什么是项目管理中的检查表?
一个检查表是项目经理用来保持组织的工具。清单可以帮助项目经理跟踪项目任务、需求、目标和截止日期。您总是可以根据需要为以后的任务或计划更新检查表。
项目经理根据他们的团队和项目发起人的输入创建检查表。一份好的清单应该尽可能简短，同时保持全面。它还应该易于定制，以满足任何项目的需求。清单应该包括项目或过程中涉及的主要步骤，以及成功完成项目所必需的重要子步骤。
什么是项目清单?
一个项目清单成功完成项目所需的步骤列表。这些步骤集中在计划和设置阶段。使用清单可以帮助团队为未来的项目工作做好充分的准备。
项目发起人通常创建一个通用的项目检查表，用于组织的所有努力。项目经理然后将检查表调整到单个项目中。项目检查表应该包括完成项目所需的一般元素和完成手头项目所需的特定元素。
为什么需要项目清单?
项目检查表提供了许多好处。项目经理可以使用它们来改进任务管理、风险管理等等。从跟踪项目批准到制定可靠的项目计划，我们已经创建了一个项目清单的主要好处列表。
以下是在项目管理中使用清单的一些好处:
- 任务管理:检查表通过提供一个简单的组织框架，使项目经理和他们的团队更容易管理任务。检查清单使创建和分配任务并将其标记为已完成变得容易。
- 项目计划:当您使用项目清单时，计划项目会更简单。检查表有助于确保在您进入下一步之前，所有必要的项目元素都已出现并得到考虑。
- 风险管理:使用项目检查表是风险管理的一种简单形式。检查表可以通过确保团队以正确的顺序完成流程步骤来提供安全性。使用检查清单还有助于防止丢失或不完整工作的风险。
- 资源管理:创建工作分解结构(WBS)和检查表可以帮助项目经理可视化过程中每个步骤所需的资源。欧宝体育app官方888
- 项目批准:项目清单可以帮助您了解项目章程和项目计划。章程和计划都是有价值的工具，可以为发起人提供他们需要的洞察力和可见性，让他们有信心批准项目。
如何制作项目清单?
创建项目清单的第一步是了解项目。确定它的目标和它将解决的问题。您还可以使用或调整旧的项目检查清单，以便在将来的项目中使用。
我们列出了创建清单时需要考虑的一系列任务和因素:
- 研究项目:确定项目的需求以及它将解决的问题。确定它将如何解决这些问题，它的目标是什么，以及你将如何衡量它的成功。这将有助于告知您选择在项目检查表中包含哪些内容。
- 了解你的利益相关者:了解谁将在团队中，谁将对项目结果负责。确定他们的优势和他们目前的项目承诺。找出谁是项目发起人，他们的需求和优先事项是什么。这将帮助你规划项目路线图并分配任务。
- 开始计划项目:用项目章程计划最初的项目细节，然后在项目计划中完成它们。创建工作分解结构(WBS)来帮助计划流程工作流、分配任务和管理资源。欧宝体育app官方888制定时间表、预算和沟通计划。这些元素都可能成为你清单上的步骤。
- 使用过去项目的信息:过去的项目可以成为未来努力的模板。看看你最成功的项目，试着重现它们的成功。确定所使用的计划工具，并将它们整合到您当前的计划中。记下你下次会做的不同的事情，然后把这些过程添加到你的下一个清单中。
- 识别可能的风险:许多风险与缺失或不完整的项目步骤有关。识别项目的潜在风险可以帮助您确定应该更好地关注细节的区域。清楚地描述这些清单项目，并确保你对它们负责。
- 考虑能见度:尽早确定你需要多久和谁分享项目更新。考虑使用在线仪表板来整合这些信息，并使每个需要它们的人都可以访问您的清单和更新。
项目管理核对表
项目管理检查表包括成功完成项目所需的所有步骤。这包括进行研究、组建团队、确定目标以及计划和执行项目。
项目管理检查表有时被称为项目管理计划、项目执行清单、项目实施清单、项目过程清单;或者简单地项目清单。清单上的具体项目可能会根据您的行业、项目类型或公司的历史和期望而有所不同。
我们列出了任何项目管理清单的12个基本步骤，您可以根据项目的需要进行调整:
- 进行项目研究:研究应该是你项目清单上的第一步。参考类似的已完成项目，以估计进度和预算。把这些信息写成a项目章程提交给你的担保人批准。考虑你可能遇到的障碍和你可能需要的额外资源。欧宝体育app官方888使用从以前的项目中吸取的经验教训来指导您的策略。
- 组建你的团队:定义您的涉众，并为您的团队成员分配特定的角色。设定截止日期和报告的期望，并开始安排谁将负责什么。
- 定义你的范围和目标:确定项目的目标，实现这些目标需要什么，以及它们将解决的具体问题。确定您将如何衡量项目成功，以及项目范围内和范围外的内容。
