什么是项目管理办公室?
一个项目管理办公室(PgMO)是组织内指导公司员工在执行项目和计划时使用最佳实践的部门。
项目管理办公室做什么?
项目管理办公室监督和指导一个组织的项目。它不像项目管理办公室那样监督项目。PgMO关注广泛的组织计划和整体商业战略的成功。
什么时候该在项目管理办公室做出改变?
项目管理办公室可能会停滞不前。组织员工也可以将PgMO视为做好工作的障碍。一定要注意您的项目管理办公室需要改变的迹象。
以下是你的项目管理办公室需要改变的迹象:
- 组织的业务驱动因素在发展，而PgMO不会随之改变。
- 你组织的PgMO有很高的员工流动率。
- 你有一个PgMO员工，他们正在成熟和磨练自己的技能，超越了目前的办公室结构。
- 在员工中有一种看法，PgMO的工作只是执行那些没有什么价值、对组织发展没有帮助的政策。
- 员工和利益相关者都认为你们的PgMO停滞不前。
你的项目管理办公室应该遵循持续改进的原则。这意味着PgMO应该帮助员工将持续改进的概念应用于他们所有的项目和程序。办公室本身也应注重不断改进。(在这里了解更多持续改进模型、过程和计划的指南．)
您还可以通过基线调查(平衡记分卡的一部分)跟踪任何变更需求。(了解更多平衡计分卡的综合指南．)
如何成立项目管理办公室
你的组织必须采取一些谨慎和重要的步骤来建立一个项目管理办公室。它必须首先确定为什么或者是否需要PgMO。它还必须招募一位支持这一理念的关键高管。
以下是建立PgMO的六个重要步骤:
第一步:定义挑战或机遇
你必须定义为什么你的组织需要一个项目管理办公室。虽然绝大多数公司都有PgMo，但经过适当的研究，您可能会发现您不需要PgMo。
尽管如此，很少有公司在没有PgMO的情况下运转良好。当一个组织的计划没有很好地定义或没有取得真正的进展时，该组织需要一个计划管理办公室。
他说:“真正的关键在于确定挑战或机遇是什么，然后通过说‘我们需要在它背后放些肉’来解决它。兰迪·英格伦他是项目管理顾问，曾任惠普项目经理，著有《完整的项目经理:整合人员、组织和技术技能．
Englund补充道:“这不再只是说说而已。(建立)一个项目管理办公室是言出必行的方式。你在传达你对这件事很认真的信息。我见过很多经理说，‘我们要这么做。这就是我们想要的。’然后他们什么也不做。”
第二步:找一位全力支持办公室的高管
组织的高层领导必须支持PgMO概念。他们必须支持这种做法。
“找到一个高层执行官他们理解并支持PgMO的行动，”英格伦说。“这(一步)是关键的先决条件。”
建立一个PgMO需要金钱和时间。没有最高领导人的热情支持，它是不会成功的。它甚至可能撑不过起步的漫长过程。
步骤3:创建一份章程和使命或愿景声明
您的组织将希望为项目管理办公室创建一个章程。该章程将有助于确定该办公室的结构——包括它为什么存在，它将做什么，以及它将如何做。
Englund说:“它作为授权、员工和支持该项目的操作指示，由赞助商签署。”
“要么确定它解决的一个具体问题，要么建立一个阐明其目的的章程。(这可能包括)缩短上市时间，提供便利项目组合管理或者领导整个组织的项目管理的持续改进，”他说。
除了章程，你可能还需要一份使命或愿景声明。这个陈述不是关于结构，更多的是关于计划管理办公室可以完成的理想愿景。
Englund说:“当项目目标实现时，项目愿景陈述是对未来状态的生动描述。“它需要清晰、简洁、有说服力和令人信服。它不描述工作是如何完成的，而只是描述完成后可以看到、听到或感觉到的东西。如果用现在时态写得好，愿景陈述就会激发人们实现愿景的欲望。”
