项目发起人:角色、职责和类型

内容贡献者凯特Eby

2021年10月16日

不管是什么行业,大多数成功的项目都有一个项目发起人。我们收集了专家的建议和见解,以帮助您把握这一重要角色的细微差别和必要性。

在本页中,您将找到有关角色而且项目发起人的职责怎样才能成为一个好的项目发起人,以及模板,用于在项目团队中分配角色和职责

什么是项目发起人?

一个项目发起人是向项目团队提供资源、支持和领导的高级管理角色,通常“拥有”项目。欧宝体育app官方888此人还充当项目经理和其他决策小组之间的纽带。

项目发起人必须花在一项任务上的时间取决于他们在公司中的角色(例如,公司的首席执行官可能比总监或产品负责人花在项目上的时间更少)。ob欧宝娱乐app手机下载确保在项目开始前讨论角色和期望,以便每个人都了解自己的部分和贡献。

项目发起人也可以被称为项目发起人ob欧宝娱乐app手机下载产品赞助,一个项目总监,一个客户经理,或事业部经理

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项目发起人的角色是什么?

项目发起人在项目愿景和治理中扮演着关键的角色。项目发起人监控进度,帮助解决问题,并作为团队成员、客户和涉众之间的额外沟通渠道。

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在2006年的会议论文《探索项目发起人的角色》中,作者Les Labuschagne、Terry cook - davies、Lynn Crawford、Brian J. Hobbs和Kaye Remington解释说,在组织中,项目发起人在以下三类关系中有不同的目标:

  • 向上立:这些关系包括执行领导团队,如首席执行官、首席财务官和首席信息官。Labuschagne在论文中写道,项目发起人“负责实现执行团队制定的战略目标”。
  • 水平:根据论文,这些关系包括来自关键利益相关者和项目经理的代表,他们“负责实现项目经理交付的新产品或服务的商业利益”。ob欧宝娱乐app手机下载
  • 垂直向下:这些角色包括项目或计划经理项目团队。用Labuschagne的话说,项目发起人将“要求项目经理和团队有效和高效地执行他们的活动,反过来,从经理和团队的角度来看,这也是同样的期望。”

项目发起人职责

项目发起人的角色包含了整个项目生命周期,在项目的每个阶段都有不同的职责,具体如下:

  • 规划阶段:项目发起人确保计划是现实的,作为问题和挑战的升级点,并观察项目团队的有效性。
  • 实施阶段:项目发起人与项目经理一起提供反馈,确定任何问题的根本原因,并确认里程碑的完成。
  • 结束阶段:项目发起人对项目绩效进行项目后评估。此外,他们还为项目的成功或失败提供建设性的反馈。

项目发起人应为项目的每个阶段准备以下问题:

  • 计划阶段
    • 这个项目的目的是什么?成功是什么样子的?
    • 这个项目对我有什么要求?
    • 谁是关键的利益相关者,他们的参与程度是什么?
    • 这个项目对人员的要求是什么?我们有空吗?
    • 成本估算是否符合客户的预算?
  • 实施阶段:
    • 我们如何改进这个计划?
    • 我能帮上什么忙吗?
    • 我们需要处理哪些项目风险?
    • 有什么需要解决的问题吗?
    • 我们是否已经完成了里程碑式的任务?
  • 结束阶段:
    • 是什么让这个项目成功或不成功?
    • 下次我们能做些什么不同的事情?
    • 我们遇到了什么问题,我们如何在未来的项目中防止它们?
    • 是什么让这个项目变得更容易?
    • 你有什么反馈给我吗?

项目发起人的例子

在软件公司的实施项目中,项目发起人可能是数据服务总监。他们监督实施、网络和产品团队;ob欧宝娱乐app手机下载接收项目经理的更新并批准请求;回答问题,为三个团队提供资源。欧宝体育app官方888

项目发起人与其他团队成员有何不同

将项目发起人与项目团队中的其他角色区分开来可能会让人感到困惑,因为他们的工作关系非常密切。但是,当您分解每个角色的职责时,角色之间的差异会变得更加明显。

角色和职责模板

角色和职责模板Powerpoint

下载角色和职责模板

微软演示文稿|谷歌的幻灯片

使用此模板(可作为可编辑的PowerPoint幻灯片提供)来理解、组织和分配项目团队中的角色。该模板包含了用于添加每个角色职责的简短描述的空间,并注意到每个角色与项目发起人的角色相比如何。轻松地为每个角色分配一个团队成员,并将该模板包含在较大的项目会议演示文稿中。

