什么是程序集管理计划?
项目管理计划详细说明了公司期望如何管理和执行项目。该计划的特点是项目概述，以及项目范围和前进战略的细节。
规划管理计划与项目管理计划既有相似之处，也有不同之处。这些差异将反映出一些项目管理和计划管理的区别。
程序集管理计划的目的是什么?
计划管理计划的目的是列出成功执行计划的结构和细节。它还将描述项目负责人如何在需要时对计划进行更改。
“当我想到一个项目管理计划时，它是一个战略路线图，它记录了你需要能够做的一切来运行一个项目，”Jeff Givens说防卫厅次数最早于是一家业务流程外包公司。“这是时间表、里程碑、责任、最后期限和未来的期望。”
一个好的规划管理计划对于有效地执行和管理一个规划是至关重要的。你可以了解更多本指南中管理程序的最佳实践。
如何制定项目管理计划?
项目经理领导项目管理计划的工作。他们从项目发起人、高层领导和项目团队成员那里收集输入。
项目经理将准备计划的初稿，并参考项目章程和组织为项目所做的任何商业案例和商业分析研究。项目经理还将包括有关项目预算、范围和收益的信息。一旦他们完成这项工作，他们将与发起人、公司领导和其他人分享草案，以获得他们的最终输入和批准。
了解更多关于程序经理的职责以及怎样才能成功。
项目规划管理计划应该包括哪些内容?
程序规划管理计划的组成部分可能根据需要而变化。但是几乎所有的项目管理计划都有共同的元素。这些包括关于目标和可交付成果、责任和计划治理的细节。
项目管理计划组成部分
项目管理计划的组成部分将提供项目细节，并为项目的推进提供指导。以下是一些常见的组件:
- 项目概述:这个介绍性部分通常定义了项目远景、业务价值和目标。概述还可以包括对项目范围和衡量成功的标准的总结。
- 确定主要交付物:无论是在概述中还是在其他地方，计划都提供了组织期望该规划完成的关键可交付成果的描述。
- 利益相关者的识别:项目计划将确定并命名项目的关键利益相关者——对项目的成功有兴趣并将在指导项目中发挥作用的个人或团体。“谁是项目的利益相关者?如何管理沟通?”facebook创始人艾伦•扎克(Alan Zucker)问道项目管理要点有限责任公司。与项目管理类似，项目干系人的参与是成功的关键。确定利益相关者并评估他们的需求。”
- 职责和责任的确定:规划管理计划概述了推进规划的关键任务和工作领域，并指定了哪些团队成员或小组负责完成它们。
吉文斯描述了该计划必须设定的内容:“谁将负责任?”他补充说，项目经理和团队通常会使用所谓的RACI图表(代表负责，负责，咨询，或通知)，详细说明不同的人或团体将如何参与或被告知某些任务。
了解更多有关RACI矩阵它代表什么，以及它是如何工作的。下载一个免费的RACI模板来决定谁对该计划的每个方面负责。 - 时间表、时间表和截止日期:该计划将为项目设定时间表和时间表，并为重要任务设定截止日期。
“时间表总是在那里，还有可调整的里程碑——你期望在某一点上完成什么，以及如何根据这些事情来衡量自己。这些总是需要创造的。”吉文斯解释道。
该计划可能提供一个总体的路线图和工作分解结构为了这个项目。它还可以解释你的团队在必要时将如何管理和改变时间表。 - 依赖和约束:许多程序任务将依赖于其他任务的完成。有些工作还会受到其他工作或项目其他细节的限制。规划管理计划应该包括那些依赖关系和约束的细节。
- 程序结构:项目管理计划将详细说明组织将如何处理项目，以及领导者将如何与项目领导者合作。该计划还概述了项目领导将如何与项目领导和其他团队成员进行互动和监督。
“这包括在项目经理之上的领导和监督层——领导或执行领导委员会，以及项目经理和项目经理之间的结构和关系，”Zucker解释道。“如果项目足够大，有一个项目管理或执行办公室，那么该组织的功能和结构也将被描述。”了解更多有关项目管理办公室的结构和工作。 - 项目治理:与程序结构密切相关的治理提供了有关程序的更多细节如何。项目管理计划应该列出各个公司或项目团队负责人的权力和职责。治理还可以决定领导小组开会的频率，以及如何将重要问题提交给适当的领导进行决策。
