让人们参与并兴奋地参加你的视频会议

今天的移动世界意味着业务团队的所有成员可能不会都在同一个地方工作。保持每个人的联系和协作是关键。幸运的是，视频和音频技术可以适应远程工作趋势的这些变化。而且，由于见面往往比发短信或发电子邮件更好，视频电话和视频会议正成为一种必不可少的商业工具。

我们使用视频在更高层次上进行联系，让人们感觉自己是团队和决策过程的一部分。当人们不能在同一个地方的时候，这是一种分享经历的方式。但并不是所有的视频通话和聊天都是一样的。视频制作得好，可以让人们感觉到是否与正在发生的事情有联系，或者只是被动地观看。本文将告诉您如何创建最好的视频会议，在选择视频会议提供商时可能需要寻找哪些功能，以及一些要避免的策略。
简而言之，视频会议和视频聊天是使用摄像机和声音实时连接两个或两个以上的人的实践。视频会议是专业版，而聊天更具社交性，通常用于与朋友和家人联系。

在视频会议中，连接的人通常有一个现有的关系:他们可能是与客户交谈的客户，可能是在教学生的讲师，也可能是在不同地点的公司团队成员。有时，视频会议是有计划的，需要注册。其他时候则是自发的。一些公司在专门配备的会议室里使用高端设备，有大电视、多个麦克风和闭路系统上的许多摄像头。其他人则使用网络摄像头、电脑麦克风和只需要上网的移动设备。

人们通常期望在参加视频会议时获得比参加视频聊天时更高质量的产品。ob欧宝娱乐app手机下载许多公司宣传用于视频会议的硬件和软件。价格和功能因质量和功能而有很大差异。

视频聊天通常是社交性质的，通常需要的设备少得多。人们使用应用程序和在线视频聊天服务来结识有共同兴趣的人。有时，这些会议是在没有任何关系的人之间进行的，除了他们碰巧都使用同一个应用程序。视频聊天的一些危险可能会发挥作用，因为它是陌生人之间的联系。在选择视频聊天平台或应用程序时，要考虑它提供的隐私保护。

家人和朋友经常通过视频聊天来保持联系。事实上，今天的许多孩子都不知道什么时候不能和别人视频聊天。一些社交媒体网站，如Instagram、Twitter和Facebook，甚至允许视频直播。不过，不要指望高质量:大多数视频聊天都是在笔记本电脑和移动设备上进行的，没有特殊的摄像头和麦克风。

最后，视频通话似乎结合了视频会议和视频聊天。这更像是一个专业术语。

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我们使用视频在更高层次上进行联系，让人们感觉自己是团队和决策过程的一部分。当人们不能在同一个地方的时候，这是一种分享经历的方式。但并不是所有的视频通话和聊天都是一样的。视频制作得好，可以让人们感觉到是否与正在发生的事情有联系，或者只是被动地观看。本文将告诉您如何创建最好的视频会议，在选择视频会议提供商时可能需要寻找哪些功能，以及一些要避免的策略。
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家人和朋友经常通过视频聊天来保持联系。事实上，今天的许多孩子都不知道什么时候不能和别人视频聊天。一些社交媒体网站，如Instagram、Twitter和Facebook，甚至允许视频直播。不过，不要指望高质量:大多数视频聊天都是在笔记本电脑和移动设备上进行的，没有特殊的摄像头和麦克风。

最后，视频通话似乎结合了视频会议和视频聊天。这更像是一个专业术语。
视频会议是一个非常广泛的术语，可以包括通过视频举行的会议、传播信息的网络研讨会、大型活动或演示以及社交活动。每种类型都有独特的视频会议需求。视频会议的类型包括:

• 会议:通过视频聊天让人们聚在一起讨论一个话题并进行协作。积极参与往往很重要。
• 在线研讨会:向一组观众呈现内容。积极参与并不总是很重要，但你会希望能够通过聊天功能进行有限的互动。
• 演示:一个人或一组人将内容分发给另一组人，很少或根本没有协作或互动。
• 社会广播:利用现有的社交媒体渠道分发视频和其他媒体。

