分布式团队vs.远程团队
一个分布式团队是一群人的集合,他们在分散的地点一起工作,通常在不同的时区和日常时间表中,无论团队规模大小。您不能再假设分布式团队从不亲自会面,或者位于同一地点的团队总是在同一个办公室一起工作。之类的术语远程团队,虚拟团队,分散的团队也属于这个范畴。
虽然人们经常混淆这两个术语,但远程团队与分布式团队是不同的。例如,远程团队模型可能具有以下属性:
- 工作取决于是否靠近一个集中的实体办公室。
- 工作包括虚拟和面对面协作的结合。
- 远程团队组织在垂直层次结构,其中团队角色基于经验和权威。
- 管理层协调时间表并推动沟通。
- 绩效是通过办公室出勤率来衡量的。
- 通常需要面对面的会议(包括虚拟会议)。
- 会议频繁,而且同步这意味着它们在同一时间、同一地点发生。
相比之下,完全分布式的团队模型可能具有以下特征:
- 工作与地理位置或集中的实体办公室无关。
- 网络就是办公室,协作是虚拟的。
- 这个组织有一个平的层次结构在这种模式中,团队角色是基于绩效和贡献的。
- 团队成员保持自主的时间表和个性化的沟通习惯。
- 绩效是通过产出和结果来衡量的。
- 面对面的会议和聚会是可选的,而且并不总是最佳的。
- 会议很少,而且异步这意味着它们发生在不同的时间和不同的地点。
要了解有关与远程团队协作的更多信息,请阅读“如何与远程团队有效合作。”
分布式团队的利弊
分布式团队可以根据不同的时区、办公室或同一建筑物的楼层进行物理隔离。员工和组织对于完全分布式的团队可能有不同的经验,并且这种观点会影响模型的优点和缺点。
分布式团队的优势
人口结构、社会规范、专业价值观和知识共享技术的民主化正在改变现代工作场所。随着知识型工作在范围上变得越来越复杂,但远程执行起来却越来越简单,公司可以通过将员工组织在分布式团队中来采取创新的方式。
员工重视他们从分散的团队工作中获得的投资回报,减少通勤时间,工作的自主性和自我驱动性,以及管理家庭和个人时间的灵活性。这种灵活性通常转化为更大的职业成就感和更高的保留率,这直接影响到组织的底线。
组织受益于生产力的提高,可以在任何时间、任何地点自由地工作,以及主人翁意识,这种主ob欧宝娱乐app手机下载人翁意识转化为改进的客户服务和满意度指标。通过消除对大型、家具齐全和联网的商业办公空间的需求,它们还节省了房地产和基础设施成本。
对于组织来说,分布式团队报告的好处包括:
- 优化跨多个时区的时间管理
- 升级的技术和工具
- 提高盈利能力
- 加强灾害响应和业务连续性
分布式团队的常见问题
员工和公司也指出了分布式模型的挑战。员工们反映了远程工作的缺点,包括与世隔绝和晋升机会有限。在组织方面,公司报告缺乏协同作用,对数据安全的担忧加剧,对远程员工的控制减少。
分布式团队报告的陷阱包括:
- 工作与生活的平衡被打破
- 缺乏面对面的沟通和可见性
- 不频繁的合作和社区的丧失
- 缺乏合格的候选人
- 知识孤岛和低效反馈的增加
- 招聘和入职流程不足
- 项目领导不足和透明度降低
- 可用于分布式工作流的技术和工具有限
- 缺乏使用分布式团队的大型成熟公司
- 投资者对分布式模型缺乏信任
与分布式团队合作
技术使公司能够建立跨不同国家、文化、背景和语言的分布式团队。跨时区协作拥有最合格的员工,无论在哪里,都能为利基项目和市场创造丰富的运营合作。
无论员工的数量如何,分布式团队模型都可以扩展。像巴黎这样的公司。ly(50多名员工)、InVision(700多名员工)、GitHub、Elastic和Automattic(1000多名员工)都采用了分布式团队的灵活性。他们也是这种模式大规模有效性的倡导者和成功例子。无论规模大小,大多数组织都是通过建立由各种技能、经验、才能和个性组成的团队来创造成功的产品和服务的。ob欧宝娱乐app手机下载
