远程团队的通信方法
与远程团队沟通涉及多种渠道和工具，通常包括电子邮件、即时消息、视频会议和其他应用程序和软件。为了有效地做到这一点，您还需要围绕频率、渠道和语气建立组织沟通规范。
远程团队使用同步和异步通信方法的组合进行协作。同步通信指的是多方之间的实时通信(即时响应，类似于现场对话)。异步通信非实时通信，有间歇性响应。重要的是在两者之间找到适当的平衡，并培养一种直觉，在任何给定的时间，哪种风格最适合你的工作需要。
什么是异步通信?
任何不需要实时响应的通信都可以被认为是异步的，包括电子邮件、留言板、仪表板等。这种沟通方式适用于公司或团队的公告、更大的项目或产品计划讨论以及一些反馈，但不太适用于需要快速回答或更细致的对话的信息。ob欧宝娱乐app手机下载
使用异步通信，您不会经常被需要立即响应的消息打断。远程团队成员可以断开连接，专注于工作，在回答问题之前花时间思考。此外，异步通信提供了信息和决策的书面记录。您还可以包括所有相关的方，而不考虑时区或个人日程安排的差异。然而，重要的是组织要设定标准的工作时间，不要强迫团队成员在工作时间之外做出反应。
为了最大限度地利用异步通信，要设定响应时间的预期，并在计划实时会议时考虑周全(每周的日期、时区等)。此外，清晰和充分地将你的需求置于情境中——无论是通过补充图片和截图，还是参考相关对话和文档——以避免引发一波不必要和混乱的后续问题。
有关如何结合工具来支持异步通信的概述，请参阅下面关于远程通信工具的部分。
什么是同步通信?
同步通信是任何实时发生的通信，因此允许立即响应。传统上，这种类型的交流发生在工作场所。想想:开会，突然来到同事的办公室，自发的头脑风暴，甚至是社交聚会。更正式的例子包括公司静思、绩效评估或每月一对一的签到。同步沟通对于社交和团队建设非常有用，当你需要快速回答时也能提高效率。(关于团队建设活动的想法，请阅读“为远程团队提供56个有趣、简单、有效的团队建设练习”)。
在远程设置中，您常常需要发挥创造性来支持同步通信。视频会议和聊天是最常见的方法。您还可以举办实时的虚拟社交活动，如舞会或游戏，以鼓励您的团队进行社交活动。你应该计划这种沟通方式，并尊重地使用它;通过屏幕交谈比面对面交谈更让人疲惫。此外，要制定一个计划，以应对可能无法使用这些同步通信方法的紧急情况。
当然，您需要在异步和同步方法之间找到一种平衡，这样您就可以有效地进行沟通，而不会使您的团队不知所措。
Sergey Konoplich，首席运营官聪明的它，他提供了自己的经验。他表示:“与不同时区的客户合作，一直意味着我们依赖于两种(方法)的健康结合。”“因为我们都在一个国家，我们肯定可以利用公司的Slack或Telegram聊天工具进行实时交流。”
无论你使用什么应用程序，都要建立与远程团队沟通的规范，这样人们就知道该期待什么了。虽然这些指导方针将根据您的行业和公司文化而有所不同，但以下图表提供了何时使用异步与同步通信方法的总体概述。(请记住，这个建议是针对远程团队的;在办公室环境中，你可以用不同的方式描述沟通风格。)
的创始人Bryant Galindo说:“从一开始，就确定团队如何运作的指导方针，特别是当团队分布在不同的时区时CollabsHQ作为调解人、顾问和培训师，与大型组织和初创公司合作。“(这)让所有人都达成了共识。你需要清楚团队成员是否会在下班后工作，谁将做什么，以及什么技术支持团队和项目管理。”
尽管如此，科诺普利奇警告不要过度监管沟通，并支持让员工保持自主权。“我们已经决定不规范响应时间，并且从团队成员中看到了非常勤奋的行为。如果你不过度监管，从长远来看往往会对你有好处。”
如何与远程团队沟通
为了有效地与远程团队沟通，定期召开会议，投资支持沟通的工具，并为团队成员在缺乏面对面互动的情况下建立联系创造额外的机会。
要了解更多关于转换到远程团队工作的信息，请阅读“数字游民:在当今劳动力中设置成功的课程”。