在最近的经济衰退中，视频会议的兴起似乎伴随着一些公司利润的下降。许多组织希望通过视频将人们联系起来，而不是通过飞机、火车和汽车将人们送到其他办公室来节省资金。根据全球商务旅行协会(GBTA)在美国，商务旅行在2008年底大幅下滑，此后持续了大约18个月，但目前正在反弹。2015年，企业在全球旅行上的支出约为1.2万亿美元，2016年约为1.3万亿美元。在经济衰退期间，一些公司能够通过视频会议来提高他们的底线。2008年7月的一篇文章在纽约时报报道称，为了削减成本，咨询公司埃森哲在世界各地的办公室安装了13个视频会议室，仅一个月就减少了240次国际出差和120次国内出差。

“我正试图让人们相信视频对商业的影响，”公司高级产品营销经理德里克·潘多(Derek Pando)说ob欧宝娱乐app手机下载变焦他自称是视频布道者。潘多说，在过去，人们更喜欢聊天或发短信，但这种情况正在改变。“与其他沟通方式相比，使用视频更容易建立关系，更好地理解彼此。”

降低公司的总成本只是视频会议使用增加的一个驱动力。潘多说，还有其他三种:

• 相机的成本正在下降，因为现在每台笔记本电脑和移动设备都配备了一个。
• 随着高带宽互联网接入的不断增加，视频会议更加可靠。
• 人们越来越习惯于通过视频进行交流。

当使用视频会议设置会议时，重要的是要记住，有些人可能会讨厌不在同一个地方。成本削减可能改变了他们的日常工作，所以他们不能再出差了，这让他们感到与团队隔绝。在计划和主持会议时，记住这些偏见是很重要的。

潘多说:“视频是你能得到的最接近面对面的互动。”他补充说，人们可以看到惊讶和担心等反应，并相应地处理它们。

随着技术的发展，视频会议也发生了变化。曾经，视频会议主要是通过音频和视频链接将人们联系起来;关键是能够听到和看到对方。然而，今天的视频会议也是关于协作和积极参与的。人们希望彼此互动，交换意见。

无论你在做什么类型的视频会议，有一些基本的事情要记住。他们会帮助你决定你需要什么样的技术来实现这一切。

任何视频会议的关键都是让它易于使用。如果人们感到困惑，他们就不会想要参与。一些视频会议应用程序和软件要求用户在参加视频会议之前下载一些东西。如果这是你用于视频会议的软件所必需的，确保你给你的参与者足够的时间来完成下载，并确保软件与他们的设置一起工作。此外，许多公司和机构不允许个人用户将软件下载到他们的工作电脑上，因此他们要么需要获得技术部门的许可，要么需要有人为他们安装软件。

考虑是否有特定的技术要求，用户必须有为了参加您的视频会议。并不是所有的供应商都有移动应用程序，所以用户需要一台电脑来参与。无论你使用什么供应商或服务，确保在重要的日子之前有足够的时间来测试它。在遇到技术困难时让人们等待并不有趣，而且会损害你的信誉。“我再怎么强调质量和可靠性也不为过，”Zoom的潘多解释道。“当你通过技术与某人交流时，它冻结了，这与打断你是一样的;你会有同样的情绪反应。”

要考虑的技术要求

• 是否有足够的能力来处理预计参加或观看的人数?不停地等待视频或流媒体加载是一种折磨，也会让人觉得不专业。
• 谁负责技术支持?如果是你公司的it人员，人们将如何联系他或她?此外，要确保对方知道可能会有电话或电子邮件打来。一些会议提供商将技术支持作为其产品的一部分，并且为该服务付费可能对您来说是值得的。ob欧宝娱乐app手机下载
• 会被记录下来吗?有些人可能无法在预定时间参加视频会议。一些应用程序允许录制和回放整个事件。如果这是一个重要的功能，您可能需要确保录制是可能的。另外，考虑一下如何在现场部分完成后将这些录音提供给人们，以及如何将这些信息传达给每个人。你会把它放在公司的网站、YouTube或其他地方吗?
• 你需要什么样的交互性?如果人们需要共享屏幕或标记项目，那么确保你的平台具有这种功能就非常重要。如果您希望参与者能够相互聊天并提出问题，请确保它也具有该功能。
• 它能接受多个视频源吗?有些平台只允许一个人向一群人展示。如果您的会议需要多个视频和音频源，请确保软件可以处理它。

