气候承诺竞技场和西雅图海aken用Smartsheet和Brandfolder简化了活动管理和门票销售

气候承诺舞台位于华盛顿州西雅图市中心的西雅图中心，50多年来一直是该市体育和娱乐场所的中心。该建筑在1962年西雅图世界博览会期间首次作为西雅图中心体育馆开放，1995年进行了翻新并命名为KeyArena，之后再次进行了重新设计，并于2021年作为最先进的气候承诺竞技场开放。

如今，这座球馆是美国冰球联盟西雅图海怪队(Seattle Kraken)和女子nba西雅图风暴队(Seattle Storm)的主场，每年举办数百场音乐会和其他活动。该场馆还注重可持续发展，是世界上第一个纯零碳认证的场馆，完全由可再生能源供电。《体育商业杂志》在2022年评选了年度气候承诺场馆设施。

气候承诺场馆繁忙的营销团队专注于推动门票销售，确保所有活动顺利进行。“我们的目标是成为全国门票销量前五的球馆，”气候承诺球馆营销副总裁罗西·塞勒(Rosie Selle)说。“我们希望能卖出尽可能多的门票，同时让我们的粉丝和客人在这里有一个惊人的体验。”同样，西雅图海怪队的销售和服务团队也在努力为球队增加季票和单场比赛门票的销售，以及比赛和其他活动的高级套间的销售。西雅图Kraken销售和服务副总裁Dan Souder表示:“我们一直在思考如何增加游戏和活动销售的新策略。竞技场的营销团队和Kraken的销售和服务团队都使用Smartsheet来实时组织所有的活动信息，管理活动日程，并与其他队友协作以确保项目按计划进行。

Selle说:“Smartsheet帮助我们提高了从音乐会公告到门票销售的所有工作的效率。西雅图Kraken高级服务和接待总监Kim Jurgensen补充道:“Smartsheet使我们保持有序，为每个人提供了一个访问最新项目信息的中心。”

在采用Smartsheet之前，场馆营销团队依靠传统的电子表格软件和电子邮件来管理赛事和相互沟通。然而，与大流行有关的日程安排困难给项目管理带来了挑战。“每场演唱会我们都有四个重要的日期要追踪:演出宣布、门票预售、实际销售，以及活动本身。我们经常需要每周为多达7位艺人安排这样的约会，”Climate Pledge Arena的营销总监珍妮丝·希门尼斯(Janice Jimenez)说。“我们有一位艺术家把日期改了七次，这种情况需要通过电子邮件进行大量沟通，这并不理想。”营销团队还使用电子邮件和在线邮箱应用程序来存储和共享创意资产，如用于宣传每个活动的图形和其他数字资产。通过电子邮件来回发送大型数字文件既耗时又低效。Jimenez说:“它始终是一个连接到存储库的基于链接的系统，发送和接收文件通常很慢。”

西雅图Kraken销售和服务团队还依赖电子邮件和电子表格软件，这使得沟通具有挑战性。“我们每天与不同的票务、销售、营销、运营和场馆团队合作，很难与每个人沟通，”尤尔根森说。

跟踪事件，数字资产，和套房库存与智能表

气候承诺竞技场营销团队将Smartsheet集成到其创意工作流程和活动管理流程中，以克服挑战。团队现在使用一个全面的组织表，其中包含所有更新的事件信息，包括每个事件的四个关键日期。当营销团队成员添加或更新一个事件时，信息将填充一个事件营销表，该表触发一个包含18个不同资产的清单，在宣布一个新事件之前需要构建这些资产。“活动清单是任何项目的起点，”气候承诺场馆营销团队的艺术、设计和创意经理贝丝·贝克(Beth Baker)说。Baker和她的团队还使用Smartsheet中的自动化工作流程，当任何新项目被输入到表格中时，都会通知他们。

