项目汇报的完整指南与入门工具包

一个项目汇报是团队定期或在项目完成后回顾和分析项目的会议。进行项目汇报，以确定哪些是有效的，哪些是无效的，并学习如何改进未来项目的结果。

每个参与项目工作的人都参与项目汇报会议是很重要的。项目汇报主持人应该鼓励每个人就他们的经验和想法提供反馈。公司总裁兼联合创始人Roy Morejon建议道:“项目投资者、经理、团队以及任何与项目相关的人都应该参加汇报Enventys伙伴。“这确保了每个人都有机会了解项目的结果，并在公共论坛上提出问题。”

对于较短的项目，项目经理可能会举行一个单独的项目汇报，作为会议的一部分项目收尾过程。对于较大的项目，汇报会议应该在项目的整个生命周期中定期举行。

“根据我的经验，在整个生命周期中，除了最后的项目汇报外，还要进行一些检查点项目汇报是有帮助的，”他说萨曼莎Crunkilton，猎豹技术的目录内容管理器。“如果你等到最后才做一次大型汇报，那么大量的信息可能会让利益相关者不知所措。此外，你可能会发现自己遗漏或没有正确理解某些内容，到那时解决或改变方向可能已经太晚了。”

这个词汇报起源于军队，任务汇报被用来减轻压力事件对情绪和心理的影响。在项目管理中，汇报会议有许多常见的名称，例如项目回顾或者一个项目事后。

以下是一些描述项目后会议的常用术语:

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项目汇报的主要目的是确定导致项目成功和失败的原因。团队可以利用会议从过去的项目中学习，并改进内部流程和沟通。

汇报会议提供了一个轻松的环境，可以在项目压力结束后回顾事实并交换意见。对于进展顺利的项目，项目汇报是一个确定工作良好的过程、进行增量改进和庆祝成功的机会。对于进展不顺利的项目，项目汇报是一个机会，可以确定哪里出了问题，建议流程调整，并在挫折后保持士气高涨。

以下是项目经理举行项目汇报会议的主要原因:

• 庆祝成功:虽然在一个成功的项目上工作是令人兴奋的，但如果这些成功没有得到承认，随着时间的推移，它会打击士气。在取得重大胜利后，通过项目汇报来表彰团队的辛勤工作。
• 结束一个项目或项目阶段:如果团队成员仍然不确定上一个项目或阶段的进展情况，就很难集中精力于下一个项目或项目阶段。在项目或项目的各个阶段之间建立清晰的区分。
• 鼓励合作:团队成员之间的公开对话有助于建立合作的工作文化。通过定期举行项目汇报来提高团队凝聚力。
• 鼓励创新:有时增量调整不足以解决主要的过程问题。在这些情况下，利用项目汇报来集思广益，并考虑从头开始创建新的流程。
• 评估凝聚力:一些项目挫折是由过程效率低下引起的，而另一些则仅仅是沟通不畅或工作关系紧张的结果。汇报可以帮助发现需要解决的冲突。
• 识别风险:回顾整个项目将帮助您识别在项目中没有预见到的风险项目策划阶段。利用这些经验来更好地识别和减轻未来项目的风险。
• 提高士气:一个不成功的项目会让人士气低落。通过关注吸取的教训和解决方案来鼓舞士气。
• 改善流程:通过公开讨论项目，团队成员可以更好地识别效率低下和易出错的过程。根据在项目汇报中吸取的经验教训更新流程。
• 从错误中学习:识别错误并不是推卸责任。找出问题所在，以便团队成员在未来可以避免这些问题。团队应该总是在项目汇报中留下可操作的要点。
• 提供的文档:适当的文档有助于确保公司能够跟踪项目的成功和失败。记录项目汇报以备将来参考。
• 信息共享:团队成员可能对项目期间发生的事情有不同的看法。为每个人提供分享观点和见解的空间。

项目负责人也可以创造性地定制项目汇报会议，以满足他们的需求。Crunkilton分享了她使用项目汇报来调整系统实现项目路线的经验。

她解释说:“当用户开始进行测试时，我们遇到了一些挑战和问题，无法像预期的那样工作。“在接下来的项目汇报中，我稍微改变了一下方向，并在汇报期间安排了一个系统演示。允许团队中的关键涉众看到系统有助于培训用户，并提高士气和信心，使系统能够满足他们的需求。

