convert通过单一的记录系统加快了流程并改善了客户服务

作为最大的私有安全集成商，Convergint无论行业如何，我们的目标都是为客户提供最好的服务。Smartsheet通过实现更好的全球沟通和协作，提高客户参与的透明度，并为所有客户信息，战略决策和见解建立单一的记录系统，帮助Convergint实现这一目标。

Convergint项目管理总监斯科特•甘多尔夫(Scott Gandolfe)表示:“让我们与众不同的是我们的文化。”“我们的文化让我们有创造力，拥抱新工具，并让组织也使用它们，不仅帮助我们的客户，也帮助我们的同事和社区。这种文化激发了我们对Smartsheet的使用，它巧妙地填补了许多空白，它是一个灵活和适应性强的工具。我的团队能够创造出令人惊叹的东西，如果我们没有Smartsheet，我们就只能手动完成。”

Convergint是一家价值15亿美元的企业，在全球拥有115个分支机构，提供一系列服务，包括安装和管理读卡器和摄像头、报警系统、消防系统、建筑控制等。该公司以创造出色的客户体验而自豪，但过去很难无缝地管理所有细节。在采用Smartsheet之前，Convergint依赖于手工流程和印刷剧本，大多数活动没有统一的流程。

Smartsheet使Convergint能够在一个地方捕获所有数据、最佳实践和资源。欧宝体育app官方888因此，团队可以制定战略决策，并根据客户的优先级采取行动，他们有信心掌握最新和最准确的信息。

Convergint全球项目经理卢克•罗文(Luke Rowan)表示:“我的目标是速度、准确性和简化。“我现在使用Smartsheet能多快完成这个任务?现在我不需要有多个数据入口点，我能更准确到什么程度?我能为我的同事和客户的日常工作简化多少?因为对他们来说越简单，它就越准确，速度也就越快。这是一个不断改进的循环。”

单一准确的数据来源，更好地为客户服务

每个客户的需求和要求都是独特的，随着他们选择新的服务或修改流程而频繁变化。为了跟踪这些变化，团队使用了从电子表格到便利贴的所有东西，但是程序数据的主要来源是全面的客户手册。这些印刷的书搜寻起来很费时间，而且很难跟上时代。

该公司全球项目经理文斯•菲拉里(Vince Fillari)表示:“我们的剧本概述了与客户相关的一切。”“过去，它是一个20到70页长的文件。当客户要更新程序或产品的使用时，我们必须找到并更改所有这些引用并重新分发文档。ob欧宝娱乐app手机下载Smartsheet消除了这一切。我有一个Smartsheet全球标准页面，上面有所有客户的要求，样品图片，文件，裁片，一切。如果客户更改了什么，我就在Smartsheet上更改，而不必通过电子邮件发送一个10MB的文档，有一半的时间——我是善意的，75%的时间——没有人会看。”

使用Smartsheet，客户会议和报告也更快、更简单。湾区的销售和运营团队无需花费45分钟浏览打印出来的议程和一堆文件，只需查看一个项目仪表板或表格，即可在10分钟内确认状态和下一步。项目经理可以通过从单一来源提取目标数据来快速创建报告，或者创建定制的仪表板来为每个涉众显示正确的信息。

“共享信息的能力就像白天和黑夜一样，”菲拉里说。“以前，如果你需要向受众传达特定的信息，你必须从不同的文件中进行大量的复制和粘贴。你最终会想，‘这不是我想要的，但根据数据，这是我能做到的最好的结果。“有了Smartsheet，你可以很快地给他们提供一份报告或仪表板。我们每季度与客户进行一次业务回顾。在过去，我要花一周的时间浏览文件，提取数据，然后整理一份报告。现在，我可以在一个小时内准备好季度业务回顾(QBR)。”

为内部业务流程提供更快的解决方案

Smartsheet通过向团队提供有关付款状态和客户活动的最新信息，使Convergint能够改变其应收账款(AR)流程的管理。使用Data Shuttle, AR团队可以将数据从其不太灵活的会计系统中提取到一个统一的视图中，并具有简化的，易于阅读的帐户注释。团队成员可以看到付款状态，包括已收到但尚未发布的付款，这使他们能够根据准确的数字确定优先级。

这种知情的外联也使AR团队能够将纽约地区的未偿账款催收时间比前一年缩短23天。尽管在2019冠状病毒病大流行期间客户的业务运营中断，Convergint仍能够利用最新的状态信息为客户提供支持和量身定制的解决方案，以应对他们面临的挑战。

除了缩短AR时间外，Smartsheet还缩短了审查流程的时间，因此销售人员和项目经理可以专注于更重要的活动。过去，项目审批依赖于convergent Technology Center (CTC)内部流通的纸质表格，从提交到签署需要一周或更长时间。当流程转换为带有自动通知的智能表单时，周转时间缩短到两天——对于紧急请求，只需一天。

“直到最近，我们的西雅图CTC还在使用纸张来批准项目，”罗文说。“从销售人员到行政人员再到行政经理，这张纸一直在传递。与Smartsheet合作，我们建立了一个无纸化的路由审批流程。它的美妙之处在于，我们在COVID-19袭击之前部署了它，并使它很好很顺利。这可能会阻碍我们办公室的项目交付，但我们能够在大流行减缓我们的速度之前实施它。”

提高专业水平和客户参与度的解决方案

从价格表和设备配置跟踪器到项目状态和付款，Smartsheet为Convergint提供了一个单一的数据记录系统，为公司的客户服务理念提供了动力。由于该平台易于使用，整个组织中越来越多的团队正在创建自己的解决方案，并寻找使客户的生活更轻松的新方法。

“Convergint的采用首先是将理念传达给用户解决问题，展示效率甘道夫说。“其次是社区:我们每两周进行一次知识共享电话会议，并与客户成功中心、网络研讨会、团队频道和仪表板进行其他培训。我们最近做了一个冲刺，在两周内我们让70人获得了认证。第三是创造力:我们不告诉人们他们必须如何使用它，但允许他们发挥创造力，这使得人们能够解决我们甚至不知道我们遇到的问题。最后一件事是领导力和协作，包括我们的Smartsheet客户成功团队和我们自己的IT团队。”

Gandolfe和他的团队正在享受更好的跨团队和全球沟通，更清楚地了解客户的需求和状态，以及更大的内部流程责任。客户也看到了不同之处，他们的Convergint团队的请求周转更快，专业程度更高。

菲拉里说:“我每周会和一个客户打四五个重复电话，他们知道我接的每一个电话，都会有我从Smartsheet上展示的东西。”“它可以是报告，也可以是仪表板，这取决于电话的性质。我知道我终于把它开回家了，这时顾客说，‘好吧，文斯可能有一个智能表。’我的三个客户都非常清楚，我坚信，如果你不能在Smartsheet上做这件事，那可能就不值得去做。”

有关这个故事的更多信息，请参阅我们的案例研究。