潘多说，公司犯的一个错误是选择了一个不能在不同设备和操作系统上工作的供应商。该应用程序必须在PC、Mac、iPhone、Android、iPad和其他平板电脑上运行。如果你试图让很多拥有不同技术的人聚在一起，而一个人因此不能参加会议，就会出现问题。潘多解释说:“这只会给沟通制造另一个障碍。”确保游戏能够在不同设备和平台上运行非常重要。”另外，仔细检查它是否适用于所有的网络浏览器。

在选择要使用的视频会议平台或产品之前，看看它在使用时的样子。ob欧宝娱乐app手机下载(许多应用程序都可以以不同的身份登录，看看用户和管理员的感觉如何。)确保它是直观的，不使用术语和技术术语。如果一个全新的用户不能理解它，那么它就太技术性了，应该进行修改。假设你的观众没有任何技术技能。一家视频会议提供商甚至吹嘘说，它在界面上使用圆形而不是方形，因为据说圆形可以鼓励协作。

许多视频会议很像其他商业或社交功能;他们需要计划。如果没有人出席一场盛大的活动，对任何人都没有好处。日程安排和注册是成功的关键。

Pando建议:“一天中(进行视频会议)的最佳时间是你可以把所有你需要交谈的人聚集在一起的时候。”“我们在不同的时间做了实验，但还没有找到灵丹妙药。认真考虑你的受众，进行实验。每个用户都是不同的。”

一旦你知道你想要谁参加你的视频会议，你需要弄清楚他们是否以及如何注册。一些公司，尤其是那些获得政府拨款的公司，需要定期报告数据，确切知道谁参加了会议是至关重要的。如果这是同事之间的会议，那么参与者注册可能就不那么重要了。提前决定要收集哪些数据。名字和电子邮件就足够了吗?或者收集邮政编码或城市也有好处吗?

一些会议软件可以自动处理注册。你添加邀请者和视频会议的信息，软件会协调其余的工作——它甚至会处理人们离开公司或更改电子邮件地址时经常发生的电子邮件反弹。自动化这项任务的软件可以节省大量的时间和头痛。这些服务还会自动发送有关活动的提醒，这样已经注册的人，甚至那些还没有回复的人，都可以记得参加。如果人们需要登录一个特定的网站或记住密码或密码，发送一个提醒是很重要的。

当你在考虑注册要求时，也要考虑后续行动。即使你不需要提前注册，有时候跟进参会者，给他们提供额外的信息或提供反馈调查也是很好的。无论哪种方式，拥有一个自动处理任务的解决方案可以节省大量的时间和精力。后续阶段也是提供视像会议录制版本的链接的好时机。

我们已经讨论了很多关于视频会议参与者的技术和要求。内容提供者也有许多需要考虑的因素:

• 他们有参与所需的技术吗?确保他们的电脑、网络摄像头和麦克风符合你的视频会议系统的规格。
• 什么时间对他们最合适?在演讲前有足够的时间通常是必要的，这样演讲者才能做好充分的准备。在视频会议之前或早上的第一件事安排一些事情可能对演讲者来说太多了。
• 他们会参与任何后续行动吗?了解他们是否想从观看或参与的人那里听到反馈，以及他们是否愿意回答与会者的任何问题。

当谷歌搜索“视频会议”时，搜索结果中出现了数十家供应商。有些是知名公司，有些则不是;一些公司提供免费服务，而另一些则收取费用。搜索“视频聊天”会得到完全不同的结果，但由于我们主要谈论的是专业用途，我们将重点关注视频会议服务提供商提供的服务。

