关于组织经验教训会议的所有知识

一个经验教训会议是一个协作反馈会议，在这个会议中，你记录你的团队从项目的成功和失误中吸取了什么。这些会议是收集评论和观察的一种方式，应该包括团队中的每个人。

在准备会议时，你需要邀请团队成员，制定议程，并预定场地。

1. 邀请参与者:请那些计划参加会议的人回顾项目的开始目标并准备问题。如果这个会议是在项目结束之前召开的，把你在之前的会议中总结出来的笔记作为复习发送出去。
2. 创建议程:一定要考虑到你需要讨论的事情和你的听众数量，因为参与者的数量可能会影响事件的顺序或会议的总时间分配。一般来说，会议不应该超过一个小时，但要确保为每个议程项目留出足够的时间。包括简要介绍、反馈和讨论的时间，并强调下一步的步骤。
3. 布置房间:准备好书写工具、便利贴或打印件。指定一个笔记员或安全的白板或墙壁空间，这样每个人都可以看到评论。为所有与会者提供舒适的座位，并考虑为会议提供小吃和点心。此外，还可以向远程与会者发送会议邀请，并在物理会议室之外设置虚拟会议室。点击阅读我们的文章130+远程协作工具列表有关与团队远程合作的更多信息。
4. 考虑一个引导者:一个引导者可以帮助一个不愿意公开分享意见的团队顺畅地进行对话。选择一个熟悉项目和团队，但不直接参与的引导者——可能是另一个项目经理或过去领导过类似项目的人。

召开一次经验总结会议可不是一件容易的事。项目经理或中立的第三方通常会促进会议，但所有会议都应遵循相同的格式。

1.提前准备:你必须准备好参加会议，团队成员必须准备好参加会议。您可以考虑对参与者进行投票，让他们知道哪种会议时间最适合他们。发送会议邀请，并附上以往讨论的相关记录。将会议议程附在邀请函上，并要求与会者准备评论和问题。确保开会的房间提前准备好椅子、书写用具和茶点。

对于一个较大的团队，或者对于一个不成功的项目，您可能希望通过匿名调查提前收集输入。阿玛尼尼建议向与会者提出以下问题，并在会议上匿名展示调查结果，以促进和鼓励讨论:

下载匿名预调查的经验教训会议- PDF

为经验教训会议进行匿名预调查

1. 说出三件你觉得进展顺利的事情。
2. 说出三件你觉得不太顺利的事情。
3. 说出三个你想改变的过程来回答上一个问题。

2.会议介绍:感谢大家的到来，并鼓励他们舒适。如果会议由多个团队或部门组成，可以考虑在房间里走动，让与会者自我介绍。

3.引导讨论并鼓励团队参与;允许并鼓励每个人给出反馈并将其写下来，确保每个人都有发言的机会。将反馈笔记组织成与过程或项目相关的部分或类别。你可以考虑问以下问题:

• 我们在哪些方面做得好?
• 哪些过程需要改进?
• 你在这个项目中的角色定义得如何?
• 团队合作和领导的效率如何?

作为引导者，目标是保持对话中立，避免相互指责或推卸责任。根据你的小组的规模，分成更小的小组来促进对话和放大那些不愿意在大群体中分享的人的声音可能是有益的。

4.评估反馈:一旦你把与会者的反馈记录在白板或便签本上，就该仔细检查了。以小组为单位回顾笔记，确定最紧迫的问题。让团队对他们认为最重要的话题进行投票，可以帮助每个人感到被包容和被重视。开始一起集思广益解决这些问题。如果可能的话，创建行动项目并将其分配给小组成员进行跟进。

5.总结并感谢大家:重述最关键的讨论项目及其可行的解决方案。确保每个负责解决方案的人都知道何时跟进。询问任何最后的问题或意见，并感谢每个人的参与。如果这是你项目的最后一次会议，请咨询我们的项目结束和回顾指南获取更多建议和最佳实践。

6.跟进:整理会议记录并创建一个经验教训报告与与会者分享。检查那些被分配行动项目的人，并确认他们拥有实施变更所需的一切。

在召开经验总结会议时，举行圆桌会议并公开收集反馈。在白板或大记事本上做笔记。为进展顺利和不顺利的事情创建列，并要求参与者添加评论。

当一个项目成功时，团队通常会感觉良好，并乐于讨论。使用像“疯狂”、“悲伤”、“高兴”、“添加”或“停止”、“开始”、“继续”这样的方法来帮助组织思想。在这些练习中，参与者考虑过程的哪些部分让他们生气、悲伤或高兴，以及他们应该停止、开始和继续的内容。看到我们的生气，悲伤，高兴和停止，开始，继续可在会议中使用的可填写模板。

