Bland & Associates, P.C.使用Smartsheet提高了公司运营、会计和政府咨询服务的效率

奥马哈注册会计师事务所的成功取决于细节，从传统的审计、税务会计和财务管理服务到政府咨询解决方案。追踪这些细节需要同样的谨慎小心，无论团队是分布在不同的区域办事处，还是在全球大流行期间在家工作。布兰德律师事务所(布兰德)使用Smartsheet自动化和简化公司运营、审计、项目管理和政府合同监督等工作。其更高效的流程帮助其经受住了COVID-19的破坏，同时为客户提供了高质量的结果。

Bland合伙人Jason Tonjes说:“我们看到了一个迫切的项目管理需求，然后我们扩展到跟踪器、仪表板和可视化工具。”“然后，在过去的六个月里，我们开始看到越来越多的团队使用Smartsheet作为沟通手段。这始于新冠疫情爆发之前，但随着我们像大多数美国人一样远程办公，像这样的工具有助于将杂乱的东西排除在收件箱之外。我们真的在研究自动化，并试图在公司里提高一点效率。”

Bland使用Smartsheet管理工作，包括审计流程、业务开发、营销内容开发和公司运营请求的实现。一个新正式的项目管理办公室正在使用Smartsheet控制中心来标准化其流程。Smartsheet将强大的功能、易用性和灵活的结构结合在一起，帮助经理们平衡公司范围内的一致性与个别客户和任务的独特需求。

Bland项目经理Abby Fargo说:“现在，每个项目经理都以他们认为合适的方式来管理项目。“我们最近创建了一个项目管理办公室，我们正在开发模板;指导原则是，只要保持相同的列，您可以在自己的合同表中添加所需的行数。我们正在努力实现各个合同的一致性，这样我们就可以在每个合同中提取相同的信息，从而更好地了解我们的总体情况。”

节约时间，转变管理方式

在采用Smartsheet之前，Bland的团队通过电子邮件和电子表格管理他们的大部分工作，只有一些纸质表格需要签名和扫描。确保同事拥有文件的最新和准确版本是很困难的，特别是当每个人都急于在同一时间输入他们的更新以满足报告的截止日期时。管理人员想要详细的信息，以便对正在进行的项目做出决策，而不是要求项目经理放弃他们正在做的事情来提取数据。

Tonjes表示，该公司的第一个Smartsheet解决方案本质上是高性能的电子表格，但用户很快就开始探索该平台的丰富功能。仪表板、请求表单和报告工具迅速增加。Tonjes说，也许最令人惊讶的是，不仅仅是组织信息的能力，还有重新思考如何组织和交流信息的能力。

“Smartsheet帮助我们改变了管理风格，”Tonjes说。“在最初的几个月里，所有人都去远程办公，需要向直接报告顾问汇报。我们把这些信息收集起来，并传达给我们的运营总监，这些都是通过电子邮件完成的。所以我们把它放进了Smartsheet，现在所有的信息都更容易整合在一起，每个人需要复习的工作更少了。我会收到一封电子邮件，告诉我哪里出现了问题，或者有人将失去工作。”

受益的不仅仅是管理者;如果在家工作的团队成员不会因为状态更新而被打断，他们的工作效率会更高。这有助于保持项目按时进行，并在同事之间建立信任。

Bland团队负责人Justin Iske表示:“在过去的几个月里，我们签订了一份最活跃的合同，几乎整个团队都待在家里。“他们中的一些人在家里和孩子们一起工作。你不能直接给别人打电话因为他们可能在家里学习。有了查看仪表板的可用性，以了解审计的位置，确实提高了我们的效率。如果没有Smartsheet，我们不可能在这种环境下完成刚刚完成的审计工作。”

更有效地执行现有合同并赢得新合同

对于审计，Bland将其Smartsheet工作流和跟踪与Box中的文档存储集成在一起。审查员可以轻松地输入他们的评论，检查过程步骤，并确认他们需要的所有文档都是可用的和完整的。

该公司对报告和仪表盘的使用已经改变了经理计划和安排可用项目的方式。在Smartsheet出现之前，员工会在任务快结束时给他们的经理发邮件，要求他们寻找新工作，然后项目主管会游说他们的同事，看看谁能把这个人加入到他们的花名册中。如今，员工在仪表板上交流他们的状态。经理和项目主管可以看到谁在未来几周内有空，自动通知可以加快为即将到来的工作组建团队的过程。

Smartsheet业务开发门户使赢得新合同变得更加容易。该公司可以跟踪机会生命周期的各个阶段，在提案制定时检查步骤，并将每次提交的组成部分保存为未来的机会提供资源。仪表板包含可视化的内容，例如未来30天、60天、90天或120天的机会数量，或与特定政府机构的业务数量。它为同事们提供了一个单一的场所，让他们了解如何利用即将到来的机会。

布兰德公司高级战略总监加勒特•吉尔伯特表示:“我们在高度监管的环境中运营。“随着新冠病毒等事情的发生，许多动态正在发生变化，我们必须保持领先。因此，能够快速集成我们的信息并将其可视化，有助于我们做出更好的业务决策。我们所处的环境竞争非常激烈，许多大公司都在做同样的工作。我们得想想是什么把我们和他们区分开来。Smartsheet让我们能够更好地展示我们带来的价值，因此我们能够更好地向客户解释我们的价值主张。”

一个易于学习的平台，促进创新

该公司正在不断创造Smartsheet的新用途:管理营销内容的创建和交付，用单一在线表单简化公司请求，分析客户工作以确定增加价值的方法，等等。因为Smartsheet很容易学习，新用户可以花更少的时间弄清楚它是如何工作的，而花更多的时间设想它如何解决他们的业务问题。

Bland项目经理Rebecca Goodwin说:“有些人愿意接受新事物，有些人则有点犹豫。“但一旦你开始向别人展示用例，让他们看看这个工具能做什么，我认为他们就会自动接受。人们很兴奋，开始说，‘哦，它能做那个，它能做这个吗?如果我把它应用到这个过程或这个任务中呢?’这真的有助于激发人们做自己的研究、参加一些网络研讨会，然后试着把它用于自己的特定场景。”