如何开一个事后分析会议

一个死后的会议是在项目结束时进行的正式讨论。在会议中，项目团队讨论什么是正确的和错误的，并使用该信息为未来的项目进行过程改进。

所有的项目都应该包括事后分析会议，不管项目的规模如何，也不管项目是否远程完成。如果你有一个分散的团队，可以使用视频会议和屏幕共享技术，这样其他地方的人就可以参与到整个过程中来。

乔丹·肯特里斯是个设计师他曾与大品牌合作过，并主持过许多事后分析会议。他表示:“(事后分析)能够确保所有人在项目完成后都能感受到自己的声音，因为有时候当我们处于项目进行过程中时，我们并不总是有机会做出正确的选择。”

IT/DevOps世界有自己版本的事后分析:在解决了服务器崩溃或黑客入侵等事件后，团队会审查原因和解决方案，以试图防止事件再次发生。(如果你需要建立一个事件的事后分析，看看这些免费下载模板)。了解两者的区别一个事件的事后分析，一个项目的事后分析．

一旦启动了项目，就该为事后分析做好准备了。以下是一些关键步骤:

• 选择一个主持人。你需要一个具有领导能力和解决冲突能力的人，以及一个熟悉项目(但不太深入参与)的人。主持人将负责以下工作:
  • 发出议程和问卷
  • 保持会议正常进行
  • 解决争端
  • 如果讨论升级，暂停或停止会议
  • 确保团队遵循议程
  • 保持讨论的建设性
• 确定你的谈话要点。作为项目经理，你应该对结果有自己的想法;利用这些想法创建一个高层清单，开始构建议程。
• 从团队中收集反馈。目标是获取他们认为什么行得通，什么行不通的信息。理想情况下，你可以召开一个会前讨论(这可以是一个15-30分钟的白板聚会)，在这个会议上你生成一个高层问题的列表。如果你不能开会，那就进行调查。无论你使用哪种方法，都要从几个示例问题开始。你可以用这些免费下载的项目事后分析模板指导你的会议。
• 确定项目的成本、进度和范围基线。因为这些因素(也称为三重约束)在项目过程中极有可能发生变化，所以引用当前基线。使用这些项目来决定项目在这些方面是成功还是失败。查看我们的三重约束理论的综合指导更多信息。
• 制作一个演示文稿。这份文件应该突出在会前讨论或调查中提出的问题和成功，以及任何谈话要点。
• 制作一份议程，并在会议前发出去。确保分配议程给与会者足够的时间来审阅，并包括以下内容:
  • 会议前讨论、调查或问卷调查的项目
  • 的清单基本规则为了验尸会议
  • 你演讲的要点

为了确保有效的事后分析，ob欧宝娱乐app手机下载制定并遵循一些基本规则，鼓励公开和诚实的讨论，给每个人参与的机会，并帮助团队首先解决关键问题。下面是一些运行事后分析的常见方法:

• 设定预期。会议组织者应该为与会者制定这些基本规则。以下观点将有助于鼓励讨论:
  • 让每个人都知道这个会议是安全的，所以在会议中说的话不会影响任何人的工作。这给了参与者谈论可能激怒他人的问题的自由和安全感。
  • 不要涉及个人问题——相反，关注过程而不是人的问题。考虑使用无辜的死后格式。
  • 将团队暴露的问题视为学习的机会，然后利用这些机会做出积极的改变。
  • 会议的领导者应该树立他们希望与会者遵循的行为模式。
• 开会时不许争吵。这种策略有助于营造一个安全、尊重的环境，让所有参与者都感到被倾听和被重视。如果你允许争论，很可能有些人会把自己的想法藏在心里，以避免冲突。
• 如果事情失控，暂停或停止会议。这个责任在于会议的领导，他应该做好准备，在争吵爆发或讨论涉及个人问题时介入。
• 给每个人发言的机会。
  
