美国屋顶加快购买和削减成本与Smartsheet文件构建器

一百多年来，美国屋顶和金属已经从一个当地的小公司成长为一个规模可观的区域屋顶建筑公司。它现在太大了，无法依靠基于纸张的信息存储和人工流程进行采购、计划和其他业务流程。借助新的Smartsheet功能，包括具有条件逻辑的文档构建器和表单构建器，American屋面实现了采购、招聘和其他行政工作的专业化和加速，节省了时间和金钱，同时提升了其专业形象。

“公司在大约三年的时间里增长了近五倍，”美国屋顶公司的执行副总裁罗布·韦特说。“我们真的很纠结于如何扩大他们的IT基础设施。你不能继续增加人员来解决问题;这更多的是一个深层次的过程问题，需要自动化和协作技术来填补空白。”

美国屋面服务于路易斯维尔、列克星敦、辛辛那提及周边广大地区的住宅、商业和工业客户。韦特说，盖屋顶是建筑过程中“高速”的一部分，是建筑项目的最后一个阶段，通常要赶在很紧的期限前完工。合同可以在周四签订，而在周一开始工作。这样一来，在采购建筑材料、分配和安排工人以及确保所有所需认证都到位等方面的时间就所剩无几了。最重要的是，美国屋顶的手工业务流程使其难以按照客户的需求快速行动。

“在过去，人们对两样东西有很大的依赖:我们所说的部落知识，以及无处不在的电子表格，”韦特说。“实际上没有一个地方可以查看这些信息，创建这些信息的管理工作量很大。我们需要将信息存储在一个集中的位置，以便在任何时间、任何地点、任何设备上都能很容易地检索到。而且它必须尽可能地自动化。”

大约三年前，韦特在美国屋顶公司(American屋面)实施了Smartsheet，以帮助缓解领导层的过渡，并连接业务的不同部分。他意识到，该公司在文档生成和重复数据输入方面的主要挑战可以通过两个新的平台特性来解决:文档构建器和表单条件逻辑。

文档构建器转换采购

大多数美国屋面的客户和供应商需要打印采购订单(PO)文件，以满足审计和监督要求。生成它们是将数据从Smartsheet项目记录复制到可编辑的PDF模板的一个费力的过程。当Smartsheet宣布文档构建器的测试版时，Waite正在寻找自动化数据传输过程的解决方案。

“生成一个文档仍然是一个主要的斗争，包括很多手指在键盘上和大量的校对，”Waite说，“当文档生成器出现时，我参与了早期的beta测试。在24小时内，我们就建立了一个全新的采购系统。”

在旧的流程中，订单被传真给供应商，触发电话确认订单并确定交货日期。这有时需要好几天。使用文档构建器，一旦购买获得批准，管理员单击一个按钮自动向供应商发送一个PO，其中包含确认收货的链接和发货日期的日历选择器。该响应自动返回到美国屋面系统，为项目团队提供他们需要的信息，以开始安排工人的工作。

韦特表示:“对于我们下的约四分之三的订单，整个过程最多在一个小时内完成。”他说:“从材料被批准的时间到它到达供应商的时间，再到供应商给我们一个交货日期，项目主管就知道材料什么时候到。只要一个人点击“生成文档”就能实现这一切。’这大大节省了时间，人们可以把更多的时间花在有价值的工作上，而不是行政文书工作。”

流程化的流程还有助于公司节省资金。该公司可以向制造商批量下项目订单，以锁定较低的价格，而不是为了以防特定工作订单无法迅速完成而囤积建筑材料。

快速为新员工创建聘书

American屋面还使用文档生成器为新员工生成录用函。当招聘经理准备好提供工作机会时，点击一下就可以创建一个定制信，其中包括薪酬和其他细节，供经理和求职者在最后一次面试结束时签署。这使每个人都能立即开始入职前流程，如药物筛查、背景调查和职业安全与健康培训。

韦特说:“候选人对此感到震惊。”“他们可能在其他地方面试过，没有得到这样的转机。它还有助于压缩从雇佣到开始工作之间的时间框架。任何时候我们都可以请几天假，这非常有帮助，而且总是从最初的录用信开始。”

Waite和他的同事计划将文档构建器用于其他依赖于文档的流程，如商业投标、项目提交和变更订单。通过自动化pitch和施工过程的关键点，American屋面可以更快地对可能影响成本的机会和文件更改做出反应，防止在发送最终发票时出现意外。韦特表示，他的平台是通过审核的;集成的文件审批流程保护了数据，他的人力资源专家表示，没有必要投资昂贵的人力资源信息系统来实现Smartsheet所提供的功能。欧宝体育app官方888

简化信息输入，消除表单重复

屋顶团队需要在工作现场更新项目细节，所以Waite在Smartsheet中构建了表单，使团队更容易在移动设备上捕获信息。他最初的表格很长，写满了所有能想到的项目细节。然后Smartsheet为表单引入了条件逻辑，Waite可以简化数据输入过程，加快工作速度，防止错误。

“传统的电子表格是水平运行的，”韦特说。“但当你有几百人使用智能手机工作时，横向和纵向的工作速度会产生巨大的差异。当Smartsheet引入条件逻辑时，我开始寻找大型复杂表单的替代方案。该表单只显示最小值，但当您输入满足特定条件的数据时，会显示额外的单元格。这有助于准确性，因为人们不会不小心走上错误的道路。”

通过仪表板和报告提高可视性和专业性

就像表单简化了关键数据的输入一样，Smartsheet仪表板使Waite能够根据利益相关者的需要定制报告。他可以向高级管理人员提供项目状态的清晰视图，尽早标记任何潜在的问题，以便在它们打乱工作计划或导致成本超支之前解决它们。

他还为管理人员创建了定制的任务仪表板，为每天创建一个逻辑工作流，对任务进行优先排序，使其更容易专注于最重要的事情。当管理人员核对最重要的项目时，他们对自己的努力对整个公司意味着什么有了更清晰的认识。这个过程甚至会在员工之间产生良性的竞争，看谁能有效地在一天内完成最多的工作。

韦特为公司最大的总承包商创建了每周的工作进度报告，包括生产速度、图片和其他关键细节，让每个人都了解情况。ob欧宝娱乐app手机下载他们不仅帮助客户保持他们的关键项目，他们使美国屋顶呈现一个更专业和抛光的形象。

韦特说:“因为盖屋顶是在最后一分钟才进行的，所以很难找到时间尽可能专业地完成工作。”“Smartsheet不仅帮助我们加快了对客户需求的响应速度，特别是在文书工作方面，还帮助我们提高了客户从我们这里收到的信息的质量。这确实让我们看起来在施加更大的影响，尤其是在我们的供应商面前，他们现在认为我们的战略和分析能力比他们最初想象的要强得多。”

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