什么是项目执行?
这个词项目执行，也被称为项目实施，指的是团队在项目生命周期的第三阶段所采取的行动。这是项目的活跃阶段，在这个阶段，您为客户和涉众生成可交付成果。
在项目执行阶段，项目从计划过渡到完成。这是项目管理学会(PMI)所概述的传统项目生命周期的一部分，PMI是项目管理知识体系(PMBOK)指南的出版商，它概述了项目从开始到结束的过程关闭．项目执行阶段是项目生命周期中最长、最复杂、最关键的阶段(它可以加起来占项目的70%)。在这个阶段花费项目的大部分预算也是很常见的。阅读我们的PMI项目管理知识体系方法指南查找有关项目管理生命周期和最佳实践的更多信息。
项目执行是向涉众交付价值和满足业务目标的核心。成功的执行包括在错误发生之前发现错误，并自始至终监视项目。一个执行良好的项目将满足预算和进度目标，并交付预期的质量。此阶段满足涉众的即时需求，并为组织的声誉提供长期价值。
为了更清楚地了解如何在启动项目执行之前进行计划，请阅读我们的指南揭秘项目管理的五个阶段．
项目执行过程中会发生什么?
在项目执行期间，项目团队交付商定的产品和服务。ob欧宝娱乐app手机下载过程、框架和方法支持可交付的完成，因为项目执行需要持续的人员管理、灵活性和沟通。
一个可靠的项目计划为团队提供了任务、项目需求和策略的透明度。它还将提供对所涉及的风险的理解，以及当挑战出现时团队应该如何管理挑战。通过在整个执行阶段提供参考，计划阶段对于保持执行正常进行至关重要。
项目执行阶段的活动包括:
- 人员管理
- 持续的沟通
- 交付项目目标
- 减少范围蠕变
- 监控质量
- 资源分配
- 进度管理
项目执行过程是什么?
这个词项目执行流程指生产可交付成果所需的一组任务。团队成员在项目计划阶段决定和分配执行任务。执行过程使用结构(技术、方法和框架)来组织交付的方式。
项目经理将决定哪种结构最能支持手头的项目。常用的流程模型包括:
- 工作分解结构(WBS)：这是一个可视工具，可根据项目范围分离项目数据、服务或产品的一个或多个项。ob欧宝娱乐app手机下载
- 甘特图：使用甘特图作为时间轴来查看项目任务、依赖关系、资源和要完成的工作，以及交流项目的进度。欧宝体育app官方888
- 关键路径法(CPM)：这是一种将大型项目划分为工作任务的方法，以流程图显示，该流程图自动计算每个任务的估计时间。
- 瀑布：传统的项目管理方法分为七个连续的阶段:概念、启动、需求、设计、实施、测试和维护。
- 敏捷：这是一种增量和迭代的方法，最初是为软件开发而创建的，关注自组织的团队和协议敏捷宣言．敏捷是一种全面的思维方式，它使用下面的一些框架来实现灵活的生产力方式:ob欧宝娱乐app手机下载
你可以通过阅读我们的文章了解更多关于项目框架和方法(如Scrum, Waterfall和CPM)项目管理框架指南．
项目执行步骤
项目执行的步骤包括按时、在范围内和预算内交付项目的一系列任务。执行阶段步骤组织项目资源并协调团队的努力，以按计划实现项目目标。欧宝体育app官方888
项目执行步骤不一定是执行开始和结束之间的线性进展，特别是当您考虑到可能在实现期间破坏项目的外部力量时。
