如何分析工作流程以提高效率

这个词工作流程分析是指对项目管理工作流程的审核和优化。公司使用工作流分析来识别战略中的错误，并突出过时的、低效的或浪费的流程。

“工作流分析帮助我观察并提高了整个团队的效率，”他说史蒂夫Anevski他是Upshift的首席执行官兼联合创始人。“这种分析使我能够更有效地与员工交流，并做出明智的决定。”

工作流分析需要几个关键元素才能成功。首先，确定有问题的工作流，并收集关于它们的数据。保持公正。注意完成所需的时间、完成百分比和每个步骤的操作成本。

• 规划好步骤:列出完成工作流程从头到尾所需的每个步骤。考虑创建一个可视化的、分支的决策树，以更容易地可视化流程。
• 估算完成每一步所需的时间:评估你完成任务所需要的时间，并将其与每项任务实际花费的时间进行比较。如果这些信息是不可用的，那么在将来开始记录它可能是一个好主意。
• 确定每一步的成本:计算每个工序的成本，包括材料和人工。与任务的价值相比，成本是否过高?
• 消除冗余:删除过程中任何不能让你更接近目标的步骤，或者不必要地重复其他步骤的步骤。
• 简化工作流程:如果可能的话，自动化部分工作流程。有关工作流自动化的更多信息，请阅读我们的工作流数字化指南。

分析工作流有五个步骤。首先，确定有问题的工作流，然后收集关于它们的数据。接下来，检查数据，然后对问题区域进行更改。最后，创建一个计划，根据需要管理和调整这些工作流。

定期的工作流程分析可以帮助您的组织更明智地使用时间，节省资金，并提高员工的士气。我们概述了一些主要的好处如下:

• 捕获冗余进程:定期的工作流分析可以帮助您识别和处理重复或过时的流程。精简或消除这些流程可以对您的日常运营产生重大的积极影响。
• 减少时间浪费:更高效的工作流程意味着员工的时间更有成效。ob欧宝娱乐app手机下载这会让你在实现目标上花费更多的时间。
• 省钱:效率更高的员工意味着花在相同任务上的劳动时间更少。更高效的工作流程还可以节省办公用品的费用，比如纸张和打印机墨水。
  
  “通过观察工作流程的每个部分并从头到尾观察一切，您可能很容易发现可以自动化或无纸化的阶段。在应用通过分析发现的修改后，你最终会获得更高的效率和更多的利润，”解释说安布鲁尔他是VIP to Go的CEO。
• 提高士气:员工希望自己的时间有价值。当人们能够高效地完成任务时，士气就会提高。ob欧宝娱乐app手机下载“我们从工作流程分析中收集的数据帮助我做出明智的决定，从而为员工分配更有意义的任务。ob欧宝娱乐app手机下载高效能让每个人都投入其中，这样他们就能为团队创造更大的价值。”
• 提高整体效率:所有前面的好处都增加了您的团队和业务的整体效率。当您建立最佳的工作流实践时，在未来分析和最大化您的工作流效率将变得更加容易。

工作流分析是一个关键的过程。从建立自己的基础，到保持中立，再到让你的团队参与进来，我们在下面搜集了一些保持最佳实践的专家建议。

• 建立在你已经拥有的基础上:大多数企业都有适当的工作流，即使他们没有正式记录它们。在分析和更新您的工作流时，请在已有的工作流程的基础上进行构建。
  
  “仅仅因为工作流存在问题，并不意味着你必须从头开始，”鲍曼解释道。“把你的工作流程分解成可消化的部分，然后分析这些部分。不要把孩子和洗澡水一起倒掉。”
• 保持中立:更改可能是困难的，特别是当您参与创建一个不再像以前那样优化的工作流时。
  
  布劳尔指出:“说服个人做新事情可能很难，尤其是当需要他们改变当前行为的时候。”在分析你的工作流程时，把情绪和偏见排除在外是很重要的。如果您的分析团队难以保持中立，那么聘请第三方顾问来帮助您完成整个过程可能是值得的。
• 使用软件解决方案:存在许多软件工具来辅助工作流分析。考虑使用工作流引擎让你的业务顺利进行。
• 视觉化:
  
  当将复杂的工作流可视化时，可以更容易地概念化。切尔西科恩sostocking的联合创始人，她解释了她的组织如何利用可视化工作流策略:“我们从看板系统开始。看板是工作流分析中最直接的方法之一，因为它将整个项目简化为一个可视化的板。您可以将主要任务分类到单独的列中，并让团队成员在履行职责时实时签名。这使得你可以更容易地确定你的工作流程开始滞后的点，这样你就可以更快地解决这些问题。”
  