选择视频会议提供商时首先要考虑的是成本。许多网站提供免费的视频会议服务，没有附加功能。有些是靠广告支持的，有些则是靠销售额外的服务来收费的。有些公司会建立一个专门的视频会议室。这些设置通常涉及多个视频屏幕、麦克风和扬声器，显然比基于web的视频会议服务更昂贵。

在购买所有的附加服务之前，确定你是否真的需要它们。另外，考虑一下你将使用多少视频会议。按事件付费计划可能比年费或月费更适合你的公司。

对于音频，决定您是否需要拨入电话号码或互联网协议语音(VoIP)，一种使用宽带互联网连接进行语音通话的技术(您可能两者都需要)。一些平台为可能需要该功能的情况提供了封闭字幕服务。

无论您使用什么解决方案，请确保您的设置包括:

• 至少一个摄像头
• 高质量的麦克风
• 扬声器或耳机，如果你需要听到参与者的声音

然后，您必须考虑协作特性。在过去，视频会议只是一群人与另一个人或一群人交谈。然而，今天，提供商宣传各种允许人们一起工作的功能。

流行的协作功能包括:

• 屏幕共享:这可以让你说话的人看到你的电脑屏幕。记住，这意味着屏幕上的所有内容，所以如果你不想让别人看到你的背景图片，请删除它。如果你正在做一些需要反馈的视觉工作，或者你正在共享幻灯片演示，屏幕共享是很重要的。
• 突破的房间:这有多重含义。对于一些高端视频会议提供商来说，分组讨论室是另一个物理房间，有单独的音频/视频设置，允许人们离开大的讨论去小的讨论。在一个完全虚拟的视频会议中，人们使用自己的计算机或设备，分组讨论室是一个单独的视频会议，将人们从主会议转移到他们自己的会议中。这对于小型小组讨论或场景来说非常方便。潘多说，分组讨论室是该公司使用最广泛的功能之一。
• 白板:几乎每个实体会议室都有一块大白板，人们可以在上面用记号笔记下想法。在虚拟环境中也可以使用相同的功能。
• 关注指标:这个功能可以告诉主持人，如果参与者没有专注于视频会议屏幕，而是在做其他事情。
• 聊天功能:一些供应商允许参与者在视频会议期间互相聊天——通常是和主持人聊天。
• 与演讲者互动:这个特性对于网络研讨会来说是非常重要的。它允许参与者通过文本向演示者提问，或者虚拟举手，这样演示者就可以通过语音或视频呼叫他们提问。
• 沉默的特点:大多数电话会议和视频聊天都是以主持人要求所有人把手机或麦克风调成静音开始的。有一个功能，主持人或主持人可以静音每个人可能会派上用场。

其他类型的功能可以集中在一起，因为它们都是相互关联的，涉及营销、注册和后续。一些供应商有强大的营销功能，允许漂亮的电子邮件带有徽标和很酷的设计，而其他供应商则更基本。决定什么最适合你，并选择一个提供它的供应商。

专家建议:

当问题出现时，要考虑谁来解决问题，因为在此过程中不可避免地会出现技术问题。你正在寻找的服务有技术支持部门吗?如果是，测试一下，看看响应时间。如果一个技术支持请求需要很长时间才能得到回复，那么没有人会受益。然后，决定谁在视频会议期间负责技术支持。人们也可能会把登录名、个人识别码或其他东西放错地方。谁来接他们的电话或邮件?

并非所有的网络研讨会和视频会议都是平等的。有时，人们只需要聚在一起讨论，其他会议是为了人们合作，而网络研讨会是为了与远程位置的一群人共享内容而设计的。我们都参加过那些冗长的网络研讨会，演讲者带着刺耳的麦克风和狗叫的背景声，通过一堆幻灯片进行演讲——这不会吸引任何人的注意力。创建一个有趣且引人注目的网络研讨会需要一些工作。

“每个人都害怕它进入，所以你需要找到一种方法来吸引别人的注意，”Melanie Alvarez说克朗凯特新闻位于亚利桑那州立大学的亚利桑那公共广播公司新闻部门。她还教学生如何制作好的视频内容。“你需要考虑与屏幕上的任何东西建立情感联系。”

