项目沟通计划综合指南

项目沟通计划是向投资方分发项目细节的指导方针。一个有效的计划包括将分发什么样的信息，分发给谁，以及多久更新一次信息。

虽然每个沟通计划因项目而异，但所有有效的沟通计划都包括范围、联系方式等。考虑在沟通计划中添加以下信息:

• 项目类型:为项目命名，以便于查找和引用。在制定会议和更新日程安排时，要考虑项目所需的时间和参与的人数。较大的项目将需要更频繁和不同的会议。
• 确定关键人员:确定谁在交流，他们共享的信息类型，以及他们负责更新谁。
• 联系信息:组织涉众和团队成员的联系方式，使沟通更容易、更有条理。
• 沟通频率:为如何分享特定类型的信息制定一个时间表。Alyssa Griffin，服务和通信专家皇家建筑产品ob欧宝娱乐app手机下载，推荐一种谨慎的方法。“项目更新通常最多一周一次。你一定不想让邮件泛滥成灾，否则个人可能会丢失或被压垮。简短而甜蜜的效果最好。”
• 沟通类型:您可能会发现，以不同的方式交流不同类型的信息是有利的。例如，有些信息最好通过会议、电话和视频电话实时分享。相比之下，有时像电子邮件或公司留言板这样的异步方法是理想的。读作“异步通信的基本指南，以了解更多沟通方式。
• 项目的规模和范围:不同的项目有不同的沟通需求。使用项目范围模板来定义您的项目，这样您就可以确定通信需求。有关模板和更多信息，请查看“免费的项目范围模板“一旦你知道了范围，考虑首选的沟通类型，特别是对c级利益相关者。
  
  克里斯汀BellomoBednark Studio的高级项目经理，建议在项目开始时进行调查，以确定涉众喜欢的沟通方式和频率。
• 沟通的目标:查看过去的项目，寻找需要重复或改进的特定过程。一定要考虑过去的发现死后而且经验教训以确保您正在建立和实施最佳实践。

沟通计划是一系列文件，概述了在整个项目中共享的所有正式沟通。每个成功的沟通计划都应该包括涉众、会议等细节。

• 关键的利益相关者:这些人在项目中有很大的既得利益。他们可能是所有者、客户、经理或任何需要定期更新大型项目开发的人。阅读我们的指南管理和与利益相关者沟通更多信息。
• 团队成员:这些是在项目中工作的个人。这也包括项目经理。
• 预约会议及最新情况:确定需要沟通的重要内容，包括但不限于截止日期、项目阶段、预算更新和障碍。考虑分享这些信息的最佳方式。例如，您可能会发现，对于某些项目，每周简报电子邮件更新比每周会议更有价值。如果可能的话，尽早制定会议时间表，确保大家都能参加。利用像Doodle这样的在线日程安排工具来确定团队见面的最佳时间。
• 针对个人的具体更新:为关键人物挑选特别的关注事项。例如，c级主管和客户可能需要在关键时刻提供反馈的机会，或者他们可能只需要在重要里程碑之后进行更新。
• 随着项目的进展而发展:许多项目都遭受着范围蠕变或者只是在创业的过程中成长。一定要考虑到随着时间的推移，你的沟通需求的任何重大变化。

撰写沟通计划并不一定是一件苦差事。确定团队的沟通需求，确定关键成员和他们需要知道的内容，并制定一个满足各方需求的时间表。

1. 确定你的沟通需求
   考虑项目的规模和范围，以及涉众、客户和团队的需求。保持信息与项目的阶段和你的观众相关。Bellomo强调，一些需求会根据项目阶段而改变。“在项目的前期制作阶段，在设计和工程阶段，通常会有频繁的客户沟通(电话、电子邮件和面对面的会议)。ob欧宝娱乐app手机下载客户之间的沟通通常在批准之后变慢，而内部车间之间的沟通将在项目启动会议和生产过程中逐渐加强。ob欧宝娱乐app手机下载除了在整个构建过程中提供进度照片和更新之外，在这个阶段可能会发生最小的客户机通信。一旦建筑元素进入收尾阶段，客户沟通通常会随着我们的物流、安装和罢工细节的工作而逐步恢复。”
2. 确定团队的沟通目标
   团队凝聚力?利益相关者的早期和持续反馈?改进记录保存和确保最佳实践?这些只是你可能为自己和团队设定的一些目标。制定有效计划时，必须考虑到你的目标。
3. 命名项目并列出目标
   通过在计划中包含项目目标，随着时间的推移，检查范围渐变更容易。你还可以确保你没有浪费时间，你所分享的更新和信息从一开始就与项目的目标保持一致。
4. 确定关键涉众、客户和团队成员
   列出每个参与项目的人的姓名和头衔。列出你和每个人交流的内容，以及他们喜欢的交流方式和你发送信息的频率。使用这些细节创建一个沟通矩阵，以帮助为关键涉众和客户安排更新。考虑到方法和频率可能会根据共享信息的接收者和类型而改变。
   
