项目管理工作流| Smartsheet

什么是项目管理工作流?

项目管理工作流程指执行流程步骤必须完成的特定的、有序的任务集。为了符合工作流的条件，流程中的每个步骤必须取决于前一个步骤的完成。

例如，一个简单的工作流过程可能是这样的:

召开会议。
撰写会议总结报告。
列出参加会议的人的名单。
将报告和调查一起发送给参与者。

相反，下面的列表功能更像是一个日常清单，而不是一个工作流程，因为这些任务可以以任何顺序完成:

回复邮件。
将任务委派给团队。
整理状态报告笔记。

公司创始人兼首席执行官威廉•科恩(William Cohen)说:“每天都不一样我的GRE考试准备。“我认为最好的说法是，工作流是一个活生生的实体。在我的业务中，工作流既是内部流程，也是外部流程。”

Cohen将内部和外部流程的概念充实如下:

内部:内部流程使您能够查看团队昨天完成了多少工作，以及根据计划应该完成多少工作。这需要您查看通常会发生什么以及出现问题的区域，以便团队可以采取纠正措施。
外部:客户也用他们的需求填满了团队的日程安排——有时不考虑团队的日程安排中是否有空间。外部工作流程要求团队接受来自客户的这些变更，同时保持流畅的流程流。

如何为项目管理创建高效的工作流程

创建高效的项目管理工作流程需要四个步骤:概述项目中的关键点，概述每个步骤所需的任务，为每个任务创建工作流程，并组织您的列表。每个阶段的详细情况如下:

概述项目的主要步骤:从开始到结束确定项目的关键点或阶段。
列出每一步需要完成的任务:确定完成项目每个阶段所需的步骤。
为列表中的每个任务创建工作流:将步骤按逻辑顺序连接在一起。将每个步骤单独分解，并确定完成任务需要完成什么。
组织和优化你的清单:删除冗余并确保每个任务从一个任务逻辑地流向下一个任务。一旦你建立了流程，把它的一部分委托给你的团队。

马特明镜Lawmatics是一家为法律团队提供客户关系管理服务的公司。他说:“我相信授权是高效工作流程的关键，所以在知道哪些任务需要优先处理后，我会相应地将任务授权给我的同事。”

项目管理工作流程示例

项目管理工作流可以采取多种形式，从两步或三步过程到更大的项目阶段大纲。规划工作流程可以帮助您估计完成时间，并在问题发生之前发现问题。

例一:共享项目状态报告

聚合数据:
这些数据可能包括项目的状态、时间线、预算信息、待办事项列表或与报告相关的任何其他内容。组织和分析这些数据，以确定您将在报告中包含哪些内容。
创建报表或仪表板:编写一份报告或创建一个可以与团队成员共享的仪表板。
确认人:
- 更新收件人的联系方式。
- 确认将收到报告的人员名单。
共享数据访问:共享对仪表板的访问权限或将报表发送给收件人。

例二:计划并执行会议

邀请参与者:
- 确认并更新联系信息。
- 提前发出邀请。
提前准备:
- 选择一个日期和时间。
- 预订一个房间。
- 准备图表和视觉辅助工具。
- 创建一个议程。
- 准备好你的笔记和演讲。
准备房间:
- 收拾桌椅。
- 提供写作和笔记材料。
- 考虑提供茶点。
介绍你的议程:概述你的演讲，以及需要多长时间。
提供信息和引导讨论:
- 使用视觉辅助工具与听众保持联系。
- 留出时间进行小组讨论。
结论:别忘了感谢大家的光临。
跟进:整理会议记录并发送后续报告。

您可以从这些列表中推断，为任何任务甚至整个项目创建工作流。

为什么项目管理工作流很重要?

拥有一个项目管理工作流可以提高项目的可见性和效率，并减少错误。此外，工作流很重要，原因如下:

确保按公司标准完成任务;有了工作流，您就可以消除关于如何完成任务的困惑。遵循概述的工作流程，以确保以预期的方式完成任务。
能见度的关键:建立工作流是项目可见性的关键。工作流使涉众能够很容易地看到项目的状态，以及已完成的和下一步的步骤。
减少风险和错误:计划良好的工作流程可确保团队在流程的每一步都正确地完成任务。“低效工作流程的一个有记录的副作用是，低效往往会使自身复杂化。这意味着一个流程效率低下运行的时间越长，产生的错误就越多，而管理层在为时已晚之前发现这些错误的可能性就越小，”Cohen说。
鼓励部门和项目之间的流程标准化;当您建立工作流时，您鼓励部门之间的凝聚力。例如，当您使用相同的方法来收集和报告信息时，数据更容易被引用和比较。

项目管理工作流的优势

建立的项目管理工作流提供了许多优势，包括提高效率和责任。强大的工作流程也减轻了项目经理的负担。

项目管理工作流程还具有以下优势:

组织:标准和高效的工作流程使您的流程具有组织性和可预测性。当工作流被组织和建立时，根据需要调整它们也变得更容易。
能见度:更高项目可见性，项目更有可能成功。当您列出项目中涉及的过程时，您可以帮助每个人了解期望什么以及何时期望它。
问责制:

委派和分配明确的任务是问责制的关键。“有了一个工作流程，每个团队成员都知道他们必须完成哪些任务，谁负责完成这些任务，以及这些任务的到期时间，”业务开发主管Stacey Kane说EasyMerchant。
提高效率和生产力:ob欧宝娱乐app手机下载概述工作流程可以向您展示总体情况，并帮助您为工作选择合适的人员或团队。Kane说:“拥有一个工作流程可以帮助我们选择哪些员工负责哪些任务。“我们将工作分配给具备必要能力的员工，而不是把项目交给当时日程空闲的人，以确保所有产出都是高质量的。”
让每个人的工作更轻松:通过概述工作流程，您可以最小化不确定性，并允许团队成员和经理花更多的时间工作，而花更少的时间询问团队成员。Kane说:“我们通过明确地概述三个主要方面来建立一个高效的工作流程:角色、可交付成果和期望。”“经理们可以通过消除来回询问来节省时间，因为员工必须完成的每件事都已经安排好了。”

工作流程vs.项目管理

项目管理目的是成功地完成一个项目，而工作流确保项目中每个任务的成功执行。一个好的项目经理会指导工作流程，以确保团队在过程的每一步都满足需求和标准。

项目管理不仅仅是工作流程，但是一个优秀的项目经理知道高效的工作流程是任何成功项目的支柱。看到我们的项目管理指南学习更多基本的项目管理技能。

工作流和项目管理的区别

在工作流和项目管理之间有三个关键的区别:过程的长度，过程的方法，以及触发下一步的因素。

长度:工作流关注的是项目中的任务，而项目管理关注的是整个项目。
方法:工作流过程是标准化的，而项目管理则是每个项目的范围和主题所特有的。
触发器:工作流步骤由它之前的步骤触发。项目不一定与之前的项目相关。

工作流和项目管理的相似之处

而工作流和项目管理它们是不可互换的术语，它们具有以下许多特征:

过程:项目管理和工作流都处理任务的完成和所涉及的步骤。
简化:两者都将流程的许多步骤简化为更小的、易于消化的部分。
问责制:两者都创建了个人和团队可以负责完成的不同目标。
可见性:两者都可以提供项目过程和状态的可见性。

项目工作流与过程

过程指完成一项任务所需的所有活动部件。流程是详细描述项目中每个主要里程碑步骤的较长操作。工作流是里程碑内的每一步以及它与下一步的连接。

项目管理工作流程

所有类型的公司都使用许多不同风格的工作流方法。最重要的目标是找到一种适合你的方法，然后使其适应你现有的公司文化和方法。

敏捷:所有敏捷方法在项目的整个生命周期中，需求和环境都会发生变化。敏捷专注于短期的、工作流驱动的任务，以及随心所欲改变方向的能力。
- Scrum:诞生于敏捷方法论的，Scrum专注于短期冲刺，以在项目的大框架内实现特定的小目标。
- 适应性项目架构(APF):作为一个敏捷实现，APF关注于对风险的预测，并在风险发生之前减轻它们。
关键路径法:的关键路径法在一开始就规划出项目的主要步骤，这样项目经理就可以估计出每个步骤对时间和资源的最佳利用。欧宝体育app官方888它可以帮助确保项目尽可能快速有效地完成，而不会遗漏任何最关键的元素。
看板:看板侧重于创建项目进度的可视化地图。的关键支柱看板方法通过在团队完成每个前一个任务时分配新任务来限制正在进行的工作。看板的使用使每个人都能看到每个正在进行的任务。Kane说:“看板项目管理系统可以帮助你明确战略的基本原则，允许团队成员及时解决瓶颈，减少项目停滞的可能性。”
精益方法:精益方法注重减少废物。这可能包括制造过程中的物理浪费，或者在管理不善的项目上花费的时间和资源浪费。精益方法可以帮助项目经理通过减少多余的东西来提高工作流程的效率。
综合可持续方法的项目(PRiSM):棱镜强调项目在整个生命周期中的收益和可持续性，甚至在项目完成之后。PRiSM将项目分为五个阶段(项目前期、发现、设计、交付和愿望)，并提供了一个生态视角，通过它来查看工作流和项目管理。它主要用于大型建筑或房地产项目，或对当地环境有深远影响的项目。
六西格玛:六西格玛是一种专注于改进业务流程和确保遵守已建立的最佳实践的方法。六西格玛采用统计方法来分析和标准化流程，以达到近乎完美的结果。
瀑布:瀑布是一个逻辑的、线性的工作流过程，它将项目从概念移动到完成。它将项目分解为七个阶段，这些阶段可以进一步分解为更小的工作流单元。

