有效合约管理的基本指引

合同管理涉及组织的每一个业务和运营领域。一致且高效的合约管理程序指导和简化每个合同的所有阶段的管理，从创建、条款和条件的谈判、批准，到执行、执行和遵守可交付成果和最后期限。

合同管理处理合同的任何修改和终止。所有阶段还应确保客户满意。

合同管理的标准可以在a合约管理架构(CMF)，它可以在高层次上帮助指导组织的过程。CMF有四个主要组成部分，涵盖了一系列活动。

• 建立管治及合约管理团队:确定团队的结构、角色和职责，以及合同管理和任何培训所需的资源。欧宝体育app官方888

• 计划、建立和执行合同管理:在你的组织中建立并监控合同管理的关键组成部分，包括检查清单、付款标准，以及识别和降低风险的策略。

• 管理关系:通过使用沟通工具和流程，以及开发与团队成员、利益相关者和合作伙伴建立关系的冲突解决协议来推动参与。

• 管理业绩:评估合同的可交付成果是否符合合同规定的标准，并使用绩效改进方法解决不合格的工作。

合同管理的范围包括战略、销售、绩效优化以及与客户和供应商的关系。的全国合同管理协会(NCMA)将合同管理定义为“在确保客户满意的同时管理合同、可交付成果、最后期限和合同条款和条件的过程”。它涉及组织的许多领域，以确保您不仅满足操作、功能和业务目标，而且从每次交互中获利，并交付具有成本效益的方法。

的国际合同与商业管理协会他是这样说的:合同管理是“支持战略决策制定的高价值管理信息的关键载体。”

合同管理框架对您的组织来说是独一无二的。确定你管理的每个合同的关键数据和可交付成果。

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合同管理和行政管理涵盖合同的所有阶段，从创建和实施到分析，以帮助您的组织改进其性能，促进销售并增加收入。它支持完整的客户和销售周期，以及合同生命周期。

此合同管理流程图将引导您完成管理流程的10个步骤。使用它来确定合同管理过程中每个步骤的关键输入、可交付成果和输出。

与潜在的商业伙伴或供应商进行有利的讨论或报价会触发法律合同的请求。在这个授予前阶段，重点关注签订合同的原因以及双方是否能够履行合同条款。

在这个阶段，确保高级管理人员支持请求和伙伴关系或协议。这样做可以防止你在过程的后期遇到障碍，或者因为项目与管理层的目标和策略不一致而扼杀项目。

以下是你在准备合同的第一阶段应该完成的任务清单:

• 确定合作伙伴或供应商的需求。
• 了解合同的背景和业务关系。
• 建立提议的项目、交易或交易的目标。
• 确定并设定期望。
• 识别、定义和概述术语以降低风险。
• 明确双方为履行协议需要采取的行动。
• 确定支持合同的关键文件和联系人。(通常，这些信息可以通过一个在线的、可搜索的图书馆通过一个自动化的过程来访问。)

这个阶段的输入是项目的目标、关于支持合同的活动的信息和关键日期。输出是保存信息并提供早期审计跟踪的初始文档。

要创建合同的初稿，研究项目的目的并明确其目标。您可能需要在报价过程或早期销售周期中收集文档，以确保您拥有生成合同所需的上下文。合同通常会在谈判过程中发生变化，所以双方都需要灵活处理草案。以下是草稿的最佳实践:

• 草案应以合同请求信息为基础。
• 草案应包括履行合同所需的所有相关文件，如条款、条款和条件。
• 草案应使用明确和具体的措辞，以避免歧义或误解。

带有法律认可语言的模板将加速这一阶段，并帮助你避免在法律必须参与起草每一份合同时可能出现的瓶颈。许多自动化合同管理系统包含一个可搜索的数据库，其中包含批准的模板、条款和其他法律文件。

谈判应以信任和透明开始，以确保双方达成尽可能最好的协议。在许多情况下，谈判者使用剧本来分解合同的条款、备用立场、条款、问题清单以及双方在谈判中需要回答的问题。以下是谈判阶段的步骤:

• 在内部利益相关者之间传阅草稿，以确保你已经解决了所有问题和问题。
• 在合作伙伴或供应商的主要联系人之间传阅草稿，以收集反馈并确定讨论要点。
• 回顾对草案的反馈，比较不同版本，找出需要协商的差异。
• 协商条款和条件，确定双方都能接受的内容。
• 在双方就条款和条件达成最终协议之前，循环建议修改。
• 对合同的每一次修改都记录下来。(您可以通过使用软件中的跟踪功能来缩短这些更改的审查时间。)
• 在签署最终合同之前，通常通过条款表或谅解书(LOU)来确定每个人都同意条款和条件。
• 确定有权正式批准和签署最终合同的人，以及其他签署细节。

当你完成后，你就有了一份最终的合同或协议文件，可以等待正式的批准了。

一旦每个人都同意了合同的条款，你就可以得到最后的批准了。根据合同的规模和范围，你可能需要包括你的法律部门、主要高管和其他内部管理人员、外部利益相关者和客户。输入是合同文件;输出是最终的合同批准。

在寻求管理层批准时，您可能会遇到另一个瓶颈。为了避免这种潜在的障碍，确保你已经确定了谁需要审查合同，并制定了政策和程序来确认批准过程。

无论您是使用手动工作流进行审批，还是使用路由合同并发送警报的自动化系统，您都必须监督流程，以便完成合同并关闭交易。你可以用并联审批(由各部门同时集合)或串行审批(在连续的工作流程中发生的终止)以保持流程向前发展。

在流程的这个细节驱动阶段，审批任务和清单可以帮助您为交易的完成做好准备。保存所有结案前、会议、备忘录和审批工作流程的记录。该文档还可以在后续的遵从性和审计跟踪期间为您提供帮助。

为了完成交易，各方需要签署经批准的合同。合同经签字后生效。在这一点上，每个人都应该明白合同是如何工作的。您可以使用电子签名简化签名过程，特别是在与不同时区或不同大陆的各方合作时。接下来，将签署的协议副本分发给各方，并将其存储在文件柜或在线服务器或文档库中(您可以搜索和管理它们)。

每个合同不仅是项目中每个人的真实来源，而且还包含一个数据仓库，您可以使用它来发展业务。在一个中央系统中收集所有已签署的合同和支持性结案文件，以便您可以搜索、跟踪和检索数据。通过这样组织文档，您可以获得以下好处:

• 对于记录管理、合同可见性、质量保证和意识以及复杂的情况来说，它很容易访问。
• 它用相关的关键字标记它们，以便于搜索结果和文档检索。
• 它为机器可读或机器人发现数据构建它们，其中可能包括将pdf或jpeg转换为文本文档的光学字符识别(OCR)，您可以使用机器学习或人工智能(AI)进行搜索。
• 它安全地存储它们以防止盗窃或网络攻击。

一旦每个人都签署了合同，各方都需要遵守协议的条款和条件。未能达到任何绩效指标、付款或报告都可能使您违反合同，并可能导致责任或合同终止。如果你不遵守规定，你可能会面临严厉的惩罚，甚至会损害你组织的品牌。

在整个合同生命周期中，您需要确保遵循合同的目标和部分(也称为责任管理或承诺管理)，并留意任何不符合的迹象，包括质量问题。跟踪和执行遵从性的一种方法是确保记录管理系统安全地存储、访问和更新所有关键文档。

报告和审计帮助您监控合同的进度，并提醒您注意潜在的问题和合规性问题。合同应该详细说明任何报告或审计的范围，但如果合同本身被卡在文件柜或书桌抽屉里，这可能很难监控。使用可搜索的数据库或合同存储库中的数字文件和云存储，您可以更轻松地了解需要跟踪的内容以及何时需要交付信息。

