项目管理软件能为您的企业做些什么

项目管理软件是一组工具，通过为基于团队的沟通、日程安排、截止日期跟踪和文档组织提供解决方案来帮助项目经理。甘特图、即时通讯工具和共享日历是特定类型的项目管理软件的例子。

项目管理软件通常指的是捆绑在一个产品中的一套工具。ob欧宝娱乐app手机下载然而，这些工具中的每一个都可以单独地帮助项目经理。单一项目管理解决方案的优势在于它的所有工具都可以无缝集成。

项目管理软件协助项目经理项目管理过程的所有阶段。它提供了与团队成员轻松沟通和协作、跟踪日程安排和截止日期、组织文档以及实时发送更新和通知的方法。

许多项目管理程序将这些解决方案捆绑在一起，以提供更统一的体验。项目管理软件可以帮助实现以下几种管理职责:

• 自动化:自动化减少了花在简单、重复任务上的时间。项目管理软件允许您自动执行通知、提醒、报告和其他更复杂的过程。
• 交流:这包括即时通讯工具、通知和提醒、实时更新、共享工作区和仪表板等工具。
• 信息共享:项目管理软件通常提供基于角色的访问，这样项目经理就可以只与需要它的人共享特定的信息。
• 组织:项目管理软件可以帮助您保持组织与云存储项目电子表格和其他文档，以及自动报告归档。
• 调度:这包括共享日历、截止日期跟踪、自动更新和提醒。

项目管理软件减少了浪费在重复的、可预测的任务上的时间。项目经理可以通过自动化他们的报告、调度和通知过程，而不是手工ob欧宝娱乐app手机下载完成它们，来提高工作效率并减少项目的人为错误。

项目管理软件对任何行业的任何规模的企业都很有用。大多数公司使用多个程序来解决他们的项目管理需求。然而，真正的效用来自于找到一个集成这些特性并将它们打包在一起的解决方案。

的首席执行官兼创始人彼得•罗伯特(Peter Robert)表示:“对我的业务来说，一切都与工作流程有关专家电脑解决方案(ECS)。“项目管理软件对我整个团队保持一致的工作流程至关重要。通过使用网站拦截器ob欧宝娱乐app手机下载、任务完成通知和文档编辑通知等生产力功能，我的团队可以随时掌握当前项目范围内的开发情况，并保持工作流程的一致性。”

Cody Miles，首席执行官和创始人上岸他解释了项目管理软件是如何改进他的关键业务流程的。“采用项目管理软件已经改变了我们审查和批准营销材料、创意材料、视频和网站修订的方式。在实施一个项目管理系统之前，这个过程是乏味和令人沮丧的，而且它花费的时间比需要的要长得多。项目没能在最后期限前完成，反馈是不可用的，我们发现自己做了比必要的更多的修改。随着项目管理软件的加入，这些问题几乎都消失了。”

大多数项目管理软件解决方案提供类似的功能，例如实时更新、共享文档和仪表板，以及报告。了解这些特性以及它们是如何工作的，将有助于您确定哪种项目管理软件适合您的团队或组织。

采用项目管理软件提供了许多好处，例如提高生产力、更好的组织、改进的沟通，以及更坚持项目管理最佳实践。ob欧宝娱乐app手机下载回顾这些潜在的好处，看看项目管理软件是否可以解决您组织中的问题。

采用项目管理软件的一些最重要的好处包括:

• 更好的项目完成率:项目管理软件帮助管理人员坚持项目管理最佳实践，这可以带来切实的好处。更好地坚持项目管理最佳实践的公司完成项目目标的频率提高了21%而不是那些不这样做的公司。
• 更好的可伸缩性:项目管理软件使改进过去项目的成功和修正错误变得更加容易。您使用该软件的时间越长，组织更大、更复杂的项目就变得越简单。
  
