什么是IT项目计划?
资讯科技项目规划,或IT项目规划是团队在项目开始时为确保工作顺利进行所做的努力。这些步骤还有助于确保项目达到最后期限和总体目标。
计划是IT项目的第二阶段，在项目启动之后和项目执行之前。了解更多有关启动和执行阶段年代和IT项目管理．要了解如何优先考虑这些项目，请访问我们的全面的IT项目优先级指南．
如何规划资讯科技项目
规划IT项目需要采取关键的早期步骤。这包括帮助团队成员和涉众理解项目的总体目标。另外，澄清团队将如何定义和监控工作。
IT项目规划步骤
专家们推荐了一些有效规划IT项目的步骤。首先召开项目团队成员和涉众的启动会议，讨论项目的大致轮廓和目标。
以下是规划资讯科技项目的13个重要步骤:
第一步:召开启动会议
启动会议至关重要。这是一个让团队成员、客户和其他重要涉众一起讨论项目目标和设定期望的机会。与会者也可以讨论可能的风险。
公司创始人Shai Shandil说:“我们在这个会议上倾向于要求所有利益相关者都出席softsolutions咨询，提供咨询和培训服务，帮助公司进行技术项目。
尚迪尔说，在过去的几年里，他会建议人们来参加会议，即使他们必须坐飞机去那里。如今，这一要求可能有所放松。但是每个人都应该亲自或通过视频参加，因为会议对于让每个人对项目及其目标有一个共同的理解是至关重要的。尚迪尔说:“我们正在努力达到一个对什么是可交付的有标准理解的地方。”
要了解更多关于计划启动会议的信息，请阅读我们的项目启动的综合指南和下载免费的项目启动模板．
第二步:确保你有领导的支持和参与
公司领导层必须表现出对项目的投入，并认为这项工作很重要。领导者也必须参与到项目中来。他们应该参加更新会议并提供他们的意见。
尚迪尔说，认同领导力“是一小步”。“我说的是领导层的深度参与，它必须与他们愿意投入的预算相当。如果他们投入5美元，那么当然，如果我在这里犯了一个错误，没关系。但如果他们投入数百万美元，占总预算的80%，那么你就会开始想，‘我不能让你一个季度或一个月来一次，看看一些报告。这还不够。我需要你和我们在一起指导，因为你带来了远见。’”
尚迪尔说，这并不意味着领导力无处不在Scrum会议或者其他项目会议。“但我们确实希望他们每两周来一次，看看我们推出的东西，”他说。“不管间隔是两周、四周还是三周，我们的想法都是:‘来和我们联系，看看产品。ob欧宝娱乐app手机下载“他们实际上是在看产品——不是产品的代理，不是幻灯片，而是真正的产品。”ob欧宝娱乐app手机下载我们需要你能够对董事会、客户或市场说，‘嘿，这就是我们正在做的。’”
步骤3:创建包含目标的项目章程
创建一个项目章程在开始一个项目的工作之前是必不可少的。章程提供了范围、资源和时间表的详细信息。欧宝体育app官方888可能最重要的是，它列出了项目的主要目标。确保你和你的团队确信这些假设的目标是正确的。
“规划IT项目最关键的一个方面是清楚地了解项目的目标，”Alan Zucker说项目管理要点他在财富100强公司拥有20多年的项目管理经验。”目标是“我们想要什么”和“我们为什么想要它”。范围是“我们如何交付它”。“了解目标很重要，因为解决问题可能有多种解决方案，我们希望在决定如何解决问题之前了解问题。”
“先从为什么从目标开始。问问题。实现这一目标将使我们能够做些什么?我们希望达到什么目标?”
