项目状态报告的最终指南

一个项目状态报告是根据项目计划总结项目整体进度的文档。

项目状态报告的目标是让所有干系人了解进度，在问题出现之前缓解问题，并确保项目在指定的时间框架内完成。

项目状态报告有助于改善整个组织的沟通，因为每个人都在项目进展的循环中。它还有助于简化沟通过程，每个人都可以参考一个单一的，正式的报告，以保持最新。

此外，项目状态报告通过保持团队成员之间的紧密沟通来提高对项目的组织支持，以确保所有的目标和目标都得到满足。

使用项目状态报告的众多好处之一是，它迫使组织在项目的一开始就同意某些项目里程碑和进度度量。项目经理收集这些重要的标准，并创建一个项目状态报告，它将被证明对每个需要查看它的人都是有用的。

项目进度报告促进以下:

• 创建并启用涉众的购买
• 为里程碑的进展提供透明度
• 帮助识别问题和风险，以便能够迅速纠正航向
• 明确个人、团队和资源完成工作的进度，这样你就可以及时轮换和引进员工。欧宝体育app官方888例如，用户体验设计师在网页设计项目的早期就开始绘制网站架构和线框图。文案和设计师的工作紧随其后，等等。
• 提供项目运行状况的高级度量
• 防止不愉快的意外(对团队成员、客户和涉众)
• 提供一种方法，使项目成员和领导人负责
• 提供书面记录
• 防止范围渐变
• 向目标受众提供正确的信息

克里斯·丹尼尔曾为大公司和美国政府监管项目，并为项目经理提供培训计划，让他们学习PMP认证。他说，项目进度报告在过去几十年里没有太大变化，这说明进度报告的基本要素相对来说没有什么变化。

“在任何项目状态报告中都必须包含这些基础知识。展示预算和范围是如何跟踪的，以及可能出现的任何风险和障碍是特别重要的。——克里斯·丹尼尔，重组咨询公司CEO，项目管理培训师。他继续说道:“从模板开始是可以的，但当然，项目经理要做的第一件事是修改它，以反映具体项目的相关细节。”

项目状态码是识别项目在整个项目进程中的位置的简化代码或短语。

项目状态代码可以快速帮助团队成员和涉众识别项目是活跃的还是休眠的，以及项目计划的哪个阶段。

项目管理专家建议为直接团队成员和利益相关者提供每周状态报告(WSR)，为高级经理和利益相关者提供每月或双月状态报告，为首席执行官、董事和其他希望看到重点和顶级胜利的人提供定期的、超高级别状态报告。

您可以使用任何格式，包括Microsoft Word、Microsoft Excel、谷歌Sheets、Microsoft Project等。接下来，我们将进一步研究每种类型的项目状态报告及其相关受众。

一般来说，项目经理在任何时候都要维护这份报告，甚至在定期交付之前，所以如果一个经理想要看到它，项目经理可以在一个小时内提供它。

该报告的通常受众包括项目团队成员、项目经理的经理、资源经理，可能还有主要的涉众。

每周的项目状态报告应该包括尽可能多的相关细节，并且包含比交付给其他听众的报告更多的细节。每周项目状态报告的目标是让那些最参与项目的人对项目进展情况有一个全面的了解。该报告跟踪预算、指示里程碑、列举风险等。

一个月或两个月的项目状态报告可以帮助更高级别的经理感觉到参与和控制他们的项目经理正在运行的项目。这类读者不需要周报所要求的那种详细程度(例如，谁在做什么，花了多长时间)。

这类观众希望获得项目进展的最佳高层视图。更高层次的管理者对跟踪预算、支出、可交付成果的质量以及风险或障碍的性质感兴趣。请注意，如果项目经理确实存在重大风险、挫折或障碍，他们不应该等待月度报告将问题传达给他们的经理。这些月度报告不应该让这些高管感到意外，除了可能的美好胜利、效率和来自其他股东的赞美。这些高层管理人员需要有见多识广的感觉，所以如果他们的经理问他们有关项目的问题，他们将具备高层谈话要点。如果有必要，及时了解最新情况还能让决策者采取行动。

虽然不是每个项目或公司都需要这种项目状态报告，但许多项目管理专家认为，ceo级别的报告可以成为公司管理层高层认可和可见性的关键。

Chris Daniel提到了使这种特殊类型的状态报告成功的关键元素。“这些观众负责多个项目，所以他们只想看到真正的顶级亮点，”丹尼尔指出。“要达到你想要的效果，你必须要有滋滋声。这意味着您需要构建一个具有视觉吸引力的平台(使用PowerPoint或Prezi)，它可以直观地显示数据。你还应该包括行动项目的责任——谁正在做什么或将做什么。