一旦您确定了快速有效地查找信息的最佳方法，请考虑使用包含以下细节的审计或报告清单:

• 付款、账单和发票
• 项目费用及支出
• 项目里程碑和可交付成果
• 质量检测
• 客户服务
• 用于审计跟踪的系统和文件

报告和审计可以揭示使合同处于风险中的缺陷或条件，您可以制定策略来消除、减轻或转移任何潜在风险。

使用报告中的信息来回顾你的进展，并确定你是否需要对合同进行修改。制定计划和时间框架来审查合同的执行情况。修订、变更和修订在合同生命周期中很常见。以下是一些典型的变化:

• 成本或价格
• 工作范围
• 可交付成果
• 时间表或时间表
• 被忽视的物品

合同经理使用他们在变更管理和文档管理方面的技能来识别这些领域，管理双方之间的关系，并获取双方都同意的变更的细节。有些问题可能过于严重，无法通过修改合同来解决。在这些情况下，终止合同可能是供应商表现不佳或其他问题的最佳解决方案。

在协议的最后，你有机会考虑扩展业务关系和续签合同。确保你在合同到期前设置了提醒，这样你就可以考虑让合同失效并结束关系，续签协议，或者重新谈判并创建一份新合同。您可以依靠绩效报告来确定最佳的业务和收入机会，并将其反馈到销售周期中。

管理合同的过程几乎涵盖了每一个行业、政府机构、商业企业、学术机构等等。各种各样的企业，从公共机构到私营公司，都依赖于一系列需要合同管理的合同。以下是一些需要合同管理的协议示例:

• 商业合同
  • 就业信
  • 采购合同和订单
  • 销售合同和发票
  • 实用合同
    
• 复杂的协议
  • 建设项目
  • 高度管制的或技术性的商品或服务
  • 知识产权
  • 国际贸易
    
• 外部方
  • 客户
  • 分销商
  • 自由职业者
  • 供应商
  • 伙伴关系协定
  • 供应商
    
• 内部党派
  • 承包
  • 员工
  • 法律
  • 销售及财务

采购依赖于合同来购买您的业务所需的供应和服务。完善的合同管理可以改善您的采购周期和管理。以下是最常见的采购合同类型:

• 可报销或加成合同:当您尚未完全定义工作范围时，请使用本协议向供应商或服务提供商支付与开发商品或服务相关的费用。
• 固定价格合同:这是一种以固定价格和交货时间表提供货物或服务的协议。
• 合同:这是一种用于具有高不确定性的小型项目的合同。它包括按小时支付工作费用的协议，加上资源或材料成本以及总成本的一定比例。欧宝体育app官方888

合同管理帮助您确定和定义您的采购策略，以及管理与您的供应商和服务提供商的关系。以下是合同管理在采购中的一些好处:

• 与每个供应商建立详细的主协议。
• 确保供应商履行协议。
• 监控性能和质量。
• 跟踪相关协议，以确保您获得最佳价值的供应和服务。
• 管理供应商关系，建立相互建设性的长期供应链，并无缝接受服务和供应。
• 在总合同组合中集中采购文件。
• 通过监控交货延迟、延迟付款或库存不足来改善风险管理。

建筑合同通常管辖的货物或服务是建筑或实物资产的一部分，如基础设施;建筑物的结构、电气或机械系统;运输船队;或者工厂机器。合约管理包括三个阶段:

1. 合同:准备招标文件，寻找标书，进行合同谈判。
2. 合同执行:准备最终合同文件以供执行。
3. Post-Award:根据合同的条款和条件衡量绩效，确保政策和法规的遵从和及时付款。

以下是最常见的建筑合同类型:

• 成本加上:这是指支付建筑活动产生的实际成本或费用，加上预先商定的承包商利润或间接费用，如固定百分比或费用，或保证最高价格或奖金。
• 一次性付款或固定价格:这是一种对所有建筑工程都有固定总价的合同，其中可以包括对提前完工的奖励。
• 时间和材料:这建立了每小时或每天的工作费率，加上施工期间可能出现的额外费用。
• 单位价格:这是您在投标过程中设定的特定材料或数量的预定价格，以避免在施工过程中增加成本。

