战略供应商管理的最佳实践

一个供应商管理政策是一份通知高级管理层和公司董事会成员有关供应商管理活动的文件。全面的供应商管理策略是健壮的、战略性的供应商管理实践的基础。

NiVACK Group的Callahan表示:“有效的虚拟机政策包括推动质量改进、性能改进、创新、协作、降低风险和供应商多样性的要素。这些因素可以节省成本，便于库存和供应管理，并缩短周期时间。”

供应商管理政策的最佳做法包括:

• 成立采购委员会:委员会的成员应该包括供应商经理和执行人员、单位经理和其他关键涉众。委员会应定期讨论政策，审查绩效，并根据不断变化的情况重新调整重点。
• 指定责任方:你的政策应该包括谁负责，部门如何运作的总体大纲，以及董事会和高级管理层的监督标准。
• 写正式文件:供应商管理策略是一个清晰的战略框架，您可以将其作为正式文档编写。管理层批准政策，其中应该包括你将如何让高级管理层和董事会成员知情。
• 使贵公司的采购战略与整体战略保持一致:在竞争日益激烈的全球环境中，高管们明白采购的力量。管理层期望采购部门降低成本，同时促进与供应商的沟通和协作，以推出和维持新产品或服务创新。ob欧宝娱乐app手机下载
• 达到理想的供应商数量:根据您所建立的类别，目标是拥有适当或最佳数量的供应商。为了达到理想的数字，您应该考虑风险因素、需求的多样性和市场动态。一旦你做了这样的计算，你的供应商就可以提供竞争优势。
• 建立供应商选择和评审流程:为你的公司设定有意义的参数。然后计划实地考察并准备审计要求。要了解确定长期业务伙伴关系的合理且节省时间的方法，请查看以下指南简化供应商评估和评价．
• 建立指导原则风险评估：审查任何供应商的财务、法律和信息安全风险。要核实供应商，请查找独立文件，如税务记录和银行对账单。根据您公司的规模，您可能需要风险评估专业人员或风险评估委员会。
• 确定你想监控的指标:定义使用关键性能指标(kpi)要监视的内容。测量应包括您可以客观捕获和测量的数据，以及定性观察或附加的上下文因素。

有关建立供应商管理框架的更多方法，请阅读我们的如何编写一个清晰、成功的供应商管理计划篇文章。

一个供应商合同是一份法律协议，明确了你对卖方的期望。合同规定了产品或服务的性质、供应商提供的数量以及供应商提供产品或服务的条件。ob欧宝娱乐app手机下载

如果任何一方未能按照商定的条款交付，供应商合同还可以解决问题。

供应商合同最佳实践包括以下内容:

• 政策文件指引:在开发合同时遵循供应商管理政策指导方针。
• 工作范围(SOW)或服务水平协议(sla):虽然您创建的样板策略文档涵盖了您的一般参数，但您必须包含特定于供应商的协议，这些协议深入到细节中，以防止将来出现问题。sla或SOW文档建立了供应商必须满足的阈值。它们还包括合规性要求、性能期望和数据泄露管理细节，以及相应的处罚。
• 信息共享的期望:为了与供应商协同工作，您必须将信息和优先级作为协议的一部分共享。这些信息应该包括您的供应商策略、计划、目标、挑战领域、组织细节和技术堆栈。它可能还包括你的组织结构，以及你对客户的兴趣和承诺。此外，它可能包括供应商的能力和投资领域。
• 付款条件:合同应说明服务或产品的成本、付款时间表、收款人和逾期付款的处罚。ob欧宝娱乐app手机下载
• 保险及责任规定:所有与你做生意的美国供应商都必须证明他们至少有两种类型的保险。首先是工伤保险该公司为受伤的员工提供工资和医疗福利。第二个是责任保险或第三方保险，它可以保护您的组织免受诉讼责任，也可以保护被保险的供应商，如果有人因为保单所涵盖的索赔而起诉它。
• 第四方规定:为了提供产品或服务，供应商经常将工作分包给其他供应商。ob欧宝娱乐app手机下载为了自信地向前迈进，确保你的第三方供应商识别出任何第四方分包商，并监督该方遵守合同协议。

