什么是成功的关键因素?
关键成功因素(CSF)是您为实现既定业务或项目目标以提高竞争绩效而进行的活动。各种类型的组织，营利性和非营利性，都使用CSFs来决定关注什么以产生预期的结果。
“关键成功因素在20世纪60年代开始被用作跟踪公司绩效的执行工具，”Alan Zucker解释道项目管理要点有限责任公司．“关键成功因素将企业数据提炼为组织成功的基本要素。”
Zucker指出，项目经理将以战略为中心的措施与关键的成功因素结合起来。关键成功因素(ksf)陈述了公司在其目标市场竞争所需的基本要素。目标和关键结果(OKRs)是定义可度量目标和跟踪结果的框架。可量化的措施被称为关键绩效指标(kpi)帮助评估一个组织的成功。
成功是什么样子的?在规定的时间框架和预算内交付关键成功因素驱动的、基于战略的项目的例子。团队已经完成了标准并满足了商定的指标，并且公司工作流程和企业文化保持稳定。
什么是项目管理成功的关键因素?
项目管理中的关键成功因素是可变的活动和属性。项目经理使用关键的成功因素，以满足公司的目标，因为他们涉及到分配的可交付成果。管理人员将根据商定的度量来监控这些因素。
平托、斯莱文和普雷斯科特在2012年的一项名为“项目成功的关键因素”的研究中引用了一些专家的话，他们强调项目管理不仅仅是一种战术功能。勤奋的项目计划关键成功因素的管理支持组织战略，产生整体价值，并使项目管理成为企业福祉的战略组成部分。
为什么我们需要确定项目成功的关键因素?
识别关键的成功因素是有效项目管理的一部分。组织项目以支持确定的关键成功因素，在深思熟虑的基础上取得积极成果。成功的实施会对短期、中期和长期的盈利能力以及公司的竞争优势产生积极的影响。
Jon M. Quigley，首席和创始成员值转换指出关键的成功因素阐明了项目对组织的价值，以及如何在项目完成后对其进行管理和评估。Quigley指出:“一个项目符合进度和预算，但交付的结果不符合规定的关键成功因素，这与失败是一样的。”“所有项目在规划阶段及进行过程中，都会受到限制及权衡。在不知道可量化结果的情况下，项目期间做出的决定不太可能帮助你实现你不理解甚至不知道的目标。”
关键的成功因素可以带来多种好处，包括:
- 减少行动偏差:“定义明确的关键成功因素可以降低行动偏差的风险，即倾向于采取行动而不采取行动，”《项目管理要点》的Zucker解释道。“高管和项目经理可能会过快地从‘我们有问题’跳到‘这是解决方案’;我们走吧!而不考虑所有后果。花时间去识别和评估关键的成功因素可以起到抑制作用，并为任何潜在项目的价值提供更周到的方法。”
- 更大竞争优势:2014年，Zawawi、Yusof和Aris的一项研究《确定项目管理实践的关键成功因素:一个概念框架》揭示了一个关键的整体效益。研究发现，“[d]确定关键成功因素将使组织/公司具有竞争优势，并且是成功履行项目管理公司责任的底线。反过来，这将产生满意的投资者和专业机构，并使项目管理公司蓬勃发展。”
- 控制和问责制:关键的成功因素最佳实践要求项目的每个方面都有清晰的报告，所有利益相关者对商定标准的充分支持，以及一个具有全面控制和最终责任的项目经理。在持续的基础上进行报告，并向负责治理和高级涉众提供各方面的透明度，是高级项目管理的最佳实践原则。
项目管理中最重要的关键成功因素是什么?