作为安迪·乔丹战略管理咨询公司Roffensian consulting的创始人兼总裁，他说:“如果我们只把项目视为一系列步骤，我们就会错过重点。项目被批准以获得商业利益。如果从事项目的团队考虑要实现这个结果必须发生什么，那么他们就会专注于如何最好地实现这个结果。这可能意味着改变步骤，也可能意味着引入新的步骤。这甚至可能意味着放弃项目，做一些不同的事情。但如果它能带来更好的业务结果，那么这才是重要的。简单地说，项目是关于结果的，而不是实现目标的步骤。”
你可以把项目执行过程中需要的主要行动分为四类:产生可交付成果，管理团队和利益相关者，监控和控制，而且变更管理：
- 生产可交付成果:为了为客户和利益相关者构建可交付成果，您需要完成以下操作:
- 审查客户需求。
- 分配和监控完成每项任务所需的时间。
- 根据用户或客户的需求控制质量。
- 管理团队和利益相关者:在团队中建立信任和培养领导技能需要时间。类似地，涉众需要持续参与，管理项目中的人员包括以下内容:
- 培养团队。投入时间和必要的资源来建立一个有凝聚力的团队。欧宝体育app官方888
- 定期与团队和利益相关者就项目需求和报告状态进行沟通。
- 资源和用品的采购(根据需要)。欧宝体育app官方888
- 监控:监控在一个五个阶段的项目生命周期图中，被认为是它自己的阶段，直接发生在执行阶段(阶段3)之后。然而，它经常与执行阶段结合在一起，因为从技术上讲，它们同时发生以保持项目的正常运行。当您看到一个四阶段的项目生命周期图时，团队已经将执行(第三阶段)和监视和控制(第四阶段)合并到一个阶段中，通常将其称为“实现”或“交付”阶段，然后是最后的结束阶段。无论您使用哪种生命周期图，监视和控制都需要几个步骤来确保团队满足客户的需求，并交付高质量的产品。ob欧宝娱乐app手机下载步骤包括:
- 管理你的时间。
- 管理预算。
- 确认项目范围。
- 变更管理:项目经理使用工具和流程来帮助管理变更，通常通过以下方式:
- 发布变更请求。
- 创建CID(变更、问题、决定)日志来跟踪变更请求。
- 记录结果并根据需要更新组织政策/流程。
- 记录经验教训．
项目经理必须决定和委派管理人员、过程和沟通所涉及的步骤，以便实现项目的承诺项目管理三角，这意味着按时、按范围、按预算交付项目。但这些管理步骤并不是唯一的重点领域。在整个项目中支持团队士气也是必要的。
正如Jordan所建议的，“(避免)盲目地遵循这些步骤，相反，要质疑每一个步骤是否是实现目标的最有效和最高效的方法。项目计划中可能有100或1000件事情，为了按时、按范围和按预算交付，这些事情应该发生。但如果它不能带来好处，没有人会关心这些。每个团队、每个项目的每个成员都应该问自己。“这是我为取得成功所能做的最好的事情吗?”’他们每天做每一项任务时都应该问自己这个问题。”
使用项目执行检查表的好处
项目执行检查表有助于组织执行过程的所有活动部分。您可以使用它来确保团队不会忽略任何计划的任务(或留下任何不完整的任务)。此外，检查表可以帮助您跟踪在整个项目执行过程中完成了什么和没有完成什么。
项目执行清单将包括项目经理或团队确定的类别。检查表还包含截止日期和状态，以便在整个团队中提供透明度。每个项目有很多组成部分，清单将确保项目及时完成，而不会遗漏任何重要细节。
项目执行检查表模板示例
下载项目执行清单示例
Microsoft Excel丨微软文字处理软件丨谷歌文档丨谷歌表丨Adobe PDF
使用此项目执行检查表模板说明所有项目执行任务。在项目启动之前，输入要完成的任务、到期日期和状态，以便在一个集中的位置对所有项目活动进行简化跟踪。
项目执行阶段的步骤是什么?