  
  这将鼓励内向和安静的人参与进来。主持人可能会分发一件物品(比如一根演讲棒)，让持有者拥有发言的独家权利。格兰特·奥尔德里奇，创始人OnlineDegree.com他建议说:“我认为你应该给所有的团队成员一个发言的机会。事实上，应该强制执行。”
• 每个人的发言时间都是有限的。时间限制会迫使与会者解决他们最重要的问题(主持人可以设置计时器来执行这一规则)。Grant Aldrich补充道:“人们只能在一定的时间内发言;这有助于(人们)尊重其他人的时间，并迫使人们真正思考他们将要提出的最重要的事情。”
• 所有的反馈都应该是建设性的、具体的、可操作的。例如，与其说，“Jack让我们错过了截止日期，”(这不是建设性的，具体的，或可操作的)，不如说，“如果Jack能够访问供应商的交付时间表，他就可以确保我们的仓库在材料到达时有空间，我们就不必把它们存储在现场之外。”就像奥尔德里奇说的，“保持非常建设性的谈话，所有的谈话都是关于发生了什么，为什么会发生，以及我们将如何做出改进，这样这样的事情就不会再次发生。”

在事后分析会议中，你需要在遵循议程和为意想不到但富有成效的话题留出空间之间找到平衡。为每个人提供发言的机会(不要让少数人主导谈话)，并提供足够的时间来提高效率，而不是冗长地说太长时间。ob欧宝娱乐app手机下载

1. 在启动项目时安排事后分析。事后分析应该从一开始就成为项目计划的一部分，这样项目团队成员就知道在他们成功和失败的时候记录他们的成功和失败(以及相关的项目数据)。
2. 设定会议时间限制。关于事后分析会议的理想时长，有两种观点:
   • 至少90分钟:这段时间可以给每个人发言的时间，并允许深入讨论想法。从消极的方面来说，长时间的会议可能会很乏味，或者被认为是浪费时间。
   • 三十分钟:这种形式会迫使人们只讨论最关键的项目，让他们集中注意力。然而，如此短的会议意味着没有足够的时间来讨论所有的关键问题或探索解决方案。
3. 制作一份宾客名单。关于事后分析会议的理想规模，也有很多意见。较小的会议(例如，5到10个与会者)可以更集中，但限制关键人物的参与(这在大型项目的情况下可能比较困难)。对于较大的项目，可能会有一系列较小的会议，然后进行最后的演示或吸取的经验教训。
4. 安排一个记录员。选择某人(不参与项目)来跟踪讨论和行动项目。在创建会议记录时，将会议记录下来作为参考也是一个聪明的主意。
5. 以自我介绍开始会议。涵盖基本规则，并提醒团队会议是一次建设性的讨论。主持人将设定小组的前景，帮助他们感到舒适和安全。以积极的方式开始，比如讲个笑话或提到项目取得的巨大成功。这应该会持续几分钟。
6. 创建一个里程碑的时间表。
   
   
   概述项目的高级别结果和最初的期望。然后，创建一个包含主要里程碑的项目时间表:这将是会议的核心(注意您将创建项目的可视化表示)。Paula Cizek，首席研究官nobl.io他说:“要做的第一件事是生成里程碑。这可以是任何事情，从正式的项目里程碑和可交付成果，比如签署合同，到交付新产品。ob欧宝娱乐app手机下载它还可以包括更非正式的或社交活动，如团队欢乐时光。”在每个里程碑上写上日期。
   
   
   在房间里走一圈，问问每个人他们最重要的成就。在时间线上添加每一个。对问题重复此过程，并将它们添加到时间轴下面。
   
   齐泽克建议:“让人们默默地反思并记下进展顺利的地方，只关注与每个里程碑相关的积极方面。要求他们说得具体些。说‘很棒的会议’是没有用的。“我如何重复一个伟大的会议?”是什么让它如此伟大?让人们明确说明什么是有效的以及为什么有效，然后让他们将其映射到时间轴上。”
7. 开始列出行动项目。每个成功和问题应该产生至少一个行动项目。为每个动作项目指定一个所有者;这个人将负责跟踪该行动项目直至结束。Cizek补充说:“在你离开会议之前，确定那些负责确保政策被纳入现有流程的人员。”
8. 探索这些问题。此时，您应该处于会议的关键时刻，您应该深入研究哪些地方做错了，哪些地方做对了，以及在未来的项目中应该采取哪些不同的做法。会议领导者应该提出定量和定性的问题，以帮助团队更深入地挖掘每一个成功或问题。
   • 定量问题:这些问题寻求一个固定的回答(例如，是或否)或从选项列表中选择一个。它们是封闭式问题，例如:
     • 你的那部分项目成功了吗?
     • 将采购过程的成功程度从1到5分打分。
     • 你的计划是否能满足大部分的截止日期?
   • Qualitiatvie问题:这类问题需要一些分析或主观回答。它们也被称为开放式问题，例如:
     • 是什么让你的那部分项目成功了?
     • 我们如何改进采购过程?
     • 在下一个项目的时间表上，你可以做什么不同的事情来确保你能在截止日期前完成?
       