  Hill解释说:“我们发现我们的PM软件的日程安排功能是不可或缺的，因为它允许我们对我们的工作进行模板化，在我们开始每个新项目时节省时间。”然后，这个时间表作为我们系统中其他项目和任务的支柱，根据工作进度有效地安排付款、发票和工作待办事项的时间。在详细级别上使用这个时间表还可以让我们记住工作班次以及延迟的原因，以便进行更广泛的分析，这样我们就可以随着时间的推移管理绩效。”
• 改进的高管支持:项目管理软件允许您更好地组织和计划您的项目，从而更好地呈现信息并改进执行支持。你越容易让高管看到整体情况，他们就越有可能支持你的努力。
• 改进的通信:许多项目管理软件程序将相关对话与它们引用的项目信息组合在一起。项目管理软件可以让你在一个地方保存所有的对话，而不是需要通过电子邮件来查找信息。
• 提高士气:员工想要感觉自己富有成效。ob欧宝娱乐app手机下载项目管理软件允许他们把时间花在完成工作上，而不是回复电子邮件和写进度报告。
• 提高生产率:ob欧宝娱乐app手机下载项目管理软件允许团队使用自动化、更好的可见性和更流线型的过程更有效地工作。“自动化可以使您的团队减少对管理和IT的关注，而更多地关注实际的业ob欧宝娱乐app手机下载务开发，从而将业务生产力提高十倍，”Robert说。
• 增加可见性:项目可见性允许所有项目干系人随时访问最新信息。可见性允许所有团队成员和涉众看到谁在做什么，什么时候做，以及下一步是什么。罗伯特解释说:“共享日历确保每个团队成员在截止日期方面都在同一页上，文件共享促进了更高效和更有成效的协作。”ob欧宝娱乐app手机下载
• 降低成本:采用项目管理软件可以为组织在其生命周期内节省大量资金。自动化降低了操作和人工成本，并且提高了估算项目时间框架的能力，这意味着总体上浪费的时间更少。
• 简化的组织:大多数项目管理软件使用云存储便于组织，并允许从任何地方访问。该软件自动将项目信息保存在一起，团队成员可以从任何地方登录到该软件。

虽然项目管理软件提供了许多好处，但它也带来了潜在的缺点。这些缺点包括前期成本，研究和建立流程的时间投资，以及您和您的团队的陡峭学习曲线。

以下是新项目管理软件采用者最关心的几个问题:

• 成本:项目管理软件可能是一项昂贵的初始投资。许多公司还采用订阅模式，因此价格在产品的整个生命周期内都是持续的。ob欧宝娱乐app手机下载然而，值得注意的是，从长远来看，项目管理软件可能会在减少数字化任务的劳动时间方面节省资金。
  
  公司绩效营销高级总监凯尔•格雷诺建议:“考虑一下，使用加快流程的软件可以节省多少时间，然后将这个小时数乘以员工的工资。南瓜。这个价值加起来很快，使项目管理软件成为许多企业的简单选择。
• 学习曲线:技术能力因个人和团队而异。将手工流程转换为数字流程可能很困难，但是大多数项目管理软件都得到了很好的支持，并且在创建时考虑到了用户体验。
  
  格雷诺说:“我发现，让公司员工使用软件的最大障碍实际上是它有多简单，而不是它有多少附加功能。”“如果软件易于使用，这意味着不太懂技术的员工更有可能使用它。如果少数人不使用该软件，它真的会使那些使用它的人很难组织起来，所以这是一个非常重要的因素要记住。”
• 团队和高管的支持:说服人们改变他们的行为是很困难的，尤其是当产品很昂贵并且需要时间来学习的时候。ob欧宝娱乐app手机下载许多软件公司提供免费试用，这有助于获得用户的支持。生成结果以显示执行人员，并允许您的团队在您投资于永久解决方案之前对软件进行取样或建议不同的软件。
• 时间投资:数字化流程需要时间。指派一个人专注于将手工流程转换为数字版本，以简化流程并避免在项目上落后。通过这样做，您和公司的其他成员可以在现有项目上向前推进，而项目管理软件冠军则与产品的支持团队合作，为轻松的过渡建立操作。ob欧宝娱乐app手机下载
• 广泛的研究:随着项目管理软件解决方案的数量，研究您的选择可能会令人不知所措。如果你有兴趣了解更多关于如何为您的团队选择合适的项目管理软件，我们已经创建了一个指南，带你完成这个过程。

项目经理使用许多工具来帮助他们的工作，从帮助规划项目任务的网络图到帮助安排日程的甘特图。如果使用得当，这些工具可以提高效率、有效性和整体组织。

以下是一些高效项目经理最常用的工具和方法:

• 自动化工具:您的项目管理软件应该允许您使用时间表和甘特图自动提醒截止日期和通知。
• 关键路径法(CPM)的关键路径法是一种项目管理方法，概述了完成项目所需的关键步骤的路径。项目经理可以使用网络图和甘特图等工具可视化关键路径。
• 仪表板和可视化工具:项目管理软件允许您创建仪表板，以便您可以可视化项目进度，并沟通您的团队成员所处的路径或网络图的哪一步。仪表板对于组织项目文档并将它们保存在一个地方也很有用。
• 甘特图:一个甘特图是标记完成项目中任务所需时间的工具。一个好的项目管理软件工具应该允许用户创建和编辑甘特图，以帮助调度和计划。
• 网络图:一个网络图是基于这些步骤之间的依赖关系的项目步骤的可视化表示。寻找一个项目管理工具，它可以根据您的需要创建复杂的网络图。
• 项目文档:项目文档指在计划项目时创建的所有记录。这包括项目计划、章程、进度和结束等记录。
• 项目评估与评审技术(PERT):无礼的是一种强调任务估计完成时间的项目管理技术。当您不知道时，此功能非常有用完成一项任务需要多长时间。
• 任务分配和截止日期跟踪器:您的工具应该允许您创建网络图，并使用CPM、PERT或WBS策略跟踪您的项目。使用该软件创建时间表和甘特图，帮助您组织和跟踪这些信息。
• 工作分解结构(WBS):WBS是一个模型，项目经理用来将项目按类别分解成更小的组件，以帮助计划项目和组织他们的团队。

