如何设计一个有效的虚拟活动:专业提示，清单和规划指南

虚拟活动主要有四种类型:网络研讨会、会议、混合活动和外部混合活动。活动包括研讨会、贸易展览、讲习班和教育会议(一次性或重复的课程)、基于故事板的讲故事、筹款活动、小组讨论、专家问答会议或论坛。

每种类型的虚拟事件都需要根据所选择的格式进行不同的规划考虑。

• 研讨会:的梅里亚姆-韦伯斯特词典将网络研讨会定义为“在线直播教育演示，参与的观众可以提交问题和评论。”
• 虚拟会议:这些事件完全在线发生。注册人登录到一个虚拟环境中，就像线下会议一样，他们可以参加预定的会谈和小组讨论，在等候室或分组讨论中与其他注册人聊天，并建立网络，通常需要几天的时间。
• 混合的事件:内部混合活动是现有私人社区(例如工作场所团队或委员会)的虚拟聚会，一些参与者在某个地点面对面会面，另一些人在网上参与。在这种类型的活动中，公司总部的员工可能会聚集在现场，而其他社区的遥远团队则会登录。另一个例子是，领导者或主持人可能从旗舰办公室报告，以提供一种场所或环境感，而所有其他参与者都远程参与。
• 外部混合事件:这些将物理空间或面对面会议与虚拟参与和为公众举办的活动相结合。例如，一个博物馆的筹款活动可能会有工作人员带领虚拟参与者参观展览，轮流在现场的讲台上发言，或者展示和描述在线拍卖中的实物物品。此外，行业组织总部的工作人员可能会举办一个虚拟的快乐时光，以培养组织专业成员之间的社区。

最好的虚拟活动反映了面对面的活动。主持人或司仪决定了参与者的体验。与会者可以提出实时问题，或者带着专家提供的新信息离开会场，围绕共同的兴趣或职业目标形成网络，并获得有关特定领域的及时信息。

成功的虚拟活动需要良好的数字足迹、引人入胜的内容以及对行业或公司的幕后观察。参与者也应该有机会与彼此和活动主持人交流和建立网络。

虚拟事件的常见元素包括:

• 活动网站
• 您鼓励与会者使用的活动社交媒体处理
• 办理入场登记及票务
• 在线活动指南和移动地图
• 为持票人准备的活动前材料，如信件、电子邮件或其他相关材料
• 现场演示内容
• 实时音频/视频馈送
• 公司的幕后参观，文化空间，生产环境，竞选活动
• 专家访谈
• 现场音乐会和表演
• 与一个或多个主题专家进行问答，包括主持人和观众的意见
• 活动参与者的实时投票
• 记笔记或“收藏”或保存幻灯片或幻灯片的能力
• 交互式视频会议
• 反馈调查
• 为那些错过事件或登录晚的人提供回放选项

您可以在虚拟事件之前、期间和之后预期处理这些活动。

活动前

1.建立虚拟事件的目标和目的。
明确你为什么要举办这个活动，你希望达到什么目的。你的品牌或参会者将从这次体验中得到什么?你的营销目标是什么?你的财务目标是什么?该活动是营销费用还是一种收入形式?

2.开发虚拟活动概念。
确定活动的主题和标题。决定你要举办什么类型的活动(网络研讨会、虚拟会议还是混合活动)。如果事件有多个会议或跨越几天，那么确定有助于事件总体任务的子主题。对竞争或同行活动进行市场调查，看看其他人是如何吸引观众的。创建一个愿景板头脑风暴法演讲者，或者期望的结果。

3.确定团队和承包商的角色。
要有效地开展活动，就要为合适的工作找到合适的人才——或者，用项目管理的术语来说，就是找到你的“资源”。欧宝体育app官方888当您迭代事件及其组件时，请记住哪个团队成员(或潜在的承包商)将监督事件的哪些方面。一定要考虑到在活动之前、期间和之后需要完成的相关任务和截止日期。

