政府实施有效项目管理的专家建议

虽然政府工作人员在基于项目的工作中使用项目管理已有50年，但近几十年来，他们越来越多地使用项目管理来推动公共部门的工作向前发展。今天，项目管理应用于所有部门和各级政府。

以下是政府机构的项目工作和项目管理的一些细节:

• 许多人，包括国会领袖、政治任命者、政府工作人员和公民，都主张改善和提高政府运作效率。大多数政府改善措施都使用项目管理来改善政府运作。
• 由于各种政府机构的资金削减，今天的许多政府项目必须在有限的时间和有限的资源内实现价值。欧宝体育app官方888
• 政府机构越来越多地采用……的原则项目管理．但是像所有的组织一样，他们仍然经常在低效的项目工作上浪费大量的钱。项目管理协会的2020年行业脉搏报告发现，包括政府机构在内的所有机构，在项目投资的每一美元中，有11.4%是由于业绩不佳而浪费的——即每投资10亿美元中有1.14亿美元。
• 政府越来越多地采用项目管理，有以下几个趋势:
  • 一些政府机构的规模和责任造成了需要强有力的项目管理的复杂性。
    
    Yad Senapathy是这家总部位于达拉斯的公司的创始人兼首席执行官项目管理培训学院该公司提供训练营，帮助专业人士获得项目管理协会(Project Management Institute)认证。他的公司的许多客户包括政府机构及其员工。
    
    Senapathy重申，许多政府机构的规模和复杂性要求改进PM。他说:“仅美国国防部就雇用了320万人。“你可以想象它的复杂性。这种复杂性本身就需要项目管理。如果你没有合适的结构来处理这种复杂性，你将浪费大量资金。”
  • 政府机构将更多的工作外包给私人承包商，这就需要政府工作人员与政府雇员一起管理承包商，以推进项目。
  • 政府组织想要用有效的项目管理来证明他们自己的价值和可行性。
  • 项目管理为更好的客户服务提供了一个框架，这在政府机构中越来越重要。
  • 与私营企业一样，政府机构需要向公众提供全天候安全的数据访问，这就需要更高效的工作。

塞纳帕西说，人们错误地认为良好的项目管理在政府中不那么重要，因为它不像私营企业那样受利润驱动。他表示:“认为只有在盈利能力重要的地方才需要项目管理，这是一种误解。”“政府对纳税人负有类似的责任。缴纳的每一美元税款，你都要承担责任。协议是每个人最终都要承担责任。天下没有免费的午餐。”

事实上，Senapathy说:“我认为政府投资于项目管理比投资于私营企业更重要。从非正式论坛到正式的国会听证会，政府项目都要接受公民个人的微观监督。”

Stephen Townsend，网络项目主任项目管理协会他说政府必须为其公民提供价值，就像企业为股东提供价值一样。他说:“这种价值可以通过国家安全、道路、基础设施或服务项目体现出来。”“强有力的项目管理纪律有助于政府高效、有效地提供正确的解决方案。”

以下是良好项目管理对政府运作的其他好处:

• 它提供了一个项目是否值得进行的洞见。
  
  汤森说:“如果项目成功的可能性很小，或者风险很高，一个好的商业案例和审查过程可以阻止机构做出糟糕的投资。”
• 它建立了结构，使团队能够在所有项目和整个组织中一致地完成工作。
• 它提高了应对包括大流行病在内的灾害或动乱的效率。
  
  Senapathy说:“就大流行而言，拥有一致的组织流程可以无缝整合工作。“如果项目管理不存在呢?政府实体和员工都将陷入混乱。”
  