所有类型的项目都有一些共同的关键成功因素。成功的因素包括确定明确的目标，坚持设定预算和截止日期。然而，支持他人对成功至关重要，所以他们作为一个团队在最高绩效水平上工作。
“项目的共同点是它们都是关于人的，”Randall Englund说英国项目管理咨询公司．“人很重要。项目通常不会因为技术因素而上升或下降;他们的成功或失败取决于人们合作的好坏。比如，遇见经典三重约束甚至是销售配额，更多的是与我们的估计或计划有关。”
2015年Belieu, Crisan和Nistor对“影响项目成功的主要因素”的研究，收集来自项目管理专业人员的数据并发现了多个常见的关键成功因素。该数据与对特定项目(如IT、医疗保健和营销)的后续研究相一致。
分析揭示了以下五大成功因素:
- 目标定义与方向
对于70.2%的受访者来说，最重要的因素是清楚地知道为什么一个项目是有意义的，以及如何实现目标。这个结果比研究中所有其他方面都重要。 - 团队能力
根据超过53%的受访者，负责项目工作的人需要符合要求的技能。 - 明确角色和职责
在这项研究中，53.2%的受访者认为，明确谁做什么以及如何做是项目成功的关键。 - 沟通与协商
在这项研究中，超过40.4%的项目专业人士表示，信息共享和协作对项目的成功至关重要。 - 遵守预算、时间框架和绩效标准
在这项研究中，40.4%的人认为团队尊重财务、时间和绩效指标是第五个重要方面。
在确定成功因素之前，先了解项目失败的原因
项目失败通常是由多种因素共同造成的。项目可能会失败，因为它们不是合适的项目。当正确的项目失败时，缺乏计划、不注意度量和不良监控是常见的罪魁祸首。
《哈佛商业评论》2021年的一篇文章《项目经济已经到来》称，项目是大多数公司的心跳，但65%的项目都是不成功的。由于各种项目的失败率如此之高，项目经理需要了解陷阱并采取措施避免它们，这样您的组织才能蓬勃发展。
根据Project Management Essentials的Zucker，这四个条件导致失败:
- “无处可去的桥”有些东西已经建立起来了，但目标还没有实现。”缺乏策略会导致死路一条。“很多时候，组织在没有明确定义期望的结果(什么)或利益(为什么)的情况下启动了大型项目，”朱克说。“你得问为什么．期望的结果描述了项目如何推动组织前进或推进其战略，而收益描述了定量或定性的影响。影响往往更好、更快、更便宜，比如增加收入、降低成本或加快上市速度。”
- 《穿越森林》缺乏框架只会浪费时间。”没有人能把时间浪费在犹豫不决上。必须有一个坚实的框架和项目计划，从一开始就对管理任务进行分解，并对所有团队成员的过程和进展负责。
- “钱坑”:过度消费。”这种类型的失败是关于对预算的关注不足或缺乏持续的监控来控制成本。成本超支是没有设定的结果项目生命周期或结束日期，范围定义不佳或缺乏范围管理，以及无纪律的成本控制。最糟糕的情况是不关注供应商成本或其他费用。
- “心情低落:项目全面失败。”钱花了，却一无所获。通常这种情况是由于不完整或计划不周，缺乏重视风险管理，或者对商业环境的不重视。
奎格利举了一个失败的例子什么和为什么地址不正确。“一个组织花费了数百万美元构建一个数据仓库和报告解决方案，却意识到如果计划正确，它可以提供更多相关的信息。这些数据没有提供推动关键业务决策的洞察力，因此是失败的。”
有时候你不能说出关键的成功因素，这是一个在项目开始之前就停止的信号。“在另一个项目中，我成功地阻止了一位想要实施IT成本管理系统的高管，”扎克说。项目经理为CIO提供了廉价的临时报告，以帮助他们定义项目什么和为什么．更大的项目从未开始，因为无法定义明确的关键成功因素。认识到这一点是成功的，它为更有益的项目留下了时间和金钱，打下了坚实的基础。”
如何确定项目成功的关键因素
五个步骤有助于确定关键的项目成功因素。首先，将项目与公司战略结合起来。在项目目标、范围和时间框架上取得利益相关者的共识。然后，将列表细化到最基本的元素，识别风险，并设置度量标准。