4.理解并定义你的目标受众。
为了创建一个有效的活动，你需要了解你的听众。你会想要发展出席者的角色S，或您的潜在受众的个人资料。使用这些模板帮助制作人物角色。一定要包括诸如性别认同、年龄、地理区域、行业、职位或管理角色等描述。

• 学习或模仿人物角色的动机:你的活动可以帮助与会者通过进一步教育或接触新产品、新技巧或新项目来解决哪些问题或痛点?ob欧宝娱乐app手机下载与支持或销售团队交谈，收集客户的问题和意见，你可以在活动中解决这些问题。什么样的解决方案或提议从历史上获得了不同角色的最佳回应?如果迎合一个新的角色，研究表明他们的动机是什么?
• 考虑与会者的技术熟练程度:潜在与会者在社交媒体上的熟悉程度和活跃程度如何?他们最有可能使用哪些社交媒体平台?与会者的技术水平如何?他们是否有足够的知识来访问或享受您组织所选择的虚拟平台上的活动的各个方面?

5.制定预算和时间表。
在为事件建立时间轴时，你需要知道它将在何时发生。确定距离事件日期还有多少周或几个月，并向后工作。你可以使用事件时间轴模板规划出需要做什么，什么时候做。

当你为活动制定预算时，看看它的主要收入和支出来源。考虑一下你将如何购买门票。是免费的还是付费的?你们会提供多种门票类型(预售和常规注册，分级访问)吗?你会在活动期间出售商品、产品或服务吗?ob欧宝娱乐app手机下载

在考虑活动费用时，请确保根据估计的参与者数量包括技术成本。确定演讲费用的预算，并聘请活动技术人员来支持你的全职活动人员。你会使用录像或事件记录吗?你需要为营销活动分配哪些资源?不要忘记，即使是虚拟活动也可能产生场地费用，例如公用事业、A/V、保险或与运行或监督这些系统所需的熟练人员相关的费用。一个活动预算模板可以帮助简化流程。

6.定义事件格式。
决定哪种活动形式(研讨会、贸易展、课堂、网络研讨会等)对你的目标最有意义。使用这些信息来确定定价结构。你会以更高的价格提供优质的内容，还是提供增强的信息和网络?

一定要考虑与会者的参与度:活动是否提供等候室、信息或聊天功能、分组讨论室，以及从虚拟“房间”移动到虚拟“房间”的能力?

7.精心制作内容。
你的赛事内容是你与竞争对手赛事的唯一区别。没有实体场所，没有面对面的交流，没有食物和饮料来保持人们的兴趣，高质量的内容是吸引与会者参与和忠诚的主要途径。

你的虚拟活动是提供多个同时进行的活动或演讲，还是先举行一个主演讲，然后按特殊兴趣分组进行分组讨论?您的活动允许与会者提交问题吗?会议将持续多长时间?如果活动中的一个会议很受欢迎或与会者有广泛的问题，你有多大的灵活性?会议之间是否会有休息时间，以便参与者检查工作或其他事项，或者休息会打断流程吗?该活动是否依赖于个人内容的传递，或者演讲者是否也会通过讲义、下载、链接或附属品来支持该活动，从而使传递成为顶级内容?

8.选择一个平台。
如果您已经拥有虚拟事件平台，并计划将其用于新事件，请对解决方案的容量进行故障排除。确定该工具是否提供您希望与参与者共享的事件特性。

如果你选择一个新的或第一次虚拟活动平台，评估它与你公司使用的程序、网络安全问题、功能、it人员技能水平、用于观众参与或数据收集的活动应用程序、聊天机器人等的整合情况。选项可能包括Periscope、Facebook Live、Livestream、YouTube Live、Zoom、GoTo Webinar等程序。

9.选择主持人和其他娱乐项目。
内容为王，内容是由说话者组成的宫廷。你可能需要一个开始和结束活动的首席主持人，在不同的活动环节出现的专业演讲者，主题专家(他们可能需要一个面试官或主持人来从他们的唇边吐智慧)，具有领域专业知识的工作人员，小组主持人，娱乐(DJ，乐队，艺术家)等等。