- 程序执行:该计划将提供该计划如何管理工作关键部分的基本细节。
“项目管理它们的执行，而规划需要定义它将如何管理和协调影响规划的项目，例如风险、变更、相互依赖和状态报告，”Zucker解释说。“这些元素在项目和计划(级别)上进行管理。这一部分描述了什么需要提升到程序中，以及程序将如何解决这些问题。” - 成本管理:该计划可以包括一个涵盖项目预算和支出的部分。它还可以提供负责管理成本并有权批准预算变更的人员的详细信息。
- 沟通计划:该计划还可能涵盖项目负责人和团队将如何执行和管理通信，例如通信的频率和类型，以及谁将提供通信。
扎克还指出，团队了解利益相关者的信息需求，“并制定沟通策略来支持这些需求。”
下载一系列项目沟通计划模板。您可以修改用于程序管理的模板，并自定义它们以满足您的需要。 - 风险管理:项目管理计划通常会详细说明领导者如何评估、监控和处理风险。
- 变更管理计划:还应该有一个部分介绍如何识别和管理任何所需的更改。该计划还将概述一个确保这些变化有效发生的明确程序。
来自JDA TSG的吉文斯建议说:“变更管理过程总是需要存在的。”“当未知来临的时候会发生什么?”你如何系统地应对这种变化，而不是只是试图处理一些事情?”
详细了解如何创建有效的变更管理计划。 - 收益实现:任何计划都应该详细说明如何判断项目是否成功。本节将确定可能的好处以及这些好处是否实现。
“我们将如何衡量、评估和处理项目的成功?”扎克问道。“本节描述了为项目建立的关键绩效指标。” - 收尾过程:该计划还应该包括一个部分，说明当领导决定结束项目时，团队必须做些什么。在许多方面，关闭程序将类似于一个项目收尾。它可能包括对项目的全面评估，经验教训，以及如何在未来的工作中使用这些经验教训。
如何编写程序管理计划?
编写程序管理计划需要对环境和涉众需求进行评估。你必须从执行程序的人那里收集信息。
在做其他事情之前，您需要了解程序的上下文和环境。以前的项目失败了吗?过去的工作中有什么问题，这个项目将会向前推进?是否存在预算问题?
“每个项目都是独一无二的，”扎克说。“为了制定有效的项目规划管理计划，项目规划经理必须了解文化、操作环境和约束条件。”
以下是创建项目管理计划的步骤:
1.了解关键利益相关者
您必须很好地理解谁是项目的关键利益相关者，以及他们希望完成什么。
扎克建议:“与关键利益相关者会面，了解他们对项目的期望。“记住，关键干系人可能包括客户、组织领导和项目级交付伙伴。”
2.听取实干家的意见
从项目团队中将要做这项工作的人和过去做过这项工作的人那里获得意见是至关重要的。这也意味着从那些一直致力于该项目希望推进的产品或计划的人那里获得意见。ob欧宝娱乐app手机下载
吉文斯说:“我认为人们最难理解的一件事——尤其是职位越高的人——就是问做这项工作的人。”“问问那些将要做前端工作的人——制造小工具，建立流程，以及这个项目的全部内容。问问他们的想法。最终，如果你没有得到他们的支持，最好的项目计划永远不会奏效，因为他们必须每天发起和交付，以确保它得到完成。
“如果你对此不确定，问问第一线的实干家他们是怎么想的。他们对这个计划有什么看法?他们每天都做些什么来整合到计划中?通常情况下，人们总是忙于解决CEO想要的问题，而不了解实际情况。有疑问时，去问实干家。然后做出决定，发起进攻。”
3.创建一个初稿并进行审查
在你做了这些初步的评估和收集了输入之后，开始写一个项目计划的初稿。确保包含上面列出的一些组件。然后与关键利益相关者和其他将参与该项目的人分享该草案。询问他们进一步的意见和任何建议的改变。根据需要调整计划。
4.同意责任
完成的计划必须详细说明职责和责任。谁将负责哪些任务?谁将最终对它们的完成负责?