步骤4:建立原则证明
理解和设置目标的一个重要部分是完全理解您的IT项目要开发的产品。ob欧宝娱乐app手机下载你必须确定产品在技术上是可行的和值得的。ob欧宝娱乐app手机下载
扎克说:“要明确你想要传达的内容。”“原理的证明——这将是无价的。”
的联合创始人帕特里克•西姆(Patrick Sim)表示:“(为ob欧宝娱乐app手机下载产品)做一个概念验证RobustTechHouse，为客户开发IT项目FacilityBot,它使用技术来帮助管理设施和制造工厂。“先去做。如果你做不到，那就忘了它吧。”
西姆解释说，如果你不能在技术上制造产品，或者你很难以支付成本的价格出ob欧宝娱乐app手机下载售产品，那么你需要在一开始就知道这一点。你可能需要终止这个项目。他说:“换个话题吧。”
第五步:制定预算(但要明白它可能需要改变)
你需要为这个项目建立一个广泛的预算。但要建立一个结构和流程，允许预算在必要时改变。这对于IT项目尤其重要，因为产品在开发过程中经常会不断发展。ob欧宝娱乐app手机下载
专家还指出，IT项目(和产品)的一个关键特征是，随着项目的成功，预算会增加。ob欧宝娱乐app手机下载
“一个关键问题是成功的IT项目得到了很好的利用，通常需要持续的新功能和改进，”Sim说。他说:“额外的费用会继续产生，特别是成功的资讯科技项目。”你所看到的每一款成功的产品都在添加ob欧宝娱乐app手机下载功能，对吧?因此，预算必须增加。这是管理层必须理解的一部分。”
步骤6:确定项目范围
一旦你设定了目标和初步预算，就该确定项目的确切范围了。你将设置项目将产生或完成的参数，以及它不会做什么。
扎克说:“一旦我们了解了客户的需求和原因，我们就可以开始提出有关范围的问题。”“我们可以开始着眼于高层次的项目范围。范围是什么?同样重要的是，什么超出了范围?”
你可以下载模板来帮助您详细描述IT项目的范围．
步骤7:创建项目管理计划
一旦确定了目标、预算和范围，就可以完成项目管理计划。这个计划为如何完成这项工作提供了一个总体结构。
朱克说:“项目管理计划应该根据具体项目定制。“这是项目经理执行项目的指南。”
视图和下载免费的项目管理模板帮助您创建项目管理计划。
步骤8:从一开始就明确团队成员的职责
项目管理计划将包括谁负责哪些任务和截止日期的基本信息。每个团队成员在一开始就理解他们所负责的任务是至关重要的。
步骤9:决定项目的最佳方法
在计划过程的早期，您需要决定使用哪种项目管理方法。这很可能是敏捷或者是它的改良版。一些IT项目仍然使用更传统的方法。
扎克建议问:“我们正在执行什么样的项目，什么样的方法适合这个项目。”对于许多IT项目，这意味着敏捷或它的某些版本，它允许作为IT项目一部分的持续更改和调整。
Zucker补充说，“这个项目是采用敏捷还是传统方法的决定可能由您来决定”，因为许多组织都偏爱他们用来管理项目的方法。
对于一小部分IT项目，传统的项目管理——包括瀑布式方法——也许是最好的，尚迪尔说。他解释说:“这些往往是变化较少、监管严格的垂直行业。“银行业就是一个例子。我在一家公司工作，基本上是在网上销售公司。根据股票市场的规定……所有这些东西几乎都不会改变。对他们来说，这是一个利基市场，而且做得非常好。我们说，‘你们应该继续做《瀑布》;它真的很好用。’”
第十步:计划定期召开战略会议
您需要与项目中的每个人(包括客户和涉众)进行定期的签入会议。专家建议，这些会议至少每季度召开一次，对于规模较小的团队，可以每月召开一次。
步骤11:建立产品规格ob欧宝娱乐app手机下载
首先，设定你的目标，并确保你的项目所开发的产品是可行的。ob欧宝娱乐app手机下载然后，详细列出产品的规格。ob欧宝娱乐app手机下载
“最重要的是规格，”来自RobustTechHouse的Sim说。“这个项目是什么?”会产生什么?你会惊讶地发现，许多客户——我想说60%到70%——实际上并没有这种能力。”
可能不太精通技术或技术经验较少的客户通常将规范设置在非常高和一般的水平上。Sim表示，他们需要更具体地说明产品将做什么，如何做，以及如何做的指标。ob欧宝娱乐app手机下载他说:“没有详细的需求文件，时间和成本的预算就变得非常困难。”