       这个讨论也应该提出根本原因。它们通常属于以下三个一般类别之一，这可能在分配操作项所有者时很有帮助:
   • 过程:组织的流程有问题。例如，可能需要改变沟通渠道，或可能需要调整采购过程。
   • 项目:项目的管理或执行存在问题，例如错误地估计成本或时间轴，或者没有管理变更控制。
   • 人:团队成员犯了错误，比如错过了截止日期或没有遵循正确的流程步骤。
9. 结束会议。感谢大家的参与和投入。花几分钟回顾一下你学到的东西，并为你的行动计划制定一个时间表。以积极的方式结束，比如列举一些成功案例，或者提醒团队项目将对你的业务产生积极影响。
   
   Grant Aldrich补充道:“在我们的组织中，我们在离开房间的时候一定会列出一个可操作的项目清单，这些项目是我们作为一个团队可以做得更好的，并且是房间里所有参与者都同意的。”
10. 分享事后会议记录。每个参加会议的人都应该得到一份记录的副本，其中应该包括以下内容:
    • 对每一个问题和每一次成功的总结
    • 对每个问题的根本原因的分析
    • 诊断每个问题和成功所采取的步骤，进行了什么评估，以及解决每个问题所采取的步骤
    • 每个问题和成功的时间表
    • 经验教训
    • 行动项目的清单以及每个项目的责任人

你还需要找出一种方法来区分这些行动项目的优先级。有很多方法可以做到这一点，包括MoSCoW方法，它将操作项目放入以下桶中:

• 必须有:需要立即处理的关键项目
• 应该:对组织有重要价值的重要项目
• 可能有:有一些会有小影响的物品很好
• 不会有:不需要马上处理的低优先级或低影响的项目

无论你使用哪种优先排序方案，都要寻找快速的胜利:不需要付出多少努力就能做出的改变，但会产生立即的积极影响。

运行良好的事后分析可以产生建设性的和可操作的信息，这些信息可以对未来的项目产生积极的影响。这里有一些让这些会议更有成效的建议。

• 实现更改。一旦会议结束，开始进行讨论的更改。回顾会议记录并使用它们创建一个行动计划，包括以下部分:
  • 操作项及其所有者的优先级列表。您可以使用一个过程，例如MoSCoW方法(上面描述过)来对项目进行排序。您还可以在操作项中寻找共性，并将它们组合起来以减少所需的工作量。
  • 一个表，用于跟踪每个操作项目的状态以及团队何时得知其完成。
  • 计划将信息发送到公司的其他部门，以便从学到的教训中受益。
• 保持会议的趣味性。所涵盖的主题可能是负面的。偶尔讲个笑话可以缓解紧张气氛，让讨论不那么痛苦。
• 保持积极的态度。会议的大部分内容都是关于失败的事情，所以要提醒每个人也有很多事情是成功的。
• 记住这是一个讨论，不是一个讲座。作为项目经理，您有很多话要说，您的团队也有很多话要说。对每个问题进行深入的讨论可以帮助挖掘出更好的潜在解决方案。
• 避免个人分歧。会议的目的是探讨如何改进流程。俗话说:“这不是私人恩怨，这是生意。”
• 提倡良好的行为。这取决于主持人设定的基调，并提醒每个人要诚实和尊重。同样，如果讨论变得难以控制或偏离轨道，他们需要介入并保持会议的正题。
• 把笔记本电脑放在房间外面(做笔记的人可以通行证)。在会议中限制干扰的数量将有助于与会者集中注意力在讨论中。你也可以考虑对手机制定类似的规定。
• 注意时区。如果您的团队是分布式的，要了解每个人的工作时间，并在每个人都能在工作时间参加会议的时候安排会议。有关与远程团队通信的更多信息，请阅读《如何为您的企业实施远程团队沟通策略:最佳实践和专家提示》。”

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