在项目执行阶段，您为完成任务所做的活动在任何项目中都是相似的。然而，步骤的顺序将取决于项目的需要，因此，活动的顺序可能会改变以保持项目的正常进行。
在项目执行过程中涉及到三个核心流程，围绕人员、战略和运营。活动可以是单个步骤，也可以包含许多子步骤，它们是执行任何任务的构建块。在项目执行过程中，属于三个类别中的一个或多个的详细步骤包括:
- 变更管理
- 变更请求
- 通信(正在进行)
- 沟通渠道建立
- 创建可交付成果
- 期望管理
- 问题识别和文档
- 经验教训报告
- 项目课程修正
- 质量保证
- 关系的发展
- 资源采购
- 风险管理
- 范围管理
- 利益相关者报告
- 现况检讨会议
- 战略联盟
- 团队领导与发展
- 团队绩效文件
在执行环境中，专注于在整个团队中保持一致的沟通和建立领导力。帮助团队保持对变化的现实期望，使他们在变化发生时能够灵活应对，这将减少挫败感。
Todd Williams，管理咨询公司eCameron Inc.总裁兼执行顾问，著有填补执行空白他认为“项目”这个词本身是一个动词，意思是“推动某事向前发展”。总会有某种运动或变化，”他说。Williams还指出了项目的非线性性质:“(它们)不是孤立运行的，它们总是一个更大系统的一部分。系统不是线性的。”
由于在生产可交付产品或产品时发生的线性和非线性步骤、流程和子活动的复杂性，实时可视化项目执行具有挑战性。ob欧宝娱乐app手机下载下面的动态图将执行置于项目生命周期中(监视和控制与执行同时交互)，并全面显示正在执行的执行阶段以及影响项目进程的因素。
项目执行差距及原因
当项目的实时执行未能满足规划期间制定的战略或目标时，就会出现项目执行缺口。缺口通常是由于沟通中断或项目活动管理不善造成的。
项目执行差距有几个潜在的原因，从制定不切实际的目标到缺乏关键利益相关者的支持。最普遍的原因之一是资源竞争，包括人力、物质材料和时间。欧宝体育app官方888项目计划者在制定项目目标时有着最好的意图，但实际上，项目执行者正在平衡他们在组织中的职能角色所要求的其他责任和义务。
项目经理可以通过识别执行间隙出现的位置、问题的根本原因、它们所带来的风险，以及团队可以采取的措施来避免和防止执行间隙发生。
下面，我们提供了六种常见执行差距的原因和风险分析，以帮助您的团队加快执行策略，并使用预防性解决方案避免差距。
| 执行差距类型 | 导致 | 风险 | 预防策略 |
|---|---|---|---|
| 缺乏共识:在这篇文章中，伊娃·比特纳和简·马可·莱迈斯特定义共享理解作为“一种能力，根据对任务、小组、过程或所使用的工具和技术的相互了解、信念和假设，协调一个小组内多个主体朝着共同目标或目标的行为，这些行为可能在小组工作过程中由于各种影响因素而发生变化，并影响小组工作过程和结果。” | 在整个团队中对计划的战略目标缺乏沟通，很少考虑设计协作策略来加强团队纽带和领导有凝聚力的工作动态 | 组织生产力和团队效率的损失ob欧宝娱乐app手机下载 |
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| 内部沟通:团队成员(和涉众)之间未能充分沟通。 | 沟通渠道不清晰;缺乏明确的角色、职责和报告结构 |
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| 涉众/客户参与度低:积极分配到项目的个人参与不足。 | 假设涉众自然地自己参与项目，并像项目经理一样在项目中投入同样的深度 |
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| 范围蠕变：在项目中添加计划外的规范，而不考虑对时间、预算或资源的影响。欧宝体育app官方888 | 客户或涉众在项目启动后向项目添加更多内容 |
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| 依赖关系和项目切换:当项目进入执行阶段时，它依赖于核心项目团队之外的人来完成。每次过渡都提供了一个执行间隙的机会，因为你经常会等待其他部门或在项目中期让新人入职。 |