与此同时，大型组织有一个不同的问题:许多人对产品及其应该做什么有不同的看法。ob欧宝娱乐app手机下载Sim补充道:“有时候，大公司的官僚作风很严重，很多人对应该做什么有不同的看法。“他们无法就‘好吧，这就是我们想要打造的产品’达成任何共识。ob欧宝娱乐app手机下载’所以(重要的是)要真正达到良好规范的阶段。”
步骤12:理解并处理技术和其他风险
项目团队需要快速了解项目(或产品)成功的最大风险。ob欧宝娱乐app手机下载这些可能是技术或其他类型的风险。团队想要理解并解决这些问题以避免失败。
技术风险——由于技术限制或问题导致技术无法正常工作——在IT项目中尤为重要。专家建议团队尽早识别并处理这些可能存在的风险，以避免在一个注定会有问题的项目上浪费资金。
Sim建议:“尽早发现技术风险，并测试(产品)是否可以实现。”ob欧宝娱乐app手机下载“在此过程中可以增加额外的工作人员。更重要的是确定关键的技术风险——技术团队没有太多经验的任何特定领域——并首先构建该组件。”
Shandil表示同意。他解释说:“你要先做对客户来说最重要但风险最大的事情。”“假设我们正在构建一个会计系统。部分风险在于持有客户的敏感数据。然后我们会先建立会计系统的那一部分，把它推出去，确保它能正常工作。你通过经常和尽早提出风险来管理风险，并确保你在整个组织或国家围绕隐私法等做出的所有假设——这些都得到了尽早处理。你不可能在项目结束时遇到未知的、无形的问题。”
步骤13:尽早并经常获得用户反馈
当您的团队正在构建一个新的IT产品时，尽早检查它是如何工作的(或不工作的ob欧宝娱乐app手机下载)是至关重要的。这意味着在构建产品的过程中获取用户反馈。ob欧宝娱乐app手机下载
专家建议创建最小可行产品ob欧宝娱乐app手机下载．这意味着即使只有一两个基本功能可用，也要尽快将新产品交ob欧宝娱乐app手机下载到用户手中。有了他们对早期版本的反馈，用户就会帮助你进一步开发产品。ob欧宝娱乐app手机下载
Sim补充道:“尽早进入市场并获得真正的用户反馈。“太多的项目陷入预算和功能工程的困境，从未开始。”
尚迪尔说，许多公司会付钱让潜在用户试用新产品，以了解他们的反应。ob欧宝娱乐app手机下载例如，对于一个新的会计系统，“你的策略可能是与会计人员交谈，并说:‘看，我们正在推出这个产品。ob欧宝娱乐app手机下载你能来让一个播放器运行一下吗——每小时支付20美元或其他什么——只是为了玩一玩，然后告诉我你对如何在云环境中工作的具体想法吗?我们称之为用户访谈。但基本上，这是一个反馈循环，可以让你快速、廉价、轻松地降低风险。”
在IT项目的敏捷中不同的传统项目管理组件
更传统的项目管理计划，例如使用瀑布方法，包括许多步骤和文档。当IT项目使用敏捷方法时，这些工作不太常见，或者应用方式不同。
例如，在传统的项目管理中，团队经常使用工作分解结构(WBS)。详细的图表显示了团队完成项目所需完成的所有任务。了解更多关于如何开始工作分解结构．
敏捷项目不使用工作分解结构。但是敏捷产品待办事项列表或ob欧宝娱乐app手机下载产品路线图通常也有类似的目的。
传统的项目管理还可能包括以下步骤和文件:
- 采用风险管理计划
- 处理团队成员、客户和利益相关者的沟通计划
- 实施变更管理计划
- 执行预算计划
- 计划所需的资源和人员欧宝体育app官方888
- 安排所有项目活动
当团队使用敏捷来计划和执行他们的IT项目时，他们会采取许多与上面相同的步骤，尽管不同且通常不那么正式。相反，这些步骤有时是sprint和迭代的一部分。
这里有更多关于理解敏捷如何工作的细节——以及你的团队是在适当地使用敏捷还是只是说它在使用敏捷。
IT项目计划示例
这个示例敏捷项目计划模板已经完成，可以帮助您了解如何规划您的IT项目。示例模板包括特定敏捷sprint的条目，以及这些sprint中的特性。您还可以找到负责每个项目的团队成员、计划的开始和完成日期以及当前状态的部分。
敏捷项目计划模板
您可以自定义此敏捷项目计划模板，以便根据自己的目的规划和监控敏捷IT项目。该模板包括可以添加任务、任务职责、开始和结束日期以及状态的部分。系统会自动计算每个任务的持续时间。此模板还具有甘特图(项目时间轴的可视化表示)，当您将自己的数据添加到表中时，甘特图将自动调整。