Englund说，你的团队应该花足够的时间在一起，就愿景陈述达成一致。“不要操之过急，”他说。“不断完善它，直到所有成员都对他们所做的事情充满热情。”
杰克·卡罗尔是创建改善这家咨询公司专注于个人、团队和组织发展，他说，章程和愿景陈述并不总是必要的。但两者必有其一。
他说:“我绝对认为一个项目管理办公室——更不用说公司的任何战略团队了——应该有一个使命声明或章程或类似的东西。”“对于项目管理办公室来说，这样做尤其重要。定义PgMO能做什么，尤其是定义它不做什么，是非常非常重要的。”
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步骤4:确定治理模型和/或结构
你的章程可以提供一些基本的项目结构。但是，您需要更详细地确定您的组织将如何构建和管理办公室。这可能包括如何调整办公室内的职位，以及谁将向谁报告。它还将包括PgMO的负责人在组织内向谁报告。
第五步:宣传新的PgMO
重要的是，PgMO领导人要宣传该办公室将做什么和实现什么。你会希望公司领导、员工和其他利益相关者了解办公室能为组织带来的好处。
第六步:为办公室配备人员
最后，你需要决定你的公司如何安排办公室人员。在你确定了办公室的结构和职位后，你会想要为这些职位找到有经验和技能的人。
英格伦说:“招聘有经验的从业人员，他们想要改变组织的运作方式。”“挖掘各种人才，同时确保他们作为一个团队能很好地合作。”
项目管理办公室结构
计划管理办公室的角色和职责
在许多组织中，项目管理办公室可能相对较小。它通常由主管和负责特定项目或计划的经理组成。
团队成员可能包括以下角色:
- 项目管理办公室主任:创建和指导组织项目的计划;监督项目的调整;监督项目经理。
- 项目经理:与其他团队成员合作提供帮助计划能力并指导项目或计划。
项目管理办公室最佳实践
专家推荐了几种建立和运行项目管理办公室的最佳实践。最佳实践包括招募合适的人来为你的办公室工作，良好的沟通，以及继续发展。
一些最佳实践包括:
- 招募富有激情的团队成员:你可以从外部或其他内部部门招聘。无论哪种方式，你都希望雇佣那些对办公室将要做的工作充满热情的人。不要雇佣那些抗拒改变或不愿意改变自己做事方式的人。
英格伦说:“招聘有经验的从业人员，他们想要改变组织的运作方式。” - 确保PgMO负责人向组织的最高领导人报告:如果PgMO办公室的负责人直接向组织中较低的人报告，该办公室可能得不到所需的支持和可见性。同样重要的是，PgMO负责人不向某个特定部门的负责人报告。该办公室将为整个组织工作。人们不会认为它与某个部门是一致的。
英格伦德说:“让办公室的报告向组织结构的高层汇报，这样他们就不会偏向任何一个职能领域。” - 获得最高组织领导的支持:正如我们上面提到的，即使在你建立计划管理办公室之前，你也要确保你有来自最高组织领导的热情支持。然后，当你建立并开始运营办公室时，你要确保它的目标和早期成就具有很高的可视性。
确保高层领导知道办公室在做什么和取得什么成就。作为你的热情支持者的高管可以在这方面提供帮助。但你也需要确保以其他方式传播这一消息。你希望高层领导了解办公室的工作如何与商业战略的成功直接保持一致。 - 让事情尽可能简单:您不希望组织的员工认为新的项目管理办公室关注每个人都必须遵循的流程和每个人都必须使用的工具。
Englund说:“获得必要和富有成效的声誉。ob欧宝娱乐app手机下载“它不需要被视为官僚开销。“哦，那个讨厌的项目经理来了。他只需要完成他的文件。他又来烦我了。如果总经理关闭了项目管理办公室，我会很高兴的。’这不是一件好事。”
相反，根据Englund的说法，项目经理应该对他们组织的员工说:“我是来帮你完成任务的。我能帮你什么忙吗?”