您可能想要展示准备好的内容，例如幻灯片(用于网络研讨会)，预录制的视频或故事板，推荐或广告活动或操作视频。决定哪些内容最好是现场呈现，而不是预先录制。如果使用这两种类型的内容，强调现场内容作为活动的焦点，并将录制的内容作为支持或背景材料，或扩展参与者现场体验知识的媒体。

10.选择一个活动场地。
对于混合事件，您将从特定的物理位置呈现部分内容，您需要仔细选择该位置。无论活动是在办公空间、礼堂还是家庭办公室举行，都要考虑自然采光和声学在一天中不同时间对现场演示的影响。考虑一下你是否需要灯光或声音增强。

考虑演讲者是否需要舞台、讲台、麦克风或摄像机(除了家用电脑提供的视频功能外)。如果演讲者在会场走动，他们是否需要无绳麦克风?活动技术人员是否需要在地板上标记出演讲者可以站在理想光线下的位置，或者在哪里观看展示的设备最好?

11.确定您的AV/生产和技术需求。ob欧宝娱乐app手机下载
事先考虑所有的技术问题，比如如何记录会议，注册者如何参加现场会议，以及他们是否或如何在以后重播该事件。决定是否所有的演讲者都将现场发言，或者是否将预先录制的视频和音频与现场演讲(可能通过主持人或主持人)混合在一起。

12.选择一个时间和日期。
活动的目标和受众会影响一周中的哪一天(或几天)和时间是理想的。一个非营利性的筹款活动，通常在下下班时间或周末晚上面对面举行，可以转变为占用相同时间的虚拟活动。参加在线课程以获得职业发展可能会在下班后或在工作日的晚餐时间进行。公司活动和会议通常在周中举行。周三是最受欢迎的一天，其次是周二数据来自Promoleaf。

在计划活动时，要考虑目标受众的时区和时差。此外，要考虑活动的总体长度。一些指导建议，90分钟是参与者想要花在网上的最大时间。在Markletic调查的活动参与者中，近三分之二(63%)的人更喜欢时长为60到90分钟的在线活动。

莫娜棉花专业会议管理协会(PCMA)首席商务官(Chief Business Officer)表示，一些会议组织者将通常紧凑的面对面会议日程安排延长了数周。通过这种方式，活动参与者可以继续他们正常的工作生活，但可以在一天中的一部分时间里关注活动内容。根据数据显示，会议组织者可能希望每天安排的活动内容不超过4小时Bizbash。

不要忘记在您喜欢的活动时间检查冲突事件。选举之夜、黑色星期五、重大体育比赛、颁奖典礼、银行假期或其他非官方或不太主流的假期可能会影响投票率或对事件的兴趣。选择备份日期，并检查是否有必要的资源可用。欧宝体育app官方888此外，设置一个截止注册时间或日期，这样你就可以收集一个可靠的与会者名单，并根据预期的投票率来扩展技术。

13.营销你的活动。
最终确定演讲者的个人简介、博客和视频日志，并考虑一次发布一个或几个嘉宾名单，或者作为促销活动的一部分宣布特别嘉宾。计划社交媒体营销(Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat)，并利用你对与会者角色的了解来通知付费营销工作。发送时事通讯或电子邮件宣传活动。它还有助于提供教程视频或登录页面，说明如何注册活动的直播流。最后，创建一个事件标签，并在交流中经常使用它。

通过使用Smartsheet作为工具来跟踪所有这些方面活动管理和策划平台。

活动期间

1.组织参与者成双或小组，以获得更多的互动体验。
考虑让与会者每五到七分钟回复一次或采取一次行动，以保持他们的参与度。《哈佛商业评论》报告说，使用“5分钟规则“围绕参与”可以防止与会者退回到仅仅是旁观者的身份。当参与者参与进来时，向他们表示感谢。

2.与供应商和团队成员核对。
在活动期间联系供应商和队友，确保他们的设备工作正常，他们需要的东西都有。在这一点上，他们也可以提供反馈，告诉与会者在活动中什么是有益的。