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| 监控:跟踪关键绩效指标(kpi)和其他指标，以维护项目的状态，并在指标表明项目偏离轨道时采取措施纠正项目。 | 假设项目在启动会议后能够自行顺利进行 | 由于缺少目标而导致项目失败 |
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Williams补充了更多关于识别执行差距的技巧。在他的书中，他概述了阻止可重复项目成功的六个方面:
- 项目经理和执行人员之间缺乏共识
- 目标和项目在战略和专注上的错位
- 平庸的领导
- 无效的治理
- 空闲的赞助商
- 糟糕的变更管理(管理最终用户对变更的采用)
您可以通过采取特定的措施来避免一些差距，但是项目经理个人经验的限制，加上项目经理控制之外的意外问题，经常使差距成为项目不可避免的一部分。如果项目经理对潜在的差距有盲点，并且不主动地减少它们的发生，它们不仅会存在，而且会扩大。较大的执行差距会对项目结果、团队幸福感、涉众和客户满意度产生负面影响。
在项目期间，创建一个差距分析找出每个差距的原因，并为解决方案的制定创建一个框架。改变组织文化、向上管理和培训项目，可以减少当前项目之外的执行差距。
例如，威廉姆斯说，当行政领导“将项目视为线性的、循序渐进的框架”时，就会出现差距。当项目执行存在差距时，Williams建议发起一项活动，通过以下方式填补六个常见差距:
- 首先要更多地了解业务。
- 建立单张战略地图，以显示项目方向，然后
- 高管们纠正了这一点。
- 找一个专门的项目赞助人，即使你必须招募一个。
- 在项目中构建组织变更管理(OCM)。
- 成为一个多面手——学习商业方面的知识。
- 学会做一个领导者。
在项目结束时反思项目执行的差距也是有益的。您在项目结束时获得的分析和见解将在团队承担的任何未来项目出现执行差距之前减少执行差距。
项目执行实例
项目执行的例子包括安装新流程、交付服务或提供产品。ob欧宝娱乐app手机下载这些例子对于公司运营来说是内部的，对于客户来说是外部的。执行的方式取决于项目经理选择的方法。
行业也影响着哪个项目执行过程最适合一个项目。例如，一个建筑项目可能使用瀑布方法，而软件开发团队可能使用敏捷框架，如Scrum或看板。不管执行结构如何，都有必要制定一个项目执行计划来调整所有执行活动。
项目执行策略
一个项目执行策略是一种用于项目管理的战术方法。项目经理和团队领导在计划阶段创建策略。策略指导项目的方向，并且应该与业务目标保持一致。
项目执行策略不同于项目执行计划。计划是面向任务的，详细说明了如何分配资源、时间和期望的细节。欧宝体育app官方888战略是长远的、定向的、以行动为导向的，它从多个角度来实现目标。
实施项目执行策略
项目执行战略必须与公司的整体战略保持一致，将项目的行动映射到公司的目标和价值观。在项目执行中，项目经理通常会采用以支持团队为中心的策略。
正如Andy Jordan所指出的，“项目经理必须鼓励一个合作的环境，并确保团队中没有人被评判或评判。(团队应该是这样一个地方)每个人都觉得能够质疑和挑战正在做的事情，以寻求最佳的解决方案。”此外，他说，项目经理必须积极主动地寻求“解决任何挑战，并与利益相关者合作，以确保团队拥有成功所需的所有信息、背景和工具，并随时与所有利益相关者沟通正在发生的事情。”
例如，公司的战略目标卓越运营(降低运营风险和运营成本的目标，并赋予员工权力)为项目执行策略提供了一个机会，将重点放在沟通、参与和一致性领域的员工权力上。为此，项目经理可以向团队提出一系列问题，以帮助可视化战略实施:
- 这个战略目标区域在执行过程中是什么样子的?
- 需要采取什么行动来支持这一目标?
- 谁负责跟踪这个目标项目?
- 我们怎么知道它成功了呢?