“创建关键成功因素的第一步是定义期望的结果，”项目管理要点的Zucker建议道。这听起来很容易做到，但事实并非如此。期望的结果不仅仅是部署一个新的应用程序或功能;它描述了该能力如何为组织服务。一旦了解了期望的结果，定义定性和定量的成功度量。一个可以考虑使用的方法是聪明的原则描述成功的关键因素。”
确定项目是否满足关键成功因素的5个步骤
在开始一个项目之前，请遵循以下步骤，以确保它符合关键的成功因素。
- 与战略保持一致
德里克·海瑟薇，销售总监医疗VEM他建议说:“组织战略是决定潜在项目是赞成还是反对的过滤器。质疑项目将如何推动组织向前发展，并在否决与组织目标无关的项目时无畏。” - 获得共识
将所有利益相关者，包括内部和外部客户、赞助商、项目经理和团队成员，召集在一起进行面对面或虚拟会议。海瑟薇说:“列出候选人的关键成功因素，由团队生成一份综合清单。”“评估整个列表并确定优先级。” - 专注于要点
反复检查项目的个人目标。将列表缩小到五个最关键的成功因素。为什么?因为它更容易监测和评估有限数量的基本问题。 - 识别潜在风险
风险管理对许多项目至关重要，在大型、跨国、合规敏感或高度竞争的环境中也是必不可少的。风险管理包括识别、评估和预防或减轻可能影响预期结果的项目风险。项目经理通常负责监督项目的风险管理过程。 - 设置指标
确定关键成功因素的度量标准，确定如何度量和监视它们，并确定如何处理与既定度量标准的分歧。
项目管理演示模板中的关键成功因素
项目经理在关键成功因素中的作用
项目经理在关键成功因素的实施中扮演着多方面的角色。他们确定目标，优先处理任务，分配资源。欧宝体育app官方888项目经理创造价值，关注客户需求，建立伟大的团队，挑战现状。
“首先，项目经理要确保有一些成功的因素。它们促进了识别过程，最终的标准是项目的北极星，”Otobos咨询有限公司董事、《管理多个项目．“所有的决定都与项目经理有关，他们必须问‘做出这个选择是否有助于我们更接近于实现我们的成功因素?“如果是这样，那就符合这个项目的利益。如果不是，再考虑一下。”
“项目经理有很多方面的责任，”他指出克里斯蒂娜库什纳， PMP, crisper的负责人，内容创造者和技术女性导师，WomenTech网络和里加技术女孩。“它们可能会根据项目经理的资历、团队组成、团队资历以及公司的角色要求而有所不同。”
项目经理使用关键成功因素指南
关键的成功因素为项目经理提供了控制任务的途径。控制来自于在项目开始前与主要干系人就这些因素达成的协议和对话。然后，整个团队在关键成功因素的指导下一起工作。
基于“正确”规则使用关键成功因素的技巧
使用项目成功决定因素的技巧分为三个“正确”的领域。确保你在做正确的项目，正确地做项目，然后用你所知道的正确和一致地做后续项目。
的权利规则在Stretton 2015年《项目管理世界杂志》的“项目成功与失败系列”中有涉及，并基于项目管理协会(PMI)人才三角。该方法为项目经理提供了一个基于组织战略和目标组织当前和未来项目的高级框架。
项目经理使用关键成功因素的建议包括:
- 做正确的项目
在开始项目之前，确保这项工作是值得的，并且在你的能力范围内，无论是内部项目还是依赖外部供应商。
- 知道你在改进什么:So Very Kerry的项目经理Kerry Anne Hoffman建议:“将项目指定为正式项目，并从一开始就相应地组织它们，否则它们注定会失败。确定谁会从完成这个项目中受益，以及项目完成后哪些方面会得到改善。成功不仅仅是完成项目，而是因为完成项目而变得更好。”
- 测量适用于所有人:库什纳提醒我们，“成功的标准必须是可衡量的、有意义的。度量系统对于所有涉众也应该是相同的，这有助于每个人从相同的角度理解项目目标，度量项目的成功，并查看团队在达到项目目标方面所处的位置。”
- 是现实的:有时候，取悦管理层的欲望可能会让你失败。您的团队可以帮助确定可实现的范围。好好看看什么是可能的，但不要限制你的范围。奎格利指出:“要知道我们的期望是否超出了我们的能力，而现实是很复杂的。”“与此同时，超越公认的界限是奥运冠军和新技术和应用(知识产权产生)的原因。”
