思杰如何简化PMO以提供更好的客户体验

Citrix提供一个统一、安全和智能的工作平台，通过组织、指导和自动化所有活动来改变员工的体验，使人们能够做到最好。借助思杰数字化工作空间解决方案，员工的工作效率和参与度更高。ob欧宝娱乐app手机下载

同样，Smartsheet帮助思杰客户成功投资组合团队简化流程和项目管理，使团队成员能够专注于客户的需求。

为了更好地服务这些客户，思杰着手重新设计其产品支持组合。ob欧宝娱乐app手机下载当Stephen Andreasen以产品经理的身份加入支持计划和战略团队时，他的主要职责是监督工作的实质性计划——“超过1000行;ob欧宝娱乐app手机下载这一点都不夸张，”他说。

为了让涉众保持最新，Andreasen必须与项目团队成员核对以获得关于他们任务的最新细节，将其输入到项目管理工具中，并编写更新和开发可视化内容以与高管和其他关键涉众共享。这是一个繁琐的手工过程，当他的角色扩大到包括更多的业务分析时，这是不可持续的。

安德瑞森说:“我的经理建议我们找到一种更好的方法来监控项目，让事情变得更有效率，并腾出更多时间来做其他事情。”“我们已经有足够多的项目要处理，而且还会越来越多。我们需要建立一个更正式的项目管理办公室的评估和吸纳流程。”他们决定采用Smartsheet来帮助连接部门，同时简化PMO，然后很快就看到了很多好处，影响了他们的预算和工作生活质量。

用一个平台连接部门

Smartsheet在几个方面满足了思杰的要求。它灵活的配置选项意味着每个项目都可以根据工作的需要和团队的风格进行设置，而不是被迫采用刚性结构。

它简化了不同团队之间的信息流，这对于像支持组合重新设计这样的项目是至关重要的，这些项目需要来自It、法律、运营、营销和其他关键团队的输入。而且新用户很容易就能快速上手。这对于一个只有几个经过正式培训的项目经理可以依靠的团队来说是至关重要的;给每个项目分配专门的项目经理是不可能的。

客户成功投资组合团队的产品经理Elob欧宝娱乐app手机下载ena Leichardt通过她构建并命名为项目负责人的项目管理工具包的培训向团队成员介绍了新的基于smartsheet的项目管理系统。它包括与项目管理协会(PMI)最佳实践相一致的定制模板，以及一组电子学习模块，允许项目负责人按照自己的时间表获取信息。

Smartsheet帮助授权项目负责人

“我们部门2019年的飞行计划包括69个项目，”莱哈特说。“通过电子学习的工具包和培训，我们能够授权那些没有PMI培训或PMP认证的项目负责人为他们的团队管理和领导这些项目。我们看到了巨大的成果。

“人们会在上午9点观看电子学习，到上午10点，他们就已经建立了自己的项目计划，并开始将东西连接到仪表板上，向领导和团队提供状态更新。”

Leichardt和她的团队还在进行一个雄心勃勃的项目，以详细了解客户的旅程，并找到改善客户和Citrix同事在各个层面的体验的方法。

他们使用Smartsheet与其他思杰团队协作，在项目表中使用子团队工作区来起草和审查项目计划的组件。每周的项目会议不仅仅是状态更新;有了所有的信息，莱哈特和她的同事就可以解决问题，推动项目向前发展。

他们的计划只是思杰不断开发和改进的众多客户计划之一。程序越复杂，使用工具来简化工作就越重要。

通过自动化创造价值

“Smartsheet的伟大之处在于，它帮助我们将有意义的事情自动化，”安德瑞森说。“项目经理可以专注于更多基于价值的活动——不是每天发送电子邮件提醒，而是识别阻碍进展的风险，花更多时间让人们保持一致。”

执行报告的编写时间缩短了近98%

Smartsheet还可以帮助公司高管节省每周报告的时间。莱哈特说，高管们过去必须从多达10个直接下属那里收集个人报告，然后花几个小时整理一份新文件，提交给公司领导层。

现在，团队成员可以在Smartsheet中更新他们的详细信息，团队负责人只需要几分钟就可以查看和更新信息，然后再与副总裁分享。这意味着编写报告的时间减少了大约98%。他们不再需要创建一个新的演示;潜在客户可以简单地分享一个链接，让高管们可以深入了解他们想要探索的任何细节。

对Smartsheet的热情正在蔓延

当安德里森和莱哈特向同事介绍Smartsheet时，更快的报告速度和简单的学习曲线帮助他们获得了热烈的反响。

莱哈特说:“在我将项目管理工具箱培训转换为电子学习之前，我曾单独向一些主管和经理介绍过它，我看到他们中的一些人在会议结束时实际上变成了Smartsheet的布道者。”

“我进行了一次培训，半小时后，斯蒂芬告诉我，他听到几个参加培训的经理向其他经理解释Smartsheet有多棒，使用起来有多简单。”

随着思杰开发更多的客户项目，Smartsheet正在帮助员工创造性地思考，并在解决问题方面变得更加雄心勃勃。由于需要管理的行政细节更少，创新思维的空间更大。

安德瑞森说:“这帮助我们团队变得更有效率，并将我们从许多项目经理陷入的行政工作中解放出来。”

“一旦我们建立了Smartsheet，它帮助我们解放了很多人，让他们花更多的时间真正完成他们的工作。这实际上很像思杰所做的，简化IT，这样人们就可以更专注于完成工作，而不是被复杂的管理流程或复杂的任何事情所困扰。”