如何管理分布式团队
管理同地团队的许多技能和最佳实践不能转化为管理分布式团队。分布式团队领导者可以通过沟通、协作、协调和文化(4c)为健全的管理策略奠定基础。
本节包括分布式团队管理的4c的细分,包括专家关于如何解析这些核心原则以成为更有效的分布式团队领导者的建议。
分布式通信
沟通是4c的基石,也是成功的分布式工作的有力预测因素。沟通策略在管理分布式团队中起着至关重要的作用。管理者是分布式组织的代理人,他们在减少模糊性和孤立感,以及提高绩效和工作满意度方面发挥着重要作用。
胡安·巴勃罗·布里蒂克
“我认为,由于我的厨房经验,我建立了更好的分布式团队。餐厅团队每五分钟运送一次产品,而且必须准时、ob欧宝娱乐app手机下载高质量。”“当你在厨房忙的时候,你需要很好的沟通才能让事情顺利进行。这种经历帮助我理解了为什么我加入的团队工作得很好,如果不好,如何解决问题。”
为了取得成功,分布式团队依赖于同步和异步通信的组合。有关这两种通信类型的深入讨论以及与远程团队有效通信的技巧,请阅读“如何为您的企业实施远程团队沟通策略:最佳实践和专家提示。”
分布式通信策略
对于分布式工作,保持同步和异步通信之间的平衡是至关重要的。当你了解如何利用不同的沟通渠道时,你可以提高效率,防止注意力和创造力的中断,这对知识型工作至关重要。ob欧宝娱乐app手机下载考虑以下管理分布式团队沟通的策略:
- 有意的文档:使用书面沟通渠道,避免信息缺口,使信息更容易传播。积极主动地重申书面信息——最好假设有人错过了现场会议或邮件链,或者他们在不同的时区查看了Slack信息。为缺席的干系人创建会议记录,并在文件中包含所有相关细节。
- 深思熟虑的文档:避免在不同的渠道中重复或复制粘贴。为所有敏感或安全文档分配隐私或安全标准,并对谁可以访问、共享或编辑每个文档实施审查流程。
- 结构化沟通渠道:保持文档(如会议记录)实时更新,并为每个文档指定一个所有者。确保按照可预测的时间表向所有相关成员分发信息。沟通编辑和评论文档的期望,并创建版本控制策略,包括如何共享和存储文档。
- 专业中立:在书面交流中采用专业、公正和透明的语气。将讽刺和幽默(以及表情符号、图片和动图)限制在适当的渠道。Grammarly这样的工具有一些功能,可以根据受众来检查文档的语气和目的。
有关管理分布式软件开发团队欧宝体育app官方888的技巧和资源,包括受DevOps启发的分布式协作的最佳实践,以及掌握时区的工具和技术,请阅读《分布式软件开发指南》。
分布式协作
一旦您实现了直接通信渠道和同步和异步风格的平衡方法,包括适当的系统和工具,分布式协作就不那么费力了。这种协作最重要的组成部分是何时、何地以及如何召开会议。
虚拟协作
虚拟会议不必是标准面对面会议议程和节奏的在线版本。实际上,你可以从询问提议的虚拟会议作为异步活动是否更好开始。完全分布式的公司使用不同的通信渠道和格式组合来提升协作水平,并补充虚拟会议。
直到渠道
在Slack或你喜欢的通讯平台上建立一个“今天我学到的东西”(TIL)频道。分散的员工可以发表与项目或个人发展相关的帖子,这有助于以异步方式建立会议主题和社会互动的生态系统。TIL渠道打开了在传统项目结构之外进行合作的可能性,并在分布的员工中加强了个人和专业发展的文化。
文本笑星
文本站立是由敏捷软件开发推广的实时同步站立的异步版本。该团队使用其信息平台或网络论坛来回答诸如“你上个工作日发生了什么,今天有什么计划,是否有人在工作中受阻?”