- 了解人力资源问题:不要认为资源是理所当然的。欧宝体育app官方888“项目负荷对组织人才的影响可能会被误解。同样的问题也适用于专用设备，”奎格利说。“深入挖掘，确保你拥有成功所需的人员、设备和时间。组织中人才数量对项目小时数的限制是什么?低估或不了解可能会导致团队成员为了确保项目的成功而工作大量时间。这种情况是不可持续的。例如，假设团队成员每周在一个项目上的可用时间是40小时，这并不是一个好的估计方法，但我已经看到这种情况发生了。”
- 正确地做项目:从第一天开始就控制项目的各个方面，并将商定的成功因素作为项目的基石。霍夫曼强调说:“项目经理是看门人，是唯一的真相来源，是所有活动部件的一站式商店。”“项目经理是一个你可以去找的人，他可以负责保持列车在轨道上运行。”项目经理是最终的责任人，他们必须时时刻刻行使你的权力，直到项目结束。
- 深入了解管理需求:对于项目经理来说，他们需要与管理层对关键成功因素的看法保持同步——即使他们同意你的清单。英格兰德建议:“将关键利益相关者锁定在一个关键的成功领域，每个人都能找到真正的答案。”令人惊讶的回答可能会出现，而这些回答可能是相互矛盾的。项目经理的角色是深入了解需求，整合答案，并努力使之实现。一旦你理清了它们的定义，你就有了明确的行动命令，并预先警告对关键利益相关者来说什么是重要的。”
- 具备项目整合等高级管理技能;项目集成管理是确保项目各方面之间协调的知识领域。的2010年的研究发表在《亚太商业评论》上的“项目管理中的关键成功因素:来自越南的启示”发现，其结果“表明与经理和成员能力相关的因素影响成功标准”。它建议通过适当地培训管理人员和专业人员的技能和认证来更加强调发展这些能力，从而推动项目的成功。在项目实施和完成阶段，管理者和团队的能力对项目的成功更为重要。这就是项目经理在有效绩效方面发挥主要作用的地方。”定期从PMI或其他学习机构获得更多项目管理方面的培训。
- 参与和支持员工:英格伦解释说:“敬业的人会找到解决所有问题的方法。领导者面临的挑战是创造环境，让人们把工作做到最好。”
- 即使通过改变也要防止范围蔓延:不要害怕改变，但要确保你知道如何控制它。Quigley经常为大型工程项目提供咨询服务，他说:“我曾目睹过一个项目超出预算数百万美元，由于范围蔓延和未管理的变更而延长了6个月。”“项目是学习环境，不期望在工作过程中发生变化是不合理的。改变不是问题;不受控制和不协调的变化代价高昂。经验告诉我，这是导致项目失败的重要原因。”控制的途径是对任何必要的变更进行持续的监视、沟通和成本评估管理范围蠕变在事情失控之前。
- 使用经过测试的工具和技术:在使用工具和技术之前，先学习如何使用它们。Vem Medical的海瑟薇指出:“当项目经理和团队负责人使用未经测试的工具和技术时，可能会在项目生命周期的后期导致一系列严重问题。“这是因为团队必须在常规项目职责之上处理新技术的学习曲线。”
- 持续扫描环境:“满足三重约束只是一个起点，”Englund说。“有时候，一个项目可能在范围、进度和资源上都是正确的，但却没有成功——也许是因为市场变化了，竞争对手比你强，或者客户欧宝体育app官方888改变了主意。”
- 做好权衡的准备:奎格利解释说:“要为部门优先事项的冲突做好准备。当你不得不做出取舍的决定时，你可能会在组织的各个部门之间进行艰难的讨论。例如，组织衡量成功的一部分可能与权衡相反，使组织的这一部分非常不合作。”
- 让每个人都参与进来:确保与所有项目成员和涉众进行沟通，以确保每个人都了解哪些任务具有优先级，因此每个人都在同一页面上。
- 知道什么时候你完成了:您应该始终对“完成”有一个清晰的、可测试的定义。扎克宣称:“一旦确定了目标，下一个问题就是我们如何知道目标已经实现(关键结果)。”他补充说:“促进这部分讨论的有效方法是问，‘完成了’是什么样子?’”