非营利组织必须平衡来自授权组织的监管要求或授权，以及那些从非营利组织的使命和工作中受益的人的需求。资助组织和其他资助非营利组织工作的人需要对支出和可交付成果进行精确的合同管理。

的大部分工作授权管理依赖于对任何授予或授予合同条款的遵守。如果非营利组织难以遵守赠款的条款，或者对合同的管理不透明，它们就有可能失去资金。以下是一些非营利组织合同管理的最佳实践:

• 确保合同所涵盖的工作与组织的使命和战略目标一致。
• 更新您的政策、程序和系统，以确保符合资助者在合同中规定的要求。
• 投入足够的资源来撰写报告，参加会议，并密欧宝体育app官方888切监督合同所涵盖的活动。

政府合同遵循一个典型的路径:机构(或客户)确定需求;组织提交提案;该机构选择一个提案;合同被执行了。政府合同也有一些在私营部门合同管理中不常见的考虑因素:

• 联邦合同由联邦政府管理联邦收购条例(FAR)系统，它指导需求识别、采购计划、合同生成和批准，以及合同管理。
• 联邦机构必须遵守严格的合同评估准则、支出要求和合同管理。
• 州和地方政府必须遵守某些联邦或州法律，但可能不需要遵守FAR法规。
• 政府合同通常包括一个由采购人员、顾问、顾问、工程师、运营经理和其他人员组成的大型监督团队。
• 联邦机构使用过去绩效评估(PPE)总结组织如何完成以前的合同的报告，作为授予新合同时的参考。

合同是组织的命脉，管理着内部和外部关系，并确保您的业务从每个协议中受益，并获得最佳的财务回报。使用这些最佳实践可以从每个合同中获得最大收益，并改善合同管理。

你的组织中应该有一个人负责合同管理。这将使您的全体员工免于争先恐后地确定谁拥有您需要的数据和您想要的批准。同时，对流程中的关键人员进行培训，使他们知道如何做到以下几点:收集需求和要求;使用最佳模板起草经批准的合同语言;遵循谈判准则;监督合同管理。

不知道从哪里开始?看看你现有的程序，看看谁持有关键信息。这可以帮助您规划、设计和实施一个成熟的合同管理系统。让其他利益相关者和高级管理人员参与进来，以确定哪些工作是有效的，瓶颈存在于哪里，以及采取哪些步骤来改善沟通。以下是在制定合同标准、文件需求和时间表时需要考虑的一些细节:

• 合同管理和报告:这些包括合同时间表、审计、可交付成果报告和财政责任。
• 合同更新:考虑一下指导你决定在合同结束时是续签还是终止协议的标准。
• 合同要求及评审:这些包括构成合同基础的标准模板，所有各方接受并记录的具体结果和可交付成果，以及批准和签署过程。
• 程序要求:这些包括管理合同和避免瓶颈所需的内部政策和程序，监控质量和成本的报告指南，以及任何冲突解决策略。

当你完成后，你应该有一个合同管理流程，以确保每个人都以同样的方式处理合同，每个部门都知道自己在这个过程中扮演什么角色。

合同管理报告模板可帮助您组织和跟踪组织的每个合同。使用此模板，您可以为您管理的每个合同创建单独的文档，其中包括项目描述、关键日期和可交付成果，以及确保合同保持正常运行或在项目落后时创建警报所需的信息。

下载合同管理报表模板- Excel

一旦你对合同过程中的每一个步骤有了充分的了解，合同管理就可以依靠项目管理原则来增强一个健全和完整的系统。考虑如何完成这些任务:

• 管理服务交付:供应商应该按照合同中规定的质量和数量以及各方同意的时间表交付货物和服务。
• 管理关系:您的组织与供应商或服务提供商之间的沟通应该频繁、公平和透明，以避免误解，并为未来的合同敞开大门。
• 管理合同:日常合同管理和监督确保所有各方都符合条款和条件，并识别和减轻潜在的财务和监管风险。
• 进行评估:报告和审核可以帮助您识别书面合同与实际执行之间的差距，并确保您遵循组织的合同流程。
• 保护合同价值:寻找可能影响你的收入或利润的问题，包括未记录的负债、少报的收入或多付的款项。确保合同对企业的价值在合同生命周期内不会下降。
• 管理变更:大多数合同需要在部署可交付成果期间进行调整或修改。您的组织需要有效地记录、沟通和处理所有更改。
• 寻求改进:一旦你完成了合同，评估哪些是有效的，你如何改进你的合同流程，以及你如何加强你与供应商或服务提供商的关系。

数据驱动您在合同管理和绩效方面的成功决策。如果没有明确的目标和建立，你就不可能知道你的过程是如何运作的关键绩效指标(kpi)。虽然每个合同可能不同，但您可以与供应商一起使用某些指标来评估合同管理。

• 合同生命周期长度:衡量每个生命周期阶段(授予前、授予和授予后)的合同数量以及每个阶段合同的持续时间。查找流程中的瓶颈，并确定可能造成延迟的供应商。确定特定内部部门或外部供应商以及特定产品或可交付成果的可接受范围。ob欧宝娱乐app手机下载
• 合同金额:以月、季度和年为基础衡量你的整体合同价值(每份合同的平均收益)。您可以将重复合同的年价值与新合同的年价值进行比较，也可以与终止或不续签合同的收入损失进行比较。
• 合同的趋势:按类型、合作伙伴、客户、项目或地理区域衡量合同的数量。寻找增长机会或你可以建立的成熟业务。
• 合同合规:衡量你和你的供应商在多大程度上满足了合同的条款和条件。错过里程碑可能会导致收入或其他监管准则方面的损失，而错过付款或超额付款可能会让你付出代价。此外，查看合同需要更改的数量，并确定定期发布的任何修改。您可以在合同模板中确定需求，或者与特定的外部供应商或内部部门确定问题。
• 质量:在制造业中，质量很容易衡量。产品ob欧宝娱乐app手机下载符合规格或每部分的可接受缺陷数。在服务契约中，您可以通过客户投诉的数量和类型以及响应时间来衡量质量。在一致的基础上寻找任何例外情况，并注意您是否暴露在额外的风险中。
• 成本效益:这从合同的价格条款开始，延伸到合同周期的长度、绩效指标以及商品或服务的质量。
• 合同执行:衡量你收集签名的效率和准确性，并确保他们是正确的签名。未经适当授权的合同可能会带来不可预见的后果，特别是如果产品或服务受到严格监管，或者使您面临成本增加、风险增加甚至诉讼的风险。ob欧宝娱乐app手机下载
• 更新率:你不续签合同的比例可以帮助你确定现有客户的收入损失。这意味着你的销售部门必须更加努力地获得新客户，这可能会增加你的客户获取成本。确定您的组织可接受的续订费率范围。

KPI仪表板可以帮助您跟踪从合同总数到每个合同或合作伙伴/供应商的趋势的所有内容。一旦你知道你想要监控什么，选择仪表板将提供正确的数据表示来指导你的业务。使用此模板为您的业务创建自定义KPI仪表板。

下载关键性能指标仪表板- Excel

成熟的合同管理在合同组合和业务绩效之间建立了一个稳定的反馈循环。您的目标是最大化财务和运营绩效。

检查您当前的流程(您需要管理合同的一组活动或任务)和您的工作流(如何组织任务以及由谁完成任务)。确定并消除浪费组织时间、金钱和资源的任务、步骤和障碍。欧宝体育app官方888分析合同对组织的利益，无论它们是否具有财务价值或战略价值。使用kpi，您还可以确定供应商的性能。