生成和协商一份写得好的、全面的合同需要时间，但从长远来看，这份文件将为您的组织节省工作时间和麻烦。

一个供应商管理KPI度量是一个可测量的值，它跟踪供应商性能、容量和遵从性的关键领域。当这些kpi专注于战略采购以及对买方的低风险和高价值时，它们启用了数据驱动的方法来管理供应商。

“kpi因行业的不同而不同，因为不同的管理机构或标准，或者它们可能会根据你所处的特定项目的阶段而变化。例如，您的项目目前可能处于生产线阶段，”Value Transformation的Quigley观察ob欧宝娱乐app手机下载到。“你还需要不断审查kpi，以确保它们仍然符合特定的可交付需求和市场。例如，尽管你可能想要限制成本，但由于特殊情况，你可能需要在质量上花更多的钱。”

kpi支持有关采购团队如何使用其供应商、管理其供应链以及进行调整的持续改进。为了达到公司的目标和目的，您可能会根据KPI数据根据需要改变计划。

供应商管理关键绩效指标的最佳做法包括:

• KPI限制:衡量对你的业务最重要的是什么，并强调你的CEO所看重的关键绩效指标。
• 指标解释:您的供应商应该知道并理解您的kpi和其他指标，并努力满足它们。通过共享这些阈值，您可以明确期望，并为供应商提供正确的标准，以查看他们是表现不佳，满足期望还是表现出色。您可能还希望根据kpi的表现来激励供应商。
• 现实的期望:在考虑质量、数量和时间表时，确保你设定了可实现的、现实的截止日期。咨询你的供应商或主题专家，以确定你所要求的是否可以实现。
• 正在进行的审查:基于合理的市场条件或修订的业务目标，kpi不是静态的。定期检查它们，必要时进行调整，并在考虑更改时向供应商提出建议和咨询。
• 用软件跟踪数据:为了获得最佳结果，请使用软件跟踪kpi。该技术应收集数据并指出相应的责任。

要了解监控服务和产品提供商的其他方法，请阅读我们的ob欧宝娱乐app手机下载如何掌握供应商绩效管理篇文章。

当外包产品或服务时，您的公司面临固有的财务、法律和数据安全风险。ob欧宝娱乐app手机下载通过制定明确的政策、在签订合同之前进行尽职调查以及执行持续的监督来降低风险并保护您的利益。

今天，数据风险是一个广泛关注的问题。几乎每个行业的组织都拥抱人工智能和云计算，并将数据置于其业务战略的核心。Value Transformation的Quigley提供了以下建议:“任何第三方供应商都存在风险，即使风险很低。从第一天开始，尽你所能在你的政策、合同和持续的监督中减轻这些风险。”

供应商管理风险治理的最佳实践包括:

