项目管理生命周期的基本指南

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当你决定是否建立一个计划时，你可以使用一个清单来跟踪你需要采取的五个步骤。

在规划定义阶段，目标是建立规划的理由，并确定目标和目的。在此阶段，您还将获得项目的最终批准，建立项目结构，并分配角色。

“一个组织有短期和长期目标，”公司创始人兼首席执行官亚德·塞纳帕蒂说项目管理培训学院．“他们将这些目标和目的转化为组织战略。这种组织策略通常可以分解成多组投资组合，然后在其中包含程序。然后项目会参照组织战略，参照投资组合，从这个大阶段开始，这个阶段叫做程序定义阶段．”

的创始人杰克•卡罗尔(Jake Carroll)表示:“定义阶段围绕项目目标的目的展开创建改善．“这个项目的使命是什么?”它真的回答了所有的问题:为什么我们要解决这个问题，而不是其他问题?”

“刚开始的时候，”卡罗尔说，“启动一个项目可能感觉有点像项目管理，因为你有一些明确的范围，需要得到支持和投资。你需要对建造这个需要多长时间有一点感觉。”

通过我们的项目管理最佳实践综合指南了解更多信息。

方案定义阶段有两个子阶段:方案制定和方案准备。以下是关于这两个子阶段的详细信息，以及如何处理它们的一些建议:

方案制定分阶段

一些专家认为，在项目定义阶段之前，制定任务是预先规划的一部分。然而，其他专家认为这些任务是规划定义阶段中规划制定子阶段的一部分。在任何一种情况下，计划制定都涉及到建立计划并使其成功的重要步骤。

方案制定分阶段的主要组成部分如下:

• 创建商业案例:在此子阶段的早期，您将需要为设置该计划制定一个令人信服的业务案例。为什么项目的成本对组织来说是值得的?它将如何服务于组织的战略目标?
  
  卡罗尔解释说，商业案例文档需要回答一个重要的问题:“消费者或企业的净收益是什么?”否则，为什么会有高管愿意批准开发这个项目呢?”
  
  塞纳帕蒂说:“你需要了解创建这个特定项目的商业理由。”他接着说，一个强有力的商业案例会解释说，“这是我们的具体业务。以下是作为该计划的一部分，我们需要解决的总体预期收益。该项目正试图实现这些战略举措。”
  
  使用下面的战略目标清单来帮助创建一个满足组织需求的计划。这份清单包括五个步骤，以帮助您确保您的程序始终专注于最终任务。
  

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• 安全项目融资:在您建立业务案例之后，您将需要确保所有必要的批准来为该计划提供资金。
• 创建项目章程:计划章程将包括计划目标、潜在利益和范围的细节，以及计划如何与组织的战略目标保持一致。
  
  “项目管理章程是一份授权文件，”Senapathy说。“章程是说:这是项目想要改变的某些目标。这里有一个赞助商，他想要在这个项目上投入一定的资金，而且这个赞助商正在支持这个项目。这是范围，进度和资金的草图。现在我们祝福它。换句话说，项目经理是正式的。这个项目是正式的。目标是官方的。”
  
  有关其他资源，请参阅我们的欧宝体育app官方888程序管理模板的集合，包括一个项目章程模板，它将帮助你确定项目的目标。
• 对范围进行初步研究:评估并列出项目的范围。包括哪些工作和领域?不包括哪些工作和领域?
• 进行成本的初步研究:评估你对项目启动和持续成本的预期。
  
  卡罗尔说，在这个阶段，你可能会问的问题包括:“我们需要什么类型的资源?”欧宝体育app官方888我们到底从谁那里夺走了这些资源?”欧宝体育app官方888他补充说:“成本不仅仅是我聚集的人。这也是他们放弃的东西的机会成本。这是一项双重投资。”
  
  他说，项目经理还必须在这些早期阶段考虑项目的短期和长期成本里克Cherf华盛顿州立大学副教授、Total Construction Services公司的创始人说:“一栋建筑的寿命可能从40年到100年不等，这取决于建筑的质量。前两年是设计和施工。那接下来的三十八年你都要管理这个设施。所以设施维护、维护和维修——所有这些事情都很重要。”
• 进行初步资源估计:除了成本之外，您还需要确定哪些资源可以提供给程序。欧宝体育app官方888
  