“解读你之前每周或每月报告中的数据对这些用户来说也很重要。CEO希望项目经理提供指导和建议，”Daniel继续说道。“这份报告最多应该有六到七页幻灯片。其他的都可以放进阑尾。在“常见问题”页中包含5个问题是至关重要的，这样项目经理就可以证明他已经预料到了这些问题，并提供了简洁的答案。”

如果您的公司和团队正在处理多个正在进行的和重叠的项目，创建一个单独的团队和资源状态报告也是有用的。欧宝体育app官方888该报告的读者包括资源经理、团队主管和其他管理各种类型资源的人。欧宝体育app官方888

本报告应说明不同资源的工作情况。欧宝体育app官方888它还应该指示资源何时将滚出或加入项目。欧宝体育app官方888例如，用户体验设计师在创建了线框图之后，他们可能会减少投入到网页项目中的时间，而开发人员则开始增加他们的时间，从线框图中获取信息(以及设计和内容)，并开始构建网页结构和页面。

该报告可以让资源经理了解他们的员工在项目中投入的时间是多是少，这样他们就可以适当地分配资源。欧宝体育app官方888

这种项目状态报告越来越受欢迎，因为许多公司意识到，将无尽的数据点打包到每周或每月的报告中只会加重项目经理的负担。广泛的企业正在过渡到更简单的项目状态报告。

这个更新的报告通过使用红绿灯图像对不同元素进行颜色编码，从而直观地表示项目的健康状况:绿色表示预算内和目标内;黄色表示存在潜在风险;红色代表真正的障碍，超支等等。

Chad Sauter是Conway MacKenzie的主管，管理项目多年。Sauter评论说，他的公司过去需要非常详细的项目管理状态报告，但现在发现它们没有必要:“我们现在试图远离复杂的报告。这让我们有更多的时间花在实际的项目上。”

Sauter的公司几乎所有项目都使用红/黄/绿状态报告。“我们不会浪费任何时间讨论绿色或形状良好的元素。颜色编码让每个人迅速意识到什么是紧急的，什么不是紧急的，”他总结道。

斯考特·卡鲁斯，首席执行官消灭哲学软件他也认为越简单越好:“成功的项目需要信任和密切的合作。当您开始让项目经理承担过多的报告需求时，他们就会变得更像机器而不是创造性的问题解决者。

“当项目经理知道他们的目标和度量标准时，”Carruth继续说道，“他们可以简单地告诉我们他们是否在轨道上。如果没有，我们会帮助他们，而不是惩罚他们……对于成功的项目管理来说，整合诸如信任和协作等价值观比任何报告工具都更重要。”

“当经理们知道他们的目标和指标时，他们可以简单地告诉我们他们是否在正轨上，当他们不在正轨上时，我们就会帮助他们，而不是惩罚他们。——哲学软件公司CEO SKot Carruth

许多管理人员认为，当需要详细的状态报告时，能够捕获依赖关系是至关重要的。这些问题可能需要大量时间来识别，但这种洞察力对解决问题很重要。近年来，预算、成本和时间/调度已经成为状态报告的重中之重。”

总而言之，每周的项目状态报告捕捉了项目的关键发展和活动，通常交付给与项目最亲近的人，即团队成员、客户涉众、团队成员的经理等。较低的交付频率和细节，更高级别的项目状态报告针对的是公司中那些希望了解项目运行状况而不是细节的人。首席执行官和其他高层管理人员希望只看到亮点，尤其是在成本节约、出色表现和其他积极因素方面。

要跟踪项目状态，请遵循以下简单的步骤，以确保您的项目按时完成:

1. 创建项目计划或项目大纲:在正式开始你的项目之前，从头到尾创建一个项目的大致轮廓，包括所有关键细节、资源和时间限制。欧宝体育app官方888
2. 确定具体目标:确定你想通过这个项目完成什么，无论是一个新的市场营销活动，还是一个产品部署，等等。ob欧宝娱乐app手机下载
3. 文档关键里程碑:确定你想要特别注意的项目时间表的关键部分，并且你需要按时完成。
4. 建立明确的最后期限:确保你和你的团队对所有必须在截止日期前完成的项目有一个良好的意识。
5. 定期检查项目:当你的项目开始时，继续定期检查进度，参考你的项目计划，对照计划的时间表检查进度。

从一个免费下载的项目状态模板．

项目状态报告在项目管理中非常常用，用于跟踪和管理项目在时间轴上的移动。

作为一名项目经理，你可能需要在项目状态报告中回答以下问题:

1. 这个项目的目标是什么，我们能够实现它们吗?
2. 这个项目能按时按预算完成吗?
3. 哪些成功应该被强调?
4. 我们可能会遇到什么挑战?
5. 我们应该从这个项目中学到什么?