“这也改善了整个团队的沟通，因为我是在用他们的语言和流程说话，而不是在更技术性的层面上。接下来，我可以安排更多的演示给用户，因为他们觉得这很有帮助。我还录下了这些会话，这样他们就可以回去看录音，而不必多次问同样的问题。这改善了团队之间的沟通和士气，因为沟通中的挫败感减少了。”

一次成功的项目汇报是一次包容各方的会议。邀请所有参与项目的团队成员、经理和涉众。分配第三方主持人、记录员等角色。最后，以可操作的要点结束会议。

项目汇报应该是所有项目的常规组成部分。对于较短的项目，将会议安排在项目结束后的一周内。对于更长或更复杂的项目，安排定期的汇报会议。这些会议可能每月、每周或在不同项目阶段结束时举行。“我管理过一个项目，我们把它分成不同的过程，我们把每个过程看作是项目的一个阶段，”克朗基尔顿说。“在进入下一个阶段之前结束一个阶段有助于团队庆祝成功的完成，并且它允许在阶段之间自然休息。”

在项目开始之前，分发一份调查报告，或者反馈形式，向所有团队成员、项目发起人、客户、管理人员以及任何参与项目的人。使用调查回复创建会议议程。“在会议之前与与会者分享议程是至关重要的，”克朗基尔顿解释说。“这让他们有时间进行审查，并准备好问题、想法或对项目的担忧。”

最后，指定一个人做记录员，一个中立的第三方做主持人。艾米·大卫，普渡大学临床副教授格兰纳特管理学院，强调了指派第三方调解人的重要性。她建议:“找一个中立的协调人，既不是项目经理，也不是项目团队的成员。”“从公司其他部门找一个经验丰富的项目经理或者培训和发展经理都是不错的选择。这个人可以帮助消除会议中的一些情绪，并改变讨论的方向，开始对项目中遇到的任何问题进行指责。”

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项目汇报可以帮助您分析项目的成功和失败，并将这些经验教训应用到未来的风险投资中。要包括的一些内容包括会前调查、项目概述和问题。

每个项目经理都应该在项目汇报中包括以下内容:

• 预备调查:在汇报会议之前，向所有团队成员和利益相关者分发一份调查报告。调查应该允许每个人对项目的不同方面的成功或失败进行排名。时间表现实吗?最初的项目目标是否明确?团队与客户合作得好吗?为团队成员提供空间，让他们确定项目中令人沮丧或满意的方面以及原因。
• 会议议程:根据调查的答案，制定一个项目汇报会议议程，在会议之前分发给与会者。包括优先主题，要解决的问题，以及汇报会议的基本结构。
• 项目回顾:项目汇报首先概述项目的初始目标和预期的时间表和预算。将这些期望与项目的实际结果进行比较。这样的回顾应该为会议定下基调，并有助于聚焦即将到来的讨论。
• 准备的问题:会议组织者应该准备一些问题，鼓励参与者之间进行公开对话。最有用的问题是那些帮助团队理解发生了什么的问题可以吸取教训以及团队下次可能采取的不同做法。
• 开放的讨论:鼓励所有团队成员通过提供见解和反馈、建议流程变更和集思广益来参与进来。“另一个确定出问题原因的技巧是绘制一个流程图，并确定该过程中的任何差距，”克朗基尔顿说。“为了防止问题再次发生，了解原因并实施避免或降低风险的流程至关重要。”
  
  使用其中一个流程图模板确定工艺差距。
• 总结:通过回顾涵盖的主题和团队成员可以追求的可操作项目列表来结束汇报会议。向所有与会者发送会议记录和行动项。

深思熟虑、富有成效的问题ob欧宝娱乐app手机下载是任何成功项目汇报的基础。提出一些问题，帮助你的团队确定发生了什么。专注于他们可以学到的教训，以及下次他们可能会做得不同。

下面这些问题可能会出现在你的下一个项目汇报中:

1. 目标:这个项目的主要和次要目标是什么?我们达到这些目标了吗?我们达到我们设定的目标了吗?确定您对项目的期望与实际结果之间的差异。
2. 外部性能:客户满意吗?项目是否达到了客户的期望?向客户分发一份调查问卷，并回顾他们的回答，以获得更客观的分析，可能也会有所帮助。
3. 内部性能:是否有明确的成功衡量标准?它们是现实的吗?调整或明确未来项目的成功指标。
4. 项目计划:最初的项目计划是否缺少重要信息?是否所有必要的任务、依赖关系和突发事件都被考虑在内?记下项目过程中出现的任何意外。
5. 团队凝聚力:团队成员之间是否存在沟通障碍或紧张关系?工作分配公平吗?寻找紧张或冲突的根源，这样你就能找到现实的解决方案。
6. 欧宝体育app官方888资源:材料、设备、预算和团队成员分配是否正确?可用的软件是否按需要运行?查明任何延误或错误，这些延误或错误本可以通过额外的资源或更好的分配来避免。欧宝体育app官方888
7. 过去的项目:这个项目比我们完成的其他项目更成功还是更失败?比较过程和结果，并集思广益这个项目可能进展得更好或更差的原因。
8. 任务:在最初的计划中是否考虑了所有的任务?是否有足够的时间来完成每项任务?确定完成项目所需但未包含在初始计划中的任务。
9. 管理:管理层是否干扰或阻碍工作?团队和管理层之间的沟通是否开放和清晰?项目经理应该乐于了解他们的行为是如何影响项目结果的。
10. 工作流程:工作流在哪里失败?识别沟通中的故障，并定位工作流程中的问题区域。
11. 过程:是否有任何过程过于复杂或容易出错或延迟?弄清楚通过更精简的流程可以避免哪些挫折或失败。
12. 时间:截止日期现实吗?是否有适当的流程来处理延迟?记下任何过于困难的过程或任务，如果不匆忙的话，它们可能会更容易管理。
13. 文档:项目文件是否清晰有序?团队是否有他们需要的所有文件和表格?制作一个团队在未来项目中应该访问的文档和表单列表。
14. 团队成员:团队成员是否被分配到与他们的经验和专业知识相匹配的任务?是否有团队成员不知所措或缺乏挑战?将团队反馈纳入未来的工作分配和分配中。
15. 会议:我们怎样才能有更有成效的会议?ob欧宝娱乐app手机下载在未来的会议议程中，我们应该包括或排除哪些内容?回顾项目会议记录，以确定将来是否应该增加或减少会议记录。

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没有最好的方法来汇报一个项目。但是一些实践将有助于保持项目汇报的高效和有用。ob欧宝娱乐app手机下载最佳实践包括持续召开会议，为行动项目分配所有者，以及记录会议以备将来参考。

记住这些项目汇报的最佳实践:

• 指定一个中立的主持人:项目汇报可能是情绪化的，特别是对于不成功的项目或有重大人际冲突的团队。找一个没有参与项目的中立调解人来领导汇报。通过这样做，您可以保持会议的目标、重点和面向解决方案。
• 考虑情境:“考虑项目更大的组织背景，”David建议。“你是否开发了一种新产品或新技术，使其他项目成为可能ob欧宝娱乐app手机下载?”你的团队成员学到了新技能吗?通常，项目汇报会议只关注项目管理工具和技术，但也有从项目本身的实质中学习到的东西，组织应该在未来加以利用。”
• 鼓励公开讨论:参与项目的每个人都会对项目有独特的视角和重要的见解。鼓励每个人都参与进来。
• 机会因素:并非所有的项目成果都是过程或个人努力的结果。“承认运气在其中发挥了作用，”大卫建议。“通常，团队想把糟糕的结果归因于运气不好，把好结果归因于他们自己的努力。实际上，每个项目都有很多无法控制的方面，对于项目团队来说，运气可能会向任何一个方向发展。在某些情况下，承认好运意味着努力减少未来项目中的不确定性。在其他情况下，它意味着计划如何利用偶然事件。”
• 持有Sub-Meetings:理想情况下，参与项目的每个人都应该参加项目汇报，但对于跨越多个团队或部门的大型项目，这可能是不可能的。决定是否需要将项目汇报分成更小的子会议。莫雷乔恩说:“参加会议的人越多，团队成员就越容易被忽略，关键的反馈也就越容易被遗漏。”
• 保持反馈的建设性:避免将项目失败归咎于个人，也不要为个人的过失辩护。指导参与者使用“我”陈述。莫雷洪解释说:“员工可能会利用项目汇报向另一名团队成员表达他们的个人问题。“项目汇报不应该偏离对项目本身的讨论。任何个人或人际冲突都应该在私下讨论中处理，而不是在公共论坛上。”
• 寻找主题:无论是在一次汇报中还是在多次汇报中，都要注意反复出现的问题或反馈。这些主题可能表明您的团队面临更大的结构性问题，他们应该花时间来解决这些问题。
• 记录会议:您进行的项目汇报越多，您在未来做出决策时需要的数据就越多。把会议记录下来，并指定一个记录员。将所有项目汇报报告集中保存在一个地方，以备将来参考。
• 定期安排:定期进行项目汇报。对于长而复杂的项目，这意味着在项目的整个生命周期中定期进行汇报。对于较短的项目，您可能会在项目结束后召开一次会议。在项目开始时安排汇报会议，以便将其纳入项目计划。为所有项目举行汇报会议，无论大小。
• 坚持时间限制:限制每个参与者的发言时间和每个主题的总时间。当会议结束时，讨论可能会失去焦点，团队成员可能会觉得他们的时间没有被有效地利用。ob欧宝娱乐app手机下载