• 风险分层:识别风险类别，以及它们的可能性和业务影响。您还可以对与单个产品和服务相关的风险进行排序，以确定可能需要更多尽职调查的地方。ob欧宝娱乐app手机下载根据与该第三方提供的产品或服务相关的风险级别，调整您向供应商请求的信息数量。ob欧宝娱乐app手机下载例如，纸板箱提供商不需要向您提供与IT提供商相同数量的信息。
• 适当的控制水平:定期审查供应商政策和程序;至关重要的是更新它们，特别注重减轻风险。保持控制逼真，并且易于理解和遵循。
• 财务风险管理:关键供应商的资不抵债对您的业务构成重大风险。通过要求并仔细检查供应商的审计财务报表、税务记录、信用评级和银行对账单来管理这种风险。
• 法律风险管理:法律风险包括欺诈、糟糕的可持续性实践、新的和不断变化的法规以及知识产权损失。您应该有一个内部法律团队或法律顾问来处理遵从性、风险管理和法律治理。
• 数据安全风险管理:数据泄露会摧毁你的业务，所以一定要管理好数据风险;这样做是成功的必要条件。美国商务部计算机安全资源中心的国家标准与技术研究所(NIST)提供指导和广泛的免费出版物，涵盖任何类型的组织(工业，政府或学术界)网络安全的各个方面的最佳实践。
• 声誉风险管理:声誉风险不仅仅是你和你的供应商对你的客户说了什么，做了什么;重要的是你给他们的感觉。声誉风险应该是公司战略和规划工作的一个组成部分。关注面向客户或以客户为中心的产品或服务供应商，因为这些方对您的声誉构成最高风险，并使您面临ob欧宝娱乐app手机下载最严重的潜在危险。与你的公关部门或机构一起提前制定应对和应急计划;为可能危及公司声誉的事件做好准备是至关重要的。
• 文件和更新:尽职调查正在进行中，文件变得陈旧。根据您所处的业务类型和您承担的风险级别，您可能需要要求您的供应商每年更新他们的文档。服务组织控制(SOC)报告有助于验证组织是否遵循了最佳实践。注册会计师作为独立的第三方对SOC进行管理。即使没有SOC，您也需要有关财务信息、业务连续性计划、灾难恢复计划、策略和程序以及与您的行业相关的任何合规性文档的新文档。
• 依赖主题专家(中小企业):当涉及到尽职调查分析时，您选择执行风险审查的人与审查本身一样重要。例如，认证信息安全系统专业人员(CISSP)或具有丰富IT经验的人员可以对您的安全操作中心执行分析。同时，注册会计师是中小企业进行财务分析的合适人选。

如果您想了解如何执行供应商风险尽职调查，使用“供应商风险评估简化指南．”

与供应商建立并保持密切的合作关系是战略性供应商管理的基石和最佳实践——它也会带来回报。有效的采购可以节省资金，并通过业务开发和研发加速创新。

供应商协作对那些做得好的公司来说是有帮助的。2012年，麦肯锡公司对多个行业的100多家大公司进行了调查。调查发现:定期与供应商合作的企业降低了运营成本。它们的增长速度和利润也高于同行。

导致成功的供应商协作最佳实践包括以下内容:

• 建立正式入职:在入职期间设定明确的期望。利用这个机会去更多地了解你的新供应商，并与他们建立互惠的关系。完整的供应商入门指南．”
• 与主要供应商建立双赢联盟:在各种可能性的生态系统中，找到能成为最佳合作伙伴的供应商。利用你们的关系来解决关键的公司议程，比如创新、可持续发展和效率提高。
• 建立信任和灵活性:与你的供应商合作，帮助你制定战略。花时间了解供应商的业务，并创建互利的解决方案。实现互利共赢的合作需要双方的耐心、透明度和信任。
• 通过内部共享信息增加交叉功能:为了培养最有成效的供应商管理可能性，确保您的内部团队和部门共享信息并保持开放的氛围。一旦您实现了跨部门和供应商协作，您的供应商管理部门就会转变为更具战略性的位置。
• 挑战供应商的创新和卓越:当你转向战略供应商管理时，你需要超越单纯的成本节约目标;这样做几乎总是会让供应商产生抵触情绪和防御性。要求您的供应商创新，提高可持续性、质量和效率。相互合作通常会降低整体经济的失败率。

了解更多关于增加供应商价值与我们的如何建立有效的供应商管理流程篇文章。

没有人愿意在合作关系开始之前就考虑结束，但关键供应商关系是个例外。退出策略是供应商生命周期中不可或缺的一部分，因此请密切关注您的合同语言。

作为最佳实践，你可以通过制定退出策略来避免商业危机。

供应商关系可能因各种原因而结束:合同结束，供应商关门，供应商提高价格，或者不幸的是，供应商未能遵守其协议。根据《2020年世界商业与承包报告》的数据，糟糕的合同管理使公司损失了9%的底线利润。你可以通过签订合适的供应商婚前协议来防止这种损失。

这里有一些(优雅地)结束供应商关系的最佳做法:

• 在合作合同中加入离职计划:签订合同的那一周是与供应商合作的最佳时间，以记录退出条款、移交流程和相互义务。在合同中规定这些要素。在合同谈判仍然激烈的时候，你有更大的机会达成协议。许多企业使用ISO44001协作业务关系标准．这一协议和合同标准强调的是结果，而不是更传统安排的法律斗争。遵循这个ISO标准，您还包括一个联合退出策略。
• 执行90天回顾和半年更新:你的合同应该包括最初三个月的尽职调查和审查。此外，使用允许你每六个月更新一次合同的条款。这样，你的合同就保持了相关性——反映了当前的工作实践、不断变化的条件以及产品或服务交付中的创新。ob欧宝娱乐app手机下载
• 在每个阶段保持清晰度，直到合同生命周期结束:为了减少后续问题，请确保在合同的每个阶段都保持标准和完成认证。此外，确保您的律师、技术人员、合同、采购和项目经理参与审查。这些关键专家的贡献确保您的合同仍然有意义。当你们真正合作制定一个共同的退出策略时，你们就最大限度地保持了友好关系，并有能力在未来再次合作。
• 确保你有充分的理由:终止和退出战略供应商协议是一项具有严重财务和运营风险的重大任务。不要轻易追求，也不要在情绪高涨的时候追求，因为有争议的情况往往是可以解决的。买方有法律义务在合同终止前尽一切努力修复合同关系。在这种情况下，法院往往倾向于卖方，要求买方支付诉讼费。重新谈判一段关系通常是一种风险较小的做法。
• 记录:在合同有效期内保持准确的记录。包括从会议记录到手册的所有内容，并确保它们是集中的，有组织的，易于检索的。如果出现问题或希望终止，您可以快速找到相关信息。如果合同到期后出现法律问题，为了保护你的组织，将文件和任何通信以电子方式存储10年，超过合同期限。
• 向您的终止合同团队提供一份清单:你可能会发现，结束一段重要的供应商关系比开始一段关系更难。通常需要一个由内部员工、法律顾问和其他人组成的团队来结束这种关系。为了明确流程，与供应商分享所有必要行动的清单。以下规定包括:供应商必须归还所有文件、数据、库存记录、知识产权以及保密协议;它必须放弃对所有it系统和数据共享平台的访问;它必须致力于与新的供应商合作，以实现平稳过渡。

不管你是在什么情况下结束与供应商的合作关系，在离开的时候都要把门打开。毕竟，在未来的某个时刻，你们可能想要解决你们的分歧，重新建立关系，为互惠互利而努力。

金融机构包括银行、信托公司、保险公司和经纪公司。最佳实践可以防止提供服务的不合规供应商带来的法律、声誉和财务风险。

数据泄露是金融机构持续关注的一个重大问题。ZDNet引用了2020年众多例子中的两个:益百利南非分公司报告数据泄露，影响了2400万客户;智利国家银行(BancoEstado)因遭受勒索软件攻击而被迫关闭了分行。Statista在2020年8月报告称，网络犯罪是美国金融服务业平均年成本最高的。

Jim Pendergast是altLINE它是南方银行公司的一个部门。“我们自己就是一个金融供应商，”彭德加斯特说。“我们的专长是为各行各业的组织提供替代贷款、保理和咨询服务。从供应商的角度来看，我有很多金融服务外包的建议。”

以下是彭德加斯特的金融服务最佳实践建议:

• 澄清你的资料政策:概述数据使用政策，并确保双方都理解。数据隐私和供应商使用是这类合作关系中反复出现的问题。随着越来越多的金融服务公司依赖于外包的基于云的服务，您的组织需要加倍致力于明确的使用和传输策略。否则，如果任何一方对数据管理不当，您都将面临严重的合规风险，更不用说监管后果了。
• 海外外包研究:当你把业务外包到海外时，事情就变得复杂了。虽然我们生活在一个全球化的世界，但数据监管在实现国际标准化方面仍有很长的路要走。您必须了解您的供应商如何操作数据，熟悉供应商所在国家的法规，并了解支持安全数据管理的基础设施。
• 充分利用您购买的服务:审查未开发的服务机会，以避免重复操作。组织经常不能最大限度地利用供应商提供的服务，因此经常执行冗余工作。这两个问题都降低了外包的潜在高净值，而外包是衡量合作伙伴盈利能力的关键成本指标。
• 使用集成的供应商门户:集成的供应商管理门户提供了外包与内部工作的可见性，揭示了差距或重叠。解决了这些问题，你就能最大限度地提高外包的效率和盈利能力。