除了制定何时沟通的指导方针，制定何时使用每种沟通渠道(电子邮件、即时通讯工具、视频通话等)的规范。您甚至可以为推荐的响应类型创建首字母缩写，如果这有助于您的团队遵循流程的话。以下是使用不同形式的一般提示:
- 电子邮件线程:在远程工作环境中，电子邮件最适合用于正式的通知和高层沟通(通常是针对更大的团队)，但不适用于需要大量来回交流的问题。Smart IT的科诺普里奇表示:“我们通常会为官方公告和活动保留邮件线程。
加林多补充说，电子邮件可以作为一个文件系统和工作“收据”。他说:“使用电子邮件线索来创建书面记录，确定谁在什么时候做什么，以及需要写下来的任何反馈。” - 即时通讯/聊天:对于轻松或非正式的面对面交谈、一对一的需求或任何需要快速解决的问题，IM都是一个很好的替代品。加林多说:“即时通讯工具在立即引起某人对某件事的注意或通知某人是否有时间处理紧急事件方面很有用。”
你使用聊天的方式可以比你使用其他不那么随意的形式更非正式一些。Konoplich举例解释说，在Smart IT公司，他们“更喜欢一有事情就在im中讨论”。
克里斯·加德克，增长和营销主管AdQuick他说，聊天有时比其他轻量级的通信工具更可取。他分享道:“虽然现在有大量的项目管理应用程序，但有时一条简短的信息可以让你更快地回到工作中。”“使用你最喜欢的社交通讯工具，但也要与其他应用轻松整合。”也就是说，在聊天时要小心不要太随意——记住这仍然是一个工作空间，所以要把私人谈话分开。 - 电话或音频电话:虽然现在语音呼叫不太常见，但对于远程团队来说，语音呼叫仍然是一个很好的同步通信选项——但不要依赖它们。科诺普里奇解释说:“我们为任何即兴讨论保留了语音通话。”“由于我们的员工普遍比较年轻，所以不要用语音电话威胁年轻一代，因为他们更喜欢发短信。”
- 视频通话:在长期的远程工作环境中，视频电话通常会取代标准的面对面会议，以及绩效评估或深入的项目开发会议。加林多提出了以下建议:“当你需要给出反馈、进行绩效对话或进行实时头脑风暴时，使用视频电话(最好开着摄像机)。”
但科诺普里奇指出，视频通话可能会涉及一些隐私问题。他说:“对于在家工作的人来说，我们倾向于避免视频通话，除非是娱乐活动。”“最好不要侵犯个人空间，因为人们可能不希望你偷看他们的家。”为了解决这个问题，一些视频会议工具，比如Zoom，允许你选择预设的背景。
虽然不是一套硬性的规则，但下面的信息图可以指导你编写自己的指南，何时使用特定类型的沟通方法。
过渡到管理远程团队的快速行动指南
坚持以上概述的一般方法将帮助您简化远程沟通，但过渡到管理远程团队——特别是当您不得不意外地这样做时——是困难的。为了缓解这种转变，我们将高级专家的建议筛选为五个简单的步骤:
- 建立文档实践:花时间评估当前的文档实践，并更新它们以更好地适应远程工作的条件。在这段时间里，放慢或暂停某些工作流是可以的——除非你采用了新的流程，否则你的工作无论如何都不会有效。
- 制定明确的政策和期望:除了重新评估目标和可交付成果，设置(和共享)远程通信的策略，这样每个人都知道他们的期望是什么，可以尊重边界。
- 确保团队成员有合适的工具和设备:所有团队成员都需要拥有正确的系统、应用程序和技术能力。在开始项目之前，要做好准备。
- 灵活应对外部环境:在转向远程工作的过程中，许多人将面临新的、更大的压力。要意识到这些因素，并与您的团队一起了解如何更好地支持它们。
- 信任员工:抵制微观管理团队的冲动。相信团队成员会继续发挥他们最好的能力。专注于联系和支持你的团队，而不是做最坏的打算，阻碍实际的生产力。ob欧宝娱乐app手机下载
与远程团队通信的最佳实践
此外，对于需要与远程团队沟通的经理，这里有一些建议:
- 积极主动，信任你的员工:沟通是建立融洽、信任和尊重的关键，也是帮助远程员工成为工作主力的关键。突然签到的管理者可能会引起员工的焦虑，被视为微观管理者。那些预先安排例行签到或同意员工在文档共享平台上工作(经理可以在那里查看进度)的员工可能会更好。
