思科公共部门团队使用Smartsheet进行项目和投资组合管理，每周可以节省80多个小时
通过项目和投资组合管理(PPM)的Smartsheet解决方案，思科公共部门团队实现了项目和流程的自动化，极大地提高了生产率，节省了无数的员工工时ob欧宝娱乐app手机下载
“每周，我都在研究三到四个解决方案。一旦我们建立了它——通过api尽可能多地实现自动化，引入我们的资源，得到一个人们只更新一次就可以分享出去的前端——这是值得的。如果我花20到30个小时去创造一个内容，我们便能够在后端节省数百个小时。”
思科系统公司公共部门战略计划和交付支持(STRIDE)项目经理和解决方案架构师
思科(csco . o:行情)。作为科技行业的领导者之一，谷歌正在不断开发新方法，以更好地服务全球的网络客户。思科的公共部门团队正在进行一项客户体验(CX)计划，旨在帮助客户在技术旅程的每一个阶段都取得成功。
以类似的方式，公共部门战略计划和交付支持(STRIDE)的项目经理和解决方案架构师jessica Thompson正在使用Smartsheet通过构建自动化和简化项目和数据管理的高效解决方案来支持她的内部团队的成功。
汤普森表示:“在CX层面，我们一直致力于一种新型的服务交付模式。”“在过去的几年里，我们更加关注我们的客户，我们的生命周期——如果你愿意，也可以说是数字8的重复——我们了解客户的需求;我们得到了它们的解;通过客户的成功，我们确保解决方案运行良好;我们回来;我们衡量;我们看看他们还需要什么，然后继续努力。我所做的在内部方面遵循同样的模式。”
公共部门团队过去对其内部项目没有一致的流程，也没有单一的位置来管理和跟踪项目数据。Thompson在该团队实施Smartsheet后不久加入了该团队。
汤普森说:“Smartsheet让我们能够在一个地方使用相同的数据集，并让多人在那里访问、更新和保存数据，并始终拥有最新的信息集。”“从那时起，我们开始了解我们正在进行的项目数量，每个特定技术领域有多少项目。这些可能可以用Excel完成，但无法实时轻松完成。我不认为它们会像我们的Smartsheet那样具有准确性和可靠性。”
Smartsheet平台提供了一个记录系统，该系统具有报告和共享信息的复杂功能，但团队仍在进行手动数据输入，以跟上当前项目的新计划和更改。
建立在自动化的力量之上
该团队使用其批量管理工具(BAT)的工作，跟踪资源分配数据，是新方法如何转变操作的一个很好的例子。BAT没有能力生成自定义报告或提取指标，因此该团队构建了一个Smartsheet解决方案，可以提供这些见解。这需要团队成员持续地从BAT导入原始数据。
汤普森说:“我们会让一个项目专家直接复制并粘贴到Smartsheet中。”“这是他们一整天的工作。如果我们的资源管理工具中出现了不同步或更新的内容，我们便需要让项目专家去检查并更新Smartsheet中的数据。当我进来的时候，我对我们所有的Smartsheet解决方案进行了评估，并问道，我们可以在多大程度上实现自动化?通过将主项目列表自动化，我们实际上在一个8人的团队中减少了两名员工。”
Thompson设置了一个API，每天自动将新的项目请求从BAT导入到Smartsheet解决方案中。这为团队提供了最新的信息，没有重复或不准确的数据输入，并为更高价值的任务(如战略规划、分析和评估或解决方案设计)腾出了80个人小时。
汤普森说:“当我们用API自动化我们的Smartsheet解决方案时，它改变了游戏规则。”“我们的团队实际上把它的名字从ADRT PMO改为STRIDE，这是战略计划和交付支持，因为在那一点上，我们采取了所有这些不同的解决方案。因为我们把他们的时间还给了他们，我们才得以开始做新的事情。我们的自动化程度越高，我们就有越多的时间去做更多的事情。”
使用Smartshob欧宝娱乐app手机下载eet PPM将生产率提高90%以上
如今，思科公共部门团队使用Smartsheet及其一系列优质产品来构建公司现有工具无法解决的定制解决方案。ob欧宝娱乐app手机下载像DataMesh和Control Center这样的高级应用程序甚至减少了更多的工作时间和精力。
使用DataMesh, Thompson只需不到5分钟就可以完成一个数据传输项目，而过去需要两天的复制、更正和重复检查;DataMesh自动将数据映射到正确的列，并协调格式化故障。她说自己的生产力至少提高了90%。ob欧宝娱乐app手机下载
汤普森说:“现在所有东西都在Smartsheet上。“如果我们只购买了Control Center，而我是团队中唯一获得许可证的人，我们仍然能够购买1000个许可证，因为我节省了时间。我有一个很酷的模板，我很想复制。手动复制和粘贴、重命名、重做指标和指向新的单元链接，每次我可能要花费3到4个小时。而现在，我只需要5分钟。这让我有机会尝试更多的解决方案;这是指数。”
当新的解决方案请求出现时，Thompson与她的管理和分析同事一起编写解决方案流，并确定要使用的最佳工具、可以复制或改编的现有组件以及要构建的新元素。她与技术团队合作进行实际的构建和测试。一个典型的解决方案可以在大约一个月的时间内准备好使用，然后是持续的迭代和改进。
她最自豪的作品之一是一个中心采用表，提供了客户项目如何配备人员的复杂指标。该表格包含了近200个公式，从包括Salesforce在内的多个来源提取数据，以跟踪位置、技术实施、预算等细节，甚至是阻碍项目人员配备的因素。丰富的信息为公共部门领导提供了深刻的见解，为未来的客户合作制定规划和战略。难怪这张纸赢得了包括美洲客户体验高级副总裁Alvio Barrios在内的公司高层领导的称赞。
源源不断的新产品和新工具ob欧宝娱乐app手机下载
汤普森用Smartsheet不断寻找新的方法来简化工作，并快速启动新项目，从监督客户项目到员工入职和行动计划。一个很好的例子是一组动态员工名册，它提取更新的数据，因此它们总是最新的。这是一个很有用的资源，但手工创建太耗时了——这只是汤普森发现的令人兴奋的Smartsheet好处之一。
汤普森说:“目前，WorkApps可能是我最喜欢的东西。“WorkApps的出现让我眼花缭乱，因为我一直想要文件夹级别的权限，而WorkApps是次好的选择。我可以很容易地给一群人某些事情的权限。我可以把我的整个工作空间放入WorkApps中，然后分享我想要的任何部分:文件夹级、半文件夹级、一个文件夹的一部分、另一个文件夹的一部分，然后把它们放在一起，以一个很酷的展示形式提供给我想要访问的任何人。”
Smartsheet为汤普森提供的不仅仅是一个平台和应用程序。提供产品信息、指导、故障排除和精神支持的Smartsheet专家是她的ob欧宝娱乐app手机下载团队成功的关键部分。
汤普森说:“我最喜欢Smartsheet的部分之一是我们的客户团队。“我随时都能找到他们;他们总是支持我们。这是我第一次来到这个地方，在这里我可以真正做一些事情，并为自己的贡献感到骄傲。我知道，没有你们，我不会有今天的成就，所以非常感谢你们支持我。”