对于分布式团队来说,文本站立的好处是它简短而集中。它也是一个更好的论坛,可以问一些问题,比如“你今天感觉怎么样?”你可以调整使用颜色编码的表情符号的做法,这样员工就可以在没有面对面肢体语言提示的情况下向合作者发出情绪信号。
跨职能团队会议
与不同团队的虚拟会议将分散的员工暴露在分散组织幕后发生的那种粘合工作中。这些会议对于虚拟协作来说是完美的,并且为没有完全分布的组织提供了一种简单的方法来了解分布式协作的价值。把计划好的会议调整为偶尔的团队建设活动。有关活动的示例,请阅读“适合远程工作者的56个有趣、简单、有效的团队建设游戏”。
分布式协作基础
无论您使用何种工具和格式进行分布式协作,都要明确每次会议的目的,并尊重员工的自主权和完成工作的能力。Juan Pablo buritic
“你需要明确自己的沟通方式。有意建立一个分布式团队是一回事,为了生存而这样做又是另一回事。”
“基础是信任。我相信无论你在哪里,你都会完成你的工作。我看不到你,所以我相信你会做你的事。否则,我就只能每小时监督你,这对任何人都不好。”buritic
buritic
“我们这些习惯于在办公室工作的人认为,任何问题的解决方案都是开会。让我们见个面,集思广益。大家一起说他说:“我们在‘努力完成工作’的模式中被一个问题困住了,让我们见面吧,因为这是你认为达到同样结果的唯一方法。”“想象一下,如果你和我需要(合作),而我们不在同一个地方。我们两个人,无论什么时候,分别把事情写下来……我们进入了一个节奏,然后,没有真正的头脑风暴,我们可以得到一个解决方案。”
与分布式团队的成功协作支持健康的边界和令人垂涎的工作与生活平衡。在选择性会议、书面沟通和建立在信任基础上的合作的积极作用下,分布式员工感到受到鼓励和激励,自主解决问题。
分布式协调
通过利用多渠道沟通策略(包括书面的、异步的渠道)来协调项目,在不同时区工作的员工可以不断地交出他们的工作并做出贡献。这种工作流提高了士气,有助于消除信息差距的高效合作类型。ob欧宝娱乐app手机下载当您用书面文档协调分布式工作时,您创建了易于导航的、常青的项目工件,其他团队、新员工和管理人员可以将其用作参考。
抛弃分布式邮件
电子邮件线程是跨时区协调的混乱工具,而时间对于全球分布的团队至关重要。单独使用电子邮件来协调分布式工作,会导致响应时间变慢,并导致不可预测的协作。与分布式团队进行异步通信的流行替代方案是基于web的消息传递组或社交网络web论坛。
网络论坛是一个供人们为面向客户的网站或按主题结构的知识库撰写内部或外部帖子的空间。网络论坛提供了高级的信息层次结构、标签(@username)和永久链接等功能,它们被真正接受为更随意交流的更合适的渠道(以及使用gif或表情符号)。
Automattic (WordPress背后的公司)使用内部开发的技术P2 WordPress主题-创建网站,作为一个分布式的社会网络论坛,协调不同时区的项目。这些内部博客非常适合那些需要与项目保持时区一致,并与分散在不同大陆的员工协调可交付成果的组织。通过与web论坛、基于云的消息传递平台或劳动力管理工具协调项目,您可以在分布式工作流中构建难以通过电子邮件线程实现的可预测性。
记录决策
协调正在进行的工作的过程可以从一个长格式文档开始,其中包含征求意见(RFC)。这指的是书面提案或流程,您可以在其中征求来自互联网协议标准的分布式团队中的个人的决策输入。
