，也会影响设计师预测承包商可能会提出的问题的能力。Zack建议客户将10%的设计预算用于质量审查。“您要么在计划和设计中预先付款，要么在更改订单、提交和rfi中稍后付款。要么现在付钱，要么以后再付钱，”扎克说。
  • 考虑设计,楼宇生命周期管理(设计师、建造者和运营商通过考虑结构的生命周期成本来做出决定)，以及集成的项目交付方法。这些策略将设计师和建造者置于同一团队中，而不是处于敌对关系。作为一个例子在香港，太古地产有限公司在建造一座70层的大楼时，采用了建筑生命周期管理，只签发了140份rfi，比行业标准减少了93%。
  • 要求投标工程的承包商和分包商签署一份认证书，证明他们已经审阅了所有的施工文件，并认为这些文件是完整的。业主还可以要求承包商证明他们的投标完全基于施工文件。
  • 在你的承包商协议中加入一个条款，迫使承包商使用尽职调查来查找信息之前提交RFI。这样，如果RFI要求您在施工文档中涵盖的信息，承包商将对设计师响应RFI的成本负责。
• 建筑师和工程师减少rfi的方法:
  • 在每个施工阶段之前，与所有项目参与者召开会议，这样你们就可以一起回顾计划并回答问题。
  • 在选择投标前，建议业主选择合格的承包商。在从事专业项目时，例如炼油厂，一些业主可能只邀请一两个承包商(他们知道这些承包商是合格的)来投标。然而，联邦政府通常限制与政府有关的组织这样做。
  • 寻求一份合同条款，规定你将迅速对rfi作出回应，并有权因回应不必要的rfi而获得补偿。
  • 对设计进行文档审核和同行评审，以确保它们是完整的。查看项目的rfi;看看他们更倾向于关注哪一类问题，具体的设计元素还是工程元素。一个2019年的研究对钢结构rfi的调查发现，承包商的问题往往集中在桁架、桁架的连接以及这些连接的板或焊缝的尺寸上。
• 承包商和所有利益相关者减少建设项目融资的方法:
  • 仔细选择项目合作伙伴。查看潜在合作伙伴的索赔记录。寻找该党派的推荐人，并与与该党派合作过的同事交谈。
  • 确保项目时间表是现实的。

考虑到rfi的争议性，重要的是不要过度使用它们或在错误的情况下使用它们。为了避免构造rfi最常见的误用，不要将它们用作以下用途:

• 定期通信的一种形式
• 进度报告
• 变更订单或变更订单的请求
• 提交，传送或计划
• 一份合同
• 对项目进行广泛评论的机会
• 安全计划
• 对总体项目方法变更的批准请求
• 增加基本设计或工程工作的工具

在现代之前，一个所谓的建筑大师负责建筑项目，监督设计和建筑工作。随着这些学科变得更加独立和专业化，需要一种明确、标准化的请求模式。

“今天RFI的前身是在美国内战后开始使用的，”扎克说。在20世纪70年代，现场备忘录和口头请求很常见。当前版本的建筑rfi可以追溯到20世纪80年代，“当时律师开始建议客户，他们需要更好、更正式的文件来解决法律索赔。”

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