工作负载管理基本指南

工作负载管理指的是将工作分配给一个团队，使其能够最大限度地发挥其技能和能力，并使其实现最佳性能并产生最高质量的可交付成果。

通过严格的工作量管理，员工对自己的能力有了信心，在工作中获得了更多的乐趣，工作效率和生产力也越来越高。ob欧宝娱乐app手机下载

Debbie Rosemont是一名生产力ob欧宝娱乐app手机下载顾问和认证的专业组织者简单地放置这是一家商业咨询公司。她将工作量管理定义为“建立系统，确保团队或个人高效、有效地完成优先工作。”系统帮助人们把工作做到最好，得到最好的结果。”

Andrew Stellman，开发人员、架构师、敏捷教练六次成为O'Reilly的作家，将工作负载连接到工作流。他解释说:“从敏捷的角度来看，工作量管理不是试图计算出每个团队成员要承担多少工作，而是更多地了解整个项目的工作流程。”一个有效的敏捷团队是自组织的，这意味着团队成员在最后负责的时刻根据积压的工作分配给自己。这与更传统的模式不同，在传统模式中，项目经理决定如何将工作分配给团队成员。”

根据Stellman的说法，自我分配工作和改进工作流程的美妙之处在于，它缓解了因等待决策、审批和依赖而产生的间歇性过度工作和懒惰。

无论你如何实践，良好的工作量管理对每个人都是双赢的——培养压力更小、更快乐、更健康的员工，更快乐的客户，以及更好的底线。

在当今这个永远在线的社会，客户和公司对服务的要求很高。高质量服务的关键基础是工作负载管理。管理工作量的技术可以为项目和团队领导以及员工服务。以下是主要的工作负载管理技术:

• 确定团队任务和团队能力:列出你的团队必须完成的所有项目、任务和流程。从最难到最简单整理你的清单。工作管理平台通过可视化和明确范围以及保存过去活动的记录来促进这一过程。你只能管理你所知道的和能看到的。为了实现这一步，您必须首先实现以下目标:
  
  • 了解项目和任务的里程碑和时间表。了解任务的持续时间和截止日期。
  • 把更大的努力分解成任务。考虑使用工作分解结构这将详细说明每个工作所需的最小工作组件的工作包。
  • 计算出团队的带宽，考虑当前项目和对新项目的期望。
  • 确定任何紧急或优先的工作。
• 分配资源:欧宝体育app官方888优先或专门分配优先级的工作。当这个完成后，你可以分配剩下的。此外，首先分配最难的任务，以确保你有足够的时间来完成它们，并确保你的团队在处理这些艰巨的任务时充满活力。使用日历或时间轴来标记任务的开始和结束日期——这样做可以帮助你识别过度投入的团队成员和冲突的截止日期。为了实现这个技巧，你必须做到以下几点:
  
  • 分配工作的一个最重要的方面是了解谁来做这项工作。在分配任务时，确保你了解每个团队成员的才能、技能和气质。给每个团队成员分配相同的工作量可能并不总是正确的解决方案。正如罗斯蒙特解释的那样，“擅长某件事的人会比不擅长这些任务的人更有效地完成相关的任务。另一个人会挣扎，觉得这些任务是一种负担。因此，作为管理者，如果我们了解员工的优势，我们就可以根据这些优势分配工作。”
  • 通过向每个人解释他们为什么要接受这项任务，把它放在上下文中。当你分配工作时，询问团队或个人是否可行。确保你没有让最优秀的员工筋疲力尽。和真正要做这项工作的人讨论任务和能力。他们最清楚自己能成功处理多少工作量，而且他们可能对处理工作量有更好的想法。
• 定期跟进你的员工:监控项目进度，但也要观察你的团队是否有压力或工作过度的迹象。团队会议可以帮助每个人了解彼此的项目经验。然而，一对一的会议可以让个人更自由地发言。
• 当工作负载较大时，增强工具和方法:当压力很大时，减少团队会议的次数，寻找其他方式来分享最新进展和信息。确定适合每个团队成员的时间和工作管理方法，并教授项目和时间管理技能。以下是一些增强工具和方法的方法:
  
  • 对于有着敏捷背景的Andrew Stellman来说，看板是工作负载平衡的答案:“看板可以是一个非常强大的工具，可以帮助识别和修复工作流管理问题的根本原因。看板背后的思想是，团队首先将工作流可视化，然后建立反馈循环，以试验进行更改以限制正在进行的工作。然后，团队可以测量这些变化对流程的影响。”
  • 你也可以将你的日程安排建立在80/20模型上:员工80%的时间应该集中在项目上，而20%的时间应该包括行政任务、休息和午餐。确保这20%的报酬在工作周内平均分配，这样人们就不会赶着去度过一个空闲的工作日。
  • 管理者和个人都可以使用艾森豪威尔优先级矩阵从一长串的待办事项列表中对工作进行优先级排序。这个矩阵包含了一些框，你可以把你的任务分类:重要的和紧急的;重要的:重要但不紧急的;不重要但紧急的;不重要也不紧急。
    