基本上，这意味着要让你的观众关心你，也就是说要像观众一样思考。假设与会者对你所讲的内容一无所知，并以此为基础。

首先要考虑的是时间。如果你希望人们选择花一些时间观看你的网络研讨会或视频会议，让他们知道会发生什么以及会持续多长时间。如果你的广告时间是一小时，那就控制在一小时之内。做一个测试。打开手机上的秒表应用，试着连续两分钟谈论一个话题。如果你能轻松做到两件事，那就试试五件。如果计划得当，你可以在一个小时内学习很多内容。这里的关键词是计划。

除了设定时间限制外，还要计划好演讲者的人数。试图在一个小时内安排十个人会给你带来压力，而且会让整个演示看起来很匆忙。一旦你算出了演讲者的数量，让一个人来协调他们的内容。一定要把演讲者按正确的顺序安排好，这样他们就可以相互补充，他们的话题就不会重叠。

• 快速提示:不要以为每个人都知道缩略词的意思。在第一次参考时，即使是在幻灯片上，也要把它拼出来。

虽然视频会议是虚拟的，但会议礼仪仍然适用。想想你在和不认识的人开会时会做些什么。你自我介绍。在虚拟会议中做同样的事情。如果你要在网络研讨会上做演讲，向每个人做自我介绍，用一两句话说明你为什么要做演讲，为什么人们应该关注你。花点时间简要地解释一下为什么人们应该听你说话，提醒他们他们对自己的时间做出了明智的选择，并决定与你共度时光。忽视他们，他们可能也会忽视你。

• 快速提示:知道摄像头在哪里，然后对着它说话。这样做表明你在关注他们。然而，一直盯着它会被认为是令人毛骨悚然的。

与任何会议一样，不要打断发言者的谈话，如果你的会议是和一群人在同一个房间里，还有一些人在视频通话，不要忽略视频人员，让他们觉得自己是事后才想到的。有意识地把他们包括在谈话中，询问他们的意见。这会让他们觉得自己是会议的重要组成部分。

专业的视频制作人知道如何制作一个好的视频或小组讨论。使用他们的一些知识可以帮助你以最好的方式呈现你的内容。

“结构真的能帮助人们理解。你必须给他们一个框架，”阿尔瓦雷斯解释说。这意味着设定期望，告诉他们你要告诉他们的，然后告诉他们，然后告诉他们你告诉他们的。这是一种让事情深入人心的方式。先听概述，然后是内容，然后是内容的简短提示，以加强要点。阿尔瓦雷斯说:“这可以帮助人们知道会发生什么。”他还补充说，如果人们知道某一部分不适合自己，这也可以帮助他们在听的过程中休息一下，然后他们就会知道什么时候该重新开始集中注意力。

这项技术还采用了“三法则”，即人们以三为一组来记忆事物。举几个例子:

• "生命，自由，以及对幸福的追求"
• “民有、民治、民享的政府。”
• “朋友们，罗马人，同胞们。”
• “鲜血、汗水和眼泪。”
• “位置，位置，位置。”
• “圣父，圣子，圣灵。”
• “信仰、希望和慈善。”
• “思想，身体，精神。”
• “停下来，看一看，听一听。”

你的大脑记住这些是因为它记住了模式。如果再增加第四项，通常就会丢失一项。这个技巧在视频中，在现场演示中，甚至对你的孩子或重要的人都有效。

幻灯片和视觉效果对于视频会议或网络研讨会的成功至关重要。如果你有多个演示者，让他们的幻灯片看起来一致。对于协调视频会议的人来说，这是一项更多的工作，但它创造了一个更精致和有凝聚力的外观。使用相同的背景、字体和样式。

考虑你的字体和背景。无论背景颜色如何，红色文本都很难阅读。黑色背景上的白色文字对眼睛来说是痛苦的。深色背景上的深色文字根本无法辨认。图案背景对眼睛来说也很困难。保持简单。阴影和文字轮廓在视频幻灯片上也没有位置。记住，在你的大电脑屏幕上看起来不错的东西，在小手机屏幕上看起来就不那么好了。你永远不知道人们是如何监视你的，以及他们用什么技术来监视你。

