改进项目可见性的综合指南

一般来说，项目可见性包括以下四个关键方面:

1. 项目目标:定义你的项目目标并与团队分享。将这些目标作为项目其余部分的路标，并经常引用它们来保持团队的进度。
2. 目视状态报告:除了书面更新外，可视化仪表板或图表还可以帮助用户更容易地了解项目状态。创建一个团队可以一目了然地引用的文档或仪表板，并实时更新它以反映项目的状态。它通常有助于授予团队成员编辑权限，以便他们可以调整和更新自己的状态。
3. 团队成员个人职责:一个高效的项目经理擅长授权。了解你的团队及其成员的优势，并清楚地沟通个人的责任和团队作为一个整体的期望。让这些分配对仪表板上的每个人都可见。
4. 任何潜在风险:与任何项目一样，风险总是固有的。通过清楚地概述项目的潜在风险，您通常可以完全避免它们。通过公开这些潜在风险，你可以让更多的人关注可能出现的问题，这意味着有更多的机会在问题发生之前注意到并纠正它们。

当您将某些团队成员优先于其他团队成员，并让他们访问更多或不同的信息时，项目可以在不透明的情况下可见。透明的项目将向每个团队成员提供所有信息，无论他们的级别如何。

你可以把透明度看作是最高层次的可见性。当记录、对话或信息不是每个人都可以访问时，你就会混淆项目的透明度。

增加可见性有很多好处，包括改进沟通、组织，以及经理和团队成员之间的理解。下面是项目可见性可以为您的组织带来的几个优势:

• 提高交流:可见性最明显和最直接的好处是改善了所有项目涉众之间的沟通。当沟通从一开始就开放和诚实时，每个人都受益。
• 与持份者建立信任:利益相关者喜欢了解情况。客户和高管应该能够访问你的仪表板，以便自己回答问题，而不是等待更新或提出问题。
• 组织:创建和维护一个中心仪表板是一个很好的方法，可以鼓励您和您的团队进行强有力的组织实践。
• 培养更有凝聚力的团队:可见性有助于建立信任，保持沟通光明正大，消除保密气氛。一个感觉自己参与了整个项目过程的团队更有可能相信其成员能够完成工作并做出对每个人都有利的决定。
• 预期风险:在一开始就列出风险，并与团队分享这些信息，以便尽早发现问题。当每个人都了解风险并感到有能力解决它们时，你的团队更有可能完全避免问题。
• 鼓励反馈:允许访问更新内容以鼓励早期反馈。团队成员和涉众不需要等到他们收到项目进度报告对项目的某个方面发表评论，如果他们能看到整个生命周期的更新。

团队成员负责保持沟通和工作流程的透明度，但他们也需要一个好的项目经理来领导这项工作。创建一个沟通计划，并根据需要进行更新。鼓励使用视觉交流媒介，比如在共享的时间轴上写笔记，而不是一对一的方式，比如电子邮件或即时消息。个人还应该跟踪自己的任务进度，并将其标记为完成。

Witt补充道:“与此同时，良好的文档、透明度和流程的可见性对于新员工的入职至关重要，因为新员工刚进入项目环境时可能会感到不知所措，特别是如果员工被期望一次性学习许多专业或利基产品时。ob欧宝娱乐app手机下载在某些情况下，员工可能需要数年时间才能完全适应自己的工作角色，而适当的可见性、透明度和问责制可以让新员工更快地适应工作。”

许多常见的实践可能导致缺乏项目可见性，例如信息层和一般的混乱。我们在下面收集了一些最常见的错误，并提供了一些建议，以便在未来克服它们:

• 一对一沟通方法:电子邮件和即时通讯隐藏了两个人之间共享的信息。当有人问问题时，确保其他人也有答案。使用一个开放的，异步每个人都可以随时访问的中央留言板或共享聊天频道等工具。欲了解更多信息，请访问我们的异步通信综合指南。
• 有限的资料获取途径:Witt指出:“团队之间缺乏可见性和协作往往会导致团队将自己‘封闭’在特定的知识集合中，而不是共享信息，这可能会导致公司内不同的团队制定不同的标准和方法来完成任务和交付成果。”确保所有团队和团队成员都能全面地使用程序和标准。
• 没有清楚地定义和陈述目标:如果人们不明白“为什么”，他们的投入就会减少。让你的整个团队都知道项目的预期结果，并让他们帮助你实现目标。
• 混乱:把你所有的状态信息整理在一个地方。将笔记和更新放在不同的位置和格式，会让每个人感到困惑，并浪费时间去寻找信息。

我们已经向专家询问了他们提高项目可见性的最佳建议和技巧。继续往下读，了解各种交流方式、可视化进度跟踪器等的优势。

1. 项目管理软件:在你的组织内建立项目管理软件的使用。把所有东西都放在一个地方。“我认为我最好的建议是使用专门的工具来完成任务，”威特说。“无论你使用什么，你都应该有一个对项目中的所有用户可见的工具，允许分配和工作所有权和关键里程碑，并使你能够设置提醒和截止日期，以确保按时实现关键目标。它也应该很容易回头看看过去的项目，以帮助审查并与项目和可交付成果保持一致。”
2. 制定沟通计划:沟通计划将帮助你和你的团队对需要沟通的内容、沟通对象和沟通频率负责。有关通信计划的更多信息，请阅读“项目沟通计划综合指南。”
3. 改变你的沟通方式:
   
   克里斯汀Bellomo作为Bednark Studio的高级项目经理，他鼓励与团队和客户进行频繁的沟通。她结合使用电子邮件、电话、进度照片和面对面的会议来确保她的客户关注过程的每一步。
4. 包括你的客户:“透明度不仅适用于内部团队;提前向客户公开时间框架和成本，有助于在未来设定正确的期望，这样就很难尝试恢复，”威特指出。
5. 使用视觉辅助工具:帕蒂Armanini， Festo美国公司的质量经理，强调了可视化工具的好处，比如甘特图。她用它们来“跟踪每个人的进度、里程碑、完成和错过的最后期限，以及在下一步开始之前必须完成的前兆。”
6. 委托任务:“如果某件事是每个人的工作，那么它就不是每个人的工作。”没有所有者和可见性，只是分配给‘每个人’的任务不太可能完成，这是商业版的旁观者效应在起作用。”
7. 保持沟通公开:Witt建议:“项目中的所有用户都应该能够访问他们可以共享和存储项目数据的工具，项目应该能够将任务划分给个人所有者，然后将任务分配给个人或团队贡献者，后者则分配给他们各自的团队领导者。”
8. 保持责任:“‘问责’不是一个可怕的词，”威特说。“这是透明度和可见性的最终目标，它有助于确保项目按时完成。”

下载项目可见性计划模板

Microsoft Excel|谷歌表|内容

我们已经为准备贸易展览演示的团队填写了这个示例模板，但是您可以轻松地根据自己的需要对其进行定制。使用它来指示谁在处理任务以及预期的开始和完成日期。