  卡罗尔说:“这可能是计划执行和计划的实际情况。”“谁会参与进来?”你可能需要欧宝体育app官方888什么内部资源?可以是人力资源，也可以是金钱欧宝体育app官方888资源。你还需要为这个项目制定一些时间表。”
  
  如果您的组织有一个项目管理办公室，那么使用它们作为资源来帮助完成这个步骤和制定子阶段中的其他步骤。
  
  通过我们的综合指南了解更多关于项目管理办公室以及他们如何帮助项目成功的信息。
• 进行初步风险评估:确定项目可能面临的风险，以及您将如何建立一个结构来管理这些风险。
  
  “当我们召集这个团队进行项目分析时，”谢夫说，“你要问的一个问题是:什么会让我们夜不能寐?”你的团队应该对所有这些可能性进行详细的评估。Cherf继续说道:“然后我们将这些内容放在董事会上，并开始讨论我们必须处理的关键问题。
  
  Cherf分享了他在建造耗资20亿美元横跨华盛顿普吉特海湾的塔科马海峡大桥时参与的一个项目的故事。项目负责人发现，60%的电缆有生锈的危险。这意味着你必须购买1.6倍的电缆，这将花费大约2000万美元。所以他们从伦敦劳埃德保险公司获得了一项保险计划，他们还与电缆制造商进行了交谈，以确保他们在电缆周围涂上某种涂层。所有这些小事都会影响你。你和负责这部分项目的人交谈，问他们:‘什么会让我们吃亏?我们需要做什么?“所以当它发生时，我们不会坐在那里说，‘哦，我的天哪。’我们已经考虑过这个问题。”
• 创建项目计划:项目计划比项目章程更详细。它可能包括治理、通信、资源管理和其他细节的计划。这一步骤可以在制定子阶段或在方案准备子阶段进行。
  
  “项目管理计划是一个操作指南，”Senapathy说。“你如何实施整个计划?”你们是如何相互交流的?当发生变化时，是否有一个系统可以遵循?你如何管理项目的范围?你是如何安排节目日程的?财务管理是如何在一个项目中进行的?”
  
  “我喜欢用这个词框架Cherf说。“这是一个框架。我们把假设、可交付成果、“我们需要做什么?”“我们希望建立什么样的框架来确保我们的运作是正确的?”
  
  

节目准备分阶段

在此子阶段，您的团队可能最终确定规划计划，建立详细的治理系统，并更好地定义规划的体系结构。这个子阶段的目的是让你的程序为启动做好准备。

以下是节目准备分阶段的主要组成部分:

• 建立项目治理结构:最终确定您的组织将用于管理该计划的结构。
• 制定效益实现方案:确定你将如何评估和衡量项目的收益。
• 确定项目团队:决定你想让谁加入你的项目团队。确定内部调动的潜在员工，或者决定是否需要从外部招聘。
• 项目目标:编写项目目标以帮助集中项目工作。
  
  卡罗尔说:“这就是回答‘为什么’，包括内部运营目标和外部业务目标。这也有助于范围蔓延——当利益相关者想要添加他们喜欢的不同细微差别时，但这可能无助于最初的愿景和目的。”
• 定义和排序活动:定义对项目开始很重要的活动。当你完成了这些早期的活动，将计划向前推进到下一个需要的活动。

卡罗尔指出，在规模更大、更成熟的公司和规模更小、更年轻的公司之间，项目定义和早期阶段分析的严谨性会有所不同。

卡罗尔说:“我认为，人们根据自己公司的需要，挑选程序定义分析的组成部分。”“我认为，对于一家成长阶段的公司来说，这是一种相当稳健的生命周期管理，它在未来将朝着企业级的方向发展。对于一家处于高速增长阶段的公司来说，你所需要的严格程度要比初创公司严格得多。”

的项目效益交付阶段是您的团队执行创建程序的实际工作的阶段。这个阶段开始于项目负责人评审并批准项目管理计划之后。有些人也称之为部署阶段．

在此阶段，您的团队将开始在计划的各个组成部分上工作，并开始工作以满足计划目标。许多专家认为此阶段有三个子阶段，包括组件授权和计划、组件监督和集成以及组件转换和关闭。