  项目管理工作和理念“让我们不再被动，而是积极主动，”Senapathy说。“这次大流行是一个最大的例子，证明了这个国家能够多么迅速地做出反应……项目管理可以做很多了不起的事情。”
• 它有助于避免为您承担的每个项目重新发明项目工具和技术。
• 它为工作人员提供了对项目管理中过去数据、过去工作和最佳实践的访问，这有助于确保更一致和更好的项目执行。
• 它监视项目交付物是否完成(并按时完成)。
• 它帮助员工理解他们完成工作的责任。
• 它帮助项目团队和领导向机构和政府领导报告进展情况。
• 它为新的项目管理策略提供了一个结构化的试验场。
• 它允许机构更好地适应新技术，因为它们成为结构化项目管理的一部分。
• 项目工作可以影响一系列利益相关者，包括许多外部政府机构的工作。良好的项目管理使工作人员能够更好地与涉众沟通，并解决他们所关心的问题。
• 它能让人们更好地理解解决问题的有效方法。

工人们在管理政府项目时会遇到许多挑战，包括政府领导的不支持，阻碍工作的政府规定，以及工人培训的资金有限。

以下是良好政府项目管理面临的一些挑战:

• 项目管理原则知识有限:多年来，政府机构在工作中不一致地使用标准项目管理原则。今天，越来越多的政府工作人员了解项目管理，但许多高级管理人员仍然缺乏影响他们如何部署项目管理的知识。
• 可怜的机构支持:由于知识有限，政府机构的领导可能不理解项目管理的价值。这意味着许多机构提供的财政支持或其他资源很少。欧宝体育app官方888
• 不稳定的赞助:政府往往经历机构领导层的高更替，而选举可以带来新当选的领导人来监督这些机构。所有这些变化都可能阻碍政府项目的进展。
• 限制工作的规章制度在私营企业中，规则通常支配着整个工作和项目管理，但领导者和员工可以通过修改许多规则来帮助项目成功。(要了解更多关于法规遵从管理的知识，请访问“合规管理:成功的规则)但在政府中，组织必须遵守这些规则，因为它们往往具有法律的权威。
  
  汤森说:“例如，有与利益冲突、通过公平采购程序促进竞争和业绩报告透明度相关的法律和规则。”不过，这些要求是有代价的。完成某些任务可能需要更长的时间。可能有强制审查或检查点。可能会有公开审查和评论的时间，如果错过或遗漏，可能会引发法律挑战。政府项目负责人必须学会驾驭那些他们的企业同行可能不受约束的要求。”
  
  乔什·拉米雷斯，总裁神经与行为项目管理研究所他说，这些规章制度会影响政府雇员的整体工作重心。“这成为了他们的重点领域，”他说。“这是他们必须关注的，也是他们投入精力的地方。”
  
  因此，当一位经理提出一种推进工作的方法，而这种方法不符合员工认为可以接受的传统框框时，“有时(这种想法)会遭到抵制，”他说。“有时，这甚至被认为超出了范围。”
• 分散在各地的机构员工:一些政府机构的员工分布在多个地理位置不同的办公室，这使得管理PM团队更加困难。(这在政府部门可能比在私营部门更常见。)
• 政府招聘及就业政策:为了完成一个项目，团队领导可能依靠来自一个机构内不同领域的专家或其他机构的专家。政府的招聘和就业政策可能会让这变得困难。
• 各机构及部门之间的协作成效欠佳:私营公司内部存在阻碍合作的结构并不罕见，但这种趋势在政府机构内部和政府机构之间更为明显。
  
  “在私营企业中，各部门之间的相互作用要比在政府中同步得多，”Senapathy说。“这种相互作用(在政府中)没有那么有效。”
• 整体官僚环境:即使除了可识别的规则和条例之外，政府机构的运作环境往往是成文和不成文的规则支配着所有过程。这意味着他们经常抵制改变或对问题采取快速行动。
• 不理解或不使用项目管理词汇的员工:项目管理培训允许员工理解与有效项目管理相关的通用语言。政府雇员可能对这种语言不了解或抵触。
  