如何有效使用项目管理工作流系统

有效地使用项目管理工作流系统需要的不仅仅是创建和坚持列表。自动化、优化和加速基本任务都是更有效地使用工作流系统的方法。

建立期望:

建立工作流的一部分是确保它们对将要使用它们的人有意义。“确保你在第一天就把所有相关的利益相关者都带到了一起:开发人员构建工作流，非开发人员与他们互动，经理和执行人员审查输出和效率节约。每个人都需要知道这是如何工作的，这样你才能更好地排除故障并做出改进。丹尼尔·库珀他是商业自动化公司Lolly的董事总经理。
加快完成基本任务:利用您的工作流程和技术来加快常见的日常报告和任务。“如果你有一个重复的任务，这项技术可能会建立一个工作流程来加快这个过程。你将从让员工每天处理这些杂务变成简单地监督产出并确保事情顺利进行，”库珀说。
尽可能自动化:许多任务，如报告和定期会议安排，都可以自动化。“如果一家公司的工作流程可以独立存在，并且由于精心规划而不需要每天检查，那么它就可以自动化。这可以让我们员工有更多的时间专注于完成任务，而不是计划任务，”Spiegel说。
注意依赖性:建立工作流可以帮助您确定任务之间的关系，这些关系乍一看可能并不明显。这些关系甚至可以用来进一步优化您的工作流程。
随时间优化:要明白，一开始你的工作流程不会是完美和无所不包的。从你最需要工作流系统的地方开始，并随着时间的推移进行优化和添加。

如何找到一个破碎的项目工作流程

破碎的工作流程很难发现，尤其是当你不知道自己在寻找什么的时候。错过最后期限和需求、主要障碍以及在冗余流程上浪费时间都可能是需要更新工作流的迹象。

错过了截止日期:截止日期在任何项目设置中都很重要。如果你的团队经常错过最后期限，这可能是你需要优化工作流程的一个信号。Kane建议:“尝试在项目开始时创建一个项目管理时间表。这可以帮助你可视化哪些活动必须在特定的时间完成，从而减少浪费时间的可能性。有了时间表，你也可以确定你设定的截止日期是否合理。不切实际的最后期限往往是员工无法满足要求的原因。”

要解决错过最后期限的问题，首先要确定问题出在流程还是最后期限上。根据过去的经验设定现实的最后期限，而不是根据愿望。
缺少要求的交付成果:如果交付物经常错过关键需求，这也可能是工作流程效率低下的标志。

确保你已经概述了你的工作流程，这样你就可以在继续下一步之前考虑到关键项目。在流程的每一步设置检查，以便在继续之前查找关键特性。
路障:虽然你不可能预见到每一个障碍，但许多主要的障碍都是由于糟糕的工作流程和计划造成的。

考虑APF方法，并确保在开始之前概述整个项目过程。在你的项目计划中包括主要的截止日期和细节，比如运输估计，并定期检查进度，以避免重大的意外障碍。
冗余的过程:低效工作流的最大标志之一是将时间花在冗余流程上。

在需求确定之前不要提交资源欧宝体育app官方888，以避免必须做两次事情。此外，确保将每项任务分配给一个团队或个人，以确保不会重复完成。

从更大的范围分析现有流程也很重要。斯皮格尔建议:“退后一步，评估工作流程中潜在的差距。”“检查一下是日程冲突还是人员问题。这很重要，因为您将能够知道是否要解决工作流程本身的问题，还是在其中操作的人的问题。”

如何为您的公司选择合适的项目管理工作流软件

有许多项目管理工作流软件解决方案可用，但重要的是选择一个满足公司所有需求的软件。在决定哪种软件适合您时，请考虑以下因素:

跨平台可用性:选择可以在多个平台上使用的软件，以确保团队能够轻松访问，这是一个好主意。
自动化:项目管理工作流软件的最佳功能之一是能够设置自动提醒任务和截止日期。“我只会使用项目管理工作流软件，如果它能保证我们公司任务的效率和自动化。做生意的时候，时间就是金钱。如果软件可以节省我们计划和管理任务的时间，那么它的每一分钱都是值得的。
合作:一个有效的工作流软件应该提供协作和共享工具。Cohen分享了他最喜欢的协作功能:“团队消息传递(通知他人或提出问题)，共享文档，以及查看链接项目时间表的共享日历。”
定制:这个工具应该为你工作，而不是为你工作。找到一个可以根据组织需要进行定制的工具。
易于使用:选择直观、简单易用的软件。Cooper说:“最好的项目管理工作流软件可以让非技术人员在没有深厚编程知识的情况下创建自己的工作流。”
安全:您的信息很重要，因此请选择重视数据安全性的解决方案。
培训和支持:合适的软件应该为使用和教授它的人提供培训，以及持续的、易于访问的支持。
用户限制:考虑用户限制，并为您的组织选择有足够空间容纳足够用户的软件。