- 回顾你的预算:确认项目的可用预算。接下来，开始分类和增加你的成本。包括完成项目所需的所有成本，包括劳动力、材料、设备和您可能需要的任何额外资源。欧宝体育app官方888考虑使用项目预算模板帮助您在项目的整个生命周期中保持预算的更新和组织。
- 估计你的时间表:列出这个项目的时间表。从主要的里程碑开始，随着计划的完成，再填写一些小的细节。通过在计划过程的早期创建一个计划草案，您可以更容易地随着计划的进展进行调整。草稿也为制定最终的时间表提供了一个很好的起点。
- 创建工作分解结构:一旦你掌握了基础知识，创建一个工作分解结构(WBS)来定义您的项目工作流。识别关键路径，并创建任务列表对于每个项目步骤和阶段。
- 最终确定正式的项目计划:你的项目计划应包括项目概述、最终预算、带有截止日期和可交付成果的项目进度表、潜在风险列表、风险缓解策略和沟通计划。阅读我们的撰写项目计划指南为技巧和模板，将帮助您创建一个彻底的计划，你自己的。
- 定义你的成功标准:确定如何衡量项目的成功。这在很大程度上取决于你所从事的项目类型。例如，销售或生产项目的成功衡量标准可能包括销售或生产的产品总数，但其他项目可能侧重于举办成功的活动，开ob欧宝娱乐app手机下载发更好的应用程序版本或改进现有流程。阅读下面的指南衡量项目成功了解更多。
- 运用你的风险管理计划:调整你公司的战略大纲风险管理计划具体地说风险的种类你可能会在你的项目中遇到。如果您还没有风险管理计划，请使用这些可定制的计划中的任何一个创建一个风险管理计划模板。
- 创建和共享项目信息:为存储项目信息创建一个集中的存储库或仪表板，并在项目的整个生命周期中保持更新。召开项目启动会议，检查项目信息，让涉众知道他们可以在哪里找到更新。使用项目管理软件为日程安排和预算信息创建可共享的仪表板和可视化辅助工具。甘特图饼状图使复杂的项目信息更容易理解。
- 执行你的计划并监控进度:一旦你完成计划并开始你的项目，你的团队就该执行他们的任务了。作为项目经理，你的工作是通过分配和监督任务，定期向利益相关者发送更新，以及根据你的沟通计划召开会议来保持项目的正轨。保持项目状态信息随时更新和可访问，并采取措施减轻和避免风险也很重要。
- 确认完成并关闭项目:当你的项目完成后，最后一步是把它交给别人或关闭它。将与供应商或客户的任何必要合同交给负责他们的人，或者完全终止这些合同。收集有关经验教训在项目期间，并举行一次经验教训会议与团队和利益相关者分享你的发现。准备一个项目关闭与发起人一起报告并最终确定所有项目发现和可交付成果。最后，在进入下一个项目之前，存储这些信息以供以后参考。
项目管理核对表模板
下载项目管理检查表模板
Microsoft Excel|微软文字处理软件|谷歌文档|谷歌表
下载项目管理核对表模板和样本数据
Microsoft Excel|微软文字处理软件|谷歌文档|谷歌表
使用这个可下载的项目管理检查表模板来跟踪项目计划和执行任务。在模板中记录每个任务所需的时间，并将其标记为未开始、正在进行或已完成。我们已经用上面列出的12个步骤填充了一个样本模板来帮助你开始，但是这个模板是完全可定制的。适应它为您的使用在任何类型的项目在任何行业。
想要了解更多的清单，请看下面的清单免费项目清单模板。
项目管理清单的其他类型
项目经理可能会使用其他类型的项目管理清单。这些检查清单比一般的项目检查清单更具体。最常见的类型用于项目计划、规划管理和项目收尾。
项目策划核对表
项目计划清单包括建立和计划项目所需的所有步骤。这些清单包括从项目开始到启动的所有内容。使用它们来确保您的项目计划满足所有发起人的要求。
项目计划清单也被称为项目建立清单、计划阶段清单、项目开发清单或项目前清单。根据您的公司，它们有时也可以包含项目遵从性元素。
我们列出了一个通用的项目计划清单，分为八个步骤，你可以适应任何项目:
- 研究你的项目:与项目发起人交谈，了解他们对项目的期望。参考过去的项目信息，以确定在可用的时间和资源下什么是可行的。欧宝体育app官方888使用从过去项目中吸取的经验教训来指导您的项目计划。
- 组建你的团队:确定涉众，并为团队成员分配角色。当你做决定时，确定他们的优势和目前对其他项目的承诺。
- 估算需求并创建项目章程:将项目章程与预估的项目预算和进度结合起来。你的章程还应该包括初步的风险管理计划和初步的范围说明。
- 获得赞助商批准:将您完成的章程提交给您的项目发起人批准。一旦他们批准了，你就可以开始巩固你的计划了。