3.查看事件标签以获得即时反馈(并尽可能多地转发)。
活动团队可能希望指派一名工作人员或志愿者在活动期间监视活动标签。

4.查看会议参与者可以实时发布问题或回答的渠道(聊天、即时通讯、社交媒体)。
根据事件的性质，这些输入可以改变小组讨论的进程或主题专家的问答环节。

5.对出现的任何问题进行故障排除。
在幕后，活动组织者应该就声音、流媒体或其他影响成功的问题保持沟通。确保组织者能够告知参与者支持人员正在努力解决问题。一个简短的信息，如“我们正在调整声音”或“我们正在制作幻灯片”，可以最大限度地减少干扰和注意力的丧失。

6.当事件发生时流式传输。
一些活动平台包括预先安排的流媒体选项。您可以选择广播到其他社交媒体帐户，以收集问题，反馈，请求或其他输入，您可以在活动中与演示者分享。这些平台包括:

• Facebook Live
• Instagram生活
• Reddit
• 松弛
• Snapchat

事后

1.整合与会者的反馈。
活动平台提供收集数据的应用程序。你也可以使用在线调查来询问参与者他们最喜欢的方面，以及什么吸引了他们的兴趣，什么让他们想要更多。哪些演讲者激励或吸引了他们?在一个多层面的活动中，哪些活动最吸引人、最吸引人、最吸引人?

2.进行尸检。
与团队和承包商进行汇报，以确定在观众参与、技术平台和能力、活动团队沟通和协调、节制或观众管理等方面哪些进展顺利，哪些进展不顺利。回顾事件目标并确定您是否实现了部分目标、全部目标还是没有实现。阅读我们的事后指南以了解更多有关实践，以及找到有用的工具和建议。

3.从事件中收集数据或反馈。
在事件发生前、发生中、发生后，请收集以下信息:

• 最终参加人数(以及他们报名的日期或注册截止日期有多近，以及有多少注册人没有参加)
• 与会者人口统计(年龄、性别、种族、管理级别、地理)
• 个别会议注册或参与
• 电子邮件的回弹率、打开率和点击率
• 事后调查结果
• 参与接触点，如有多少线索，销售，邮件列表注册，或其他参与产生的事件或事件后续
• 注册人对购买产品或服务的兴趣、活动参与者可获得的特别优惠等。ob欧宝娱乐app手机下载
• 会话评分和反馈
• 社交媒体参与度和影响力

4.平衡预算。
将实际预算结果与计划预算进行比较，寻找效率和超支情况。计算活动的投资回报率(ROI)，考虑直接收入、归属收入、归属销售渠道、品牌效益、知识交换以及与您的组织相关的其他指标。活动的预算是超出预算还是低于预算?活动的哪些方面导致了财务上的成功或失败?

5.与赞助商共享活动数据。
为了与赞助协议保持一致，提供有关与会者参与程度、对会议的兴趣以及(如果在研究中被问及)对赞助内容或赞助商品牌的参与的数据。

6.感谢的人。
感谢赞助商、捐赠者、参与者、媒体合作伙伴、演示者和为活动做出贡献的供应商。利用这个机会收集利益相关者的反馈。

7.标记相关数据点。
从事件投票或调查中提取重要或令人惊讶的数据，用于未来的沟通或与事件参与者作为事件的增值内容。

8.跟进。
在活动结束后立即进行销售和其他客户互动和询问。无论是结束销售、签署会员或注册、营销订阅、收集捐款，还是简单地确定早期的线索，都要在事件记忆临近时罢工。

这份清单为你在活动前12周、8周或4周内需要完成的任务提供了基于时间的指导。使用它来确保没有任何遗漏，并确保在重要的虚拟日子之前完成所有工作。

下载虚拟活动策划清单

贸易出版事件管理器本文概述了随着虚拟活动制作的增加而可能出现的四种新工作角色，在这些职位上雇佣或签约一名专业人员可能会进一步丰富公司的虚拟活动平台选择或能力。ob欧宝娱乐app手机下载这些角色包括:

• 事件的技术:帮助选择供应商和活动平台，并确定其是否能够实现活动目标的专业人士。
• 虚拟事件技术支持:聘请专业人员在公司内部或通过虚拟事件平台公司远程协助进行实时事件故障排除。
• 虚拟活动制作专家和/或技术制ob欧宝娱乐app手机下载作人:管理事件容量、运行测试和其他容量问题的计划。
• 虚拟主持人:活动主持人，可以管理活动主舞台上的输入，也可以通过其他渠道，如社交媒体或活动平台聊天空间，或来自活动组织者的实时输入。

凡妮莎·理查森，非营利新闻网络活动总监卡尔很重要她于2020年1月下旬上任，就在几周前，她所在的州和其他州的州长由于与大流行相关的公共卫生风险而禁止公共集会。从那以后，她参加了一个速成班，学习如何从现场活动转向虚拟活动——有时为虚拟平台翻译线下活动，有时从零开始创建新的数字活动。

Cal Matters活动是免费的，旨在激励公民教育和参与，告知公民他们可能投票或在给立法者的信中讨论的问题，或他们的报纸给编辑的信，或者他们可能在餐桌上或政治集会上讨论的问题。她说，确保这些活动(其中一些是由拨款支持的)吸引并吸引大量观众是很重要的。

她说:“随着情况的变化，一个资助组织支持一个关于未来工作的小组，要求我们修改一份活动提案。”“但他们并不太关心这个活动是现场直播还是面对面还是虚拟的。”

她知道，在现场活动中，参与者可能会在活动结束后留下来喝酒，了解更多关于该品牌项目的信息。寻找其他的虚拟方式将人们聚集在一起变得很重要。

她解释说:“我们希望确保在活动结束后，人们的参与度能持续下去。”她指出，她的组织已经联系了包括社区基金会和社区服务组织在内的合作伙伴，以帮助吸引特定当地社区的观众。

Cal Matters保持观众参与的一种方法是迅速向小组成员或主题专家提问。理查森说:“我们会尝试马上回答听众的问题。”他指出，对于一个一小时的活动，这意味着听众的问题在会议开始20分钟或不超过30分钟。

她补充说，该组织的观众参与经理会为会议主持人策划问题，让他们与小组成员分享，有时还会在一个私人的内部Slack频道上快速讨论这些问题。通过这种方式，后台工作人员可以回应观众的关注，并向小组成员提出简洁的问题。

理查森说，活动有时确实会超时，尤其是在观众参与的情况下，但她告诉演讲者要计划60分钟，如果参与顺利，可能会多计划15分钟。Cal Matters正在考虑在活动结束时增加15分钟的分组讨论室选项，类似于活动结束后可能发生的线下交流。

她补充道:“如果用户开始离开我们的平台，我们就知道他们完蛋了。“变焦疲劳是真实存在的。我们正在考虑使用更多的工具，如民意调查或让人们提前提交问题，以保持我们的观众参与。”

除了CalMatters在活动期间使用的措施，以及通过保留员工的受众参与度，许多活动组织者还实施了游戏化来支持参与度。企业对企业营销人员Markletic指出，活动平台上的琐事、宾果游戏或寻宝游戏可以提高参与度。

活动结束后，参与可以继续。Visit Dallas鼓励活动负责人——无论活动是虚拟的还是面对面的——发送一封感谢电子邮件，活动后调查，或活动后对活动中出现的关键话题的问答，以及为活动参与者提供登录页面或其他可访问的资源。欧宝体育app官方888

由于种种原因，大型和小型活动都必须从面对面转向虚拟。公共卫生危机、交通或基础设施问题、场地紧急情况、自然灾害和其他问题都可能阻碍最好的现场活动计划。

虚拟活动与现场活动有一些共同之处(时间限制的聚会，重要的是要发布内容)，也有一些不同之处(少了“摩擦”，参与者最终希望“注销”)。但由于公众集会的限制持续存在，越来越多的公司——以及教育、艺术和文化组织——正在举办此类活动。

活动策划者越来越多地将虚拟元素融入到现场活动中，但也需要制定应急计划(或B计划)作为“枢纽计划”。如果你已经开始为现场活动制定计划，但需要调整，可以使用以下清单。