坚持你的基本规则，并考虑建立一个说话棒规则，其中唯一一个说话的人是拿着“说话棒”，甚至是咖啡杯或类似的东西。

你可能需要在大型聚会或不太成功的尝试中尝试不同的方法。始终要考虑团队的规模，团队在项目上的成功(或失败)，以及在考虑使用什么技术时成员的直言不讳程度。

经验教训会议的成功在于它能够识别成功，解决项目中的问题，并加强团队的联系。成功的经验总结会议应做到以下几点:

• 生成报告反馈:从任何吸取教训的会议中获得的最大收获之一是根据收集到的输入生成的报告。确保鼓励参与并做好笔记。
• 让团队成员感到被倾听:每个人都应该有机会提供反馈，无论是积极的还是消极的，而不必担心遭到报复。澄清分享有助于促进团队的成长和团结，不会有任何后果。
• 识别过程的潜在变化:利用团队中的思想对运行不佳的流程进行众包变更。询问他们如何把事情做得更好，并在未来的项目中使用他们的意见。

在会议结束时，你应该对整个过程感到满意。最终，确定经验教训的过程应该使团队团结起来。

霍尔斯坦将成功的经验教训会议定义为“当每个人都参与其中，并且你记录了障碍，如何解决它们，以及如何在未来解决它们。”

一次成功的经验吸取会议还将做到以下几点:

• 回答问题:你的团队应该表达他们的问题和担忧，并在可能的情况下得到答案。
• 承认团队的成功:即使整个项目是不成功的，也要表扬团队做得好的地方。
• 鼓励更有凝聚力的团队:当一个团队一起工作和进步时，他们会建立信任。
• 识别需要改进的过程:即使是成功的项目也有你可以调整的地方。
• 建立易于衡量的后续行动:将任务分配给团队成员，并在之后跟进他们。确保他们有必要的工具来按时完成这些行动。
• 随着时间的推移改进流程:随着时间的推移，通过经验教训记录过程中的变化，可以很容易地跟踪团队和公司的改进。

在任何会议之后，您可能会为项目中参与程度不同的人员生成不同的报告。在几天内将这些报告发送给会议参与者，并将这些报告标记并存储在某个地方以备将来参考，例如共享驱动器或云存储。

有关经验教训报告的更多信息，请阅读我们的“项目管理经验教训指南”。

你也可以考虑给与会者发一份后续调查，了解他们对会议的感受。利用这些信息来调整你未来的促进技巧。

吸取经验教训的会议有深远的好处。整个组织都受益于单个团队的经验。将其乘以公司内的许多团队，您可以看到这些会议如何迅速成为变革的力量。

在较小的范围内，举办经验教训会议可以创建更有凝聚力的团队和更好的项目经理。通过突出团队的成就，并采取步骤从失败中学习和成长，你可以在团队成员和系统之间培养信任，因为你都成长为专业人士。

在记录和存储经验教训文档时，建立并遵循最佳实践至关重要。创建一个直观的命名方案，包括项目或会议的日期，并将报告和文档存储在易于访问的地方。建立一个共享的可搜索数据库，包含经验教训报告和会议记录。

一个顺利进行的项目的会议与一个不顺利的项目的会议会有一点不同。在选择使用哪种技术时，请考虑您的团队规模和项目的成功程度。

• 明智地选择时间和地点:选择一个对每个人都合适的时间和地点，没有冲突。使用会议安排工具，如Doodle，并提前发送民意调查，让人们自愿提供可用的时间段。
• 把笔记写在每个人都能看到的地方:如果可能的话，使用白板或大记事本记录团队成员的输入。如果你的会议是远程的，使用一个共享的屏幕，让每个人都跟上进度，并感到被认可。
• 坚持你的议程:不要让你的会议开得太久或者偏离了方向。通过对自己的时间负责来保持与会者的注意力。
• 鼓励每个人都做出贡献:从尽可能多的人那里收集更多的信息。鼓励每个人分享他们的想法，对每个人的反馈都一视同仁。

召开一个经验总结会议并不一定是复杂的。许多平台上都有许多工具可以简化这个过程，包括以下工具:

• 调查工具:使用调查以确定会议的时间段或在会议前收集匿名反馈。你也可以使用调查来收集关于你刚刚召开的会议的信息，以及下次如何改进它。“通常当我使用Zoom或Teams时，你可以在最后抛出一个调查。你也可以稍后做一个调查，让参与者有时间消化信息，然后给出反馈，”霍尔斯坦建议。
• 图形工具:根据会前调查收集的反馈创建图表。在你的介绍中展示它们，或者在你讨论这些要点的时候。
• 显示工具:创建幻灯片来显示来自调查或以前会议的图形和输入。
• 存储工具:投资于整个团队都可以访问的高质量存储位置，如共享数据库或云驱动器。使您的经验教训发现易于访问，以供将来使用。
• 书写工具:不要小看笔和纸的用处。便利贴和一个大记事本或白板是让你的与会者参与和贡献的好方法。

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