以下是为视频会议制作幻灯片时应该做和不应该做的一些示例:

请记住，人们可能会在移动设备或平板电脑上观看。屏幕已经足够小了，有时在会议期间看到一张脸是一个问题。在移动设备上观看幻灯片或其他内容几乎是不可能的。不要在幻灯片上放太多的内容。

让眼睛和耳朵避免竞争是很重要的。当两者竞争时，眼睛获胜，人们不再听。所以，让两者一起工作。

在视觉演示中，使用幻灯片来强化你的观点，而不是解释你所做的所有观点。另外，不要把幻灯片读给观众听。阿尔瓦雷斯说:“当你沉迷于阅读屏幕上的内容时，你就会失去兴趣。”

处理幻灯片的专家技巧:

• 屏幕上每隔7秒就会有一些变化。这是平均的注意力持续时间。阿尔瓦雷斯解释说:“通常在网络研讨会上，视觉效果不会随着注意力的消失而迅速变化。
• 使用要点，而不是完整的句子。“生活由一个个要点组成。”
• 记住好的写作的4c:清晰、简洁、对话、朗朗上口。
• 不要给观众朗读，要确保你能提供一些额外的东西。“给我提供培训手册以外的附加价值。”

无论你多么投入，听别人说话都会变得单调乏味。在视频会议期间，留出与与会者互动的时间。这意味着在整个演示过程中留出时间提问，而不仅仅是在最后。有时候，一个问题可以转移话题，但如果一个人不理解某件事，至少另一个人可能也会感到困惑。花时间解释一个概念可以决定一个人是否在视频会议的其余部分集中注意力。

• 快速提示:插上笔记本电脑的电源。如果电池没电，视频会议也会停止。

同时，确保你对着麦克风清晰地说话。这听起来很简单，但有些麦克风不是多向的，所以如果你不对着它说话，它就收不到声音。如果人们听不见或听不懂你的话，他们就不会向你学习。

在计划视频会议时，确保你选择了一个合适的地方，并有合适的背景。如果你要上镜，考虑一下你的背景。避免使用繁忙的背景，这会分散你或你的内容的注意力。

穿什么:

• 避免穿繁复的衣服:相机不喜欢小的图案。它产生了一种波纹效果，看起来有点像图案在屏幕上跳舞。
• 选择纯色:然而，避免黑色或白色。
• 永远专业着装:这并不是指西装，而是指大学t恤以外的东西。

总的来说，它是关于成为和看起来的角色。如果你想要合作，那就表现出合作的样子。

在视频会议之前、期间和之后，关注小事情会产生巨大的影响。

• 检查音频和视频并选择适合您的技术。在听会议或演讲时，没有什么比嗡嗡声、噼啪声、爆炸声、静电声等更让人分心的了。在与会者加入之前做一次练习。
• 知道谁来处理技术问题。如果人们花太多时间试图让事情顺利进行，或者不能很容易地注册，那么对他们来说，这是不值得的，浪费了他们的时间，他们可能不会参加。
• 避免使用复杂的平台和软件。界面是否易于使用?你有合适的技术吗?在使用该软件之前，先试用一下。
• 计划你的内容。伟大的技术无法掩盖糟糕的内容。
• 尽量避免背景噪音，但如果发生了什么，承认它。
• 注意背景是什么。问问你自己，背景看起来是否专业，并向你的观众传达了正确的信息。
• 在你真正需要它之前，先进行测试和尝试。最好弄清楚某些东西在没有人观看的情况下是行不通的(而不是当每个人都准备好了，你和你的观众一起发现它)。

视频会议和视频聊天有很多不同之处，但使用视频实时连接人们的总体思路是相同的。两者都是为了让人们感觉到彼此之间的联系，以及对正在发生的事情的联系。了解如何创建最好的视频会议，在选择视频会议提供商时可能想要寻找哪些功能，以及要避免的一些事情，可以帮助您创建令人难忘的，信息丰富的和协作的视频会议。

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