项目关键成功因素跟踪模板
该模板使项目经理更容易控制并保持涉众和团队成员在循环中。仪表板视图允许您根据最后期限跟踪进度，显示资源分配，预算和财务状况，风险分析,以及哪些任务正在挂起或打开。通过在单个位置捕获所有数据，您可以使通信透明，并提供一种快速准确地创建和共享报告的方法。
- 每次都做正确的项目:保持记录，这样你就可以跟踪并从成功和失败中学习。利用这些数据来建立新项目的模型。
- 评估结果并吸取教训:你的项目还没有完成，直到你看到它的每一个方面。评估关键的成功因素对团队的作用，哪些有效，哪些无效。注意这些过程和活动，并在开发下一个项目时应用它们。这些信息将使规划过程更快、更有成效，通常会为类似的项目提供模板。ob欧宝娱乐app手机下载
需要注意的一点是，项目成功和项目管理的成功是不同的。Mahmoud, Haleema和Almamlook在2018年的研究结果“项目管理中的成功标准和关键成功因素概述”揭示了“项目成功和项目管理的成功并不相同。通过仔细关注项目管理成功标准和关键成功因素，可以避免失败，如果缺乏这些因素，就会导致失败。项目成功通常只在项目生命周期结束时进行评估，因为项目管理结果是可用的，并且便于度量。正确的项目几乎没有项目管理的成功就会成功，但成功的项目管理可以促进项目的成功。
让远程团队与关键成功因素保持一致
自2020年大流行开始以来，远程项目管理团队更加普遍。关键的成功因素是项目经理和远程团队在工作中所依赖的支柱，无论他们在哪里。
所有项目经理都需要在管理人员时保持舒适的基本技能，无论他们身在何处，尤其是在疫情大流行以来。Upwork的一份2022年报告预测，在家工作的人数将比大流行前增加87%。这意味着，到2025年，3620万工人(占美国人口的22%)将处于偏远地区。
这里有一些使用关键成功因素的建议管理远程团队：
- 精准的项目计划:“如果没有通往成功的道路，你就不是在做一个项目，而只是一个需要完成的任务，”So Very Kerry的霍夫曼说。“项目规划使远程工作成为可能对团队中的每个人来说都更容易这是你设定好关键成功因素后的下一步。”
- 严格执行品质保证:“控制和监控是项目管理的关键组成部分，”Vem Medical的海瑟薇说。“一个项目只有在适当的治理下才能成功，无论地点如何。”
- 促进交流:“当领导分布式团队时，PM角色不会改变。如前所述，建立沟通指导方针是项目经理的责任。在远程工作时，即使在数字时代，也缺少许多沟通渠道，”Crizper的库什纳说。“因此，这是一个能够进行沟通的PM，并授权团队进行有效沟通所需的一切。”
- 透明沟通:当团队成员在全州，甚至世界各地，保持通信线路开放，完成远程工作．Quigley建议:“向团队展示使用清晰的语言，不要隐藏或混淆工作成果的状态。”“告诉你的团队，如果有坏消息，不会枪毙信使。陈述你对事物的看法，并共同探索，看看你是否正确。展示你所看到的以及你为什么以一种特定的方式解释它并没有什么不妥。决定和作出决定的理由应公开接受审查。团队可以制定或帮助制定决策，项目经理应该擅长这种方法。知道什么时候坚持自己的立场，什么时候倾听和适应是很好的技能。”
- 让小型会议成为习惯:举行频繁和短时间的会议-通过每日scrum会议和掩护：
1.你昨天做了什么?