- 最终确定预算、进度和资源需求:使用项目章程中的初始计划来确定预算。创建一个工作分解结构，并使用它来设计一个包含所有相关可交付成果和截止日期的时间表。开始根据团队成员的能力和可用性分配任务。获得完成项目所需的任何额外资源和设备。欧宝体育app官方888
- 制定正式的项目计划:把你所有的计划和研究结合成一个正式的项目计划。你的项目计划应该包括预算、进度表、范围说明、沟通计划和风险管理策略。您的项目计划将作为每个项目阶段的权威文件，因此它应该尽可能准确。一旦它完成了，你应该只在绝对必要的时候偏离它。
- 识别和监控潜在风险:风险缓解在项目工作开始之前就开始了。尽早识别潜在的风险，并让您的团队知道他们可能会遇到哪些风险。密切关注这些风险，并在必要时进行调整，以减轻其影响或完全避免这些风险。
- 召开项目启动会议并开始执行:举行一次项目开始向团队和利益相关者介绍计划的会议。项目启动应该展示项目的目标、进度、角色和职责，并且它们应该鼓励涉众参与进来。一个成功的启动会议将是信息丰富和令人兴奋的，这样团队就可以开始工作了。
项目管理检查表
项目规划管理检查清单包括管理项目规划或项目组合的基本步骤。他们根据整个组织的目标对项目进行优先排序。它们还包括监控程序以获得持续价值的步骤。
我们已经概述了将军的五个基本步骤项目管理检查表:
- 定义项目目标:确立你的计划的目标。与执行人员交谈，以确定组织的目标以及它们与您的计划目标的关系。规划目标可能包括业务部门的增长、销售额的增加或业务在市场上的扩张。
- 整理当前节目信息:收集有关计划中任何活动项目的信息。与项目经理交谈，并访问他们的状态指示板和报告。项目目标、进度信息、预算和团队组成在确定现有项目的价值时非常有用。
- 定义优先级标准:确定优先级标准您将使用它对程序中的项目进行排序。优先级标准可能包括项目的总成本，项目完成的最终收益，或者项目处理的维护需求。与高管交谈，帮助确定对公司最重要的标准。
- 计划内项目的优先次序:一旦你确定了你的优先级标准，使用a优先级矩阵或项目优先级模板根据需要和重要性对项目进行排序。随着时间的推移和新项目的出现，您可以更新这些标准。
- 监督和报告:跟踪项目的进度。在增加或完成项目时改变优先级。创建一个定期的报告时间表，告知主管关于项目目标的进展和状态。
项目结帐清单
项目收尾检查表包括完成已完成项目所需的步骤。它应该包括传递项目信息，衡量项目的成功，准备项目结束报告，并将项目数据存档以供以后参考。
项目收尾检查表有时也被称为项目收尾检查表项目回顾清单或者一个事后检查表。
我们概述了六个步骤来创建一个项目结束的一般清单:
- 正式移交合同和文件:有些项目在移交给另一个团队或部门后就结束了。如果是这种情况，创建一个正式的系统来结束你自己的项目参与，并让下一个团队跟上进度。确保包括新团队或部门仍然需要的客户或供应商合同。终止任何不再需要的合同。
- 衡量成功标准:检查您的项目成功度量标准，并基于该标准度量项目的成功。进行调查以获得团队对项目过程的反馈。如果客户参与其中，获得他们对项目成功的投入。在你的项目报告中记录所有这些信息。
- 识别和回顾经验教训:在与你的团队和利益相关者一起承担这个项目时，回顾你所学到的经验教训。将这些信息记录在你的报告中，以备将来参考。
- 拟备项目收尾报告:组装一个项目结案报告这包括吸取的教训、成功的发现和基本的项目信息。描述你遵循的计划和你的最终预算，包括任何超支。你的报告应该展示所有的项目信息，好的和坏的，供未来的项目经理参考。
- 正式与利益相关者和赞助商分享调查结果:召开最后一次会议，与利益相关者和发起人分享项目的结果。对项目进行一个高层次的概述，以及它完成了什么或没有完成什么。使用图形和图表等视觉辅助工具来表示数据，并提供对哪些进展顺利以及下次可以采取哪些不同措施的见解。
- 档案项目资料:在可集中访问的驱动器中收集项目数据。确保遵循公司的文件命名惯例，以便于搜索。使用这种驱动来参考过去的项目数据，并帮助为未来的项目进行研究。
保持你的项目组织和一致的Smartsheet
从简单的任务管理和项目规划到复杂的资源和投资组合管理，Smartsheet可帮助您改善协作并提高工作速度-使您能够完成更多工作。
Smartsheet平台可以轻松地从任何地方计划、捕获、管理和报告工作，帮助您的团队更有效地完成更多工作。报告关键指标，并通过汇总报告、仪表板和自动工作流实时了解工作情况，以保持团队的联系和信息。
当团队对要完成的工作有了清晰的认识时，就不知道他们在同样的时间内能完成多少工作。今天就免费试用Smartsheet吧。