团队在为自己应用问责制时，可以使用战略一致性模板来组织上述问题。为每个战略目标指派一名团队成员以协助跟踪并承担执行战略计划的责任是至关重要的。
由于缺乏问责制，最好的意图往往无法成为现实，而指派个人跟踪和监督有助于将成功的战略执行纳入企业文化。在回顾会议上，主持最后一次跟进，了解哪些方面进展顺利，哪些方面需要改进。这种反思降低了未来项目的风险，并指出了未来战略行动的目标领域。
项目管理战略一致性示例
对于喜欢在项目中使战略可见的公司来说，战略一致性文件是理想的。战略对齐示例帮助项目经理在计划期间询问团队的基本问题，并提供问责制指标，以保持团队在项目中执行组织战略的轨道上。
下载空白战略联盟模板
项目执行最佳实践
项目执行最佳实践旨在创建一个具有高绩效团队的模型质量的团队。目前领先的项目执行最佳实践侧重于软技能，并鼓励生产力，并支持整个项目的执行成功。ob欧宝娱乐app手机下载
以下最佳实践主要关注软技能和领导力发展，因为它们改善了团队的健康状况和执行速度，从而无意中实现并超过业务目标。项目执行的最佳实践领域如下:
- 灵活性:要明白变化是会发生的。对于整个团队来说，理解事情不会按计划进行是很重要的，所以要准备好随时调整。
- 对齐方式:确保团队的箭头从开始到整个项目生命周期都指向同一个方向。
- 落后的设计:以目标为出发点，制定实现目标的步骤。
- 团队的招聘:寻找高绩效的人(或能够适应这个职位的人)和适合这份工作的人。
- 支持团队:采取行动优化团队，使其达到最高能力。管理执行团队，挑战他们，问责他们，鼓励他们。
- 双向沟通:为团队所有成员建立渠道和信任，公开报告问题并独立提出解决方案。
- 管理的期望:期待挑战的发生，并以解决问题的心态来对待工作。
- 信息共享:透明度允许团队理解决策背后的基本原理，可见性支持团队的一致性。
- 建立关系:培养个人和团队关系的日常习惯。高绩效团队需要时间、精力和意愿来成长。
管理执行团队不仅包括每天应用最佳实践，还包括持续的、强大的领导技能。
Todd Williams主张“领导力应该在各个层面得到培养——不仅仅是公司高层，还包括中层管理人员，直至项目本身。”最佳实践还包括与项目发起人建立牢固的关系，并要求项目经理提供覆盖范围，以保护团队免受影响团队工作的外部复杂因素的影响。威廉姆斯的书还概述了如何学习成为一名领导者的九个方面。
项目执行的挑战
成功的项目执行有许多挑战，例如错过最后期限和预算超支，这可能会导致问题，影响业务结果，有时甚至导致项目失败。问题可能在项目的任何时候出现，需要立即解决。
挑战通常发生在沟通、人员、战略、涉众参与和范围蔓延方面。它有助于了解这些领域失败的原因，从而知道当挑战出现时应该寻找什么。
- 交流:由于复杂的需求，沟通不畅可能发生在项目的任何部分。如果团队不知道工作流报告、角色分配，或者通常缺乏共享的理解，那么他们的沟通就有恶化的风险。
- 人员:高绩效团队依赖于人员发展，将技能与最佳角色相匹配，并在可能的情况下雇佣正确的人。低效的团队可以从第一天开始就不关心团队凝聚力的发展，或者培养个人成长为角色。
- 策略:项目团队需要跨越横向和纵向公司角色的成员。虽然少数团队成员将来自战略导向的角色，但大多数团队成员专注于日常运营。除了项目之外，这些团队成员还大量参与他们的部门职责。许多经理错误地认为所有的团队成员都了解项目和公司战略，以及他们的角色如何与之相一致，并且经常忽视困惑，直到为时已晚。
- 赞助商参与:一个强有力的赞助商关系是项目成功的关键。当赞助人没有对项目进行投资或技能不完善时，就会出现与赞助人的挑战。项目经理必须细致入微地把握这种关系，并可能需要管理决策者以帮助项目顺利进行。