通知利益相关者

• 通知现有注册人有关活动交付的变更。
• 通知赞助商活动交付方面的变化，并讨论如何交付赞助商期望的结果(例如，调整衡量受众参与度或收集受众数据的指标)。
• 根据活动调整赞助商对可见度或客户名单的期望，并收集赞助商的反馈或输入。
• 利用赞助商和合作伙伴提供特别的活动前礼品或款待。一些现场活动(尤其是筹款活动)与餐饮公司或餐厅合作，提供食品和葡萄酒篮子，活动参与者可以购买，销售的一部分将用于非营利组织的事业。对于其他类型的活动，计划为试用提供商品或优惠券代码的赞助商可以在线或通过蜗牛邮件重新发布他们的报价。

重塑定价和商业模式

• 哪些沉没成本是可退还的?哪些成本是无法收回的(已支付的标牌、设施租金、餐饮押金、影音、预先安排的广告等)?
• 你会给面对面活动的参与者全额或部分退款的选择吗?
• 你必须卖出多少注册或门票才能使活动盈利?
• 通过虚拟活动，您可以针对哪些地区和哪些新的参与者进行活动营销?
• 扩大的受众如何带来不同的收益组合?

沟通

• 更新或更改所有现有的通信(社交媒体，网站登陆页面，电子邮件)关于虚拟性质的事件。
• 针对虚拟活动开展新的营销活动。
• 为虚拟活动创建新的票务结构并更新票务平台。
• 启动新的沟通努力(公关，社交媒体)，让你切换到虚拟状态。
• 制定沟通计划，使注册者了解活动平台及其运作方式，以及他们何时以及如何参与平台。
• 开发教程或登陆页面，说明在线活动如何复制活动的离线方面(例如，分组讨论室与欢乐时光)。
• 提供一个关于人们如何参加虚拟活动的详细指南。他们是否需要提前完成某些购买、请求或选择?是否建议他们在活动开始前10分钟或30分钟登录以熟悉平台?节目的运作是什么?

导入你的品牌

• 无论您使用哪种平台，您都希望使用准确的字体、颜色和设计将您和您的赞助商公司的徽标和颜色带入环境。向市场部门咨询合适的品牌风格。
• 考虑活动或公司的外观和感觉，并找到巧妙的方法来强化演讲者或图形-例如员工穿着公司颜色或公司徽标的服装或配饰，或者使用公司校园或城市天际线的可下载背景。

物流检查

• 与主持人、小组成员、演示者和工作人员核实在线可用性。
• 选择一个在线活动平台。
• 指定一名在线参与人员或承包商，在活动前和活动期间帮助制定参与策略:人们会在家中收到活动期间使用的材料或食物/饮料或其他物品吗?与会者能够建立网络吗?

技术检查

• 在办公室创建一个简单的布景设计，或者为扬声器使用虚拟背景。
• 测试每个演讲者的广播环境(家庭办公室，工作办公室)，以确保光线，声音和其他视觉提示在虚拟活动平台上工作，并且演讲者知道如何在平台上发表他们的演讲，幻灯片等。
• 与主持人和工作人员一起对活动进行试运行，以确保声音、灯光、活动流程和活动的其他方面能够转换到在线媒体上。
• 确保从各种设备(台式机、笔记本电脑、移动设备)查看测试运行事件，并检查内容是否可翻译为所有媒体。
• 在活动人员之间建立一个内部沟通流程(聊天或消息应用程序等)，以便实时输入事件，例如观众的问题将通过主持人引导到演讲者那里以获得他们的答案。

数据收集

• 明确哪些活动信息是保密的，哪些信息将与赞助商分享。
• 在虚拟环境中(与现场活动相比)，音乐和其他权利可能在不同的法律下运作。
• 邀请听众提供数据(观点、经验、联系方式)。
• 向注册人、赞助商和演讲者澄清，是否将记录部分或全部事件以备将来使用。
• 设计投票、调查和互动参与工具，让观众参与到活动内容中来。在活动期间和之后，与赞助商、观众和演讲者分享结果。