“RFC流程是,‘我代表团队做出决定,这是我的理由(以书面形式),’”buritic
根据buritic
这种授权感对于培养自主和决策能力至关重要,分布式员工认为这是分布式工作场所的理想特征。书面文档和rfc使实时对话变得不必要,并使所有各方不必同时在场。
分布式职场文化
分布式团队模型也是一个文化上更多样化和地理上更分散的工作场所的范例。这样做的代价是缺乏面对面的互动,而面对面的互动对人们的幸福感和社区意识以及积极的职场文化的发展至关重要。面对面的互动和协作构成了分布式同事之间信任的基石。
建立文化互动
建立和培养一种积极的分布式团队文化,需要的不仅仅是提供先进的硬件、现代化的家具和设备,或者食物津贴等福利。它需要有效的措施来克服分布式工作的缺陷。面对面的会议和聚会是建立积极的职场文化的一种策略。
像Automattic和Zapier这样的完全分布式的公司鼓励全球分散的员工团队在一个商定的地点加入项目,并在适合项目或团队的情况下并肩工作。使用以下原则来利用面对面的互动:
- 计划:为年度面对面会议和管理人员全年进行面对面会议留出具体预算,并制定支持面对面合作的政策。
- 招聘:利用面对面的会议来招募新员工。只要有可能,让他们在第一周与他们的经理和团队面对面交流。
- 赞美:利用年度面对面的全体会议来认识分散的团队和员工。在活动中花时间表扬杰出的工作,并在同事面前奖励员工。
- 主持人:鼓励分散的团队在项目研讨会或主持工作之外的社交活动中见面和合作。确保提供饮料、食物和零食,因为这些福利不存在于分散在家远程工作。
- 分享:鼓励分散的团队和管理层在公司的社交媒体和内部沟通渠道上分享这些会议和聚会的内容。
在衡量员工幸福感的调查中,职场文化往往名列榜首。对于刚接触分布式工作或考虑加入分布式公司或团队的员工来说,这是一个至关重要的指标。
Automattic的创始人马特·穆伦韦格(Matt Mullenweg)承认面对面会面的价值及其对职场文化的影响。公司的数据团队衡量年度面对面会议的积极影响——“大型聚会”——以及这些现场聚会上的社交网络对工作关系和新员工融入的影响。
分布式人员操作
今天公认的技术或技术巨头——像亚马逊、微软和谷歌这样的公司——正在拥抱分布式工作,这使得小公司更难利用分布式团队模型的独特性。为分布式团队成功吸引、雇佣和培养员工的能力需要特定的人力资源策略来帮助公平竞争。
卡罗尔·琼斯是公司的高级资源和人才招聘经理卓越咨询有限公司是一个由技术和营销专业人士组成的分布式团队,在西雅图、波特兰、盐湖城和远程家庭办公室为客户提供解决方案和服务。Jones负责为分布式咨询团队招募、雇用和培训员工。
在招聘过程中,通过筛选潜在的候选人,评估他们是否适合在分布式团队中工作和远程工作,勇者开始构建分布式团队。
琼斯说:“我们想确保我们问的问题能说明这个人是否能独立工作,他们是否主动,是否能集中注意力,是否能在更轻松的管理下工作。”“我们会问一些基于行为和情境的问题,以评估候选人是否具备在分布式团队中工作的素质。”
Jones提供了以下面试问题的例子,用来评估是否适合分布式工作:
- 怎样才能度过美好的一天?
- 你认为一个好的管理者,在他或她与团队成员的关系方面,最有效的特质是什么?
- 在你的工作环境中,哪一个因素对你的成功和快乐贡献最大?
- 你的团队成员如何评价你的工作风格和贡献?
- 为了成功,你对高层领导的三大期望是什么?
- 你如何区分竞争的优先级?