简单点，这样人们才能理解并支持你所做的事情。他们对此深信不疑。因为如果他们不这样做，你就会遇到阻力。” - 是透明的:你需要公开办公室的使命和目标，以及你计划如何实现这些目标项目管道．
- 经常交流，告诉别人你的胜利:你需要广泛而持续地与员工沟通办公室正在做什么。
这种交流可能以分享最佳实践的形式出现。这将帮助所有员工了解如何做好项目和计划管理。
你还需要广泛地宣传你的办公室早期的成就。这将帮助你赢得高层领导和公司员工的支持。 - 倾听怀疑者的声音，改变他们:组织内部的怀疑者会质疑办公室工作的价值。听听他们怎么说。解释办公室的目标。如果有意义，就做出调整。
Englund说:“努力把对办公室价值持怀疑态度的人变成支持者。 - 优先考虑:组织必须优先考虑的项目帮助他们达到组织目标。项目管理办公室也必须这样做。他们必须专注于最重要的工作，而不是陷入各种计划和项目的小细节中。
卡罗尔说:“办公室的流动性意味着，公司各个部门有很多不同的人来找我们做很多不同的事情。”“如果我们没有一个标准的方式，不仅优先考虑我们支持什么，而且优先考虑我们花多少时间来支持它，那么我们注定会陷入那种行政角色。这进一步降低了我们对公司的价值。并进一步减少我们的验证，以增加我们工作的范围。人们很容易被固定在那个角色上。” - 持续评估和改进:你的项目管理办公室可能会教员工如何在项目和项目中不断发展和改进流程和产品。ob欧宝娱乐app手机下载你应该把自己的办公室当成一件产品。ob欧宝娱乐app手机下载这意味着它的流程也应该不断发展和改进。
卡罗尔说:“不要拘泥于某些事情，因为你一直都是这样做的。
他说:“如果我们践行我们所宣扬的，并开始把我们的内部操作——我们的内部工具、最佳实践、我们的流程——视为我们的产品，而把公司的其他部分视为我们的消费者，我们自己就应该经历这些阶段。”ob欧宝娱乐app手机下载“你应该一直处于发现的状态。你应该一直处于迭代的状态。”
下面的图表包含了项目管理办公室的一些顶级关键绩效指标(kpi)。
项目管理办公室的好处
一个运行良好的项目管理办公室将为您的组织带来许多好处。它将帮助组织变得更有效率，并在项目和项目中实现没有办公室就不会发生的结果。
以下是一些常见的好处:
- 确保与组织目标的直接联系:一个好的项目管理办公室将确保所有整合团队监督所有的项目和计划，所有的项目和计划都与公司的战略目标有直接的联系。如果项目没有这种联系，项目管理办公室应该确保它们不会很快开始或结束。
- 为重要计划赢得支持:计划管理办公室可以帮助关注和支持组织的重要计划。它可以帮助这些举措获得员工的广泛支持。这种支持将有助于这些倡议向前推进并取得成功。
- 标准化的方法:计划管理办公室可以帮助项目和计划经理和员工使用标准化的方法组织和参与项目．分享这些方法意味着员工将知道什么是有效的，而不会在无效的事情上浪费时间和精力。这将使所有的项目更有效率，能够更快地达成成功的结论。
- 没有协调的努力就不可能取得成果:项目管理办公室可以帮助员工在广泛的项目工作上进行协作。这将意味着更多的项目将有更成功的结果。
- 利用工具、支持和指导:项目管理办公室可以为员工提供一站式的办公室，提供广泛的工具、想法、支持和指导。所有这些都将为员工提供他们离开办公室就无法获得的指导和专业知识。这也将使员工在他们的项目和计划工作中更有效率。
下面是一个网格，它提供了一个项目管理办公室的一些职责的细节。其中有几项责任更为狭窄;其他公司更具战略性，关注范围更广。
建立项目管理办公室时要避免的陷阱