5. 为项目创建沟通计划
   确定你计划召开哪些会议，会议的目的，以及开会的频率。确定异步更新(如电子邮件公告和状态报告)的频率，以及它们将包含哪些信息。
   
6. 将信息整合到一个文档中
   该文档是您可以与团队分享的沟通计划。仔细检查计划，让每个人都知道会发生什么以及什么时候会发生。

下载样本项目沟通计划模板

Microsoft Excel|微软文字处理软件|谷歌表|Adobe PDF

在创建自己的项目沟通计划时，您可以使用此完整项目沟通计划示例作为参考。该模板突出显示了关键涉众及其首选的联系信息、交互类型和频率，以及沟通目标。下载并定制此模板，以便在您自己的项目中使用。

在这篇文章，我们已经编译了其他最有用的项目沟通模板，以帮助项目经理提供一致的消息传递。

每个项目的需求各不相同，但所有的沟通计划都应该能够在整个过程中进行更改。只关注与每个人相关的东西，并考虑他们喜欢的沟通方式和频率。

• 接受改变:留意范围渐变，不要害怕随着项目的发展而更新沟通计划。
• 考虑偏好:您的客户和高层涉众可能在他们的风格和沟通频率上有偏好。在发送更新时要考虑这些因素。
• 专注于重要的事情:把细节放在一个可以访问的地方，比如团队留言板或基于云的驱动器，但只向个人发送特定的、必要的信息。
• 考虑并行团队的需求:贝洛莫强调了放眼全局的重要性:“我会给客户和商店一份书面的回复计划，列出他们预计何时能收到信息以及收到什么样的信息。这有助于确保从一开始就清楚我们需要什么，以及何时实现既定的交付计划。举个例子来说，如果我需要在工程开始前提供一个logo的矢量文件，我便会将该单元的截止日期设定在其他美术包的截止日期之前，而这并不会影响到制作过程，并且只会影响到图像制作团队。”
• 确定你的语气:贝洛莫建议:“在与客户和店铺建立最初的沟通时，重要的是对小事要友好和随意，而对大事要非常详细和概括。”
• 显然委托:Bellomo还建议“通过将事情按元素、行动项目、截止日期和任务的负责人进行划分，确保行动项目是清晰的。”当有人负责报告更新时，要确保他们知道这一点。

一个完善的沟通计划对于管理项目的工作流是不可或缺的。通过从一开始就制定沟通期望，您可以确保关键涉众和团队成员保持在循环中。

Griffin指出，在项目的整个过程中，“为个人和团队设定早期的期望可以促进更好的合作”。沟通计划还可以确保团队成员负责传递他们自己的进展和成就，并确保您有足够的时间在项目的每个阶段提供和执行反馈。

“坚持一个标准可以让人们知道，他们有任何问题都可以来找你，你会帮助他们。记住，每个人都是复杂的，在项目中有自己的责任。建立一个沟通计划，如果他们没有做到，就跟他们跟进。如果出现延迟，也没关系;只要确保如果出现了小问题，也要清楚地传达出来。”格里芬解释道。

一个好的项目沟通计划的好处是深远的。你会变得更有条理，与你的团队和利益相关者建立信任，最终需要召开更少的会议。

• 组织:在最基本的层面上，沟通计划将通过为即将到来的会议和签到规划路线，帮助您和您的项目日程安排有序。
• 团队凝聚力:让每个人都参与进来可以培养信任，帮助你管理预期。Griffin还强调，“强大的沟通是必须的，这样团队就可以协作、超越，即使在远程环境下也可以提供相同水平的服务。”
• 涉众的输入:当你有了一个适当的沟通计划，你就可以从与项目相关的关键人员那里得到早期和持续的反馈。
• 问责制:有了一份写得很好的计划，你就可以确保每个人都负责报告他们的工作状态，并为上级建立报告的“书面记录”。
• 建立信心:让团队和上级知道你知道他们需要什么以及什么时候需要。
• 更少的会议:会议会占用大量的时间和资源。欧宝体育app官方888有了一个好的沟通计划，你可以在更少的会议中更频繁地分享信息。最重要的是，每个人从一开始就知道什么时候应该更新。

制定一个全面的沟通计划可以帮助团队保持专注。没有一个团队可以避免范围蔓延，但是有了沟通计划，你可以很容易地看到你从哪里开始，并意识到什么时候目标不再与现有的计划一致。

确保整个团队都可以访问计划，并知道谁负责交付以及何时交付。当每个人都能看到大局的时候，你的团队就能帮助你发现沟通中的空白。

不要害怕改变你的计划。当问题出现时——它们总是如此——当你有一个可以参考的系统时，你可以更容易地调整你的沟通策略。随着情况的发展，不断更新您的计划，包括涉众的联系信息、频率和所需的沟通形式。

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