伟达招聘策略的一个关键组成部分是其薪酬理念。该公司不会根据其分布式团队模式和远程工作来区分薪酬。无论员工选择在哪里生活和工作,他们都会要求他们的员工提供一些结构化的可用性。公司办公室在太平洋标准时间(PST)区域运作。其他时区的员工需要在办公室的核心工作时间有空,无论他们居住或工作在哪里。
为了增加招聘流程的价值,提高员工敬业度,公司采用了面对面的视频入职方式。威力保持着视频优先策略人行动(人力资源部门的一个以员工为中心的功能,帮助人们更有效地工作)用于虚拟会议,使用微软团队作为他们选择的平台。员工被要求为所有团队会议启用视频,以帮助他们保持参与。
琼斯表示:“对于在分布式团队中工作的远程员工来说,管理敬业度非常重要。
她说:“我们要求管理人员经常与员工进行一对一的会议,以便与员工保持同步,这样他们就能保持联系,员工也会感到有动力,工作效率更高。”ob欧宝娱乐app手机下载“对于在分布式团队中远程工作的员工来说,ob欧宝娱乐app手机下载责任和生产是需要考虑的重要因素。勇猛的理念始终是质量高于数量——完成任务,而不是长时间工作。”
为了衡量分布式员工的表现和成功,英勇利用年度评估,包括对分布式员工的自我审查。琼斯和她的团队将自我评估与从管理层和关键团队成员那里收集的具体数据结合起来,以衡量绩效。
弗瑞特了解远程工作和员工敬业度带来的挑战,她也认识到制定专注的人力资源战略的重要性,这些战略可以帮助分散的员工对抗倦怠或个人困扰。其中一种策略是利用团队进行分布式通信和协作。
琼斯说:“我们在Teams中有多个特殊兴趣小组,我们鼓励员工加入最适合自己的小组。”例如,为应对全球大流行,公司向员工赠送了带有感谢信的礼物,以表达感激之情,并承认他们在一个关心他们个人福祉的团队中的地位。
直接通信策略和协作技术的结合是减轻分布式团队远程工作的挑战和陷阱的有效方法。也就是说,伟达明白,面对面的互动是建立积极的分布式团队文化的有力工具。
琼斯说:“我们所有的员工每年都要聚会两次。“夏天有一次全天的活动,包括团队突破,我们的首席执行官的主题演讲,对即将到来的一年的展望,我们以欢乐时光活动结束。然后,我们聚在一起举行正式的节日聚会,盛装打扮,庆祝我们的团队和成就。”
人员配置和管理分布式团队以及利用远程工作者的决策需要专注于人力资源策略,以避免陷阱并实现与分布式劳动力相关的好处。为分布式工作场所量身定制的健全的招聘策略和人员运营有助于小公司和早期初创公司与资金雄厚的大型组织争夺人才。
分布式团队:最佳实践
本节总结了从几个分布式团队专家那里收集到的最佳实践,包括整合新员工的重要性,为什么手册是一个好主意,以及如何升级远程会议和对抗倦怠。
融入新员工的社会
在30天、60天或90天的时间内培训分布式团队经理,使其拥有入职和员工集成计划。如果可能的话,在新员工入职和培训的第一周,与新团队或新经理同处一处。你的年度见面会是与新员工同步实时入职的绝佳时机。
鼓励和激励老员工、团队领导或表现最好的员工来指导新员工。安排与各方的定期检查,并确保提供开放的办公时间,以解决新员工在入职阶段遇到的任何挑战或问题。了解更多关于雇用和吸引新的分布式团队成员的信息,包括免费工具和模板,请阅读“地面控制致汤姆少校:管理远程团队的关键”。
创建分布式员工手册
通过实现分布式员工手册,您可以提供文档化的技术和实践,从而增强对分布式团队的共享价值和态度。使用这本手册作为一个单一的事实来源,带来一致性和清晰的一切,从操作标准和员工福利报销政策和沟通架构。为分布式团队创建专门的员工手册,以解决管理分布式团队的4c问题。
提高一对一会议的水平
永远不要错过与分布在不同地方的员工进行定期检查的机会,即使这些是简短而集中的谈话。建立一对一会议的定期节奏,并保持一致。使用视频进行一对一的同步,但如果员工没有提前安排,可以选择使用视频。除了基于项目的、正在进行的工作反馈之外,更频繁地、随意地一对一交流,关注员工的幸福感。
偶尔(例如,每四次会议)进行一对一的回顾。与软件开发中的sprint回顾会议一样,经理和团队成员使用相同的格式来改进一对一的会议。这样做的目的是通过指出哪些可行,哪些不可行来改善一对一的交谈,然后采取行动为这个过程增加价值。