- 与远程工作者举行一对一的会议:为了使远程团队成员的贡献最大化，管理者需要经常和他们的异地员工保持密切的联系——尤其是如果员工100%都在异地工作的话。半异地员工的一对一联系可以采取吃饭、喝咖啡或办公室会议的形式，但保持这种关系很重要。
- 拥有坚如磐石的沟通技巧:沟通是关键，因为沟通据说7%是内容型的，93%是非语言型的，在远程团队中工作的经理需要使用语音、电话、视频和与环境相适应的信息来与员工很好地合作。在虚拟交流中使用表情符号和动图来展示情感和幽默。为正确的信息选择正确的媒介——重要的对话是实时进行的，使用即时消息来快速解决问题，电子邮件可以是快速交换消息的混合，也可以是允许经理对任务进行优先级排序的消息系统。
- 提供技术支持:远程团队成员仍然需要访问IT和其他技术支持。确保你的组织有一个解决设备、软件和其他技术问题的系统，这样员工就会感到得到了支持——你也可以从你的沟通努力中得到最大的回报。
- 交流的过程:与传统的协同工作相比，远程工作对流程的要求更加明确和精确。您不仅需要构建可靠的、灵活的和直接的工作流流程，还需要与团队沟通它们——以及出现的任何更改。尽早并经常分享过程更新，以避免任何工作积压、未回答的问题或未解决的问题。
虽然你已经建立了一般的沟通准则，但请记住，当问题出现时，你可能需要做出改变。
加林多说:“知道什么时候加强沟通可以归结为几件事。“首先，如果语气或语境很容易被误解，那么你就会想打电话或进行虚拟通话。当情况需要紧急响应时，比如在紧急情况下，你可以提高沟通的优先级。”
有关管理远程团队的深入指南，请阅读“地面控制给汤姆少校:有效管理远程团队的关键”。
如何在远程团队中沟通
作为一名远程团队成员(而不是经理)，成为一名优秀的沟通者是必不可少的，这通常需要付出额外的努力，在标准的、与工作相关的沟通之外进行社交和联系。
以下是在远程工作时加强与队友联系的五种方法:
- 访问虚拟饮水机:代替面对面的办公室冲突和随意的午餐或休息室聊天，鼓励团队成员在虚拟的饮水机周围“闲逛”。这个空间可以是虚拟的，只要你不违反任何公司的安全措施，它甚至可以发生在社交媒体上。
“Instagram一直是我们最好的虚拟饮水机，”科诺普利奇说。我们让开发人员和管理人员参与日常挑战，这促进了团队成员之间的讨论，让人们保持联系。” - 定期举行签到:这是一种很好的方式，可以帮助人们在士气可能下降的情况下，每天都保持联系。签到不像饮水机聊天那么随意，但仍然提供了一种相对轻松的方式来确保团队成员一切都好。
伊娜·舍甫琴科是igm是一家短租管理软件公司。她说，当远程工作时，“我们经常沟通，每天签到，以支持彼此，保持团队精神活力。除此之外，我们还有一系列定期的部门和公司会议。”
但根据你工作的性质，每天打电话报到可能有点过分。找到一个适合你的团队的频率，并考虑其他可以使用的工具。 - 主机组头脑风暴:即使你不是在创意行业，你也可以让员工参加一个更大的集体头脑风暴，帮助改变单调的远程工作，让活力流动起来，保持团队的动力。舍甫琴科说:“我们在各个层面举行头脑风暴，无论是在专门的会议上，还是在Slack上。”要了解与远程团队协作的更多信息，请阅读《如何在远程工作环境中保持强大的协作》
- 更新任务板，监控团队进度:对于不需要书面或口头交流的工作项目，使用任务板来保持团队的跟踪和监控目标。这个工具可以减少不必要的同步通信，让团队成员真正地工作。
Konoplich说:“我们不用每天检查，因为我们使用了一个计算时间和进度的任务跟踪工具。任何有权限的人都可以看到他们的团队在任务上的进展以及他们花了多长时间。基本上，我们可以看到每周的报告。” - 在工作中融入乐趣:即使是远程团队也需要享受工作的乐趣，才能产生强大的工作成果。科诺普里奇鼓励寻找建立纯社交交流的方法来提高士气。
他解释说:“Smart IT通过三种策略加大了在工作之外联系团队成员的努力:视频野餐、每周在线视频游戏比赛和参与Instagram挑战。”“这不仅是为了团队建设，也是为了缓解压力，提高团队精神。”
