实现和管理创造性工作流过程的基本工具

任何从事创造性工作的组织都有可交付成果和最后期限。当没有启动、开发和批准工作的流程时，这些可交付成果(创造性工作本身)及其截止日期可能会不断中断。每个参与的人都需要了解项目的细节，它需要推进什么，谁提供了输入，谁没有提供输入，以及它是否按计划按时交付。

有一个创造性的工作流程来跟踪和指导所有的工作可以帮助避免混乱，还可以节省时间和金钱。经常实施创意工作流程的组织包括平面设计公司、广告公司和数字创意机构(有时简称为数字创意机构)数字广告公司)．但许多其他组织也实施了这一过程以提高效率。一些组织已经实现了一个更老派的创造性工作流过程——一个仅限于电子邮件、电子表格、会议和持续沟通的流程。其他人使用软件或软件即服务(SaaS)解决方案来帮助管理工作流程。

创意工作流管理是跟踪创意项目工作流程的另一个术语。有些人也用这个词创造性的操作．

了解创意工作流程的各个阶段可以帮助你将工作组织成可管理的块。创意工作流程的高级阶段是定义和构思、创建、审查和批准以及启动。

以下是关于每个阶段的更多信息:

• 定义和构思:列出产品的需求，然后定义产品的大致概念。ob欧宝娱乐app手机下载
• 创造:定义产品的规范，然后创ob欧宝娱乐app手机下载建或构建产品。
• 审批:收集来自内部和外部利益相关者的反馈和批准。
• 启动:产品上线ob欧宝娱乐app手机下载了。

请继续阅读以了解每个阶段的更多细节。

下载创意工作流程模板

Microsoft Excel|微软文字处理软件|谷歌表

使用此模板跟踪创意工作流中高级阶段和任务的进度。该模板包含一些部分，用于一目了然地列出所有者、到期日期和状态，并注意任务是否过期。添加或更改任务以适应您的工作流程的需要。

为了建立有效的创意工作流程，专家建议你明确工作范围，绘制工作流程图表，使用工作流程软件，举行定期检查会议，并衡量工作流程的有效性。另外，确保团队成员能够真正遵循您的工作流程。

以下是一些重要的整体工作流程步骤，包括:

• 与客户明确范围、目标和策略:在任何项目开始时，正式阐明项目目标和实现这些目标的基本计划——最好是通过每个人都批准的书面文件。
  
  “当我们接到一项任务时，项目经理必须与客户明确需要沟通的内容——以及沟通的重要目标，”Kelbick解释道。这家总部位于纽约的机构专门为金融机构提供市场营销、产品策略和沟通服务。ob欧宝娱乐app手机下载
  
  凯尔比克说，她的公司准备了一种策略声明对于这个项目，她说:“它是由客户提出和审查的——所以每个人都在我们交流的同一页上。”
• 明确职责:勾勒出你的团队层次结构，然后明确谁将在开发、批准和完成工作中扮演什么角色。当你这样做的时候，承认你的组织的个性是很重要的;如果有些人更有可能在整个过程中积极参与，或者其他人只想在重要的里程碑时刻参与，那么您的计划应该考虑到这一点。
  
  你可能会想要任命一个项目经理。然后，确定哪些团队成员需要在项目开发的每个阶段批准项目。
• 流程图:对于每个特定的项目，创建一个图表或图表来显示过程中的各个阶段，以及批准、输入和其他所需的操作是很有帮助的。注意相互排斥，全面详尽式或组合式()原则由商业咨询公司麦肯锡公司开发，在广泛的商业实践中使用。从本质上讲，您应该对信息类别进行分组，这样它们就不会重叠，并且您的评估包括所有可能的类别。在创意工作流的上下文中，MECE意味着不应该混淆需求以及每个阶段谁负责它们，并且工作流涵盖了项目从开始到完成的各个方面。
  
  Ed Burgoyne，创始人和首席顾问Makr咨询，帮助组织在任何特定项目之外对他们的工作流过程如何工作进行更广泛的评估。
  
  
  他说:“有时候，仅仅是聚在一起，看看目前的工作情况，就能让人大开眼界。”他说，这个过程有助于组织自问:“‘我们如何做我们所做的事情?我们为什么要这样做?明白吗?我们如何描述我们所做的?’”
• 就工作流程达成团队协议:在一开始，每个人都理解并同意您的工作流流程的结构和细节，这是至关重要的。当Burgoyne与组织合作，帮助他们理解和改进他们的工作流程时，他知道，“我们可以一整天都在创建流程图。但是行为是非常非常重要的。我们该如何行动?我们必须用行为来管理变更过程。我可以整天(推荐)改变流程，然后把它挂在墙上。但除非人们遵循它，”他解释说，否则他们不会得到他们想要的结果。
  