  Senapathy说:“将现代项目管理词汇整合到已经使用了几十年的商业语言文化中，对组织变革管理提出了独特的挑战。”
• 增量思维才是常态:政府机构通常只接受缓慢或渐进的变化，如果有的话。
• 根深蒂固的过程和工具:政府往往缺乏许多私营公司所具有的持续创新、改进工具和流程的动力。
• 最低培训经费:政府机构用于培训项目管理领导者的资金可能有限。当需要削减预算时，这些基金往往也是最先被削减的。
  
  Senapathy说:“在多个领导级别和多个业务线中优先安排项目管理职位的培训可能是一个重大挑战，因为教育相关预算是勒紧裤腰带的最早受害者之一。”

良好的项目管理不仅能带来成功的项目。它可以改变政府的工作方式，增加灵活性，并在政府机构内部形成一种创新文化。

以下是项目管理可以改变政府机构的一些重要方式:

• 项目管理可以成为变革的杠杆:许多政府机构都不愿改变。好的项目管理本质上带来积极的变化。团队成员应该认识到他们作为变革推动者的潜在角色。
• 项目管理增加灵活性:如上所述，政府机构经常在官僚主义、缺乏灵活性的环境中运作。但是好的项目管理应该允许机构领导和员工在他们如何计划和执行工作时做出必要的调整。
• 项目管理促进创新:政府机构正在越来越多地寻找更好地为公众服务的方法。政府的创新大多源自项目管理。一个例子是联邦政府一个新的员工激励计划，名为“保障美国人的价值和效率”(保存)．该项目奖励那些提出提高效率和节省资金想法的员工。

在政府中实施项目管理文化可能具有挑战性。但是，管理领导者可以做到这一点——他们只需要关注从教育和培训到方法开发到适当监督的所有事情。

首先，联邦机构应该意识到拥有项目管理协会项目管理专业人员(PMP)认证的求职者。该认证认可了项目管理方面的知识和专业知识水平。许多私营企业和政府的项目经理都有这种认证。

ESI国际，一家位于弗吉尼亚州的项目管理培训公司，已经确定了在政府组织中实施项目管理的其他几个步骤，包括以下:

• 教育和培训:适当的工人教育和培训为文化变革提供了基础，从而可以促进良好的项目管理。
• 成熟度和能力评估:在进行项目管理工作时，组织必须评估并了解自己的优势和劣势。他们还应该在需要的地方进行改进。
• 方法开发:领导者必须创建并遵循一致的方法，指导员工如何处理项目。这样做可以帮助工作人员避免为每个项目重新设计流程和工具。
• 项目执行支持:组织必须在实际项目的工作中支持项目经理。这可能包括雇佣有经验的教练和导师，他们可以将自己的知识传授给员工，从而帮助项目取得成功。
• 中心的能力:中央办公室可以对整个政府机构的项目提供战略监督。它还可以提供项目管理专业知识和支持。
• 战略监督:组织的最高领导者必须参与组织的项目管理过程。他们可以确保组织的项目与组织的总体目标保持一致。

挣值管理是一种方法，用于跟踪项目中完成了多少工作，以及在任何时刻项目中花费了多少预算。

挣值管理是政府项目管理的重要组成部分，在联邦政府项目中经常需要进行挣值管理。国防部和NASA从20世纪60年代开始使用挣值管理。

使用这种方法，项目经理可以跟踪项目完成的全部工作，以及在项目上花费的时间和金钱。然后他们可以将其与整个项目预算进行比较。这允许团队成员评估他们是否提前或落后于计划。它还能让他们评估自己的支出是否超出或低于预算。

拉米雷斯说:“赢得价值管理是所有政府项目管理中高度重视的领域之一。”“这样你就能看到正在发生的事情。”

2015年，项目管理协会(Project management Institute)发布了一份白皮书，为联邦机构如何利用项目管理改善购买新计算机系统或修改现有计算机系统的方式提供了指导和框架。你可以阅读更多关于PMI标准框架．

通用项目管理框架

2016年，联邦政府通过了一项改善联邦工作中项目管理的法律，制定了其他管理项目的法规，并为证明其项目管理能力的政府管理者设立了一种特殊的证书。下面详细介绍所有这些方法。