要了解关于建立强大的远程团队文化的更多信息，请阅读《如何创建强大的远程企业文化，推动成功》
远程通信风格的注意事项
作为远程团队的一员，您的职责将与作为同一地点团队的一名员工略有不同。想要成为出色的团队合作者，试试下面的方法:
- 行业新闻:展示你对团队愿景的承诺，以及对行业动态的关注。
- 提醒团队共同的目标:这可能并不总是合适的(在一些团队中，这是经理的角色)，但当士气低落时，它可以帮助提高整体生产力。ob欧宝娱乐app手机下载
- 维护自己:即使作为远程员工，你也有机会承担额外的责任，甚至获得晋升。就像你在办公室里一样。
- 坦诚你的需求:ob欧宝娱乐app手机下载当远程员工不要求额外的时间来完成最后期限，承担太多的工作，或避免必要的沟通渠道时，工作效率就会开始下降。坦率一点，这样你的经理就可以适当地分配工作(并随时了解团队的工作量)。一定要留出大块不受打扰的时间，专注于更大的项目或可交付成果。
- 安排会议谨慎:当安排远程会议，特别是视频会议时，要限制与会者的人数，并事先安排好谈话要点，以简化会议。然而，你应该对非私人会议保持开放政策——就像在办公室一样——这样想参与的人就可以参加。如果情况允许断断续续的面对面会议，提前安排。此外，当您的团队在地理上分散时，要考虑到时区。通过阅读了解更多关于跨时区工作的知识分布式软件开发指南．
卡洛维·库克是总统说明实验室这是一家位于马萨诸塞州的膳食补充剂公司。他说:“商业领袖在安排会议时，需要意识到他们的远程员工会受到时区的影响。”“如果你总是把团队会议安排在美国东部标准时间上午9点，让员工在西海岸工作，那么相对于东海岸的员工，你会给这些员工带来严重的不便，这是不公平的，会导致团队士气下降。我们的团队分布在美国各地。我尽量把会议安排在中午，这样就不会对任何人的日程产生负面影响。”
另一方面，专家建议你避免以下情况:
- 过度的:虽然远程工作需要额外的沟通，但不要让你的同事被信息和信息淹没。这也适用于管理者，他们面临着微观管理和过度监管远程通信的风险。
正如科诺普利奇建议的那样:“不是每个人都习惯远程工作。不要通过过度调节给它增加额外的压力。(向远程工作的)过渡应该是无缝的，员工需要找到自己与时间的节奏。为了保持进度，要在公司的主要沟通渠道中保持存在感，并保持团队凝聚力活动。它们帮助我们渡过难关，为高效的工作创造气氛。”ob欧宝娱乐app手机下载 - 做出假设:缺乏面对面的联系会阻碍沟通的努力，因为你失去了肢体语言和其他非语言符号。充分利用书面(或其他虚拟)交流，当你需要澄清的时候，总是问——而不是假设。
与远程团队的沟通问题
远程工作经常会暴露出在传统办公室中可能不会出现的沟通问题，包括团队成员不联系、孤独或冗余。随着远程工作的增多，用创造性的解决方案来缓解这些问题是很重要的。
Owl实验室2019年远程工作状态调查报告称，在目前拥有远程工作选项的员工中，42%的人计划在未来五年内更频繁地远程工作。虽然基于云的工具、视频会议和其他技术的增加缓解了远程工作的升级，但团队也应该采取“软的”、以人为中心的方法来保持团队成员之间的联系。
以下是在远程工作环境中经常被证明是困难的:
- 建立关系:当远程工作时，你经常缺乏情感背景或语气指示，否则可以帮助同事建立联系。为了帮助建立信任(并促进轻松愉快的对话)，鼓励在会议中进行社交交流，而不是只谈论与工作有关的话题。后者会让人觉得呆板，不符合正常的对话流程。
- 策略:对于长期或复杂的项目，通过视频电话很难培养创造性的、生成性的规划会议。自由的头脑风暴或联想练习可以帮助你的头脑流动起来。
- 解决复杂的问题:这适用于情境和技术问题。事实上，GetApp在2020年进行的一项关于新技术对远程文化影响的研究表明，不到一半的远程员工报告说接受了适当的互联网安全培训。如前所述，确保您有必要的支持来解决安全或IT问题，并为远程员工提供这样做的资源。欧宝体育app官方888