有这么多的项目管理工具可供您使用，很难知道每个工具在实践中是如何使用的，以及它们如何使您的项目受益。我们已经编制了一个常见项目管理工具和方法的列表，以及一些有用的用例。

• 工作分解结构(WBS):使用WBS方法将项目任务和子任务划分为可消化的可交付成果。通过这样做，您将创建一个项目大纲，可用于构建时间表并将团队分配给特定任务。
  
• 网络图:网络图是项目中涉及的每个任务及其依赖关系的映射。这个规划工具为可视化项目的所有分支路径提供了一个有用的框架。
  
• 关键路径法(CPM)当使用关键路径方法时，项目经理通过网络图绘制最有效的路线来完成项目。在这个例子中，关键路径排除了四个对于项目完成来说不必要的任务，因此可以取消它们的优先级。
  
• 甘特图:甘特图是在整个项目过程中绘制团队估计和正在进行的工作量的好方法。在本例中，每个任务都用颜色突出显示，并根据其估计的开始和结束日期进行映射。
  
• 项目评估与评审技术(PERT):PERT是一种计划工具，项目经理使用它来给出完成任务所需时间的实际估计。有关PERT的更多信息和访问免费的PERT计算器，请参见此PERT综合指南。
  
• 项目文档:正确地记录项目信息可以让项目经理参考重要的细节，这些细节可以为未来的决策提供信息，并有助于确保项目的成功。使用这个项目文档模板组织用于完成一个项目的所有文件，确定谁对它们负责，并为每个文件指定完成日期。
  
• 指示板:仪表板对于一目了然地共享高级信息非常有用。仪表板上报告的信息可以根据项目是什么以及谁在查看它来定制。
  
• 自动化:使用自动化工作流来简化可预测的、重复的任务。在本例中，一旦状态变为绿色，工作流将自动通知分配给任务的团队成员。

下载项目管理软件功能清单
微软文字处理软件|谷歌文档

我们已经创建了一个包含在项目管理软件中的功能的综合清单。这些软件特性可以分为六类:项目计划和管理、项目可见性和报告、资源管理、共享和协作、自动化、安全和支持。

使用这个列表来参考项目管理软件可以为您的组织提供的所有有用的功能。添加、删除或勾选项目来帮助决定团队需要哪些特性，或者比较不同的项目管理软件选项。

一旦您了解了项目管理软件可以为您的组织增加的价值，您将需要确保执行人员的支持。下面，您可以找到有关如何构建购买软件的商业案例并将其呈现给执行团队的信息。

费舍尔说:“购买项目管理软件的最佳方法是跟踪你的团队在没有它们的情况下必须完成的冗余或不必要任务的数量。”选择一个或两个手动工作流，并估计通过自动化全部或部分工作流可以节省的时间。

以下是一些额外的方法，可以确保你从管理团队那里得到最好的反应:

• 让你的团队参与进来:收集团队成员关于功能的意见和反馈，并首先与他们一起使用产品，这样您就可以一起向执行团队展示产品。ob欧宝娱乐app手机下载
• 研究你的选择:研究项目管理解决方案找到最适合你的组织。
• 安排演示:联系销售代表，开始一段对话。看看他们是否有可以分享的工具或演示文稿，或者是否提供免费试用。
• 安排会议:当你有数据可以展示给你的执行团队时，安排一个会议来讨论项目管理软件的优势。准备好展示你收集的使用数据，以及软件的成本与它在长期内可能为公司节省的时间和金钱相比是多少。
• 利用免费试用:利用免费层和试用来感受软件如何与您现有的流程一起工作。然而，Hill也注意到“项目管理软件的免费选项通常只是为了让人们体验一下功能，而锁定了许多最强大的工作流特性和集成。”

Hill解释说:“在为购买项目管理软件构建业务案例时，重要的是要概述软件将帮助公司克服的挑战，以及这些挑战将对业务产生什么影响。”“在定义挑战时，尝试添加与没有提出解决方案的操作时间相关的可量化成本。例如，您能否估计每个项目，以及每年花费多少小时来处理手工流程流?或者你能证明一个重大的定性挑战，比如客户保留率下降，这可以归因于一个糟糕的项目管理系统?

此外，它还可以勾勒出竞争格局，显示出在你的领域运营的筹码。可能的情况是，您的客户或供应商希望只有在一个健壮的项目管理系统中才能实现一定程度的交互，”Hill总结道。

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