组件授权和计划子阶段

在组件授权和计划子阶段，您的团队将建立计划的组成部分或组成整个计划的单个项目。这些项目每个都应该处理您的组织在规划定义阶段建立的特定目标。在这个阶段，您的组织也可以分配团队成员来完成计划中特定项目的工作。

组件监督和集成子阶段

在组件监督和集成子阶段，您的团队将开始处理单个项目。这一阶段还包括监督，以确保所有项目相互集成，并与总体规划目标集成。

以下是组件监督和集成子阶段中的一些重要步骤:

• 启动最终会带来收益的项目
• 随着项目的进展，管理从组织当前状态到新状态的转换
• 确保项目满足组织的业务需求
• 根据计划中设定的目标不断评估进展情况
• 识别和监控项目和规划的风险
• 持续监控可能降低您期望程序产生的收益的问题
• 协调项目之间的依赖关系，并确保一个顺利和有效的时间表
• 协调确保项目有效利用资源欧宝体育app官方888
• 与重要的利益相关者沟通

组件转换和闭包子阶段

在组件转换和关闭子阶段，您的团队将在交付预期收益后成功完成项目。在第三个子阶段，团队将验证组件是否满足了目标并交付了收益。接下来，他们将开始过渡到其他正在进行的工作。

一些专家还建议采取第四个子阶段效益评估．效益评估的目标是对项目产生的所有效益进行全面评估。在这个评估之后，领导人可能会要求结束这个项目，因为它已经达到了它的目标。另一方面，他们可能选择扩展或以其他方式改变程序。

卡罗尔说，在这一点上，组织领导者应该问以下问题:“我们的投资回报是多少?如果我们展望未来，我们是应该扩大这个项目的现有范围，还是把这个项目的范围转向解决一个新的问题?还是彻底放弃这个项目?这些不同的场景会是什么样子?”

“你经常会发现，”卡罗尔继续说道，“你有很多现有的程序需要维护，或者需要扩展它们以发展和解决新用户的问题，无论用户是公司的客户还是内部员工。你可能需要进一步的投资。你可能需要调整人们的工作方式，以便从当前的投资中获得更多收益。我认为这一切都包含在这个反思期。”

的程序结束pha这是项目管理生命周期的最后一个阶段。在此阶段，您将度量规划的收益，并确定如何完成未解决的工作。这个阶段也是一个很好的机会来反思项目的成功和失败，并综合所有的经验教训。一些专家也称之为解散阶段．

许多专家认为项目结束阶段有两个子阶段:项目过渡和项目结束。

项目过渡分阶段

在项目转换分阶段，您的团队将评估并记录该计划的好处，并确保有一个计划来完成任何未完成的工作。

项目收尾分阶段

在项目结束分阶段，项目经理正式从项目中释放所有资源。欧宝体育app官方888这个阶段可能包括分配某些技术资源或将团队成员重新分配到新项目。欧宝体育app官方888项目负责人记录并交付项目的最终记录，团队完成最终项目报告。这个报告，也叫a经验教训文件，详细说明了项目的成功和失败，不可预见的风险，以及其他在您的组织将来创建和操作新项目时有用的信息。

当您完成程序关闭时，请确保完成以下任务:

• 项目成功或失败回顾:计划的评估可能发生在组件转换阶段或利益交付阶段的结束子阶段。无论哪种方式，您都需要对即将结束的任何项目的成功和失败进行最终评估。
  
  卡罗尔说:“需要进行某种形式的回顾。“有些人称之为事后剖析，但这通常更消极。这是对整个过程的回顾。我们最初的目标是什么?我们达到这些目标了吗?”
• 项目利益审查:您将需要与关键利益相关者一起回顾项目的好处，以及未实现的预期好处。
• 经验教训文件:一旦你在最终报告中记录了经验教训，确定你的组织可以采取的行动，以确保在封闭项目中的任何问题或挑战在未来的项目中得到减少或消除。
• 程序解散:程序终止的原因有很多。但塞纳帕蒂说，组织领导人经常因为两个相互矛盾的原因之一而结束他们的工作。他说，在某些情况下，组织正在达到或接近达到项目的目标和目标，所以它可以结束。在其他情况下，该计划“没有达到它需要达到的目标，资金流失如此严重，以至于关键高管开始注意到这一点。”他们只需要拔掉插头，”塞纳帕蒂说。