- 项目更新:根据CoSo Cloud的2015年远程协作员工调查，超过一半的远程员工表示，他们感觉与办公室员工脱节。这一发现不仅影响了人际关系，也影响了项目状态的意识。定期安排的会议可以缓解这种紧张，但您也可以使用项目或任务管理工具，提供对工作的实时可见性，这样每个人都能跟上最新情况。
但对远程工作最大的威胁是简单的沟通不畅。事实上，四分之一远程工作者担心自己不在现场的状态会导致与领导或队友沟通不畅。无论是误解了彼此的邮件语气，还是误解了项目的优先级或截止日期，或者只是忽略了由于彼此共享物理空间和不时地在方块间挥手而产生的非语言线索，远程团队成员都意识到他们在某些关键方面“不在那里”。
为了避免经理和员工之间出现任何问题，双方都需要确定他们喜欢如何沟通。安排定期的联系(一对一的电话或视频聊天)可以保持沟通顺畅，避免潜在的误解。此外，经理和员工可以使用电子邮件签名或其他在线状态功能，通知同事办公时间或临时调整的办公时间、假期日期或其他关键信息，以设定他们多久能收到回复的预期。虽然即时通讯应用程序的表情符号看起来很幼稚，但在一些工作场所，经理们用它们来传达友好和轻松的沟通。
远程团队管理的沟通挑战
那些管理远程团队的人面临着一系列不同的挑战，包括灌输传统现场团队的感觉。你可以通过保持透明度，减少视频通话的亲密距离，保持沟通渠道的开放来极大ob欧宝娱乐app手机下载地提高士气和生产力。
Smart IT的科诺普里奇在谈到远程工作时表示:“士气下降到最低水平，人们不再积极主动地成为社区的一部分。能否为无缝过渡做好准备取决于雇主。”
此外，以下是一些克服常见管理沟通挑战的方法:
- 找出优秀的工作成果，并找到与团队一起庆祝成功的方法，即使是远程庆祝。
- 除了跨越时区的礼貌交流，要注意语言或文化障碍，积极主动地与不同的社区接触。
- 通过让团队参与头脑风暴和战略制定(如果合适的话)，以及在会议中允许社交时间，来培养创造性的协同作用。
- 锻炼自己强大的、直观的沟通技巧——作为团队成员的榜样，并与他们建立良好的关系。知道什么时候该主动联系，什么时候结束对话，把谁叫进来，什么时候把他们叫进来。
- 抵制对员工进行微观管理或臆断的冲动。加林多解释说，经理们经常“(认为)没有见到某人，就意味着他们没有工作。”他指出，“试图在虚拟环境中进行微观管理”是远程管理人员面临的常见挑战。
- 确保你在团队工具方面受过良好的训练。加林多认为，“管理者和团队成员在使用技术时的舒适感”是取得更大成功的关键指标。
- 要确保远程加入团队的新员工得到充分的培训，并感到受欢迎。
- 安排团队和公司的静修，让所有人都聚在同一个物理空间。
最终，AdQuick的加德克表示:“管理远程团队既具有挑战性，也很有意义。在许多方面，它可以提供无限的创新和在传统环境中无法体验到的自由，而领导者必须找到创造性的解决方案，以克服偏远文化所特有的障碍。”
远程团队沟通工具
如前所述，工具对于建立强大的远程通信规范至关重要，因此对成功至关重要。大多数专家都认为以下几点在某种程度上是必不可少的:
- 日历工具
- 云协作软件
- 电子邮件和聊天(或其他推动交流的通讯应用程序)
- 项目管理工具(用于组织共享项目、分配任务、设置截止日期等的应用程序)
- 视频会议
- 虚拟中心(用于公司公告、反馈和虚拟“饮水机”)
有了这么多可用的工具，很难找出最适合您需求的工具。但加林多强调，从长远来看，花时间这样做会对你有帮助，即使这需要一些尝试和错误。
“就像你必须了解某人在现实生活中是如何工作的一样，找到最适合你的团队及其预期目标的软件是一个实验的过程，”他分享道。
有关顶级远程通信和协作工具的深入讨论，以及如何找到最适合您需求的工具，请阅读“发现适合您业务需求的远程协作工具。”
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