2.你今天要做什么?
3.是什么阻碍了你完成目标?
如果你不想采用Scrum的形式，那就召开有议程的简短会议，并让团队成员使用项目管理工具访问行动项目列表。不是每个团队成员都需要参加每一次会议;与其召开一次大型项目会议，不如按主题分组。将整个团队聚集在一起是必不可少的，但减少会议对可用工作时间的影响同样重要。 - 根据需要使用在线消息应用程序:广泛使用消息传递和聊天。奎格利说，他利用即时通讯来保持工作进展迅速，并回答团队领导提出的紧急问题。“当团队在远程办公时，在开放的办公空间里，通过电子邮件、短信、即时消息、聊天和Zoom电话取代了闲聊和大喊大叫。”
- 选择高性能项目管理软件:当你有一个高性能的项目和工作管理平台时，项目计划和所有这些都很容易分享。找到一个安全的平台，让您可以组织资源、时间和预算，并允许与团队和涉众共享文档和快速消息传递。欧宝体育app官方888如果你还没有一个你喜欢的解决方案，请阅读下面的指南选择项目管理软件为指导。
成功的关键因素:不同行业的例子
成功的关键因素因行业而异。虽然具体因素各不相同，但在各个部门，特别是在寻求竞争优势的发展中经济体，对成功的基本要素的价值和使用的研究取得了进展。
世界各地不同行业使用关键成功因素的例子如下:
- 商务旅游与关键成功因素示例:2017年，由Maraia、Du Plessis和Saayman进行的定性研究“商务旅游目的地的关键成功因素:供给侧分析”确定了南非商务旅游目的地发展的关键成功因素，并使其成为更具竞争力的目的地。人力资源、财欧宝体育app官方888务、客户关注和产品方面被认为是最有价值的成功因素。ob欧宝娱乐app手机下载市场教育作为加强和促进商务旅游的主要途径是研究的结果。
- 新产品开ob欧宝娱乐app手机下载发和关键成功因素示例:迪拜正在扩大其经济基础，并探索新产品开发作为增长途径。ob欧宝娱乐app手机下载Dwivedi、Karim和Staresinic在2021年的研究《新产品开发的关键成功因素:来自精选ob欧宝娱乐app手机下载案例的证据》中指出了12个因素。确定指导新产品开发项目的因素没有排名，因为这些因素的重要性根据开发的产品ob欧宝娱乐app手机下载类型而变化。有效的沟通、管理承诺、明确的目标、用户参与、跨职能团队、结构化的过程、高素质的团队成员、对企业文化的支持、与战略的一致、创新思维、充足的资金和提高产品开发速度是确定的关键成功因素。ob欧宝娱乐app手机下载
- IT项目管理和关键成功因素示例:世界各地的组织每年在各种用于开发和维护的信息技术项目上进行大量投资。由Ali Yahya Gheni、Marzanah A. Jabar、Yusmadi Jusoh和Norhayati Mohd Ali在马来西亚2017年进行的一项名为“IT项目的关键成功因素(CSFs)”的研究发现，开发人员和IT经理对决定项目成败的9个因素进行了排名。研究发现，68%的人认为，一个忠诚而积极的团队是成功的首要因素。在这个因素之后，接下来的七个是内部沟通、工具和基础设施的使用、良好的评估、熟练的项目经理、熟练的团队、风险分析，以及明确的目标和目的。他们发现，最不重要的因素是项目监控，得分为15.5%。
- 美国政府合同管理成功的关键因素:2010年，Rene G. Rendon的“政府合同管理中的关键成功因素”研究回顾了国防部如何使用关键成功因素。研究结果表明，国防部对共享知识领域和过程的关注影响了合同和项目。解决技术、劳动力、领导、关系、政策和资源成功的基本因素，以改进国防部对项目和合同的管理。欧宝体育app官方888
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