项目汇报提出了几个挑战。讨论一个项目出了什么问题可能是一个情绪化的过程。参与者可能会变得防御或试图推卸责任。项目汇报也需要仔细准备，而且可能很耗时。

在项目汇报中，你可能会面临一些常见的挑战:

• 调查数据不足:如果调查问题不清晰，与项目不相关，或者参与者没有深思熟虑地回答问题，就很难制定出富有成效的会议议程。ob欧宝娱乐app手机下载保持调查足够简短，以便参与者有时间完成调查。
• 人际冲突:专注于挑出或指责个人的汇报会议只会适得其反，还会引发团队成员之间的冲突。ob欧宝娱乐app手机下载指派一个中立的主持人来领导讨论，让小组专注于寻找解决方案。
• 缺乏专注力:项目汇报的讨论部分应该围绕发生了什么，为什么会发生，以及如何将这些知识应用到未来的项目中。克朗基尔顿解释说:“人们很自然地想转移话题，分享自己的想法，所以在倾听每个人的意见和保持小组工作的平衡是很重要的。”
• 缺乏深刻的问题:如果问题过于模糊或与项目无关，项目汇报会议将不会有成效。ob欧宝娱乐app手机下载花点时间起草一些能引发重点讨论的问题。
• 缺乏参与:有些团队成员会犹豫是否要分享反馈或参加会议。积极的参与对于成功的项目汇报是必不可少的，所以要想办法鼓励不太健谈的团队成员说出他们的想法。莫雷乔恩建议:“我通常会列出所有参与通话的人的名单，并在他们说话时检查他们，以确保每个人都有自己的时刻。”
• 主要工艺缺陷:项目汇报是一个回顾现有过程的机会。不幸的是，这有时意味着团队成员或涉众可能在这些会议中发现主要缺陷。“如果把大问题作为项目汇报的一部分，可能会导致整个对话脱轨，”克朗基尔顿说。“此外，如果一个关键的利益相关者来参加项目汇报，并从一开始就确定了项目的范围，这可能会出错。”
• 时间:如果参与者被允许有太多的时间发言或讨论偏离主题，项目汇报往往会超时。保持会议的重点和简短，通常不超过一个小时。“我为议程上的每个话题分配了时间，以帮助保持讨论的正轨，”克朗基尔顿分享道。

许多团队现在完全或部分处于远程状态。在进行远程项目汇报时，调整您的方法以解决远程通信的独特挑战。其中包括参与率降低，参与者之间的误解更频繁。

远程项目汇报最明显的挑战是无法捕捉到非语言的社交线索。大卫警告说:“如果这是一场压力很大或紧张的汇报，人们在没有面对面的情况下很有可能会误解。”“在项目汇报会上庆祝团队的成功也是一个挑战，因为他们是远程的，而不是面对面的。”

为了鼓励积极参与，David建议为所有与会者制定视频要求。“每个人都需要完全参与并关注谈话。此外，如果你有问题要讨论，可能会有一些压力或紧张的时刻，所以尽可能多地使用非语言暗示来避免误解是很重要的。”

利用聊天功能是提高参与度的另一种方式。“主持人可以提出一个问题，给所有参与者一分钟的时间思考，然后让他们同时在聊天中输入问题，”大卫解释说。这确保了每个人的参与，并确保不会有一两个人主导会议。如果感觉有些参与者根本不想发言，特别是如果项目受到冲突的困扰，他们可以直接将信息发送给调解人，调解人可以在与小组分享之前匿名。”

最后，David鼓励项目领导进行项目汇报，要么完全面对面，要么完全远程。“以混合的方式召开这些会议，一些人在会议室或办公室，另一些人虚拟参加，这对项目负责人来说，确保每个人都参与其中并保持主题更加具有挑战性。这几乎就像同时管理两个会议，如果没有帮助或大量的练习，很难做到这一点。”

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