吉文斯说:“为每个参与其中的人制定一个责任和责任协议，这样你就可以让他们对这些因素负责。”“从时间表、里程碑、最后期限到期望，一切都将在此基础上建立桥梁。”
5.建立和监视检查点
您将希望规划计划为团队领导和成员建立一个结构，以始终如一地检查其进度。
“要有一致的检查点，”吉文斯说。“根据项目的不同，检查点可以是每天、每周，甚至每月。”
6.根据需要调整
拥有和监视检查点的一个关键功能是评估和理解何时进行调整。
吉文斯说:“其中一个目标是快速失败。“如果有些东西不起作用，你必须改变它。如果你尝试过的一个想法没有奏效，那么是时候改变和快速失败了，然后转向下一个可行的事情——同时摆脱你的责任和责任。”
“随着项目的进展调整计划，”朱克说。“没有一个计划是完美的。我们需要不断评估和调整计划。”
项目管理计划样本
下载这个完整的示例程序管理计划，以帮助您了解如何开始为您自己的团队编写程序管理计划。通过完成涉众分析、里程碑图表、风险日志以及其他与您的项目相关的部分，使用此模板创建您自己的项目管理计划。您可以根据自己的需要定制它。
您也可以找到其他提供欧宝体育app官方888程序管理计划的示例，其中包括一些来自学院和大学的例子。
创建项目管理计划的技巧
除了提供项目管理计划组成部分的细节之外，专家们还分享了如何调整计划并让每个人一起工作的技巧。
这里有一些起草项目管理计划的专家建议:
- 准备好在需要的时候调整计划:再好的计划也只是计划而已。现实将带来变革的需要。您的团队必须准备好适应以推动项目向前发展。
吉文斯解释说:“无论你认为这个项目或计划会是什么样子，它都不可避免地会有所不同。”坚持把最初的愿景作为长期的真理。(但是)当你注意到它开始朝着不同的方向发展时，要适应这种变化，而不是试图强迫它成为你最初认为的东西。不要把森林让给树木。如果你处在一个计划的某个部分不起作用的地方，那并不意味着这个计划不能起作用。这意味着计划本身发生的任何事情都不起作用。
吉文斯说，有些成分可能会保持不变。包括最大预算和团队成员的职责。“但其他一切都需要灵活，这样你才能适应现实。” - 在截止日期前完成任务，但要三思而后行:你的团队想要在截止日期前完成好工作。然而，吉文斯说，在一些截止日期之前过早完成工作可能会有危险——特别是如果你是一个为客户工作的外部团队。
“有些人说(在最后期限前)承诺不足、交付过多。我认为这是危险的，”他补充道。“如果你设定的截止日期是1月1日，而你在12月1日过来，然后说，嘿，我们准备好了通常，客户会说，我们还没准备好。然后他们就会开始质疑你所做的一切。在一个月的时间里，你会重新审视一切。” - 了解如何平衡相互竞争的利益:组织内外的许多人都可能参与到规划中，包括组织高层领导、项目高层经理和其他重要的涉众。规划管理计划必须包括一个结构，帮助规划领导处理组织的政治和细微差别。
“项目管理并不容易，”扎克说。“这就像放牧猫一样。领导者和项目经理可能有相互竞争的利益和优先级。项目经理通常是他们领域里强有力的领导者。规划管理计划需要平衡这些相互竞争的利益、管理风格和需求。”
轻松监控和执行程序管理计划与Smartsheet
通过设计一个灵活的平台来满足你的团队的需求，并随着需求的变化而适应，从而使你的员工能够超越自己。
Smartsheet平台可以轻松地从任何地方计划、捕获、管理和报告工作，帮助您的团队更有效地完成更多工作。报告关键指标，并通过汇总报告、仪表板和自动工作流实时了解工作情况，以保持团队的联系和信息。
当团队对要完成的工作有了清晰的认识时，就不知道他们在同样的时间内能完成多少工作。今天就免费试用Smartsheet吧。