美国总务管理局通过Smartsheet自动化和可视化节省了数千美元和时间
Smartsheet使总统授权的总务管理局办公室能够节省项目跟踪和更新的时间，并能更好地可视化地向领导层——一直到白宫——报告实时状态。
“为我和四位董事自动发送提醒邮件的过程每天节省了两个半小时。如果你算出这些时薪的平均水平，一年就有71500美元，这些钱现在可以用于实际的项目管理或开发新项目。”
美国总务管理局环境综合奖特别项目经理
的美国总务管理局GSA有责任负责地管理纳税人的资金，包括项目预算和组织自身的高效工作绩效。的集成奖环境(IAE)在联邦采办局(FAS)内部监督特殊项目，包括政府应对COVID-19大流行的管理，《2021年美国救援计划法案》，以及通过SAM.gov平台进行联邦奖励管理。Smartsheet帮助IAE简化沟通和更新，更有效地可视化项目数据和状态，并向联邦领导层提供清晰及时的报告。
IAE特别项目经理特蕾西·d·斯特拉克(Tracie D. Strack)说:“我们是总统授权的项目，我们需要在这个层面上讲述我们的故事。”“Smartsheet让我们能够做到这一点。我们不需要在30张幻灯片中进行演示，而是可以在仪表板上展示数据和指标，并提供与之相关的链接，以便与我们交谈的人在需要的时候获得他们所需的确切信息。”
IAE是FAS系统管理办公室的一部分，负责管理联邦合同生命周期内的系统。这包括《2021年美国复苏计划法案》(ARPA-21)内的COVID-19经济救援等特别项目，以及整个组织的系统管理和整合。
当斯特拉克于2016年加入GSA时，Smartsheet已经成为首选解决方案。在美国陆军工作了25年之后，她对微软项目更加熟悉，她最初的冲动是专门要求它来代替Smartsheet。但她很快发现，对于IAE监管的复杂工作，Smartsheet为整合和结构化项目数据提供了更好的解决方案，并使指挥链上的沟通更加清晰。
斯特拉克说:“Smartsheet可以让我更好地想象我的项目。“它还允许我维护配置管理，但允许其他人进来。在使用电子表格等以前的工具时，我无法控制那些可以在我不知情的情况下使用表格的用户，而且我也不总是收到通知。或者，我可以花几个小时搜索某样东西，但永远找不到，但在Smartsheet中，我认为某样东西应该在的地方，我就会找到它。这对我来说是自然而然的。”
一个带来效率和秩序的平台
IAE使用智能表格来监督和跟踪各种联邦项目，例如ARPA-21中的资助计划。Strack能够为ARPA-21项目建立一个单独的跟踪号，可以在整个组织范围内跟踪和管理，取代了之前在项目的不同阶段使用不同跟踪号的系统。在另一个项目中，斯特拉克能够将数千张不相连的电子表格中的信息整合到一个Smartsheet解决方案中，为整个项目的领导力提供了更清晰的见解。
当斯特拉克加入IAE时，已有10个传统平台支持SAM.gov网站，该网站为注册与联邦政府做生意的公司提供了一个中央门户。一个长期运行的迁移项目已经将这一数字减少到7个，并且正在进行进一步巩固系统的工作。斯特拉克用WorkApps,内容解决方案，为为这些平台提供全天候支持的团队创建专用工作区，发送可以在团队成员的移动设备上查看的系统问题自动警报，以更快地通知和响应。
斯特拉克说:“通过在WorkApps上发布我们的仪表板，我们可以让这些团队在需要的时候随时访问它。”“我们可以帮助他们提高效率，即使他们没有智能表许可ob欧宝娱乐app手机下载证或还没有升级。”
报告是Smartsheet最重要的用途之一。由于仪表板不断更新实时数据，它们提供了一个始终准确的视图，这使得它们比不再分享实时信息的幻灯片更适合作为简报和演示的基础。
“我们的仪表盘设置为每3到5分钟刷新一次，”斯特拉克说。“当我和领导一起工作时，屏幕会闪烁，我让他们知道，这是Smartsheet自动抓取新数据并为我们拉进来;我们甚至都不用担心。”
每天回收半小时的时间可以节省真正的成本
自动提醒可以节省时间，而时间就是金钱。据斯特拉克估计，她和向助理专员报告的四名IAE主管过去平均每天要花30分钟的时间手动编辑和发送电子邮件，要求更新或提醒人们即将到来的任务。这些请求和更新现在通过Smartsheet自动化，每周节省12.5小时，按小时工资计算，相当于每年超过7万美元。
这些时间也可以直接用于项目，解决客户问题，或者缩短系统问题的响应时间。将更多的注意力集中在项目开发而不是管理上的能力有助于更有效地工作流程。
对于参与项目的人来说，另一个好处是Smartsheet能够以最适合每个人的方式可视化项目元素和数据。这包括在卡片、网格或甘特视图中查看任务，以及开发图形和图表，将新的分析框架应用于信息，以产生新的见解。
斯特拉克说:“我是一个真正的打破常规的思想家。”“有了Smartsheet，我现在有能力获取我们收到的大量信息，并呈现一个完全不同的画面。谜题仍然在一起，但现在情况更清楚了。对于像我这样神经多样化的人来说，Smartsheet提供了一个机会，以一种与他们之前看到的完全不同的方式展示材料和数据，这无疑加强了我的交流。”
逐步达到FedRAMP云安全要求
Strack目前正在连接两个Smartsheet实现:平台的原始版本，以及已获得联邦风险和授权管理计划(FedRAMP)授权的平台的Smartsheet政府版本。这意味着它通过了FEDRAMP对云产品和服务的安全评估和授权，可以供美国联邦机构使用。ob欧宝娱乐app手机下载
Smartsheet计划在Smartsheet Gov环境下提供完整的功能，包括1万英尺高的控制中心等，Strack认为这将大大提高GSA和其他联邦办公室的采用和采纳。
“对于任何工具，没有人真的想要改变，”斯特拉克说。“但一旦我们使用了Smartsheet Gov，我真的认为这增强了人们使用它的欲望。允许我们引入更安全的数据和信息，这是我们以前无法触及的，这无疑增强了体验。将它纳入FedRAMP意味着国防部、陆军、海军和其他联邦机构可以打开大量数据管理的可能性。”