创建项目状态报告是具有挑战性和风险的。以下是在创建项目状态报告和状态报告模板时需要考虑的一些风险:

• 预测成本、计划和估算都是猜测:项目经理仍然只能对报告的这些组成部分进行有根据的猜测。风险是可以识别的，但不总是可以量化的:例如，一个公司可能知道另一个项目将在您现有项目的时间框架内开始，但没有人可能知道第二个项目的确切时间或广度。如果它较小，它对您的项目在人员和其他资源方面的风险可能是最小的。欧宝体育app官方888如果它比预期的大，可能会造成重大风险。
• 简单化是一个强大但有风险的趋势:有更大的机会忽略可能是或变得重要的细节。
• 你可能忽略了一个重要的人:即使在最善意的情况下，也不是每个有需要的人都能获得认可或可见度。
• 你依赖于你的报告的力量:任何报告的有用程度取决于报告中包含的信息以及报告结果所采取的行动。

为了使项目状态报告尽可能有用和相关，您应该包含一些关键组件。你可以添加更多类型的信息，但这些是项目经理应该注意的任务关键元素:

• 项目细节:列出项目名称和项目代码，如果适用
• 团队:列出项目经理和其他关键团队成员
• 状态日期:也包括节奏(每周，两周，每月等)
• 项目进度:你是否完成了这一时期的所有里程碑?
• 范围:在此期间项目是否在范围内?
• 预算:项目是在预算内、预算内还是预算外?
• 质量:这可能并不适用于每个时期的每个报告，但如果存在问题，则值得捕捉。
• 依赖关系:在能够前进之前，团队在等待什么因素?
• 问题和障碍:在此期间遇到了哪些障碍?简要描述它们是什么，你正在做什么来补救它们，以及谁拥有它们。

这些组成部分可能因受众而异，但至少，详细的每周项目状态报告应该包含这些元素。此外，如果被问及，项目经理应该能够说出这些因素中的任何一个。

从一开始就明确项目目标、预算、里程碑、可交付成果和团队成员是至关重要的。

通过这种方式，项目经理可以保证每周和每月的状态报告总是滚动到并支持整个项目的任务和愿景，即使工作人员需要每周完成详细的任务。

模板从一开始就建立明确的购买和度量也是至关重要的。随着项目的进展，小的调整是可以预料的，但是监测的主要基础不应该有太大的变化。

同时，当出现不可预见的情况并需要注意时，您可以根据需要设置和重置期望。

最后，项目状态报告应该是可共享的，但项目经理拥有最终所有权。

通过使用模板创建项目状态报告，您可以节省很多时间。当然，所有的项目报告都需要调整和编辑，以正确地反映项目的各个组成部分，但模板可以是一个强大的起点。使用项目状态报告模板有几个好处:

• 免费的:许多模板都可以在网上免费获得。
• 可打印:您可以为会议、会议和那些想要打印副本的涉众分发报告。
• 专业的外观:使用一个已经设计得很专业的模板给项目经理提供了优势。
• 干净的设计:如上所述，项目状态报告应该易于浏览和直观地解释，即使是对那些远离项目的人。
• 可定制的:最有用的模板将允许项目经理根据每个项目的需要添加或减去字段和项。
• 协作的特点:基于web的模板可以让所有团队成员访问状态报告，这样他们就可以看到事情的进展，如果需要的话，还可以贡献更新。
• 所有任务在一个地方:模板可以确保您在一个地方托管项目的每个部分。

虽然使用模板创建项目状态报告可以为项目经理节省很多时间，但对于pm来说，提前计划并定制模板以适应整个项目的需求是很重要的。通过这种方式，您在项目开始时创建的状态报告模板可以在项目的整个过程中保持相关性和有用性。

以下是一些项目状态报告模板，可以帮助你开始:

每周项目状态报告模板- Excel

下载每周项目状态报告模板

Excel|内容

项目管理仪表板模板- Excel

下载项目管理仪表板模板

要创建最有效的项目状态报告，使每个人都能及时了解最相关的项目信息，请考虑以下建议:

1. 写一份初稿，然后修改。
2. 根据需要编辑状态报告。
3. 让每个人都知道状态报告，以及任何更新。
4. 询问关于如何提供项目状态最佳视图的反馈。
5. 在所有项目状态报告中使用一致性。
6. 报告对项目和关键涉众最重要的度量标准。
7. 尽可能使用可视化，比如图表和图形。
8. 避免添加太多细节。
9. 让每个人在任何时候都能看到状态报告。

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