专家还提醒你在建立项目管理办公室时要避免一些陷阱。不要以为一个计划的实施意味着每个人都会遵循它。了解组织障碍和政治是如何成为成功的障碍的。
以下是一些需要避免的常见陷阱:
- 交付转型计划和时间表，并认为你已经完成了:你的办公室需要做的不仅仅是简单地制定一个新的计划和做事的方式，然后只是监督进展。人们已经习惯于以某种方式做事。您的项目管理办公室可能会建议更改。你需要了解如何影响人们的行为，并鼓励他们做出改变。
- 忽略筒仓:几乎所有的组织都有组织竖井。各部门各司其责，忽视并经常不支持其他部门的工作。组织甚至可以通过使用专注于个别部门工作的关键绩效指标来无意中奖励这种行为。
但是，项目几乎总是包含包含整个项目的工作和目标企业的投资组合．计划管理办公室的领导必须帮助所有员工理解办公室更大的业务愿景。他们可能会列出总体业务目标和关键绩效指标。他们可能会建立一个工作团队结构，包括来自许多不同部门的领导和员工。 - 允许项目管理办公室与各部门竞争资金:员工和部门领导不能将新的项目管理办公室视为争夺组织资金的竞争，否则这些资金将流向一个或多个特定的部门。该办公室必须以不影响或影响其他部门资金的方式获得资金。
Englund说:“要注意不要篡夺职能经理的资源分配——这样会产生阻力。” - 优先考虑公司领导个人钟爱的项目:项目管理办公室不能被视为偏袒某个特定公司领导或一群领导的工作和想法。这几乎会立即导致许多组织员工对其所有工作的怀疑和抵制。
办公室优先考虑的工作应该集中在广泛的业务目标上。在选择这些优先事项时，它应该使用一个合作和透明的过程。
项目管理办公室vs.计划管理办公室
项目管理办公室(PMO)为组织的项目提供指导。计划管理办公室将专注于一个组织更大的整体计划。PgMO还将更多地关注组织的总体战略目标。
在某些方面，两个办公室很相似．他们都在项目或计划管理中指导工人最佳实践。在某些方面，这些最佳实践是相似的。这两个办公室还致力于确保员工在工作中使用这些最佳做法。
但是当项目管理处计划管理办公室关注组织的项目，关注组织更广泛的领域。它可以帮助指导更大的项目——通常由许多项目组成。它还致力于确保这些更广泛的项目与组织的总体战略目标保持一致。
人们有时两者都指综合项目管理办公室和项目管理办公室的缩写PMO．越来越多的专家将项目管理办公室称为管理办公室．他们将项目管理办公室称为PgMOs．
一些组织可能会使用其他办公室管理投资组合、项目和计划。下图详细介绍了其中一些办事处及其特点和任务。
项目管理办公室的历史
计划管理办公室由项目管理办公室发展而来。虽然pgmo比项目管理办公室的关注点更广，但它们的历史和目的与项目管理和项目管理办公室的早期历史非常一致。
以下是项目管理办公室历史上的一些重要里程碑:
- 1909:弗雷德里克·泰勒出版了科学管理的原则．在这本书中，泰勒第一个断言，当一个组织的工作效率提高时，积极的结果也会提高。
- 1930年代:美国陆军航空队成立了一个项目办公室来跟踪飞机的发展。
- 1969:一群商业领袖成立了项目管理协会来帮助人们理解项目和项目组合管理的好处加强组织和学习技能，以带来变革。
- 1990年代末:联邦Y2K办公室的工作是计算机技术领导者成功使用项目或计划管理办公室的早期例子。当专家们开始担心一个全球性的计算机漏洞可能会导致广泛的计算机系统故障，因为计算机可能会将2000年识别为1900年时，该办公室开始努力防止这种潜在的全球性破坏。
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