IT项目与非IT项目的规划有何不同
IT项目从项目的开始到结束发生了多少调整和变更，这是值得注意的。许多非it项目的变化要少得多。因此，许多IT项目的规划需要不同的方法。
这里有两个主要区别:
- IT项目不太可能使用传统的项目管理方法:传统的项目方法，如瀑布，是一些建设项目的可靠选择。在这类项目中，计划不太可能发生重大变化。但是软件开发和其他信息技术项目在整个过程中会遇到重大的变化，这使得它们更有可能使用敏捷或修改过的敏捷方法。
- 预算更有可能改变:当不可预见的障碍或问题需要调整时，IT项目中的预算可能会发生变化。但是预算也会随着项目的成功而改变。当一个新的IT产品(在项目过程中开发)获得成功并受到客户的喜ob欧宝娱乐app手机下载爱时，这种情况就会发生。
“非IT和IT之间的区别在于，当你完成一个IT项目时，它实际上是另一个项目的开始，”尚迪尔说。“当你完成任何其他项目时，就意味着某件事的结束。”
当建筑工人完成一栋建筑时，建筑预算也完成了。但是，当软件开发人员完成软件并且客户喜欢它时，这些客户会不断提出改进建议。这意味着成功的软件和IT的预算在成功时也会增长。
“如果你在软件上花了200万美元，那么在你退休或退休之前，你将花费800万美元，”尚迪尔解释说。
IT项目规划技巧
专家建议组建并维护项目团队。你还应该确定哪些计划文件是必要的，哪些不是，以及如何展示工作和进度。
以下是IT项目规划的一些顶级专家建议:
- 维护正在进行的项目团队:一些组织可能会为每个特定的项目创建一个定制的团队。但扎克表示，维持一个成员基本相同的团队是有好处的持续的团队一个项目接一个项目的工作。团队成员相互了解，了解每个人最擅长的事情，使项目工作更有效地进行。
“持久团队可以在两种环境中使用:敏捷或传统，”Zucker说。 - 确保你的目标是正确的:很多时候，公司或项目领导宣布了一个项目的目标，并立即开始计划实现它。但他们并不总是分析这个目标是否正确，或者实现这个目标是否能实现他们对组织的期望。
扎克说:“我看过很多次这样的事情。“他们会花15秒思考我想要实现的目标，然后立即深入研究如何实现目标的细节。让我们确保这是我们想要做的。” - 确保你以正确的方式定义最终的成功:Shandil建议，IT项目的成功不在于你为一个软件或数字系统添加了多少功能。这关乎顾客的幸福感。
“最好的结果是让客户满意，所以我们通常会想:这个月你们推出了多少功能?相反，我们应该思考:有多少满意的客户?我们这个月推出的新功能让他们满意了吗?他建议这样问。 - 不要过于关注详细的书面文件:与传统方法相比，敏捷方法不太注重对正式书面文档的要求。但即使在敏捷中，一些关于基本项目管理计划和范围的文档也是很重要的。但是，您不希望浪费时间编写立即变得过时并阻碍项目进度的文档。
“这样做的代价是让你不够灵活，因为写这些东西需要时间。很多时候你是在预测未来。你甚至可能不知道你的产品到底是什么。ob欧宝娱乐app手机下载决定哪些文档是真正必要的，然后进行编辑。这也是一种技能——决定什么是绝对必要的，什么是不必要的，”西姆斯建议。 - 不要过于关注预先计划:本技巧与有限的文档有关。在工作开始前不要花太多时间做详细的计划。当然，你需要设定一些基本的目标和结构。然后开始工作。
“现在的计划是为了以后的计划，”尚迪尔说。“与此同时，多学一点东西。”
这意味着你的团队可以在有限的时间内完成产品或项目——例如，在一个为期一周的ob欧宝娱乐app手机下载敏捷冲刺中。团队成员在那一周的工作中会学到更多，然后他们可能会为下周的工作快速制定计划。你只是在不断重复，”尚迪尔说。“对我们来说，关键的区别在于你必须交付一些东西，否则你什么也学不到。” - 理解和使用最小可行产品的概念;ob欧宝娱乐app手机下载一个最小可行产品ob欧宝娱乐app手机下载是一个鼓励开发人员尽快将新产品的基本版本交付给用户的概念。ob欧宝娱乐app手机下载这意味着它不是成品，但它在一个基本的层面上工作，可以给用户一个概念ob欧宝娱乐app手机下载的想法。早期的用户反馈可以帮助你添加其他功能并进一步开发产品。ob欧宝娱乐app手机下载