在金融服务行业中，供应商管理风险通常是相互关联的。对供应商风险管理采取全面的方法，甚至包括将所有风险外包给经过审查和信任的第三方风险管理公司的可能性，可能会使风险管理变得更容易。

外包呼叫中心在20世纪90年代开始流行，因为公司想要降低他们的人力成本。现在依然如此。当今呼叫中心供应商管理最佳实践的重点是保持高质量的客户服务标准和低价格。

在过去的20年里，呼叫中心外包在美国和其他国家迅猛发展。一些国家，如印度和菲律宾，已经围绕这项服务建立了很大一部分经济。麦哲伦解决方案2020年基准研究报告称，全球有115万呼叫中心员工，预计到2022年将达到180万。

呼叫中心的选择和持续管理的最佳做法包括:

• 保证良好的客户体验:随着竞争的加剧，客户忠诚度对任何公司的发展和生存都至关重要。无论您是在国内还是国外进行外包，都要确保检查过去和现在的客户的参考资料，查看代理的流动率，确定代理是专用的还是共享的，并了解您的供应商是否使用可靠的灾难恢复计划来处理中断和停机。
• 研究多种语言服务:许多呼叫中心提供说西班牙语的选项作为其标准服务的一部分，但有些呼叫中心会收取额外费用。一定要核实这些成本。如果你需要多语言服务，因为你有一个国际客户群，找出以下几点:哪些语言或翻译服务是可用的;代理人的经验水平;以及服务附带的费用。
• 需求的透明度:信誉良好的呼叫中心提供透明的定价结构，并有信心提供有价值的服务。信誉良好的公司总是有白皮书、案例研究和网络研讨会供你参考。他们还鼓励现场访问，并让您与客户谈论他们与呼叫中心供应商的体验。
• 设定目标并跟踪质量:作为供应商选择的一部分，分享您的kpi，并询问您的呼叫中心管理联系人他们打算如何满足这些指标。与您的供应商建立每周会议，讨论指标和可能出现的任何挑战。确保您收到动态报告，并能够访问衡量代理性能有效性的工具。
• 衡量事务:在你的审查过程中，问一些相关的问题。确保有专门的经理或团队及时回答你的问题。验证呼叫中心是开放的客户反馈，并愿意作出改变。确定供应商使用哪些通道、门户和工具进行报告。让你的供应商对他们的承诺和时间承诺负责。

最佳的客户服务对你的底线至关重要，因为它可以提高客户忠诚度和客户支出。这也会给你的公司带来正面的口碑。

在美国和国外欧宝体育app官方888，人力资源外包通常用于节省资金，并使内部人力资源专业人员能够专注于战略工作。人力资源外包的最佳实践包括建立一个强有力的业务案例和治理策略。

人力资源外包市场正在蓬勃发展。外包服务包括临时人员配置、背景调查、药物筛选、搬迁服务、薪资功能、指导和培训以及福利管理。Reportlinker的一份2020年市场研究报告估计，全球人力资源外包(HRO)市场规模为328亿美元，美国人力资源外包市场规模为97亿美元欧宝体育app官方888。

管理人力资源外包供应商的最佳实践包括:

• 做一个强有力的商业案例:您的组织应该记录其外包的决定，包括迁移的原因。量化收益应该集中在你通过外包而不是建立一个提供全方位服务的内部人力资源部门所节省的钱(以具体的美元金额计算)上。量化收益也应该关注你的预期投资回报。定性收益应该包括诸如提高员工工作满意度和改进响应时间等指标。
• 制定正式策略:有经利益相关者批准的书面政策和程序。当问题发生时，文档应该清楚地传达解决问题的活动、期望和说明。
• 与潜在供应商面对面会面:在签订合同之前，亲自与供应商见面。同样，为了在整个合同生命周期中促进协作，继续定期举行面对面的会议。
• 定义服务标准:sla应该涵盖服务质量评估指标。将kpi限制在可管理的范围内;找出最重要的;经常复习。呼叫中心应该共享数据，并在约定的时间框架内发送数据。如果供应商没有达到kpi，与他们沟通，确定不足的原因，并制定解决问题的计划。
• 跟踪问题:维护日志，跟踪和描述任何与供应商相关的问题的原因和解决方案。然后确保您的供应商在其组织内共享此信息，以便重置流程并防止未来的问题。
• 检查发票的准确性:许多人力资源外包合同都有复杂的费用结构。确保你的人力资源管理和会计团队审查供应商发票，发现错误并解决差异。

选择一家专注于人力资源的服务公司。专业供应商拥有先进的策略和技术，因此您可以更快地获得结果。

信息技术(IT)供应商管理监督技术采购和实施。IT供应商管理的目标是从IT投资中提取最大的价值和质量，控制性能以消除客户和内部操作中断，并减轻数据和其他风险。

“在IT供应商管理过程中，您想要回答的问题是，‘哪种选项组合符合您组织的需求?以及“就生命周期而言，哪些选项提供了最大的价值或最具成本效益?”’”布洛克戴克建议道。例如，SLA是许多IT解决方案不可或缺的一部分。当解决方案确实包含SLA时，该SLA定义了您与供应商的关系。例如，事件管理流程工作流要求供应商负责通过票据、电子邮件等方式沟通任何中断或事件。供应商必须遵守SLA响应时间。”

在IT供应商管理中，风险是最重要的问题。然而，波耐蒙研究所(Ponemon Institute)最近发布的《全球中小企业网络安全状况》研究发现超过三分之一的中小企业没有针对数据泄露和网络攻击的事件响应计划．该研究还发现，尽管60%的研究参与者在过去12个月里经历过敏感数据丢失或被盗，但这种缺乏准备的情况仍然存在。这种缺乏准备的代价是高昂的，因为它要求企业在遭受攻击后匆忙将系统恢复正常。

因此，准备是IT供应商管理最重要的最佳实践。Blokdyk强调:“确保供应商系统或流程的任何故障不会对组织(或客户)的业务流程或收入流产生重大影响。”

以下是一些额外的最佳做法，以帮助您控制外包资讯科技:

• 制定技术标准:以正式的文档形式记录技术标准，建立统一的技术或工程标准、实践、方法和过程。每个团队成员都应该有权访问该文档，并在将问题提交给经理或客户端团队成员之前参考该文档。
• 指定并维护对合规标准的监督:你需要遵守规定——这意味着你的供应商也需要遵守规定。以下是一些最流行的安全法规:国际标准化组织(ISO)的ISO 9001和ISO 27001;信息及相关技术控制目标;网络安全框架(CSF)、健康保险流通与责任法案(HIPAA)、美国国家标准与技术研究院的NIST 800-53;支付卡行业安全标准委员会(PCI-DSS);《加州消费者隐私法》;纽约在线信托联盟(OTA)盾牌法案;和通用数据保护条例(GDPR)。
• 建立灾难恢复和事件响应计划:你应该有你的计划，你的供应商也应该有。灾难恢复计划可确保在服务中断后业务流程的连续性。事件响应计划可以帮助您在发生安全漏洞时保护敏感数据。
• 培养关系:定期沟通，让供应商了解你的策略，同时你也了解他们的策略。专注于培养长期利益，比如信任和熟悉度。为了短期收益而更换供应商，最终会在长期内付出代价。
• 满足不断变化的业务需求、IT需求和安全需求:当您的IT与您的整体战略计划更加一致时，技术必须能够快速发展。同时，IT必须能够遵守不断变化的业务需求和最新的安全标准。

随着技术继续在许多业务领域占据主导地位，大型组织经常通过创建专门的IT供应商管理办公室来为整个公司提供服务。供应商管理的IT团队成员跟上技术变化的步伐，控制国内外各种复杂的合同，防止技术采购中的重叠，并从IT供应商关系中提取价值。