- 范围蠕变:项目经理必须防范改变项目进程的要求。范围渐变是任何项目所固有的，它会迅速使项目偏离轨道。接受过多的项目变更会强调项目团队的能力和项目限制。
项目执行中的挑战会影响时间、预算和资源，并最终否定项目的成功。欧宝体育app官方888了解这些潜在的挑战是最小化项目复杂性的第一步。
避免挑战是一项持续的工作，需要持续的、主动的关注，比如以下行为:
- 通过定期签入和透明的沟通来增加执行阶段的可见性。
- 在监督和微观管理之间平衡你的领导风格。
- 培养平易近人的领导形象，鼓励开放的沟通。
项目执行风险
这个词项目执行风险是指对影响项目结果的不确定度的测量。风险管理过程有助于解决项目执行过程中的未知问题。风险管理使用分析、缓解和控制来保护项目的成功。
与风险相关的组织问题是由于团队忽略了两个主要方面:
1）跟进:团队通常擅长在执行过程中系统地记录和报告风险问题。然而，当团队忽视从项目问题中学习时，组织风险就会增加。失败发生在团队忽视反思时间的重要性，在下一个项目开始之前审查和改变低效的过程和程序。
2）风险的心态:缺乏风险心态的团队将项目的无缝执行视为既定条件。忽略固有的风险会使项目执行变得脆弱。如果没有风险应急计划，团队通常会将战略放在一边，以无序的方式解决问题。然后，项目执行变得混乱，危及项目的成功和公司的声誉。
减少风险首先要从计划开始。培训整个团队，优化现有优势，以应对挑战。在文章中在项目执行期间有效地管理风险，”PMI意大利中部分部的Saleh Al-Wadei强调了在整个项目中管理风险的四个方面:
1.风险识别与分析:在计划阶段执行的系统方法是识别所有可能问题的最彻底方法。通过执行分析，您可以评估和分类风险，以帮助团队优先考虑如何采取行动。您可以使用风险评估矩阵(如下图所示)来帮助确定事件的严重性和影响。该矩阵指导团队确定哪些潜在情况将代价高昂，哪些问题应该忽略。
下载风险评估矩阵
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2.风险沟通与协调:团队不仅要意识到每种风险的可能性，还要有一个在问题发生时如何沟通的计划。团队环境必须在心理上是安全的，允许整个团队进行开放和持续的交流，无论头衔是什么。包括一个正式的风险沟通计划(例如，将风险更新整合到议程中，为每个团队成员分配一个要监控的风险)可以充分利用团队的能力，并使您能够尽早解决问题。
3.风险监控:每个团队成员都有责任对潜在风险保持警惕。一个风险登记是一种帮助团队监视和控制问题的工具，使团队成员了解每个风险的最新状态。您还可以使用风险记录作为团队在项目回顾会议期间参考的文档，这有助于团队识别未来项目中可避免的风险。另一种控制措施发生在计划阶段，在此阶段，项目经理在预算中考虑到不可预见成本的偶然性。采购经理人指数显示20%的解决方案，它允许团队留出20%的预算来管理风险。
4.风险报告:记录风险可以让您清楚地了解潜在的风险以及在执行过程中处理这些风险所需的方法。如果它是彻底的，风险登记册也可以作为风险报告。Al-Wadei建议将完整的风险报告分为以下类别:严重风险数量、累积进度风险、成本风险、威胁因素、红旗、橙色旗帜、预期风险。
实施上述风险管理策略的组织在整个公司范围内发展风险情报思维。首先必须承认风险是执行阶段的固有组成部分，以便在问题出现时(而不是如果)适当地解决问题。
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