  这就是为什么Burgoyne建议组织与整个团队合作，共同构建工作流程——这样做可以让每个人从一开始就参与进来。
• 使用创意工作流程/项目管理软件:虽然一些组织可以在没有软件的情况下实现并遵循一个创造性的工作流程，但许多专家认为软件在跟踪流程和避免混乱方面非常有帮助。
  
  组织可以使用软件在软件中集成所有的书面交流，集成日历项和提醒，并使监视和批准项目任务以及审查工作变得更容易和更有效。
• 规定审查和批准发生的方式和时间:明确谁将审查项目的每个阶段并提供输入，以及输入和任何必要的批准何时到期。您可能希望限制评估人员的数量和审查的轮数。确保为每个修订建立一个命名约定，这样每个人都知道哪个草案是最新的。
• 开签到会议:即使你使用软件和其他数字通信工具，定期与团队进行检查会议也很有帮助，以确保项目正在按计划进行。
• 衡量生产力和其他ob欧宝娱乐app手机下载指标:跟踪创意项目的各种指标非常有用，包括收到的创意项目请求数量、每个项目的版本、获得批准的时间以及项目周期的完整长度。

这个词创意项目流程描述开始、跟踪和完成创意项目的过程。组织必须有一个有效的创意项目流程，团队成员遵循该流程，以确保他们的创意项目完成得很好并按时完成。

即使你不选择使用特殊的软件，你的组织也应该建立有效的创造性工作流程的流程和结构。也就是说，特定的软件或SaaS解决方案可以帮助您改善协作，节省时间和金钱，并在创造性工作中提高效率。ob欧宝娱乐app手机下载

Smartsheet的Bosche解释说，节省时间和提高效率可能是创意工作流软件的最大好处。他说:“现在，对于创意团队和企业来说，速度要重要得多。“每个团队都必须更快地行动，以更快的周转时间推出内容。为了快速，你必须非常高效。在创意工作流程中，需要进行大量的协作。如果你没有一个创造性的工作流程工具，你就无法有效地完成这个过程。”

以下是创意工作流软件可以帮助完成的一些好处和任务:

• 节省了时间
• 创建和组织创意简报
• 时间跟踪
• 更容易安排预约
• 视频会议
• 为团队成员提供随时访问可交付内容的权限
• 允许团队协作审查和批准内容
• 容易计费
• 使用关键字轻松搜索并在一个地方找到与项目相关的所有内容
• 使所有团队成员能够看到项目的时间表、预算、目标和团队成员
• 创建和分配任务和子任务，并确保每个人都按时完成
• 提供项目状态的实时评估
• 取消不必要的会议、状态电话更新或后续邮件
• 向经理提供团队成员的工作量信息
• 跟踪所有项目沟通，确保所有问题都得到解决，所有工作都在向前推进

约威尔补充说，她特别喜欢提醒团队成员当前截止日期的软件，还会在截止日期四五天后发出提醒。

每一个创造性的项目都需要人们扮演特定的角色来开发和完成它。这些角色有时可能基于一个人在组织中的头衔。不论头衔是什么，组织都需要清楚地列出以下角色，并决定由谁担任这些角色:

• 有人来定义项目的范围和最终产品ob欧宝娱乐app手机下载
• 最终负责这个项目并在最后期限前完成的人
• 组织中有权更改项目的人员(如果需要)
• 有人最终批准将提案的最终版本提交给客户，或者发布和分发最终版本
• 定期与客户沟通项目状态

组织中的工作或角色可能涉及创造性工作流

完成一个创造性项目所涉及的工作通常是由一个组织中具有特定工作描述和头衔的人来完成的。这些职位包括:

• 经理(负责设置项目的范围和结构，并确保你在截止日期前完成)
• 创意专业人士(设计师，网页开发人员，作家，摄影师和其他帮助创建产品的人)ob欧宝娱乐app手机下载
• 客户经理(与客户沟通项目的人)

特定项目中的其他工作可能包括以下内容:

• 项目负责人
• 项目经理
• 项目战略
• 营销专家

管理创造性的工作流程需要在您的组织中有一个坚实的工作流程系统，团队成员了解遵循有效流程的重要性，以及善于监督和跟踪工作的经理。SaaS工具对于跟踪和管理创意工作流过程也很有用。

机构内外的专家表示，组织在构建或管理创造性工作流程时经常犯常见错误。以下是一些最常见的错误:

• 不考虑客户对设计工作的潜在贡献。约威尔说:“在我职业生涯的早期，我最大的错误就是认为客户什么都不知道。她补充说，她会想，“‘你怎么敢带着改变回来——你都不知道你在说什么。’这是错误的。”她说，客户了解公司的个性，以及所在行业的趋势。例如，它明白，一个前卫的网站设计可能不适合工程公司。
• 不参与原有的周期性接触点，发展设计的整体方向。约威尔说:“在客户看到一个设计之前就带着一堆(网页)设计可能会适得其反。”
• 只从部分玩家的角度构建创意工作流程，而不包括所有人的观点。Burgoyne解释说，项目经理或其他机构领导可能会构建一个对他们有意义的工作流程，但可能没有包括其他每天工作的人的重要考虑。他说:“当你审视一个流程并开发一个流程时，我们真的需要与流程本身所涉及的人员合作，以使流程真正起作用。”“从系统的角度来看待这个过程，看看所有不同的部分是如何组合在一起的，这非常重要。”
  
