UTHealth通过Smartsheet加强员工疫苗接种和数据报告

当美国食品和药物管理局(FDA)允许紧急使用第一批COVID-19疫苗时，德克萨斯大学休斯顿健康科学中心(UTHealth)需要一种方法来管理为其1.2万名员工接种疫苗的过程。UTHealth与Smartsheet合作建立了一个解决方案，简化了预约安排、随访以及向州和联邦当局报告关键健康数据。

“我们的使命是为休斯顿及其周边地区提供最好的护理，他们可以在该地区，并在许多情况下在全国范围内，”林迪·安德森-帕普克说，她是UT内科医生诊所运营绩效改善主任，该诊所是UTHealth麦戈文医学院的医疗集团实践。“我的团队致力于改善运营和性能，我们在这方面使用了Smartsheet。”

UTHealth是医疗保健和医学教育领域的地区和国家领导者，在6所学校和4个临床实践中拥有12,000名员工。由于其工作人员处于COVID-19疫苗接种优先名单的首位，UTHealth需要尽快落实行政流程。

Anderson-Papke说:“当疫苗可用时，我们评估了记录和跟踪的选择。”“我们的选择是使用纸张或想出一种数字方式来做到这一点。我们使用Smartsheet进行自动化，通过表单收集信息，以及数据管理和报告。”

除了安排预约外，疫苗接种中心的工作人员还需要记录疫苗的制造商和批号，并在接种后的多个时间点监测员工的副作用。UTHealth还需要与该组织的领导层和卫生监督小组共享疫苗接种数据和后续报告，并被要求每天向德克萨斯州应急管理部(TDEM)报告数据，后者与美国疾病控制和预防中心(CDC)共享该信息。

建立一个系统

Orapun Phuthomdi, BSIE, CLSSBB, UT Physicians的运营绩效改进专家，Anderson-Papke与Smartsheet的团队一起构建了一个解决方案，从机构现有的电子健康记录(EHR)系统中识别出的一组字段开始。第一个版本在一周内就准备好实现了，并根据UTHealth团队的经验进行了调整。为UTHealth创建的框架为COVID-19疫苗模板集Smartsheet现在提供的。

UTHealth为员工提供大规模疫苗接种的流程始于预约，并通过Smartsheet表单进行管理。第一剂和第二剂疫苗的预约前都会自动发送提醒，包括填写表格的链接，以及在哪里停车和登记的指导。uthealhealth的工作人员被循环使用，帮助平均200名员工每周7天每天接种疫苗。

当员工到达接种疫苗时，工作人员使用系统为他们登记，记录疫苗剂量的批号，并记录在接种疫苗后观察期内观察到的任何症状。在服用了一剂药后，每隔一段时间就会自动发送电子邮件，附上一张简单的表格，询问员工他们经历过的任何症状。

报告

该解决方案帮助团队提前清点预约，并为每天的疫苗接种安排足够的工作人员。系统插件允许工作人员只查看签入和剂量记录所需的字段。在接种疫苗的高峰期，这减少了员工排队接种疫苗的时间。

Phuthomdi建立了仪表板，以简化向TDEM和ImmTrac、州疫苗登记处、UTHealth执行领导层以及该组织的员工健康和传染病小组的报告。当疫苗中心晚上关闭时，她可以迅速调出实时数字，显示当天的进展。自从免疫工作开始以来，各机构已经要求提供更多的报告细节，Phuthomdi已经能够更新她的仪表板或创建新的仪表板来满足这些要求。

可使用Smartsheet移动应用程序，帮助Anderson-Papke实地访问疫苗中心。她能够找到预约记录，并可以确认员工在之前的预约中是否接受了辉瑞或Moderna。

下一个步骤

由于大多数员工已经完成了疫苗接种，Phuthomdi和Anderson-Papke正转向计划下一阶段的同事免疫接种。Smartsheet中捕获的信息将帮助UTHealth建立一个流程，确保新员工有机会接种疫苗，并在卫生部门确认需要接种疫苗时计划实施加强注射。

“整个过程对我们所有人来说都是全新的，”安德森-帕普克说。“但我们能够及时向我们的领导层、国家和其他实体发送信息。”

有关这个故事的更多信息，请参阅我们的案例研究。