  了解更多如何建立看板．
• 跟踪时间和成本:工作流分析的最终目标是节省公司的时间和金钱，所以要确保跟踪完成工作流所需的人工成本和平均时间。有了这些数据，您可以跟踪改进，识别减速，并在它们成为问题之前解决它们。
• 按期分析:留出时间检查你的工作流程。您可能会发现，每个月花几个小时做基本的分析可以在将来为您节省更多的时间。“没有一个完美的时间来执行工作流分析。早起的鸟儿有虫吃。定期的流程审查有助于在问题花费你的时间和金钱之前发现问题，”科恩说。
• 咨询团队:从使用你的工作流程的人那里获得输入。“如果你真的想弄清楚你的工作流程出了什么问题，那就从真正的用户那里获得反馈，”Breuer建议道。日常用户比任何人都更清楚你的细分市场是否过时或低效。
• 更改:不要简单地收集数据——修正错误。一旦你发现了低效率，就要做出必要的改变来减少或消除它们。工作流分析的目标不仅仅是数据收集:它是关于使用这些数据来驱动有意义的变化。

想知道纠正工作流分析在现实世界中是什么样子的吗?我们收集了一些常见的工作流问题的例子，以及如何通过及时的分析来纠正它们:

• 劳动配置效率低下:许多企业从小规模开始，迅速扩张，这可能会导致问题随着公司的发展而成倍放大。假设有一家小公司，一开始只有六名员工，所有人都在纸质考勤卡上记录他们的时间。经理收集卡片并将纸质记录输入电子表格。经理将电子表格发送给会计，由会计决定所有员工的税收和工资，然后生成并分发纸质支票。
  
  五年后，这家公司雇佣了35名员工，但仍然使用人工时间跟踪和会计工作流程。员工们花同样多的时间来记录他们的工作时间，但收入较高的会计和经理们现在每天花相当多的时间来完成那些可以通过软件轻松实现自动化的任务。
  
  解决方案:当一个公司很小的时候，节省时间的软件的成本似乎令人望而却步。通过实现时间跟踪打卡时钟和工资软件来改进这些工作流程，该公司将节省数千个工时和通常用于处理工资的美元。
• 办公室设计:即使是办公室的布局和设备也会导致时间和金钱的浪费。考虑一个为数十名员工设置的办公室，只有一个打印站。对于坐在离打印机较远的房间或楼层的员工来说，包括打印文件在内的工作流程将需要更多时间才能完成。更多的员工使用每台打印机可能会导致等待时间的备份，并增加打印机维护成本。同样，公司刚成立时购买的廉价喷墨打印机的效率也比不上考虑到更高使用率而购买的激光打印机。
  
  解决方案:最大限度地提高工作流程效率的一种方法是提高员工在办公室周围的物理运动效率。确保办公用品和打印位置尽可能集中，或者理想情况下，在办公室周围分布多个位置和库存。确保设备得到良好的维护和更新;从长远来看，把钱花在维护和升级上可以节省紧急维修的成本。您可能还会发现，不再需要打印多种文档，而是在仪表板中显示报告或将它们存储在可访问的云驱动器中，从而成倍地简化了工作流程。
• 不必要的报告:当引入新的工作流程时，许多公司也倾向于创建新的报告方法。想象一下，一家零售公司开了第二家店。由于高级管理人员不能同时出现在两个地方，他们为员工实施了每日状态报告工作流，以便及时了解重要的商店事件。
  
  随着时间的推移，公司开设了更多的分店，经理们发现大多数日子都是例行公事，平淡无奇。经理们不再每天阅读报告，因为报告要花时间去梳理，其中有用的信息很少。随着越来越多的商店开张，越来越多的员工花更多的时间写很少有人阅读的日常报告。当事件确实发生时，管理人员甚至可能需要花时间在报告文件夹中费力地查找到底发生了什么。
  
  解决方案:随着公司的发展，通过检查来改进这些工作流程。对于每一家新店，公司都应该考虑收集什么样的数据是真正有用的。报告可以减少范围或频率，或重新结构以排除不相关的部分。您还可以考虑建立一个只报告情境异常值的系统，以便更容易识别并产生更大的影响。

工作流分析提供了对公司运营的洞察，可以帮助您节省资金，提高员工士气，并更有效地运营。定期分析您的工作流是通知日常流程更改并确保其顺利运行的最佳方法。

Bowman解释了实施工作流分析是如何帮助他节省公司时间的:“工作流分析对于帮助我们更有效地运营至关重要，因为它告诉我们瓶颈存在于哪里，以及我们的工作流有多落后。我们构建了工作流来捕获异常。当事情不完美时，每个步骤本质上都是不合格的。我们的尝试中只有8%会产生问题，但我们每次都将它们发送到解决问题的工作流程中。通过分析我们的工作流程，我们意识到这种方法浪费了大量的资源。欧宝体育app官方888然后，我们创建了一个工作流，其中实例被视为成功，直到它们碰到绊网，然后我们相应地处理它们。更少的实例需要更少的眼球，这大大提高了我们的效率。”