一些州为州政府雇员提供项目管理的具体指导。例如，加州项目管理办公室创建了一份461页的文件，为加州州立机构的项目管理提供了一个框架。该文档提供了关于项目管理方法的指导和见解。你可以阅读官方文档为更多的信息。

地方、州和联邦政府机构已经使用项目管理成功地完成了数以万计的项目。以下是一些例子:

• 密歇根项目管理办公室:密歇根州的信息技术项目经常落后于计划，或超出预算，或两者兼而有之。为了改变这种状况，该州成立了一个项目管理办公室，并建立了一个基础设施，帮助建立了与州政府工作人员一起的项目管理文化。然后，领导们建立了一个项目管理支持结构，以帮助所有州政府机构，这使得州政府可以将项目管理整合到国家的日常商业活动中。要了解更多有关该项目的信息，请访问“在政府机构中推行项目管理文化．”
• 新奥尔良退伍军人医院:2005年，卡特里娜飓风摧毁了路易斯安那州新奥尔良市的数千栋建筑。在这些建筑中，有一座退伍军人事务部的综合医院，医生和其他医疗提供者在这里培训医科学生，进行医学研究，并为4万个军人家庭提供服务。
  
  2006年，国会批准了为一个占地160万平方英尺的建筑群提供资金。从一开始，项目领导者专注于了解项目的风险，倾听涉众的意见，并防止范围中低效的变更。
  
  他们按时完成了医院大楼的三期工程，项目的最终成本比预算低了14%。欲了解更多，请访问“退伍军人事务部通过改善退伍军人医疗保健实现利益．”
• 律政司网页:截至2014年，美国司法部网站包含了超过45万个网页、文件和文件。律师、执法官员和许多其他公民重视所提供的信息。但是该部门的100多个办公室需要使用各种各样的流程和技术来维护他们自己的网站部分。网站的维护成了一个巨大的负担。
  
  司法部的项目团队决定使用Scrum敏捷方法逐步重建网站。项目的第一项工作是建立一个网站内容管理系统，并启动网站的一个部分。最终，在12个主要版本中有120个部分。
  
  增量方法允许网站用户在第一个版本中提供反馈，这些反馈成为在第二个和以后的版本中进行更改的输入。每个版本都为用户提供了更多的功能，并且每个版本的完成时间都更短。欲了解更多，请访问“案例研究:敏捷政府和司法部．”

专家提供了许多建议，可以帮助领导者和员工进行有效的项目管理。技巧包括要求高层组织领导的参与，在项目开始时了解风险，以及采用多种策略。

以下是一些专家的建议和建议:

1. 寻求高层领导对公司结构和战略的认同:组织领导者需要理解良好项目管理的原则，并批准完成项目的总体策略。没有这一点，对这项工作的财政和其他支持将是试探性的，随时可能被放弃。来自组织领导的支持也会转化为来自整个组织员工的更多支持。
   
   项目管理培训学院的Senapathy说:“(对项目和过程的)投入应该从高层开始，而不是从底层开始。”
   
   “政府需要强调自上而下的项目管理纪律，”来自神经与行为项目管理研究所的拉米雷斯说。它必须是一个重点领域——就像安全、成本管理、你正在交付或制造的技术产品的生产一样重点。”ob欧宝娱乐app手机下载
2. 思考和倾听项目可能影响的所有利益相关者的意见:一个项目可能会影响到很多人——不仅仅是一个机构，甚至不仅仅是最终用户。了解每个可能受到影响的人以及他们对工作的反应是很重要的。
   
   项目管理研究所的Townsend说:“利益相关者代表任何受项目及其产出影响的个人或团体，或认为自己受项目及其产出影响的个人或团体。”涉众可以影响项目的方方面面，包括计划、成本和进度。了解利益相关者是谁，如何与他们打交道，以及如何平衡他们之间潜在的冲突，这很重要。”
3. 在开始之前制定计划并提供明确的方向:如果您正在使用敏捷方法来推进项目，计划可能与其他项目管理方法不同。在任何情况下，你都需要设定广泛的目标，并确保你的团队理解这些目标。
   