场馆营销人员还使用Smartsheet屡获殊荣的数字资产管理系统Brandfolder来存储所有场馆和赛事品牌资产，例如场馆的数字媒体套件。

贝克说:“一旦我们完成了所有的展览公告准备工作，我们就会在Brandfolder中与团队或艺术家分享数字资产。”“这让我们的合作伙伴很容易迅速找到他们需要的品牌资产。”

西雅图Kraken销售和票务团队利用Smartsheet管理其高级套房门票库存，包括时间表、可用性、食品订购、套房捐赠和主要联系人。尤尔根森说:“使用Smartsheet，我们可以快速查看每场活动有多少套房，费用是多少，以及租金中包含哪些服务。”Jurgensen和她的团队在Smartsheet中使用颜色代码来增加Kraken售票和接待团队的可见性。此外，该团队还使用Smartsheet移动应用程序从手机上实时访问套件库存数据。

更有效的活动安排和门票和套房销售

使用Smartsheet，气候承诺场馆营销已经简化和自动化了其活动管理和门票销售流程。“对这个团队来说，了解正在发生的事情和即将发生的事情非常重要。Smartsheet为我们提供了所需的洞察力，可以轻松跟踪每场音乐会和体育赛事，确保一切按计划进行，”Selle说。“这是一个简单的工具，可以为我们提供所有的活动信息，比如关键日期和门票销售情况，在一个地方供多个部门随时访问。Smartsheet帮助我们在所有流程中创造新的效率。我们最近宣布了5部剧，并全部出售，每部剧有18个资产。因为有了Smartsheet，这个过程非常顺利。”

通过Brandfolder，营销团队简化了数字资产管理和共享。贝克说:“Brandfolder和Smartsheet使流程更加简化，这样我们就不必每次有新活动宣布时都给一群人发邮件了。”“当我们宣布一个节目时，我们可以少做一件事。我们的合作伙伴知道到哪里去下载他们需要的资产。我完全依赖Smartsheet来完成我的日常任务，并确保我的团队也完成他们的任务。”

西雅图Kraken销售和服务团队也看到了使用Smartsheet跟踪套房销售的效率。Jurgensen说:“在Smartsheet中，我们可以在一个地方找到关于套房的所有信息，而不必在一堆文件夹和电子邮件中查找更新的信息。”该团队还在Smartsheet中使用自定义报告，以节省以前每周手工构建票务报告的4-5个小时。

苏德说:“我们使用Smartsheet节省了时间，这让我们有更多时间考虑其他挑战，也许还能找到新的方法来推动销售。”

更好的沟通，内部和外部

气候承诺竞技场营销通过Smartsheet提高了彼此之间以及与外部供应商的沟通能力。例如，拥有一个更新门票和销售数据的中心位置可以确保团队中的每个人始终处于同一页面上。Baker说:“事件日期一直在移动，当发生这种情况时，Smartsheet中的主表会立即用正确的日期填充所有其他表。”“它总是百分之百准确，这对我们的业务至关重要。”

西雅图Kraken销售和服务团队也通过Smartsheet移动应用程序改善了沟通。Jurgensen说:“我们在活动期间在场馆周围走动时，会在手机上使用Smartsheet移动应用程序，它让我们可以轻松地与客房服务人员和酒店工作人员沟通客户的需求，而不必回到办公室查看信息。”通过更快的沟通能力，团队可以提供更好的整体客户体验。

“作为一个组织，我们想做的事情与其他体育场馆不同，”苏德说。“有了Smartsheet，我们可以使用移动应用程序，更频繁地走到人们面前打招呼，这有助于我们更专注于与客户建立关系。”

气候承诺竞技场目前正在探索将Smartsheet推广到其他部门，以提高整个组织的效率。Selle表示:“在这个行业中，我们的工作节奏很快，有时很难跟上节奏。“像Smartsheet这样的工具让我们的工作更轻松，给了我们一点喘息的空间。”

有关这个故事的更多信息，请参阅我们的案例研究。