定期的工作流分析对于在小的低效问题变得更大更复杂之前发现它们是至关重要的。如果你不花时间积极主动，工作流问题会随着时间的推移而累积，在你意识到之前就会赶上你。最好的防御是良好的进攻——尽早识别和解决工作流问题。

工作流分析对所有业务都是至关重要的，但是在过渡到远程工作时需要特别考虑。我们概述了一些最好的专家建议，从适应新的沟通风格到改变创建工作流程的方法。

• 改变心态:远程环境的工作流分析不应该是返回办公室的权宜之计。从总体上考虑效率，并整合对两个环境都有意义的工作流。
  
  “在我们向远程工作过渡的过程中，工作流分析是必不可少的，”Fata说。“我们的许多流程都是从办公室环境移植过来的，没有真正考虑过。工作流分析帮助我们从一家从事远程工作的公司转变为一家面向远程工作的公司。”
• 采用异步通信:远程工作提供了沟通的灵活性，特别是在与来自不同时区的人合作时。拥抱使用异步通信，并考虑根据日期而不是每天的时间来设置最后期限和提醒。
  
  “当我们转向远程工作时，沟通变得简单多了。我们转向了异步通信，这有助于我们在工作中腾出更多的时间。员工不需要等经理离开会议，只要留下一份备忘录，详细说明任何重要的信息。DesignBro．
• 将流程应用到更大的组:对于许多公司来说，在远程环境中，入职过程变得简单得多。入职团队可以更大，而且是跨部门的。一名HR员工可以主持数十名新员工的视频会议。新员工可以按照自己的节奏进行培训和填写所需的表格，这些文件可以很容易地提交和批准，这为新员工和HR节省了时间。
  
  “通过远程工作模式，新员工的入职和培训过程变得简单多了。这个过程已经自动化了，这使得人力资源专业人员可以更专注于战略任务。通过使用不同的入职工具，传统的流程已经被颠覆了。”“我不确定我们还能不能回去。”
• 考虑责任:在远程环境中，有些事情变得更加困难，比如确保员工投入时间。您可能需要创建新的流程来维护时间跟踪中的责任。“员工的工作时间是我们公司很难解决的一个问题，”Anevski说。“我们经常注意到，员工在纸上加班，但实际上在各自的项目上没有取得任何进展。他们假装在项目上工作到很晚，这样早上就能多睡几个小时。”
• 使用软件:许多过去是快速口头检查的任务可以变成快速单选按钮检查。Paul Sherman，公司的首席营销官橄榄他解释了他们是如何轻松完成转型的。“当我们在办公室时，我们习惯于口头确认任务和项目——给同事打个电话，或者直接走到他们的办公室，得到口头的‘OK’。我们不再这样做了。当我们在项目中达到一个里程碑时，我们只需在我们的项目管理软件中标记它，相关方就会收到关于它的通知。这是一个微妙的变化，但却是一个有用的变化。”
• 考虑技术能力:在远程环境中创建新工作流时，考虑员工的技术能力尤为重要。花点时间培训他们使用你所使用的软件，记住你不太懂技术的员工可能需要更长的时间来学习。
  
  “在为远程工作改变工作流程时，你需要考虑员工的技术素养。当然，远程工作流程包含的软件程序比你在办公室里要多得多，这意味着每个人都需要在如何使用它们的问题上达成一致。安排半天，甚至一整天的时间来训练你的团队如何使用这些工具，”Sherman建议道。“相信我，这将为你节省很多时间和精力。”
• 保持灵活性:让你的员工在他们的个人工作流程中有一些发言权，并相信他们能提出一个既适合他们自己又适合公司的时间表。
  
  的联合创始人Teresha AirdOffices.net她描述了她的公司和员工是如何进行远程转型的:“很明显，从一开始，提供远程工作的选择就会导致一些员工最初难以平衡工作承诺与家庭或家中其他分心的事情。然而，我们相信，随着员工和团队找到理想的远程工作流程，并采用新的习惯来保持生产力，这些早期的挣扎将很快得到修正。ob欧宝娱乐app手机下载事实证明，这是正确的，因为许多员工报告说，为了确定在远程环境中完成任务的最佳顺序，他们不得不试验他们的工作流程。许多员工在远程办公时也稍微改变了他们的日程安排，午休时间或早或晚，上班时间也稍早，因为不需要通勤。”

工作流分析的好处在短期和长期都有。从提高生产力到节省资金和留住员工ob欧宝娱乐app手机下载，我们列出了以下主要优势:

• 保持一个更高效的工作场所:定期的工作流程分析有助于建立效率文化。通过在必要时定期回顾和修改工作流程，员工会习惯于采用有利于组织的新实践。
• 随着流程的发展精简工作流程:随着一家公司的成长，它的流程也必须如此。你不需要分解工作流程来改进它们——很多时候技术或人员的小变化也需要对工作流程进行调整。
• 提高生产力:ob欧宝娱乐app手机下载简化工作流程可以减少浪费的时间。你的工作流程越高效，你的员工就有越多的时间来提高效率。ob欧宝娱乐app手机下载
• 省钱:你花在支付员工完成冗余或低效工作流程上的时间越少，你就能省下越多的钱。从长远来看，你也可以通过更新日常工作流程中使用的软件和设备来省钱。
• 提高员工保留率:那些觉得自己的贡献很重要的员工会更满足，也更有可能相信公司重视他们的时间。相比士气低落的公司，员工往往会在让他们开心的公司呆得更久。

项目管理关心把一个项目成功地完成。工作流分析通过确保团队在项目完成的每一步上都采取最有效的路线来帮助这个过程。

一个成功的项目经理可以帮助识别低效的工作流程，并在可能的情况下提出建议和改变。对于那些不是每天都在工作的人来说，低效的工作流程是很难精确定位的，因此项目经理必须密切关注可以改进的流程。这种主动的工作流分析方法可以帮助整个组织实现增量的积极变化。

为您的业务选择正确的软件工具是一种权衡您的需求和可用产品的练习。我们向专家询问了一些重要的考虑因素，从与现有系统集成到自动化常见任务。

鲍曼解释说:“我们的经营理念是人、流程和技术。“工作流，本质上是您的流程，是关键的组件。但是，即使您拥有最好的人员和最新的技术，您的业务仍然可能因错误的流程或工作流而失败。有了正确的人员和正确的、运行顺畅的工作流程，应用正确的技术可以极大地简化您的工作。只要有合适的人员和工作流程，技术就能让你的企业扩大规模。”

• 易用性:选择易于学习的工作流分析工具。确保您选择的工具还能提供良好的技术支持。
  
  由于工作流是业务流程的关键部分，管理工作流的软件必须易于使用。这包括用户界面(UI/UX)、对多平台(Windows/Mac)、设备(桌面还是移动)的支持，别忘了容易获得支持，因为我们时不时都需要软件支持。”
• 低代码vs.无代码:考虑你的团队的能力和他们编写自己工作流程的能力。许多现代的解决方案都包括使用内置模板创建工作流的无代码技术，这些模板对普通用户来说更容易访问。
  
  “在你的团队中，并不是每个人都有管理复杂工作流程的技术专长，”Anevski说。“分析工具应该是用户友好的，这样团队中的每个人都可以成为过程的一部分。应该像A-B-C一样简单。”
• 历史的变化:考虑一种帮助保存和跟踪ob欧宝娱乐app手机下载历史使用数据的产品。比较你现在和以前的工作流程，看看你已经走了多远。
  
  “我一直在寻找的功能是跟踪历史表现，特别是如果你可以按月、按天或按天进行分析。这可以帮助你根据过去的表现来衡量你的进步，并确定效率周期——你的工作流程在一年或一周内的变化方式，”法塔建议。
• 成本:选择你能负担得起的最好的工作流分析系统。不要忘记衡量提高效率可能带来的节省成本的机会。
• 可扩展性:选择一个可以随公司发展而变化的系统。它还应该是动态的和可定制的，以确保您可以在多种情况下使用它。
  
  “可扩展性因素将允许你适应、改变和发展，而不需要改变软件包或平台，”Bowman解释道。
• 自动化:从长远来看，自动化您的工作流可以节省您的时间和金钱，所以请考虑支持它的平台。“工作流的自动化可以帮助你达到生产力的顶峰。ob欧宝娱乐app手机下载你的报告系统应该允许你管理流程完成前的每一个步骤，”Anevski说。
• 应用集成:您的工作流分析工具应该与您已经使用的程序很好地集成。许多工作流引擎为流行的群聊和云存储程序提供支持。Breuer解释说，虽然集成过去是一个“最好拥有”的特性，但大多数组织现在都认为它是一个需求。工作流并不是彼此独立工作的，所以所有事情都无缝地流动是很重要的。
• 基于角色访问:许多工作流工具允许访问基于用户角色的查看或编辑工作流。考虑使用这些系统来授权您的经理为他们的团队创建和管理他们自己的工作流，并指定谁可以查看和更改它们。Breuer建议团队在工作流管理系统中使用分层访问来控制每个用户看到的内容，以保护敏感信息的安全性。

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