合同涉及组织中的许多部门。确保团队不在各自为营，并且顺畅透明地协作。共享系统或文档库提供对信息的实时访问，并简化了通信和决策。当所有利益相关者都能快速做出决定时，合同管理就会更容易。

如果你的法律部门或总法律顾问被认为是“说不的部门”，那么你已经确定了成功管理合同的一个障碍。用最新的模板开始合同管理过程，这些模板涵盖了所有法律方面的内容。使用这些模板创建一致的合同，帮助您避免财务和遵从性风险。通过这样做，你可以让法律顾问专注于合同的关键和独特方面，而不是执行和监督合同条款和条件所需的标准样板。

记录法律顾问在合同管理中的角色。在一些组织中，律师在幕后起草、敲定和监督合同。在其他情况下，律师是积极的谈判者。利用他们的专业知识来建立你可以在谈判中使用的法律剧本。

国际市场情报公司阿伯丁集团(Aberdeen Group)发现，拥有合同管理解决方案的组织比同行表现得更高。一流的公司在一个可搜索的存储库中拥有超过75%的合同，这使他们能够更深入地了解合同的执行情况，降低风险，并提高合同的续订率。

使用手动合同管理，您将面临销售或审批周期中出现瓶颈的风险，这可能导致错过续订机会并损失业务收入。手动合同管理使您暴露于手动错误和低效的归档系统，从而使您的组织陷入困境。

这就是为什么许多组织接受、信任和依赖基于云的应用程序和软件的原因。这些系统可以以中央文档存储库为特色，其功能就像一个数字版本的文件柜。以下是功能列表:

• 有组织和可搜索的合同，使您能够更好地了解合同组合的数据和详细信息
• 自助服务门户网站
• 电子签名(e-signature)和批准
• 预先批准的合同模板，对于需要在多个部门和各方之间进行协调的大型合同特别有用
• 标准法律剧本
• 深入跟踪和报告工具
• 安全保护合同和流程的软件存储

更健壮的系统可以弥合公司之间的差距客户关系管理(CRM)和企业资源规划(ERP)系统。自动化系统使您能够完成一系列任务，包括:

• 简化合同管理流程，增强管理层、利益相关者和法律总顾问的信心。
• 快速准确地创建合同，缩短销售周期，提高合同灵活性，减少合同纠纷。
• 通过尽早收款和提高合同续订率来增加收入。
• 快速跟踪合规性并改进法律、供应商和供应商合规性。
• 降低管理成本，节省员工时间。
• 减少收入泄漏。
• 快速降低风险。
• 增加销售，因为有更多的时间来开发潜在客户和管理客户关系。
• 改进KPI分析和支出优化，识别业务机会并降低成本。

您可以采取步骤转向自动化流程，它将您的纸质和数字文件集合结合起来，创建一个在线存储库，帮助您发展业务并优化合同管理流程。

按照以下步骤将文件放到一个位置:

• 对合同地点进行审计。确定文件当前所在的位置以及谁管理、存储和访问它们。
• 识别用于存储和监控合同的数字系统。
• 收集支持合同管理工具，如合同模板和清单。
• 确定您想要如何构建一个创建合同、模板、修改和供应商信息的中央存储库的单一系统。包括将用于搜索数据的关键字。

通过以下步骤改进您的合同工作流程:

• 确定哪些部门或领域需要审查合同。
• 为合同审批绘制订单图。
• 确定如何添加契约语言和版本控制。
• 建立一个法律剧本、谈话要点和工具库。
• 评估哪些流程可以自动化，以释放人工涉众和法律审查。

通过以下步骤为所有利益相关者建立合同执行流程:

• 通过警报和通知提高流程效率。
• 实施电子签名流程。
• 确定你将如何向各方分发最终合同。

通过以下步骤监控合同执行情况:

• 为实时性能数据构建和使用基于角色的仪表板。
• 使用遵从性跟踪来识别和减轻痛点。
• 创建监视里程碑、发票和续订截止日期的警报。