战斗倦怠
多渠道的沟通工具会对员工的时间和注意力产生不利影响。分布式团队中的远程工作者报告的一个常见陷阱是工作时间和个人时间很容易混合在一起。通过支持工作惯例来建立信任,让分散的员工能够高效、深入地工作,比如关闭聊天和调静音电话。ob欧宝娱乐app手机下载
鼓励使用状态更新来沟通信息和电子邮件平台的可用性,并考虑提倡“安静时间”,让所有分散的员工都能舒服地放下工作。授权分散的员工以优化生产力的方式拥有自己的日历,包括公平的休假政策。ob欧宝娱乐app手机下载
分布式团队协作工具
当您选择了正确类型的协作工具时,您就消除了分布式工作的摩擦。现在,具有数十个平台集成和高级api的SaaS工具使构建虚拟工作场所变得更简单,更具成本效益,从而消除了地理障碍。
分布式协作工具的类型因其授权的工作类型而异。一些常见的类别和工具包括:
- 沟通:Zoom、BlueJeans和Teams等在线视频会议平台努力以二维格式模拟会议,并具有帮助用户与数字内容共享和交互的功能。新兴的开源软件项目,如OBS Studio,预示着在线会议的未来将成为专业的现场制作——就像体育转播一样,但有幻灯片和问答。ob欧宝娱乐app手机下载像Slack这样的消息传递和聊天平台提供了同步的、文档化的协作平台,还为你最喜欢的动图提供了论坛。
- 坐标:像Smartsheet这样的协同工作管理(CWM)平台为分布式组织提供了报告进度、捕获数据、自动化协作和协调工作的工具。像Focusmate这样的虚拟联合办公软件,通过提供一个实时的“问责伙伴”,根据你的工作时间表,在50分钟的会议中与你一起工作,从而将工作管理与心理学结合起来。
- 文档:书面文档是分布式团队管理的4c的基石。Google的G Suite是一个全面的平台,适用于使用异步文档进行协作的分布式团队。Google Drive、Google Docs和Gmail都是易于访问、易于操作的工具,与员工的位置和时区无关。GitHub是微软旗下的软件开发平台。它的基于web的项目存储库和版本控制特性为分布式团队提供了一个强大的文档平台来进行协作。
- 设计:InVision和Adobe都是数字设计平台,具有基于云的协作功能,如实时协同编辑,使分布式团队能够通过实时反馈创建艺术。Pitch为分布式团队提供了一个演示设计工具,可以在任何设备或操作系统上构建交互式幻灯片。
- 安全:有了正确的安全工具,分散的员工可以在任何地方使用电脑和互联网连接安全地工作。一些SaaS安全平台提供了保护分布式工作的方法,包括用于多因素身份验证(Rublon)、密码管理(1Password)和VPN (ExpressVPN)的工具。这些工具确保了在线协作的安全性,并有助于降低远程协作的风险。
为了获得更全面的指南,Holloway列出了近200个分布式协作工具霍洛威远程工作指南。该公司通过与数百名远程工作者和专家交谈,调查Quora话题和其他可用工具列表,并在Capterra, Crunchbase和AngelList上研究每家公司来编制这份名单。
释放分布式技术的潜力
无论您是使用分布式协作还是工具组合,请记住解决方案的实现比选择更重要。
- 一个规则工具:使用一个用于视频会议的同步工具(例如,Google Hangouts),一个用于文档的异步工具或论坛(Google Docs)和一个数据存储工具(Google Drive)。民主地为工作选择合适的工具,并从需要特定领域协作工具的团队那里获得反馈(对人力资源有用的可能是工程的负担)。
- 建立一个系统:创建一个通信架构,为不同的通信工具(电子邮件、消息传递平台、web论坛)建立适当的用例。包括一个指导,让员工使用每个工具与公司的其他人和客户进行协作(如果您集成了面向公众的渠道,例如知识库)。
- 不要过度工程化:花更少的时间选择和设置协作软件,花更多的时间衡量特定用例的采用度量,以确定部署的成功。在不同的采用阶段,从不同的用户、不同的角色和不同的团队中获得反馈。
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