   Townsend说:“太早开始可能意味着目标不明确或被误解(和)关键要求被错过。”“在整个项目生命周期中，做好前期计划，定期审查计划，这将大大提高项目的成功率。”
4. 监测进展:特别是在更传统的项目管理中，团队必须监控基准、截止日期和进度。
5. 根据监控快速调整:如果您的监视显示您错过了基准或截止日期或其他问题，您的团队必须迅速作出调整。对于那些可能涉及巨额预算的政府项目来说，情况尤其如此。
   
   塞纳帕西说:“你越早发现问题，就越能更好地预防(问题)和消耗数百万美元。”
6. 选择性:不要试图同时执行大量影响许多机构运作的项目。挑选项目，并获得领导的支持，这可以改善特定领域的运营。这样你就不会在整个组织中造成混乱。
7. 想象一下成功:设想并清晰地表达通向项目结果的路径，以及该结果将是什么样子。你可以通过设定项目的范围来实现这一点。
8. 确保您的项目提供预期受益人需要:Townsend说:“最重要的是，良好的项目管理确保结果满足预期受益者的需求。”“如果一个具有所有承诺功能的结果很快就产生了，但不能满足使用该结果的人的需求，那么这个项目就失败了。”
9. 集合你的“一流团队”:挑选一些组织中最聪明的人加入项目团队——即使他们的工作描述不适合他们。最聪明的头脑能够设想更大的目标，并促进真正的创新。
10. 将员工发展和职业目标与项目管理结合起来:当员工的工作描述和奖励受到项目管理工作的影响时，他们对项目工作的反应会更加专注。
    
    Senapthy说:“个人必须有动力为项目的成功承担更大的责任。”
11. 想想行为经济学和人类行为科学:来自神经与行为项目管理研究所的拉米雷斯说，任何人类工作的进展都必须考虑到人类如何做出决定。
    
    他说:“我们对行为方面的关注不够。“当你不把人为因素纳入其中时，政府、私营部门或任何组织的进展都会变慢。”这意味着组织必须考虑人们为什么要做出他们所做的决定，包括经济激励、工作保障和同意上级的意见。
12. 了解项目所涉及的风险:在每个项目的开始，项目领导和团队成员需要评估项目固有的风险和挑战。在此基础上，做出调整或采取其他措施来应对这些风险。
    
    Townsend说:“风险管理会考虑对项目及其结果产生消极或积极影响的因素。”一些风险可能会使项目脱轨，而另一些风险可能会使团队加速或增加价值交付。良好的风险管理使这些威胁和机会在整个项目中可见，这样团队就可以减少风险并利用机会。
    
    拉米雷斯说，一些风险分析在承认人为因素方面做得还不够。这包括不鼓励承认某些领域的风险，比如风险可能如何影响他们的工作，或他们在机构中的上级的意见和观点。
    
    拉米雷斯说:“避免考虑额外风险的动机有很多。”他说，项目负责人必须处理和考虑这些不利因素。
13. 从小处开始，然后扩大规模:如果您的机构刚刚开始部署正式的项目管理，可以从一个较小的项目开始。在更小或更短期的项目中测试流程将允许团队成员在转入更大的项目之前理解和调整流程。
14. 灵活并愿意采用多种策略:Senapathy说:“一个真实的项目需要灵活。”这可能意味着项目领导者在项目的一部分使用传统的项目管理框架，如瀑布，然后在另一部分使用基于敏捷的Scrum框架。“保持流程的灵活性，”他说。(如欲了解更多不同的项目管理方法，请浏览“有什么区别呢?敏捷vs Scrum vs瀑布vs看板。”)
    
    Senapathy说:“通常情况下，由于项目从来不属于一个框架的理论范畴，混合和匹配传统和敏捷方法是非常好的，可以从可用的预算和进度中获得最大的性能。”

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