    
    
    你应该主要从“重要但不紧急”的类别着手。要了解有关使用优先级矩阵的更多信息，请参见《时间管理技巧和技巧详细指南》下面，我们包含了一个可下载矩阵模板．
  • 如果您正在寻找其他方法来解决团队或个人似乎分配过度的问题，那么可以反向查找原因。任务分解或资源分析预测是否不正确?个人是否缺乏完成工作的技能或材料?如果整个团队都遇到了麻烦，检查整个工作流程中的瓶颈。
• 利用工作管理工具:工作管理工具可以是模拟的(如挂图或白板)，也可以是数字的。特别是在线工具提供了将信息整合到一个位置并使所有团队成员都可以访问的优势。工具有助于显示冲突的最后期限和优先级，并提供可见性、资源分配概述，以及到期日、里程碑等的提醒。
  
  在像Jira这样的工具中，您可以在资源日历中单独跟踪实际任务和计划和资源。欧宝体育app官方888资源日历可以标记一些问题，如员工加班过多、没有安排好的休息日或没有安排好的假期。在某些情况下(例如，矩阵组织)，团队成员可能有多重职责，这使得他们不可能将百分之百的时间投入到一个项目中。无论是在纸上还是在数字上，你都需要在其他地方追踪这些细节，而不是在你的脑海里。

在所有不同类型的管理框架中，很少有课程专门教授工作量管理。此外，小学、中学和大学也不教这项技能。

罗斯蒙特哀叹道:“学校不会教学生如何管理时间。“他们发放计划人员，但在教学生如何管理项目方面做得不够有效。学生们不知道计划不仅仅是写一个截止日期;它实际上是在学习向后工作，并投入一些项目任务。这是时间管理的基本组成部分——分块或计划。”

尽管缺乏培训，但时间管理和优先排序等软技能正受到越来越多的关注。罗斯蒙特说:“越来越多的公司开始意识到，如果他们不能很好地进行时间管理和优先排序，那么他们就无法做好技术方面的事情。”时间和工作量管理也会影响员工的健康，随着医疗保险成本的上升和工作效率的下降，这会影响公司的底线。ob欧宝娱乐app手机下载

经理和团队成员都可以从良好的工作量管理技能中受益。合理管理你的工作量可以增加你帮助别人和解决问题的能力。使用以下技巧来管理你自己的工作以及你的团队的工作:

• 把花时间思考即将到来的项目和任务以及完成它们所需的人力资源(包括技能)作为你的优先事项。欧宝体育app官方888
• 不要为了长时间而长时间工作——质量和产出比加班更重要。
• 列出短期和长期目标，以明确团队和个人的工作量管理工作。每个月回顾一下你的长期目标，看看你的计划是否在正轨上，还有哪些需要调整。
• 在每个工作日结束时写一份待办事项清单，为下一个工作日做准备。作为一名管理者，你可以制定团队和个人的待办事项，每个团队成员都可以创建自己的每日待办事项清单。
• 了解重要任务和紧急任务之间的区别，并确定你的工作日程表上有哪些任务。确保小而紧急的任务不会占用你处理重要任务的时间。
• 和自己约会，完成重要的任务。大任务，比如为公司周年纪念写演讲稿或记录工作流程，似乎让人难以承受，这很容易拖延。每周安排时间做大项目，像蚂蚁一样一次只移动一颗糖。
• 伟大可能是优秀的敌人。了解什么时候完美是关键，什么时候好的工作就足够了，并将这些标准传达给你的团队。
• 尽量减少社交媒体和电子邮件的干扰。
• 设定可实现的最后期限。错过最后期限和不切实际的最后期限会让团队士气低落。

忙碌的时候也有挑战，但你和你的团队可以应对。考虑以下管理繁重工作负载的方法:

• 知道如何发现团队中的压力和过载:罗斯蒙特说:“当你从别人那里得到最好的东西时，知道是什么样子是一种领导品质。”他建议，如果有什么不对劲，你应该问一问。鼓励团队和个人在超负荷时诚实，但也要自己寻找线索(例如，如果有人有额外的时间，他们可能会要求更多的工作，如果没有，他们就会拒绝新的任务)。记住，有些人在不堪重负或压力大的时候是不会说出来的，所以要经常和员工沟通。注意压力和超负荷的迹象，并鼓励员工衡量自己的能力和精力。鼓励他们在遇到问题或不知所措时告诉你。频繁的或长期的疾病可能表明精疲力竭。
• 确保员工做正确的事情:任务不足的员工通常会找到工作去做，但这些工作可能不是服务于项目、公司目标或优先级的工作。你的团队可能不知道如何划分优先级。人们可能会从简单的任务开始，他们擅长什么，或者他们喜欢做什么。他们也可能会选择那些有声望的闪亮任务。完美主义者可能根本就不会开始。
• 与人联系:Rosemost建议，定期或每周的一对一会议是进行这类讨论的最佳场所。人们可能不想承认在团队环境下工作让他们感到不安。
• 关注员工人数:罗斯蒙特说:“我看到一些公司会取消一个职位，而不招聘新人。他们只是重新分配这些任务。现在，你要带一个已经有全职工作的人，你又给他们增加了一件事。这可能在短期内起作用，但如果他们什么都没有解决，从长期来看，这是不可持续的。”
• 简明地交流:在截止日期前，清晰简洁地沟通。如果有人没有尽力，告诉他们。
• 学会说“是”，还有:斯特尔曼解释说:“大多数经理都没有意识到，他们自己才是造成员工流动问题的主要原因。“他们也没有意识到，在几乎所有情况下，造成这些流动问题的都是大量的浪费。”经理可能会停止工作，让团队去做其他事情，或者可能会接受各种各样的项目和任务，而没有给出任何明确的方向或优先级。“我们都遇到过这样的老板，他拒绝告诉我们项目A和项目B哪个更重要。他会说，‘你不能两个都做吗?’”斯特尔曼指出。
  
  根据Rosemont的说法，解决这些问题的一种方法是学会说，“是的，而且……”她解释说，“你可以说‘是的，我可以帮忙，我现在的工作量可以等等吗?，而不是反应性地说“是”而不考虑后果。同样的道理也适用于经理代表团队同意一项任务。你可以说，‘是的，我认为以我们目前的工作量我们可以完成。’”
• 寻找新颖的方法:当团队面临压力和过度工作时，可能是时候向他们寻求指导了。“你可能会有一个跳出框框的想法——一个你自己不会想到的想法。例如，有人可能会建议以极低的成本将工作外包或重新分配，”罗斯蒙特指出。经理可能在想一件事，但员工可能会想出他们自己的解决方案。让团队成为解决方案的一部分。”
• 鼓励自我管理:工作时间不只是上网和做事，而是花时间做正确的事情。培训员工管理自己的待办事项清单，分清轻重缓急。自我管理可以包括让他人参与任务，委托他人，或者从经理那里得到澄清。
• 部分任务:与其让快速熟练的员工负担过重，不如回顾一下哪些任务或项目可以稍后再做。
• 快速通道:你的项目延期了吗?增加未充分利用的员工，然后考虑快速完成任务。在快速跟踪中，一些依赖关系是并发工作的，而不是按顺序工作的。

工作量管理工具，无论是纸质的还是数字的，都可以帮助管理者及其团队理解和跟踪任务、截止日期和资源。欧宝体育app官方888工作负载管理工具可以通过以下方式支持团队:

• 资源管理工具可以帮助管理人员了解资源分配的总体情况，以便在情况发生变化时更容易调整资源。欧宝体育app官方888
• 自动化软件可以根据员工的能力或能力分配任务和票据，自动化可以增加后台输出，并帮助确定优先级和跟踪。
• 工作和资源管理平台可以通过揭示团队和角色高峰活动的历史模式来帮助预测问题，例如电子商务网站和快递公司在圣诞节期间的额外人员需求。
• 来自跟踪系统的数据可以显示员工的工作模式。当与员工讨论必要的绩效改进时，您可以将重点放在数据上，以保持讨论的客观和专业。

工具可以像纸质日记或记事本一样简单，也可以像企业协作和工作管理平台一样复杂。但是，没有技能，工具什么都不是。罗斯蒙特解释说:“工具是有用的，但我们不能把它们视为灵丹妙药。”“如果有人不堪重负，我们不能只给他们一个应用程序或项目管理软件许可证，就指望这能解决一切问题。”她强调，系统和习惯，以及良好的沟通，都会影响生产力:“工具可以帮助沟通更方便地发生。ob欧宝娱乐app手机下载任何项目管理沟通工具都是有用的，如果它允许员工说“我不堪重负”或“我的工作量失控了”。但是，工具本身并不能解决问题。我们仍然需要良好的基本时间管理习惯、良好的行为举止和良好的人际交往能力。”

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智能工作负载管理(IWM)是IT工作负载管理的高级应用程序，它为多平台、云和混合系统建模自动化和工作负载组织。

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