  当新的流程结构意味着组织工作方式的重大变化时，这种包容性也是至关重要的。Burgoyne建议:“人们可能非常反对与自己无关的改变。

创意工作流软件和SaaS解决方案具有广泛的功能。以下是一些特别有用的方法:

• 能够补充并自然地适应组织的创造性工作流程。Burgoyne说:“我们希望任何类型的软件都能模拟你的过程。”
• 能够轻松地审查和获得软件内的批准。你的团队应该能够获得设计、图像、视频和其他材料的反馈和批准。
• 能够计划你的项目和任务，分配团队成员的具体职责和设定最后期限。
• 随着项目的发展，能够管理新的需求。您应该能够轻松地管理新请求，如果合适的话批准它们，并创建带有详细信息的新任务。
• 能够在看板视图中查看项目和任务。这个特性让每个参与的人都能直观地看到项目中所有任务的状态。
• 重复任务的标准模板——这可以让团队成员更容易创建任务列表。
• 为组织内的特定团队成员或角色(如编写人员或开发人员)分配特定任务的能力。该功能可以节省时间。
• 各种内部团队成员和外部客户可能需要查看您的创意工作流系统的各个部分，以了解项目的状态。软件可以提供对系统部分的访问，同时限制或阻止对其他信息的访问。

你可以了解更多关于创意项目管理软件通过阅读我们的创意项目管理软件功能指南．

一系列软件可以帮助创造性的工作流程。我们已经按照你要完成的任务把清单分解了。

当您正在为您的组织考虑创造性的工作流管理软件时，这里有一些重要的考虑事项和步骤:

• 进行需求评估:确保你准确地评估了你的组织需要什么。了解软件在什么地方可能有用，在什么地方不会有用。
• 从你的团队中获得支持和支持:您必须让整个团队参与选择过程，以便他们支持最终的决定，并将致力于使用该软件。
• 记住，你仍然需要真人作为项目经理:软件可以提供很大的帮助，但是您仍然需要团队成员致力于推动和管理流程。
• 在它准备好之前不要把它滚出来:确保你测试(并重新测试)了你的新系统，这样在一开始就不会有很多问题影响到你的团队的可行性。

选择能够与公司一起成长的软件:随着您的团队越来越多地使用软件，可能需要进行调整和增强。确保软件具有这些功能。

马克咨询公司的伯戈因说，创意机构和组织必须意识到，他们的工作流程和管理对他们组织的身份至关重要。

“这是关于你如何真正解决问题，以及你如何看待世界。什么是优先事项，什么不是?他解释道。“你的过程是你是谁的很大一部分。这个过程决定了我们产品的质量和产出的质量。”ob欧宝娱乐app手机下载

Burgoyne在他的专业博客上写了关于创造性工作流程的文章，Adsubculture．他列举了几个有助于理解改进创意工作流程的领域。其中包括:

• 了解传统的项目管理框架
• 理解像瀑布和敏捷这样的项目管理方法如何帮助创造性工作流程。你可以学到更多关于瀑布法的知识敏捷项目管理．
• 了解如何与来自不同部门的成员建立跨职能团队
• 了解广告公司的结构和组织
• 了解创意生产和服务工作流程的各种结构ob欧宝娱乐app手机下载

客户有时想要更改项目的某些方面，这可能会显著地改变您的工作流过程。当然，他们是你的客户，所以有时你需要满足他们的要求。然而，有时采纳建议的更改会损害过程并降低最终产品。ob欧宝娱乐app手机下载在这种情况下，你可能需要稍微拒绝一下客户的要求——当然，要有礼貌，并给出一个好的解释。

• 有礼貌:在快速回应之前，一定要试着理解客户的观点。在解释过程设置的重要性时，尽量保持冷静、理解和礼貌。
• 不要说模棱两可的话:如果你的客户坚持要做一些你知道会损害项目的改变，不要轻易放弃。解释你的流程结构，以及最终如何帮助他们的产品。ob欧宝娱乐app手机下载
• 提供备选方案:在提出变更请求时，试着了解他们的潜在关注点。然后，在不改变工作流程的情况下，提供可能解决这些问题的替代方案。

为您的员工提供一个灵活的平台，以满足您团队的需求，并根据这些需求的变化进行调整，使他们能够超越自我。

Smartsheet平台可以轻松地在任何地方计划、捕获、管理和报告工作，帮助您的团队更有效地完成更多工作。通过汇总报告、仪表板和自动化工作流，报告关键指标，实时了解工作情况，使您的团队保持联系和信息灵通。

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