Sim表示:“最好的反馈来自于实际用户。 - 建立工作文化工作协议:在项目开始时，Shandil鼓励客户达成一致工作协议，规定了人们如何合作的基本规则和原则。
他说:“这真的让人们更像一个团队，而不是一群个人贡献者。”“所以我们实际上为团队制定了一个规则手册。”
规则可能包括，例如，沉默就是同意。“这样，人们就明白他们应该参与讨论，如果他们不参与，他们以后也不能说他们不同意，”尚迪尔解释说。 - 确保每个人都能很容易地看到、监控和跟踪项目的进展:每个团队成员、客户或涉众都应该能够很容易地看到项目的状态和进度。团队成员可以看到还有多少工作要做，项目外部的人可以了解正在进行的工作。这有助于为这个项目以及未来的项目建立政治、财政和其他方面的支持。
尚迪尔记得自己在一家被收购的澳大利亚医疗机构工作的一个例子。采购公司的首席执行官参观了办公室，在it部门看到了一块写着项目的大白板。
“她看着这块板说，‘哇，你们做了很多工作。我觉得我在悉尼的人不会干这么多活。我们知道那不是真的。只是他们没有把它展现出来。这个想法对我们来说真的很关键，因为她可以走过知识工作者身边，而我们的脑海中会发生一堆事情。她不知道，对吧?把这些带到谈判桌上，让那些不一定有技术背景的人真正参与到这个过程中来——这是巨大的。” - 考虑如何解决网络安全问题:网络安全对所有IT项目都很重要。对于一些IT项目，它可能是在流程早期要考虑的最重要的组件。
这意味着网络安全应该是团队评估和计划的早期风险之一。Sim说，他看到过一些项目，团队负责人会评估如何确保产品的必要网络安全。ob欧宝娱乐app手机下载网络安全预算最终是整个项目假定预算的五倍。
“你知道，那个(项目)已经没有意义了，对吧?他说。“最好在工作的早期就发现这一点，而不是等到后来。”
IT项目的失败率
IT项目的失败率相当高。自1994年以来，Standish集团发布了关于IT项目成功的CHAOS报告。在2015年的报告中，它发现36%的2015年成功完成信息技术项目．另外46%的项目是“有挑战的”，这意味着项目已经完成并可运行，但超出预算，超过了最后期限，或者提供的功能比原计划少。另有19%的项目完全失败并被取消。
项目管理协会2021年的“职业脉搏”报告发现了一些问题IT项目成功的改进从前几年。尽管如此，这些数据显示还有很大的改善空间。报告发现，64%的IT项目在预算范围内完成，59%按时完成。该报告发现，33%的IT项目失败并失去了预算。
IT项目失败的原因
专家表示，IT项目失败的原因有很多。原因包括不明确的目标，项目团队领导和涉众之间缺乏沟通，以及过程早期用户反馈不足。
以下是引起问题的具体问题的细节:
- 项目负责人和团队成员彼此之间以及与利益相关者之间不同步:在失败的项目中，项目负责人和团队成员没有与客户和干系人进行足够的沟通。当他们沟通时，他们做得很差，每一方对项目目标和目的都有不同的想法。
- 困惑的问责:团队领导和团队成员也可能对谁负责项目中的哪些任务和整体角色感到困惑。
- 不清楚要求:导致IT项目失败的一个主要因素是在项目开始时缺乏对项目中心产品需求的清晰认识。ob欧宝娱乐app手机下载
- 过多的工作分割和糟糕的交接:优秀的项目团队包括来自公司不同部门的成员，他们可以一起工作，并确保他们和更大的团队不会各自为营。当项目在部门之间移动时，这些竖井可能会导致涉及任务的大问题。
“旧的做法几乎就像冷战时期的情报传递点，”尚迪尔说。“有人走到公园的长椅上，把东西放在下面，然后走开。然后有人过来把它捡起来。我们知道这行不通。”
Shandil建议，来自不同部门的团队成员需要在跨职能团队中合作。“拥有一个专门的跨职能团队的想法意味着没有交接。” - 花太长时间进行产品的前期规划和工作;ob欧宝娱乐app手机下载公司经常花很长时间来计划和执行产品中心的初步工作。ob欧宝娱乐app手机下载他们应该进行一些初步的计划和工作，但要尽快将产品的一个版本交到用户手中。ob欧宝娱乐app手机下载
长期的规划和开发带来了另一个危险:市场将超过他们计划制造的产品。ob欧宝娱乐app手机下载Sim说道:“如果你花一年时间去发行任何东西，这本身就太长了。“技术可能会超越你想要做的任何事情。”
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