项目发起人vs.项目经理

当项目发起人提供资源和支持以确保成功的结果时,项目经理专注于项目执欧宝体育app官方888行和可交付成果。

近日Dolfing

近日Dolfing是项目恢复顾问和作者项目成功模型.“项目经理交付项目;项目发起人提供了商业价值。“作为项目发起人,你最终要对组织负责,交付业务成果和利益。项目团队和指导委员会的存在是为了帮助你实现成果并实现效益。”

项目发起人vs.产品负责人ob欧宝娱乐app手机下载

项目发起人关注远景和资源利用,他们是产品的倡导者。ob欧宝娱乐app手机下载的ob欧宝娱乐app手机下载产品负责人支持最终用户,并根据反馈信息指导团队做出明智的决策。

项目发起人vs.项目所有者

项目发起人充当项目团队和决策者之间的沟通纽带。相比之下,项目所有者作为项目发起人和项目经理之间的沟通纽带。

项目发起人vs项目冠军

项目发起人是为团队成员提供资源和指导的正式角色。欧宝体育app官方888相比之下,a项目的冠军是一个非正式的角色,为团队成员提供鼓舞人心和激励性的支持,并作为项目的倡导者,以确保利益相关者满意。

项目发起人vs项目干系人

项目发起人是拥有项目的组织中执行领导层的一部分,而项目发起人是拥有项目的组织中执行领导层的一部分项目利益相关者包括任何投资和受项目影响的人。

项目发起人vs.执行发起人

条款高层执行官而且项目发起人经常被混为一谈。然而,如果执行发起人是项目委员会的高级成员或主席,他们可能会有所不同——在这种情况下,项目发起人充当项目委员会和项目团队之间的沟通纽带。

项目执行发起人的角色

执行发起人关心的是实现项目的成功,并使项目与业务的愿景和战略保持一致。执行发起人与项目发起人和项目委员会的其他成员保持沟通,以了解项目进展的最新情况。

项目发起人组织结构图模板

项目发起人组织结构图幻灯片

下载项目发起人组织结构图模板

微软演示文稿|谷歌的幻灯片

在项目团队演示文稿中使用此模板可分配角色并可视化组织中的角色层次结构和组织。这个模板是一个有用的工具,可以提醒项目团队成员他们的联系人。

如何获得项目赞助商

您可以通过准备角色和职责的解释来简化选择项目发起人的过程。确保项目发起人知道对他们的期望是什么,因为这有助于你确定最适合项目的人。

一旦你知道了自己在寻找什么样的人,就可以按照下面的步骤准备面试了:

  1. 定义角色和职责
    对职位和职责有一个清晰的概念,这样你就可以有效地与他们沟通。
  2. 球场
    准备好兴奋地介绍你的项目,并解释赞助商的支持如何使他们受益。
  3. 讨论带宽和预期参与
    清楚地了解项目需要从项目发起人那里得到多少支持。
  4. 讨论他们的贡献如何对项目的成功至关重要
    确定项目中可能需要更多支持的部分,并准备好讨论这种支持是什么样的。
  5. 建立沟通预期和定期会议时间表
    考虑一下项目发起人和项目团队之间的理想沟通量,然后概述一个会议日程安排的示例以供分享。

怎样做一个好的项目发起人?

一个好的项目发起人是负责任的,在组织中拥有权威,并且可以影响项目的成功。他们作为领导者和热情的倡导者,鼓励项目团队,与项目委员会分享进展和成果。

多尔芬认为,优秀的执行赞助商是积极的赞助商。他分享了作为一个成功的项目发起人的八个指导原则:

  1. 记住——你不需要对项目的时间和预算负责:这是项目经理的工作。作为项目发起人,您有责任交付业务结果、收益和净值。
  2. 项目成果不是业务成果:一个项目可以交付一个系统,但是系统本身并不等于业务价值。企业希望使用该系统来改善其业务、竞争和赚钱。这是一个不同的结果,一个传递真正商业价值的结果。看看你的项目投资将会带来什么——它是一个企业希望能够发挥作用的项目结果,还是一个能够带来真实的、可衡量的商业价值的业务结果?
  3. 你的项目是为了实现变化而建立的,而业务是为了不改变而建立的:为了使项目成功,它必须像往常一样中断业务并交付有价值的变更。为了实现这一点,一个项目需要你和你的指导委员会的帮助、支持和权威。没有业务变化就等于没有业务收益,这意味着你作为项目发起人失败了。
  4. 你的项目团队中有谁决定结果和结果:对于同一个问题,两个项目团队将产生两种不同的解决方案。明智而合理地选择您的项目团队。在项目资源配置步骤中投入大量时间是值得的,尤其是选择你的项目经理。
  5. 你不可能关注所有的事情,所以你应该特别关注三件事:
    • 项目风险、假设、问题和决策(RAID)列表:在实施之前仍未解决的问题带来了未知的、计划外的工作量和成本。如果问题日志爆炸了,你的项目时间表和预算也可能会爆炸。风险是对项目及其成功交付的威胁。项目后期的一系列新风险会威胁到整个项目的可行性。
    • 关键路径(或链):你如何跟踪这条路径将决定你按时和预算内交付的可能性。
    • 项目价值:蠕变值当项目的收益逐渐减少而成本增加时发生。其结果是项目价值的净减少,这通常会使项目收益从正变为负。
  6. 存在:每个月至少拜访一次项目团队,以及受项目影响的业务领域。他们对这个项目有什么看法?定期拜访你的主要利益相关者,评估他们是否仍然支持你。你需要让别人看到你的领导、承诺和参与。如果您正在失去业务支持,您应该是第一个知道的人,这样您就可以在为时已晚之前采取行动。
  7. 学会做赞助人的工作:项目赞助不是直观的,也不是线路或运营管理的自然延伸。这是需要学习的一套不同的技能和知识基础。就像你不希望业余人士参与你的项目一样,不要把一个人强加在最上面。
  8. 注意麻烦的迹象——那些悄悄靠近你的小变化:这些指标包括导致累积项目知识损失的计划外员工离职,重定向整个项目的累积范围变化,以及低质量的产出。从更广阔的角度来看,你需要回顾这些项目失败的主要指标。

优秀项目发起人清单的10个属性

下面是一个好的项目发起人应该具备的10个品质:

  • 参与:项目发起人积极参与项目计划和可视化。
  • 预算:项目发起人审查和批准人员编制和支出。
  • 评论:项目发起人审查和批准项目计划的变更。
  • 解决问题:项目发起人帮助解决问题和障碍。
  • 支持:项目发起人与项目经理合作,并为项目经理提供建议。
  • 指南:项目发起人提供意见和建议,并做出决定。
  • 沟通:项目发起人鼓励有效的沟通策略。
  • 协调:项目发起人是项目团队和决策小组之间的中间人。
  • 庆祝:项目发起人表彰里程碑的成功和完成。
  • 评估:项目发起人在项目完成时评估项目的成功和失败。

下载一个好的项目发起人清单的10个属性- adobepdf

为什么通知项目发起人很重要?

一个消息灵通的项目发起人可以通过协助跨部门沟通更好地支持项目经理。让项目发起人充分了解情况,以便他们能够支持项目,并在管理层、涉众和客户之间维护现实的期望。

我应该问项目发起人什么?

清晰和沟通对于项目的成功至关重要。准备一份询问项目发起人的问题清单,以帮助建立对责任的相互理解,例如:

  1. 你在这个项目中扮演什么角色?
  2. 这个项目的目的是什么?
  3. 这个项目的优先级是什么?
  4. 在这个项目中,你预计会遇到什么样的阻力或挑战?
  5. 你希望问题如何升级?
  6. 你什么时候有空?
  7. 你希望多长时间收到项目经理的来信?
  8. 你了解项目计划吗?
  9. 还有其他项目依赖于这个项目吗?
  10. 你对计划和费用有什么想法?
  11. 你将如何评估最终产品或可交付成果?ob欧宝娱乐app手机下载
  12. 你有具体的性能要求吗?
  13. 有什么规章制度是我们应该注意的吗?

如何与具有挑战性的项目赞助商打交道

项目发起人可能并不总是像预期的那样发挥作用,所以重要的是“要明白他们也是人,”Dolfing说。“人类的行为并不总是理性、合理、一致或可预测的,要意识到人类的情感和潜在的个人议程。通过了解推荐人行为的根本原因,你可以评估是否有更好的合作方式来维持富有成效的关系。”ob欧宝娱乐app手机下载

以下是你可能会遇到的一些问题以及处理它们的技巧:

潜在保荐人问题 补救步骤
缺席或无法联系的保证人
  • 定期召开会议。
  • 强调保荐人对风险管理、决策制定和声誉的重要性。
  • 请注意,对于项目的成功,发起人和团队一样负有责任。
优柔寡断的赞助商
  • 限制选项。
  • 讨论风险。
  • 提供决策支持。
过度介入或事无巨细地管理赞助商
  • 解释项目中他们的建议最有用的领域。
  • 讨论他们的控制水平以及为什么需要控制。
  • 让他们参与进来,征求他们的意见。
Unresourceful赞助商
  • 帮助他们帮助你。
  • 明确你需要什么。
  • 请求他们允许你代表他们行事。
重要的赞助商
  • 欢迎反馈和批评。
  • 问问题。
  • 寻找上级,讨论让老板开心的共同目标。

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